2025年大學(xué)《秘書學(xué)》專業(yè)題庫——大學(xué)秘書學(xué)專業(yè)實踐技能提升考試時間：______分鐘總分：______分姓名：______一、情景模擬你作為某大學(xué)行政辦公室的秘書，本周需要協(xié)助主任處理多項事務(wù)。請根據(jù)以下情景，分別提出你的處理方案或具體操作步驟。1.會議組織：學(xué)校下周將召開一次重要的校務(wù)會議，主題關(guān)于討論新校區(qū)的規(guī)劃方案。會議定于周三下午2:00在主樓大會議室舉行，參會人員包括校領(lǐng)導(dǎo)班子、各院系院長、相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人。請草擬一份會議通知，并說明你會如何進行會前的準(zhǔn)備工作（如場地布置、設(shè)備調(diào)試、材料分發(fā)、參會人員確認(rèn)等）以及會中的服務(wù)保障工作。2.公文處理：周二上午，你的直接領(lǐng)導(dǎo)（辦公室主任）交給你一份由教務(wù)處草擬的《關(guān)于2025學(xué)年第二學(xué)期課程選課安排的通知（草案）》。領(lǐng)導(dǎo)要求你在下午5點前提出修改意見，并說明理由。通知的主要內(nèi)容是時間安排、選課系統(tǒng)使用方法、注意事項等。假設(shè)你發(fā)現(xiàn)通知中存在時間節(jié)點沖突、部分描述不夠清晰、缺少咨詢電話等信息，請寫出你的修改意見，并簡述提出這些修改意見的考慮。3.接待工作：周四上午，你接到電話，一位與學(xué)校有長期合作關(guān)系的校外企業(yè)高管將攜同一行人來訪，商討校企合作事宜，預(yù)計到訪時間為上午10:30，停留約1.5小時。作為接待人員，你會如何安排這次接待活動？請詳細說明你的接待流程和注意事項。4.突發(fā)事件應(yīng)對：周五下午，你正在辦公室整理文件，突然接到電話，稱學(xué)校門口附近發(fā)生一起交通事故，有學(xué)生受傷，現(xiàn)場有部分圍觀學(xué)生。作為辦公室人員，你應(yīng)如何初步處理此事？請說明你的行動步驟和考慮因素。二、實務(wù)操作請根據(jù)以下要求完成操作任務(wù)。1.公文寫作：假設(shè)你是某單位辦公室秘書，本單位決定下周一舉辦內(nèi)部員工培訓(xùn)會，主題為“提升工作效率的辦公軟件應(yīng)用技巧”。請代為單位擬寫一份發(fā)布在內(nèi)部公告欄的會議通知，內(nèi)容應(yīng)包括會議時間、地點、主題、參加人員、著裝要求以及報名方式。2.溝通記錄與處理：你接到一個電話，是某媒體記者打來的，想就近期學(xué)校一項新政策進行采訪。記者姓名王明，聯(lián)系電話1385678，希望預(yù)約下周二下午進行采訪。請將此電話溝通內(nèi)容整理成記錄，并簡述你會如何后續(xù)處理這個采訪預(yù)約請求。三、案例分析閱讀以下案例，并回答問題。某大學(xué)學(xué)生會原定于周末在校園中心廣場舉辦一場大型露天文藝晚會，活動籌備初期進展順利，宣傳海報已張貼，部分學(xué)生演員也已到位。但在活動前一天的晚上，突遇連續(xù)暴雨，天氣預(yù)報顯示活動當(dāng)天的降雨可能持續(xù)，且風(fēng)力較大。學(xué)生會主席團在緊急討論后，決定取消原定晚會的舉辦，并將活動改為在室內(nèi)體育館舉行，同時調(diào)整了節(jié)目單和宣傳策略。請分析學(xué)生會主席團在此決策過程中可能考慮的關(guān)鍵因素，并評價這一決策的處理方式。試卷答案一、情景模擬1.會議通知內(nèi)容與準(zhǔn)備、服務(wù)保障方案：*會議通知（要點）：標(biāo)題：關(guān)于召開學(xué)校校務(wù)會議的通知；主送單位：各參會單位；正文：會議主題、時間、地點、參會人員、會議要求（如攜帶材料）、聯(lián)系人及電話。落款：發(fā)文單位、日期。*會前準(zhǔn)備：場地布置（檢查環(huán)境、整潔度、懸掛橫幅等）；設(shè)備調(diào)試（音響、投影、麥克風(fēng)等）；材料分發(fā)（提前準(zhǔn)備好會議議程、規(guī)劃方案文本等）；參會人員確認(rèn)（與各單位聯(lián)系人核對參會名單，如有變動及時溝通）；通知再次提醒（會前一天向參會人員發(fā)送提醒）。*會中服務(wù)保障：維持會場秩序；茶水供應(yīng)；引導(dǎo)簽到；設(shè)備運行監(jiān)控；記錄會議要點（必要時）；處理突發(fā)情況（如設(shè)備故障、人員遲到等）。*解析思路：考察會議組織管理能力。要求學(xué)生覆蓋會議通知的基本要素，并系統(tǒng)思考會前、會中、會后的各個環(huán)節(jié)。會前準(zhǔn)備需細致周到，確保會議順利進行；會中服務(wù)需體現(xiàn)專業(yè)和效率；整體方案要體現(xiàn)服務(wù)意識和責(zé)任感。2.公文修改意見與理由（要點）：*修改意見：*調(diào)整時間節(jié)點：明確說明原通知中關(guān)于XX環(huán)節(jié)的時間安排與其他環(huán)節(jié)沖突，建議改為XX時間，并說明理由（如保證XX工作的連續(xù)性）。*增加清晰度：指出通知中關(guān)于XX系統(tǒng)操作步驟的描述過于簡略，建議補充具體截圖或更詳細的文字說明，確保學(xué)生理解無誤。*補充信息：建議在通知末尾增加“如有疑問，請聯(lián)系教務(wù)處張老師，電話：XXXXX”。*理由：時間沖突影響工作秩序；描述不清可能導(dǎo)致學(xué)生選課錯誤；缺少聯(lián)系方式不利于信息傳達和問題解決。*解析思路：考察公文處理與審核能力。要求學(xué)生具備發(fā)現(xiàn)公文問題的敏銳性，并能提出具體、合理的修改建議。重點在于說明修改理由，體現(xiàn)對工作嚴(yán)謹(jǐn)性、規(guī)范性和實效性的理解。3.接待工作安排（要點）：*接待流程：提前確認(rèn)來訪時間、人數(shù)、需求；提前與對方確認(rèn)行程；準(zhǔn)備接待所需物品（如簽到表、茶水、會議室等）；提前到達接待地點布置；在指定地點迎接來訪人員，介紹給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)（如有）；引導(dǎo)至?xí)h室或洽談室；提供必要服務(wù)（如倒水、遞送資料）；在領(lǐng)導(dǎo)交談期間做好記錄或提供必要支持；活動結(jié)束時送別。*注意事項：提前了解來訪者的背景和目的；注意著裝得體；保持熱情、周到、專業(yè)的服務(wù)態(tài)度；認(rèn)真傾聽，做好溝通記錄；妥善保管相關(guān)文件和物品；如有需要，安排專人陪同或翻譯。*解析思路：考察接待協(xié)調(diào)能力。要求學(xué)生掌握標(biāo)準(zhǔn)的接待流程，并能根據(jù)實際情況靈活安排。注重細節(jié)（如提前準(zhǔn)備、了解對方需求、服務(wù)禮儀等），體現(xiàn)對接待工作重要性的認(rèn)識。4.突發(fā)事件初步處理（要點）：*行動步驟：立即核實信息（確認(rèn)事故真實性、嚴(yán)重程度、位置等）；根據(jù)情況初步判斷是否需要報警或聯(lián)系校醫(yī)院；若情況允許且有必要，可派人與校醫(yī)院或相關(guān)部門人員先行前往查看；立即向辦公室主任或校領(lǐng)導(dǎo)匯報情況；根據(jù)指示，準(zhǔn)備相關(guān)應(yīng)急物資或安排人員協(xié)助處理；在辦公室保持電話暢通，隨時準(zhǔn)備提供信息或支持。*考慮因素：保障學(xué)生安全是首要任務(wù)；信息傳遞需準(zhǔn)確、及時；遵循學(xué)校應(yīng)急預(yù)案和報告程序；避免事態(tài)擴大和不良影響。*解析思路：考察應(yīng)變能力和危機初步處理意識。要求學(xué)生在突發(fā)情況下保持冷靜，能夠快速反應(yīng)，采取初步、恰當(dāng)?shù)男袆?。重點在于信息核實、及時上報和遵守程序，體現(xiàn)責(zé)任感和基本的危機管理意識。二、實務(wù)操作1.會議通知（要點）：*標(biāo)題：關(guān)于舉辦“提升工作效率的辦公軟件應(yīng)用技巧”內(nèi)部培訓(xùn)會的通知。*正文：各位同事：為提升大家的辦公軟件應(yīng)用能力，單位決定于下周一（X月X日）下午2:00-5:00在XX會議室舉辦內(nèi)部培訓(xùn)會，主題為“提升工作效率的辦公軟件應(yīng)用技巧”。本次培訓(xùn)由XX老師主講，內(nèi)容涵蓋XX（列舉主要方面）。請各部門相關(guān)人員務(wù)必準(zhǔn)時參加。著裝要求：商務(wù)休閑。報名方式：請于本周五下班前到人力資源部登記。聯(lián)系人：李小姐，電話：XXXXX。特此通知。*解析思路：考察公文寫作能力，特別是應(yīng)用文寫作。要求學(xué)生掌握通知的基本結(jié)構(gòu)和要素（時間、地點、主題、人員、要求、聯(lián)系方式等），并能根據(jù)模擬情境進行具體內(nèi)容的撰寫，語言表達需清晰、規(guī)范、簡潔。2.溝通記錄與處理（要點）：*溝通記錄：時間：X月X日X時X分；來電單位/人：某媒體記者王明；事由：就近期學(xué)校XX新政策進行采訪預(yù)約；記者聯(lián)系電話：1385678；主要內(nèi)容：希望預(yù)約下周二下午進行采訪；初步反饋：已告知其我單位原則上同意接受采訪，但需進一步核實采訪細節(jié)并報領(lǐng)導(dǎo)審批，后續(xù)會與其聯(lián)系確認(rèn)具體時間。*后續(xù)處理：1.將記者信息錄入單位媒體聯(lián)絡(luò)臺賬；2.向領(lǐng)導(dǎo)匯報此事，并呈報相關(guān)材料供領(lǐng)導(dǎo)審閱；3.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，與記者王明電話聯(lián)系，確認(rèn)采訪目的、內(nèi)容范圍、采訪形式等細節(jié)；4.在獲得領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，與記者協(xié)商確定最終的采訪時間、地點，并發(fā)出正式的采訪確認(rèn)通知。*解析思路：考察溝通記錄能力和事務(wù)處理能力。要求學(xué)生能清晰、準(zhǔn)確地記錄電話溝通的關(guān)鍵信息，并梳理出后續(xù)處理工作的流程和步驟。體現(xiàn)對信息管理、請示匯報和流程跟進的基本工作方法的理解。三、案例分析關(guān)鍵因素分析（要點）：*天氣因素：持續(xù)暴雨和風(fēng)力影響是直接原因，使得戶外活動無法進行。*安全考慮：暴雨天氣在廣場舉辦大型晚會存在安全隱患（如場地積水、視線不清、人員疏散困難等）。*活動影響：天氣變化直接影響活動效果和參與者體驗。*成本與時間：取消并改期涉及重新安排場地、調(diào)整宣傳、通知參會人員等，帶來額外成本和時間成本。*組織能力：體現(xiàn)了學(xué)生組織應(yīng)對突發(fā)狀況的靈活性和決策能力。*預(yù)案意識（可能）：成功的決策可能基于事先有應(yīng)對惡劣天氣的預(yù)案。*溝通協(xié)調(diào)：需要與各方（演職人員、贊助商、學(xué)校管理部門等）進行及時溝通和協(xié)調(diào)。決策評價（要點）：*合理性：在極端天氣條件下，取消露天晚會、改至室內(nèi)舉行，是基于安全第一原則的合理決策。*及時性：決策做出（或至少宣布）較為及時，避免了活動當(dāng)天倉促變更可能帶來的更大混亂和風(fēng)險。*必要性：雖然帶來額外成本和麻煩，但相比可能發(fā)生的安全事故或活動失敗，該決策是必要的。*改進空間：*風(fēng)險評估：事前是否對天氣風(fēng)險進行了充分評估和預(yù)案準(zhǔn)備？*成本控制：改期后的成本增加是否有控制措施？*信息溝通：對因改期而無法參加的人員（如已購票觀眾、部分演員）的溝通和安撫是否到位？*應(yīng)急演練：此類決策是否經(jīng)