企業(yè)采購申請(qǐng)及審批工具通用模板一、工具概述與適用場(chǎng)景本工具旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部采購申請(qǐng)流程，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，提高采購效率，控制采購成本，保證采購行為合規(guī)、透明。適用于各類企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中的物資、設(shè)備、服務(wù)等采購需求場(chǎng)景，具體包括但不限于：（一）日常辦公物資采購如文具、紙張、辦公耗材、清潔用品等低值易耗品的定期或臨時(shí)采購，通常由行政部門統(tǒng)籌，各部門按需申領(lǐng)。（二）生產(chǎn)設(shè)備/工具采購如生產(chǎn)機(jī)械、檢測(cè)儀器、維修工具等固定資產(chǎn)采購，需結(jié)合生產(chǎn)計(jì)劃、設(shè)備現(xiàn)狀及預(yù)算額度，由生產(chǎn)部門發(fā)起，經(jīng)技術(shù)部門評(píng)估后審批。（三）服務(wù)類采購如IT系統(tǒng)維護(hù)、咨詢服務(wù)、保潔服務(wù)、培訓(xùn)服務(wù)等，需明確服務(wù)范圍、標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用，由需求部門聯(lián)合行政/財(cái)務(wù)部門共同審核。（四）專項(xiàng)項(xiàng)目采購如市場(chǎng)推廣活動(dòng)物料、研發(fā)實(shí)驗(yàn)材料、工程項(xiàng)目所需設(shè)備等，需附項(xiàng)目立項(xiàng)文件及詳細(xì)預(yù)算，按項(xiàng)目層級(jí)逐級(jí)審批。二、采購申請(qǐng)及審批全流程操作指南（一）步驟一：發(fā)起采購申請(qǐng)申請(qǐng)主體：采購需求部門指定經(jīng)辦人（一般為部門負(fù)責(zé)人或崗位專員），登錄企業(yè)采購管理系統(tǒng)（或填寫紙質(zhì)《企業(yè)采購申請(qǐng)表》）。需求收集：經(jīng)辦人需提前與部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)采購必要性，明確物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等核心信息，避免盲目采購。（二）步驟二：填寫采購申請(qǐng)信息基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期；采購類型（辦公物資/設(shè)備/服務(wù)等）、緊急程度（普通/緊急，緊急需標(biāo)注原因及期望完成時(shí)間）。采購明細(xì)：逐項(xiàng)填寫物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量（預(yù)估或明確需求量）、預(yù)估單價(jià)、預(yù)估總價(jià)（總價(jià)=數(shù)量×單價(jià)）；用途說明：需簡(jiǎn)要描述采購原因及具體使用場(chǎng)景（如“替換部門破損打印機(jī)，保證日常辦公”）。預(yù)算與資金來源：填寫對(duì)應(yīng)預(yù)算科目（如“辦公費(fèi)”“設(shè)備購置費(fèi)”）；資金來源（如“部門年度預(yù)算”“專項(xiàng)項(xiàng)目資金”），若超預(yù)算需注明“超預(yù)算申請(qǐng)”并說明原因。附件（如有）：報(bào)價(jià)單（至少2家供應(yīng)商比價(jià)，緊急采購可提供1家報(bào)價(jià)并說明原因）；技術(shù)參數(shù)要求（如設(shè)備采購需附功能指標(biāo)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）；項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)（專項(xiàng)項(xiàng)目采購必備）。（三）步驟三：部門負(fù)責(zé)人審核審核內(nèi)容：采購必要性：是否符合部門工作需求，是否存在可替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、租用等）；需求合理性：數(shù)量、規(guī)格是否與實(shí)際匹配，避免過度采購；預(yù)算合規(guī)性：是否在部門預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算申請(qǐng)是否合理。審核結(jié)果：通過：在《企業(yè)采購申請(qǐng)表》“部門審核意見”欄簽字確認(rèn)，提交至下一環(huán)節(jié)；不通過：注明退回原因（如“需求不明確”“預(yù)算超支”），反饋給經(jīng)辦人修改后重新提交。（四）步驟四：財(cái)務(wù)部門審核審核內(nèi)容：預(yù)算準(zhǔn)確性：預(yù)估總價(jià)是否與預(yù)算科目匹配，資金來源是否合規(guī)；價(jià)格合理性：對(duì)比歷史采購價(jià)、市場(chǎng)均價(jià)，審核預(yù)估單價(jià)是否虛高（必要時(shí)要求補(bǔ)充報(bào)價(jià)）；付款方式：是否符合公司財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例、票據(jù)類型等）。審核結(jié)果：通過：簽署“財(cái)務(wù)審核意見”，流轉(zhuǎn)至審批領(lǐng)導(dǎo)；不通過：標(biāo)注問題（如“預(yù)算科目錯(cuò)誤”“報(bào)價(jià)高于市場(chǎng)價(jià)20%”），退回需求部門調(diào)整。（五）步驟五：領(lǐng)導(dǎo)審批根據(jù)采購金額及公司權(quán)限劃分，由不同層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批（以下為示例，企業(yè)可根據(jù)實(shí)際調(diào)整）：5000元以下：部門負(fù)責(zé)人審批（步驟三已覆蓋，無需重復(fù)）；5000-50000元：分管副總審批，重點(diǎn)審核需求重要性及投入產(chǎn)出比；50000元以上：總經(jīng)理審批，需結(jié)合公司戰(zhàn)略及年度預(yù)算綜合判斷。審批領(lǐng)導(dǎo)需在對(duì)應(yīng)欄位簽署意見（“同意”“不同意”“補(bǔ)充說明”），不同意需注明理由。（六）步驟六：審批結(jié)果反饋與執(zhí)行結(jié)果反饋：審批通過：采購管理部門（如行政部、采購部）在1個(gè)工作日內(nèi)通知申請(qǐng)人，啟動(dòng)采購流程；審批不通過：由采購管理部門將申請(qǐng)表退回需求部門，并同步退回原因。采購執(zhí)行：采購管理部門根據(jù)審批結(jié)果，按公司采購制度選擇供應(yīng)商（招投標(biāo)、詢價(jià)或定點(diǎn)采購）；申請(qǐng)人需配合提供技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等支持，保證采購物品/服務(wù)符合需求。（七）步驟七：驗(yàn)收與歸檔驗(yàn)收：物品/服務(wù)送達(dá)后，需求部門聯(lián)合采購管理部門、財(cái)務(wù)部門共同驗(yàn)收，填寫《采購驗(yàn)收單》（需驗(yàn)收人簽字確認(rèn)）。歸檔：采購管理部門將《企業(yè)采購申請(qǐng)表》《審批記錄》《報(bào)價(jià)單》《采購合同》《驗(yàn)收單》等資料整理歸檔，保存期限不少于3年。三、企業(yè)采購申請(qǐng)表（標(biāo)準(zhǔn)模板）申請(qǐng)編號(hào)申請(qǐng)日期年月日申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式采購類型□辦公物資□設(shè)備□服務(wù)□其他緊急程度□普通□緊急（緊急原因：____________________）采購明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）用途說明123合計(jì)金額（大寫）____________________（小寫）￥___________預(yù)算信息預(yù)算科目預(yù)算金額（元）資金來源□部門預(yù)算□項(xiàng)目資金□其他是否超預(yù)算□是□否超預(yù)算金額_________審批流程部門審核意見財(cái)務(wù)審核意見領(lǐng)導(dǎo)審批意見負(fù)責(zé)人簽字：______日期：______負(fù)責(zé)人簽字：______日期：______分管副總/總經(jīng)理簽字：______日期：______備注（其他說明：如供應(yīng)商要求、特殊交付條件等）四、使用過程中的關(guān)鍵事項(xiàng)提醒（一）預(yù)算控制原則嚴(yán)格執(zhí)行“先預(yù)算、后采購”制度，無預(yù)算或超預(yù)算（未經(jīng)審批）的采購申請(qǐng)一律不予受理。年度預(yù)算內(nèi)采購需按季度均衡執(zhí)行，避免年底集中突擊采購。（二）信息準(zhǔn)確性要求采購明細(xì)中的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息需清晰、具體，避免使用“一批”“若干”等模糊表述；預(yù)估單價(jià)需基于市場(chǎng)調(diào)研或歷史數(shù)據(jù)，保證與實(shí)際采購價(jià)偏差不超過±10%。（三）附件完整性5000元及以上采購需提供至少2家供應(yīng)商書面報(bào)價(jià)（緊急采購除外）；設(shè)備采購需附技術(shù)參數(shù)表、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；服務(wù)類采購需附服務(wù)方案及期限說明。（四）審批時(shí)限管理各環(huán)節(jié)審批人需在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成審核（緊急采購需在4小時(shí)內(nèi)反饋），避免因?qū)徟诱`影響工作進(jìn)度；若遇審批人出差，需指定授權(quán)代理人代為審批。（五）合規(guī)性要求嚴(yán)禁采購“三無”產(chǎn)品、假冒偽劣商品或不符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的物品/服務(wù)；嚴(yán)禁將采購款項(xiàng)拆分（化整為零）規(guī)避審批，嚴(yán)禁虛報(bào)、冒領(lǐng)采購資金；涉及采購或招投標(biāo)的項(xiàng)目，需嚴(yán)格遵守《采購法》等相關(guān)法規(guī)。（六）變更與撤銷采購申請(qǐng)審批通過后，若需求變更（如增減數(shù)量、更換規(guī)格），需重新提交變更申請(qǐng)；若需撤銷采購申請(qǐng)，需由申請(qǐng)人提交書面