采購(gòu)流程標(biāo)準(zhǔn)化及審批模板一、適用范圍與場(chǎng)景二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）需求提出與申請(qǐng)發(fā)起主體：需求部門(mén)（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部）根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》。核心內(nèi)容：需明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、用途、期望交付時(shí)間、預(yù)算科目等信息。若為技術(shù)類(lèi)采購(gòu)，需附技術(shù)參數(shù)說(shuō)明或需求文檔。提交路徑：申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人初審后，通過(guò)OA系統(tǒng)或紙質(zhì)流程提交至采購(gòu)部。輸出物：《采購(gòu)申請(qǐng)單》（需部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）。（二）需求審核與預(yù)算確認(rèn)審核主體：采購(gòu)部對(duì)接需求部門(mén)，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容的必要性、規(guī)格合理性進(jìn)行審核；財(cái)務(wù)部同步核查預(yù)算余額，保證采購(gòu)在預(yù)算額度內(nèi)。審核要點(diǎn)：采購(gòu)需求是否符合部門(mén)年度工作計(jì)劃；規(guī)格參數(shù)是否避免過(guò)度定制（如非必要不指定品牌）；預(yù)估單價(jià)是否參考?xì)v史采購(gòu)價(jià)或市場(chǎng)公允價(jià)。特殊處理：若超預(yù)算，需需求部門(mén)提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批后方可推進(jìn)。輸出物：審核通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)單》（采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部簽字確認(rèn)）。（三）采購(gòu)執(zhí)行與供應(yīng)商選擇采購(gòu)方式確定：根據(jù)采購(gòu)金額及物品類(lèi)型，匹配對(duì)應(yīng)采購(gòu)方式：公開(kāi)招標(biāo)：金額≥50萬(wàn)元（或企業(yè)規(guī)定的招標(biāo)門(mén)檻），通過(guò)第三方平臺(tái)發(fā)布招標(biāo)公告，綜合評(píng)估價(jià)格、技術(shù)、服務(wù)等因素選擇中標(biāo)供應(yīng)商。詢價(jià)比價(jià)：5萬(wàn)元≤金額＜50萬(wàn)元，向不少于3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，對(duì)比報(bào)價(jià)及服務(wù)后確定供應(yīng)商。單一來(lái)源采購(gòu)：金額＜5萬(wàn)元或因技術(shù)/專利限制只能從特定供應(yīng)商采購(gòu)，需填寫(xiě)《單一來(lái)源采購(gòu)說(shuō)明表》，經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。供應(yīng)商資質(zhì)審核：采購(gòu)部需核查供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)（如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可證）、過(guò)往合作業(yè)績(jī)等，保證供應(yīng)商合規(guī)。輸出物：《采購(gòu)方式審批表》《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》《詢價(jià)比價(jià)記錄表》。（四）訂單下達(dá)與合同簽訂訂單：確定供應(yīng)商后，采購(gòu)部根據(jù)《采購(gòu)申請(qǐng)單》及供應(yīng)商報(bào)價(jià)，填寫(xiě)《采購(gòu)訂單》，明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交付時(shí)間、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款，經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人*審批后蓋章發(fā)送供應(yīng)商。合同簽訂：若采購(gòu)金額≥10萬(wàn)元或涉及長(zhǎng)期服務(wù)（如1年以上），需簽訂正式采購(gòu)合同，合同條款需經(jīng)法務(wù)部門(mén)*審核，保證權(quán)責(zé)對(duì)等（如違約責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款等）。輸出物：《采購(gòu)訂單》《采購(gòu)合同》（雙方簽字蓋章）。（五）貨物/服務(wù)驗(yàn)收驗(yàn)收主體：需求部門(mén)牽頭，采購(gòu)部、質(zhì)檢部（如涉及）共同參與。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：依據(jù)《采購(gòu)訂單》約定的規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間進(jìn)行核對(duì)。貨物驗(yàn)收：核對(duì)數(shù)量、外觀、型號(hào)，必要時(shí)進(jìn)行功能測(cè)試（如設(shè)備運(yùn)行參數(shù)）；服務(wù)驗(yàn)收：對(duì)照服務(wù)交付成果（如項(xiàng)目報(bào)告、培訓(xùn)記錄）及服務(wù)滿意度評(píng)分表。異常處理：若驗(yàn)收不合格，需在24小時(shí)內(nèi)通知供應(yīng)商，要求限期整改或換貨，整改后重新驗(yàn)收。輸出物：《采購(gòu)驗(yàn)收單》（需求部門(mén)、采購(gòu)部、質(zhì)檢部簽字確認(rèn)，不合格品需附《不合格品處理記錄》）。（六）付款申請(qǐng)與審批申請(qǐng)主體：采購(gòu)部根據(jù)《采購(gòu)驗(yàn)收單》《采購(gòu)合同》約定，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，附發(fā)票（合規(guī)票據(jù)）、驗(yàn)收單、合同復(fù)印件等資料。審批流程：金額≤10萬(wàn)元：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核→財(cái)務(wù)部復(fù)核→出納付款；10萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部→分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；金額＞50萬(wàn)元：增加總經(jīng)理*審批。輸出物：《付款申請(qǐng)單》（完整審批流程簽字）、發(fā)票、驗(yàn)收單等付款憑證。（七）檔案歸檔歸檔主體：采購(gòu)部負(fù)責(zé)整理采購(gòu)全流程資料，包括《采購(gòu)申請(qǐng)單》《審批文件》《供應(yīng)商資質(zhì)》《采購(gòu)訂單》《合同》《驗(yàn)收單》《付款憑證》等。歸檔要求：紙質(zhì)資料按“一單一檔”分類(lèi)存放，電子資料同步至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，保存期限≥3年（重要合同≥10年）。三、核心模板表格示例（一）采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)編號(hào)申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期采購(gòu)物品/服務(wù)明細(xì)規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算科目期望交付時(shí)間附件清單（如技術(shù)參數(shù)、需求文檔）部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)（二）供應(yīng)商評(píng)估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式地址評(píng)估項(xiàng)目評(píng)估內(nèi)容評(píng)分（1-5分）備注資質(zhì)合規(guī)性營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)是否齊全有效價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力同類(lèi)產(chǎn)品報(bào)價(jià)是否低于市場(chǎng)平均價(jià)10%以上交付能力過(guò)往訂單準(zhǔn)時(shí)交付率≥95%服務(wù)質(zhì)量售后響應(yīng)時(shí)間≤24小時(shí)，問(wèn)題解決率≥90%綜合評(píng)分評(píng)估結(jié)論（□推薦使用□備選□淘汰）評(píng)估人評(píng)估日期（三）采購(gòu)驗(yàn)收單驗(yàn)收編號(hào)采購(gòu)訂單編號(hào)供應(yīng)商名稱驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位應(yīng)驗(yàn)收數(shù)量實(shí)驗(yàn)收數(shù)量驗(yàn)收結(jié)論：□驗(yàn)收合格，同意入庫(kù)/使用□驗(yàn)收不合格，處理方式：□限期整改□換貨□退貨需求部門(mén)簽字|采購(gòu)部簽字|質(zhì)檢部簽字（如需）||

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備注（如不合格品具體問(wèn)題描述、整改要求）：

||||四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)預(yù)算剛性控制：無(wú)預(yù)算或超預(yù)算采購(gòu)需嚴(yán)格履行預(yù)算調(diào)整流程，嚴(yán)禁“先采購(gòu)后補(bǔ)預(yù)算”。供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理：建立合格供應(yīng)商名錄，每半年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)評(píng)，淘汰評(píng)分不達(dá)標(biāo)者。驗(yàn)收責(zé)任到人：需求部門(mén)對(duì)驗(yàn)收結(jié)果負(fù)直接責(zé)任，避免“走過(guò)場(chǎng)”驗(yàn)收，防止不合格品流入生產(chǎn)/使用環(huán)節(jié)。合同閉環(huán)管理：合同簽訂前必須經(jīng)法務(wù)審核，付款前需核對(duì)合同條款與實(shí)際交付一致性，避免合同糾紛。（二）常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)與規(guī)避措施需求描述模糊：風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致采購(gòu)物品與實(shí)際需求不符。規(guī)避：需求部門(mén)需提供詳細(xì)技術(shù)參數(shù)或樣品，采購(gòu)部可組織需求部門(mén)與技術(shù)部門(mén)共同審核。供應(yīng)商圍標(biāo)串標(biāo)：風(fēng)險(xiǎn)影響采購(gòu)公平性，抬高成本。規(guī)避：詢價(jià)/招標(biāo)時(shí)供應(yīng)商數(shù)量需≥3家，匿名報(bào)價(jià)，評(píng)標(biāo)小組由多部門(mén)人員組成（采購(gòu)、需求、財(cái)務(wù)、技術(shù)）。驗(yàn)