企業(yè)會議管理系統(tǒng)操作指南前言本指南旨在規(guī)范企業(yè)會議管理全流程，通過系統(tǒng)化工具實現(xiàn)會議從策劃、組織到執(zhí)行、復盤的高效閉環(huán)，幫助團隊減少溝通成本、提升決策效率，保證會議內(nèi)容可追溯、待辦事項可跟進。系統(tǒng)核心功能的使用說明，適用于企業(yè)內(nèi)部各類會議場景。一、適用場景與價值體現(xiàn)1.日常例會管理適用于部門周會、項目晨會等固定周期會議，支持自動重復創(chuàng)建、議程模板復用，避免重復籌備，保證會議節(jié)奏穩(wěn)定。2.跨部門協(xié)作會議針對需要多部門聯(lián)動推進的項目會議（如產(chǎn)品上線協(xié)調(diào)會、季度規(guī)劃會），系統(tǒng)可整合各部門人員日程、同步共享資料，避免信息孤島。3.緊急會議處理遇突發(fā)事項需快速決策時，支持“一鍵發(fā)起緊急會議”，自動通知所有相關人員并同步臨時議程，縮短響應時間。4.大型會議/培訓會適用于年會、全員培訓等規(guī)模較大會議，可在線報名、分批次管理參會人員、實時統(tǒng)計簽到數(shù)據(jù)，并支持會議錄制回放。二、會議創(chuàng)建全流程步驟1：登錄系統(tǒng)并進入會議模塊登錄企業(yè)會議管理系統(tǒng)（賬號為工號，初始密碼為身份證后六位，首次登錄需修改密碼）；在首頁導航欄“會議管理”，進入會議操作界面。步驟2：選擇會議類型并填寫基本信息“新建會議”，根據(jù)會議性質(zhì)選擇“例會”“臨時會議”“視頻會議”“大型會議”等類型；填寫核心信息：會議名稱：簡潔明確，如“2024年Q3產(chǎn)品規(guī)劃會”；會議時間：選擇日期、開始/結束時間（支持跨時區(qū)設置）；會議地點：線下會議填寫會議室編號（如“3樓A會議室”），線上會議填寫會議/ID（系統(tǒng)自動，可自定義）；主持人：默認為當前用戶，可修改（需為系統(tǒng)內(nèi)激活用戶）；預計時長：根據(jù)議程預估，避免超時。步驟3：制定會議議程“添加議程”，逐項輸入議題內(nèi)容（如“Q2銷售數(shù)據(jù)復盤”“新產(chǎn)品功能規(guī)劃”）；每個議題需明確“負責人”（如銷售部*經(jīng)理）、“預計時長”（如15分鐘）；支持拖拽調(diào)整議題順序，“保存議程模板”可復用至同類會議。步驟4：邀請參會人員“邀請參會”，通過“部門選擇”（勾選“市場部”“研發(fā)部”等）或“個人搜索”（輸入工號/姓名）添加人員；設置參會權限：“僅參會”：可查看議程、簽到，無發(fā)言權限；“發(fā)言人”：可主持議題討論；“觀察者”：僅可查看會議記錄，不參與互動；“發(fā)送邀請”，系統(tǒng)自動向參會人發(fā)送會議通知（含議程、時間、地點/），支持短信/郵件提醒（可在系統(tǒng)設置中默認提醒方式）。步驟5：提交會議申請并審批若企業(yè)設置“會議審批流程”，“提交審批”后，根據(jù)審批鏈流轉（如部門負責人→行政部→總經(jīng)理）；審批通過后，會議狀態(tài)顯示“已生效”，系統(tǒng)自動更新參會人日歷；審批駁回時，需根據(jù)駁回原因修改后重新提交。三、參會人員管理操作1.接收與確認會議邀請參會人登錄系統(tǒng)后，在“待辦事項”或“會議通知”中查看邀請；“確認參會”或“請假”，請假需填寫原因（如“客戶拜訪沖突”），提交后主持人將收到提醒。2.管理參會權限（主持人操作）會議開始前，主持人可在“人員管理”中增減參會人員（如臨時增加技術部*工程師）；修改參會權限時，系統(tǒng)自動向相關人員發(fā)送權限變更提醒。3.簽到管理線下會議：參會人到達會議室后，通過系統(tǒng)掃描二維碼簽到（主持人可提前簽到碼并打?。痪€上會議：系統(tǒng)自動記錄參會人進入/退出會議的時間，支持實時查看簽到狀態(tài)（如“已簽到”“遲到”“未簽到”）；會議結束后，主持人可導出“簽到明細表”（含姓名、部門、簽到時間、備注）。四、會議資料與紀要管理1.會議資料會議籌備階段，主持人或資料負責人“資料管理”→“文件”，支持PPT、PDF、Excel等格式；時需填寫“資料名稱”并關聯(lián)對應議題（如“Q2銷售數(shù)據(jù).ppt”關聯(lián)“Q2銷售數(shù)據(jù)復盤”議題），參會人可在會議前提前查閱。2.會議中實時共享（視頻會議適用）主持人“共享屏幕”，可選擇共享整個屏幕或指定窗口（如僅共享PPT）；參會人可在聊天區(qū)發(fā)送文字/表情提問，主持人統(tǒng)一回復或指定發(fā)言人解答。3.會議紀要會議結束后，系統(tǒng)自動紀要初稿（含時間、地點、參會人員、議程要點）；記錄人“編輯紀要”，補充關鍵討論內(nèi)容、決議事項（如“同意下月啟動新產(chǎn)品測試”）、待辦任務（需明確“負責人”“截止時間”，如“研發(fā)部*經(jīng)理負責完成功能開發(fā)，9月30日前”）；編輯完成后，“保存草稿”。4.審核與發(fā)布紀要紀要草稿提交后，若企業(yè)設置“紀要審核”，由部門負責人或分管領導審核；審核通過后，“發(fā)布”，系統(tǒng)自動將紀要同步至所有參會人“會議記錄”模塊，支持在線查閱或。五、常用模板參考表1：會議申請表會議名稱2024年Q3產(chǎn)品規(guī)劃會申請部門產(chǎn)品部會議類型臨時會議時間2024年7月15日14:00-16:00地點5樓B會議室（線上：xxx）主持人*經(jīng)理（工號：001）參會部門產(chǎn)品部、研發(fā)部、市場部、銷售部會議議程1.Q2產(chǎn)品復盤（主管，30分鐘）2.Q3功能規(guī)劃（經(jīng)理，60分鐘）3.資源協(xié)調(diào)（*總監(jiān)，30分鐘）所需資源投影儀、白板、麥克風附件清單Q2數(shù)據(jù)報告、用戶調(diào)研結果申請人*助理（工號：025）申請日期2024年7月10日表2：參會人員簽到表會議名稱2024年Q3產(chǎn)品規(guī)劃會日期2024年7月15日序號姓名1*經(jīng)理2*工程師3*專員……表3：會議紀要模板會議名稱2024年Q3產(chǎn)品規(guī)劃會時間2024年7月15日14:00-16:00地點5樓B會議室主持人*經(jīng)理記錄人*助理參會人員經(jīng)理、主管、工程師、專員等8人缺席人員及原因*總監(jiān)（外出培訓）會議議程1.Q2產(chǎn)品復盤2.Q3功能規(guī)劃3.資源協(xié)調(diào)主要內(nèi)容討論1.Q2用戶增長未達預期，主要因新功能推廣不足；2.Q3計劃開發(fā)“個性化推薦”功能，優(yōu)先級高于其他優(yōu)化項；3.需增加2名開發(fā)人員支持，*工程師負責協(xié)調(diào)。決議事項同意“個性化推薦”功能為Q3核心開發(fā)項目。待辦任務1.經(jīng)理：9月10日前完成需求文檔（負責人：經(jīng)理，截止時間：9月10日）；2.工程師：9月15日前完成人員招聘（負責人：工程師，截止時間：9月15日）；3.主管：每周一同步開發(fā)進度（負責人：主管，截止時間：每周一18:00）。下一步計劃8月20日前召開需求評審會，確定最終功能清單。分發(fā)范圍全體參會人員、公司管理層日期2024年7月16日六、使用中需重點關注的事項1.會議信息準確性創(chuàng)建會議時，務必確認時間、地點/、議程無誤，避免因信息錯誤導致參會人員空跑或無法參會；若會議時間/地點變更，需在系統(tǒng)內(nèi)及時更新，并重新發(fā)送通知（系統(tǒng)支持“一鍵改期”功能）。2.設備與網(wǎng)絡測試線上會議需提前測試攝像頭、麥克風、網(wǎng)絡穩(wěn)定性，建議參會人提前10分鐘進入會議調(diào)試設備；線下會議前，行政人員需確認會議室設備（投影儀、麥克風、空調(diào)）正常使用。3.參會人員及時響應參會人需在收到通知后24小時內(nèi)“確認參會”或“請假”，避免主持人無法統(tǒng)計人數(shù)；若臨時無法參會，需提前2小時請假，緊急情況可電話告知主持人（系統(tǒng)支持“緊急請假”快捷入口）。4.資料安全管理敏感資料（如財務數(shù)據(jù)、未公開戰(zhàn)略）需在時設置“訪問權限”（僅限指定人員查看）；會議結束后，系統(tǒng)自動關閉資料共享，避免外部人員非法獲取。5.紀要內(nèi)容規(guī)范決議事項和待辦任務需明確“負責人”“截止時間”，避免模糊表述（如“盡快完成”需改為“9月30日前完成”）；紀要發(fā)布前需經(jīng)主持人審核，保證內(nèi)容與會議實際討論一致。6.會議