企業(yè)員工離職與招聘銜接工作流程通用工具模板一、適用工作情境本流程適用于企業(yè)內(nèi)部因員工主動離職、被動離職（如調(diào)崗、退休等）、業(yè)務(wù)擴(kuò)張或崗位調(diào)整導(dǎo)致的崗位空缺場景，旨在通過規(guī)范化的離職交接與招聘銜接動作，保證工作連續(xù)性、降低崗位空窗期風(fēng)險，同時保障新員工快速融入崗位。具體包括但不限于：核心崗位員工突發(fā)離職需緊急補(bǔ)充；計劃內(nèi)離職（如勞動合同到期未續(xù)簽）需提前儲備人員；新設(shè)崗位因業(yè)務(wù)發(fā)展需要啟動招聘；批量崗位調(diào)整導(dǎo)致的離職與招聘同步推進(jìn)。二、全流程操作步驟步驟1：離職觸發(fā)與需求確認(rèn)責(zé)任主體：離職員工直接上級、HR部門操作說明：離職發(fā)起：員工需提前30日（試用期提前3日）提交書面《離職申請表》（模板見“配套工具表單”），說明離職原因、預(yù)計最后工作日；若為被動離職，由直接上級與HR溝通后，向員工發(fā)出《解除/終止勞動合同通知書》，明確最后工作日及交接要求。需求凍結(jié)與確認(rèn)：員工提交離職申請后，部門經(jīng)理需評估崗位影響：若崗位暫無需替代（如工作合并），則凍結(jié)招聘；若需補(bǔ)充，需在2個工作日內(nèi)與HR共同完成《崗位需求評估表》（模板見“配套工具表單”），明確崗位職責(zé)、任職要求、到崗優(yōu)先級（如“緊急”“常規(guī)”）及期望到崗時間（不得晚于員工最后工作日+15個工作日，核心崗位可縮短至10個工作日）。輸出成果：《離職申請表》《解除/終止勞動合同通知書》《崗位需求評估表》步驟2：招聘啟動與渠道配置責(zé)任主體：HR部門、用人部門操作說明：招聘方案制定：HR根據(jù)《崗位需求評估表》，制定招聘策略：明確招聘渠道（內(nèi)部推薦、招聘平臺、獵頭合作、校園招聘等）、簡歷篩選標(biāo)準(zhǔn)（如硬性條件：學(xué)歷、經(jīng)驗；軟性條件：技能匹配度、團(tuán)隊契合度）、面試輪次（通常為2-3輪，初篩由HR負(fù)責(zé)，復(fù)試由用人部門負(fù)責(zé)人/業(yè)務(wù)骨干參與，終試由分管負(fù)責(zé)人確認(rèn)）。渠道發(fā)布與信息同步：HR在3個工作日內(nèi)完成職位信息發(fā)布，同步用人部門負(fù)責(zé)人；若為緊急崗位，啟動“綠色通道”，優(yōu)先通過內(nèi)部推薦或獵頭渠道推進(jìn)，每日向用人部門反饋簡歷投遞量及初篩情況。輸出成果：《招聘計劃方案》（含渠道、時間節(jié)點、責(zé)任人）、職位發(fā)布（內(nèi)部系統(tǒng)）步驟3：候選人篩選與面試評估責(zé)任主體：HR部門、用人部門面試官操作說明：簡歷初篩：HR根據(jù)崗位要求，在2個工作日內(nèi)完成簡歷篩選，標(biāo)記“通過初篩”“待觀察”“不通過”三類，對“通過初篩”的候選人，電話溝通確認(rèn)求職意向、到崗時間及薪資期望，邀約面試（明確時間、形式、地點、需攜帶材料）。面試評估：初試（HR面試）：重點考察候選人的職業(yè)穩(wěn)定性、溝通能力、過往經(jīng)歷真實性，填寫《面試評估表》（模板見“配套工具表單”），給出“推薦進(jìn)入復(fù)試”“不推薦”結(jié)論；復(fù)試（用人部門面試）：聚焦崗位專業(yè)技能、問題解決能力、團(tuán)隊協(xié)作匹配度，可設(shè)置實操環(huán)節(jié)（如崗位技能測試），面試官集體評議后確定擬錄用候選人（建議不超過3人，按優(yōu)先級排序）。輸出成果：《面試評估表》《候選人推薦名單》（含排序）步驟4：錄用決策與入職準(zhǔn)備責(zé)任主體：HR部門、用人部門負(fù)責(zé)人、分管負(fù)責(zé)人操作說明：錄用審批：HR將《候選人推薦名單》及面試評估結(jié)果提交分管負(fù)責(zé)人審批，審批通過后，1個工作日內(nèi)向候選人發(fā)放《錄用通知書》（明確崗位、薪資、入職時間、需提交材料清單），同步跟進(jìn)候選人接受意向，確認(rèn)入職細(xì)節(jié)。入職籌備：HR提前3個工作日完成新員工入職準(zhǔn)備：工位安排、辦公設(shè)備（電腦、工牌、門禁卡等）、勞動合同及入職協(xié)議、社保公積金增員手續(xù)；用人部門需指定“崗位導(dǎo)師”，提前準(zhǔn)備崗位培訓(xùn)資料（如工作手冊、流程說明、過往項目案例）。輸出成果：《錄用通知書》《新員工入職準(zhǔn)備清單》（HR版、部門版）步驟5：離職交接與招聘進(jìn)度同步責(zé)任主體：離職員工、直接上級、HR部門、崗位導(dǎo)師（新員工）操作說明：離職交接執(zhí)行：離職員工在最后工作日完成《離職交接清單》（模板見“配套工具表單”）中的全部項目，包括工作文件（電子/紙質(zhì)資料、客戶對接清單、系統(tǒng)權(quán)限移交）、物品（電腦、鑰匙、公司財產(chǎn)等）、未完成事項（列明進(jìn)度、對接人、后續(xù)計劃），由直接上級、部門負(fù)責(zé)人、HR三方簽字確認(rèn)。招聘進(jìn)度同步：HR每日向用人部門反饋招聘進(jìn)展：若候選人已接受offer，確認(rèn)其入職材料準(zhǔn)備情況；若候選人放棄offer，立即啟動備選候選人溝通（參考步驟3），保證崗位到崗時間不延誤；若招聘周期過長（超過期望到崗時間50%），需重新評估崗位需求或調(diào)整招聘策略。輸出成果：《離職交接清單》（三方簽字版）、《招聘進(jìn)度跟蹤表》（每日更新）步驟6：新員工入職與崗位銜接責(zé)任主體：HR部門、用人部門、崗位導(dǎo)師、新員工操作說明：入職辦理：新員工入職當(dāng)日，HR引導(dǎo)完成資料提交（證件號碼、學(xué)歷證明、離職證明等）、勞動合同簽訂、社保公積金辦理、入職培訓(xùn)（公司制度、企業(yè)文化、安全規(guī)范等）；用人部門負(fù)責(zé)人帶領(lǐng)新員工熟悉團(tuán)隊、工作環(huán)境，介紹崗位導(dǎo)師及核心對接人。崗位融入：崗位導(dǎo)師在入職1周內(nèi)制定《新員工崗位融入計劃》（含每日/每周學(xué)習(xí)任務(wù)、實操目標(biāo)、反饋節(jié)點），每日溝通工作進(jìn)展，解答疑問；HR在入職第3日、第7日分別與新員工及導(dǎo)師溝通，知曉適應(yīng)情況，協(xié)調(diào)解決困難（如資源支持、流程優(yōu)化）。輸出成果：《新員工入職登記表》《新員工崗位融入計劃》步驟7：試用期跟蹤與轉(zhuǎn)正評估責(zé)任主體：HR部門、用人部門、崗位導(dǎo)師、新員工操作說明：試用期跟蹤：HR每月組織1次新員工試用期反饋會，由用人部門、導(dǎo)師及新員工共同參與，評估工作完成情況、能力提升進(jìn)度、團(tuán)隊融入度，填寫《試用期跟蹤反饋表》（模板見“配套工具表單”），對表現(xiàn)優(yōu)秀者可提前啟動轉(zhuǎn)正流程，對需改進(jìn)者制定《試用期改進(jìn)計劃》（明確改進(jìn)目標(biāo)、時間節(jié)點、支持措施）。轉(zhuǎn)正評估：試用期結(jié)束前5個工作日，新員工提交《轉(zhuǎn)正申請表》，用人部門結(jié)合《試用期跟蹤反饋表》給出轉(zhuǎn)正建議，HR審核后提交分管負(fù)責(zé)人審批；審批通過后，完成薪資調(diào)整、崗位權(quán)限開通等手續(xù)，正式納入崗位編制。輸出成果：《試用期跟蹤反饋表》《轉(zhuǎn)正申請表》《試用期改進(jìn)計劃》（如適用）三、配套工具表單表1：《離職交接清單》序號交接項目具體內(nèi)容描述移交人接收人監(jiān)交人完成時間備注（如進(jìn)度說明）1工作文件電子文檔、紙質(zhì)檔案、項目資料*員工*同事*經(jīng)理YYYY-MM-DD已標(biāo)注“待辦事項”2客戶/供應(yīng)商資源聯(lián)系方式、對接歷史、未完成事項*員工*同事*經(jīng)理YYYY-MM-DD附客戶溝通記錄3公司財物電腦、工牌、鑰匙、設(shè)備等*員工*行政*經(jīng)理YYYY-MM-DD設(shè)備已清點無損壞4系統(tǒng)權(quán)限OA、業(yè)務(wù)系統(tǒng)賬號及密碼*員工*同事*HRYYYY-MM-DD已書面交接權(quán)限說明5未完成事項列明任務(wù)名稱、進(jìn)度、負(fù)責(zé)人*員工*經(jīng)理*經(jīng)理YYYY-MM-DD預(yù)計完成時間：表2：《崗位需求評估表》崗位基本信息崗位名稱：__________所屬部門：__________匯報對象：__________直接下屬：__________期望到崗時間：__________崗位核心職責(zé)1.________________________________________2.________________________________________3.________________________________________任職要求學(xué)歷：__________專業(yè)：__________工作經(jīng)驗：__________相關(guān)技能：__________（如辦公軟件、專業(yè)證書等）軟性素質(zhì)：__________（如溝通能力、抗壓能力等）招聘優(yōu)先級□緊急（需10個工作日內(nèi)到崗）□常規(guī)（需15個工作日內(nèi)到崗）□緩沖（可延期至30個工作日內(nèi)）崗位價值說明（如：該崗位直接影響項目進(jìn)度/客戶滿意度，需優(yōu)先補(bǔ)充）______________________________________部門負(fù)責(zé)人簽字：______HR負(fù)責(zé)人簽字：______日期：______表3：《招聘進(jìn)度跟蹤表》候選人編號姓名應(yīng)聘崗位簡歷來源篩選階段面試評價（關(guān)鍵點）當(dāng)前狀態(tài)下一步計劃負(fù)責(zé)人20240501*候選人市場專員內(nèi)部推薦復(fù)試通過溝通能力強(qiáng)，有3年活動策劃經(jīng)驗待offer確認(rèn)2個工作日內(nèi)發(fā)offer*HR20240502*候選人研發(fā)工程師招聘平臺初篩通過技術(shù)棧匹配，但期望薪資超預(yù)算20%待溝通薪資協(xié)調(diào)用人部門評估*HR20240503*候選人行政主管獵頭推薦終試通過5年團(tuán)隊管理經(jīng)驗，流程優(yōu)化能力突出已接受offer準(zhǔn)備入職材料*HR表4：《試用期跟蹤反饋表》新員工信息姓名：__________崗位：__________入職日期：__________導(dǎo)師：__________跟蹤周期□入職第1周□入職第2周□入職第1個月□試用期中期□試用期結(jié)束工作完成情況（例：已完成系統(tǒng)操作培訓(xùn)，獨立處理3次報銷流程，項目文檔整理完成度80%）能力提升進(jìn)度（例：Excel技能熟練度提升，客戶溝通主動性增強(qiáng)，需加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析能力）團(tuán)隊融入情況（例：已熟悉團(tuán)隊成員，積極參與部門會議，與協(xié)作部門對接順暢）存在問題與改進(jìn)建議（例：對業(yè)務(wù)流程不熟悉，建議安排參與實際項目；需加強(qiáng)時間管理）導(dǎo)師評價：__________用人部門評價：__________HR評價：__________日期：______四、關(guān)鍵執(zhí)行要點時間銜接精準(zhǔn)化：離職審批通過后，招聘啟動時間不得晚于員工最后工作日前10個工作日，核心崗位可同步啟動“在職交接+面試”流程，避免崗位空窗。信息傳遞同步化：HR需每日向用人部門同步招聘進(jìn)展，離職交接清單需經(jīng)三方簽字確認(rèn)，保證工作內(nèi)容、客戶資源、系統(tǒng)權(quán)限等關(guān)鍵信息無遺漏。責(zé)任主體明確化：用人部門負(fù)責(zé)人為崗位需求第一責(zé)任人，需全程參與招聘評