企業(yè)合同管理流程模板及風(fēng)險(xiǎn)防范措施一、適用范圍與核心價(jià)值二、合同管理全流程操作指引（一）需求發(fā)起與合同起草責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門（如銷售部、采購(gòu)部、項(xiàng)目部）操作要點(diǎn)：需求梳理：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如客戶訂單、供應(yīng)商合作意向、項(xiàng)目合作方案），明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款/報(bào)酬、履行期限等核心要素，形成《合同需求說(shuō)明書》。起草合同：基于《合同需求說(shuō)明書》，選用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如無(wú)模板，參考行業(yè)通用范本），起草合同文本。內(nèi)容需包括：合同主體信息（雙方名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人）、標(biāo)的描述、權(quán)利義務(wù)條款、付款方式/條件、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、生效條件等。內(nèi)部初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同內(nèi)容的業(yè)務(wù)合理性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性（如金額、數(shù)量、日期）進(jìn)行初審，保證與業(yè)務(wù)需求一致。輸出成果：《合同需求說(shuō)明書》《合同草案》（初稿）（二）合同審核（多部門協(xié)同）責(zé)任部門：法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門（根據(jù)合同類型可增加其他部門，如技術(shù)部、人力資源部）審核順序與要點(diǎn)：業(yè)務(wù)部門審核：核對(duì)合同內(nèi)容是否與《合同需求說(shuō)明書》一致，標(biāo)的、數(shù)量、履行期限等業(yè)務(wù)要素是否準(zhǔn)確；評(píng)估合作方的履約能力（如歷史合作記錄、信用狀況），對(duì)關(guān)鍵條款（如交付節(jié)點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）提出修改建議。法務(wù)部門審核：合法性審查：核查合同主體是否具備相應(yīng)資質(zhì)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證），條款是否符合法律法規(guī)（如《民法典》《公司法》）；風(fēng)險(xiǎn)審查：重點(diǎn)審核違約責(zé)任是否明確、爭(zhēng)議解決方式是否約定清晰（如明確仲裁機(jī)構(gòu)或管轄法院）、是否存在顯失公平條款；格式規(guī)范：檢查合同文本結(jié)構(gòu)是否完整、用語(yǔ)是否規(guī)范、無(wú)歧義。財(cái)務(wù)部門審核：價(jià)款/報(bào)酬條款：審核金額計(jì)算是否準(zhǔn)確、付款條件是否合理（如預(yù)付款比例、尾款支付節(jié)點(diǎn)）、稅費(fèi)承擔(dān)方式是否明確；資金風(fēng)險(xiǎn)：評(píng)估企業(yè)支付能力，對(duì)大額合同建議增加“付款擔(dān)保條款”（如履約保證金）；票據(jù)要求：明確發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）、開具時(shí)間及交付方式。審核反饋：各部門需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，通過(guò)書面形式（如合同審批單）提出明確修改意見(jiàn)，審核人簽字確認(rèn)。若需多次修改，由業(yè)務(wù)部門牽頭整合意見(jiàn)，形成《合同修訂說(shuō)明》。輸出成果：《合同審批單》（含各部門審核意見(jiàn)）、《合同修訂說(shuō)明》（如適用）（三）合同簽訂與生效責(zé)任部門：法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、行政部（或印章管理部門）操作要點(diǎn)：最終文本確認(rèn)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)各部門審核意見(jiàn)修改合同文本，經(jīng)法務(wù)部門復(fù)核無(wú)誤后，形成《合同最終版》。用印申請(qǐng)：業(yè)務(wù)部門填寫《合同用印申請(qǐng)表》，附《合同審批單》《合同最終版》，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人（如分管副總、總經(jīng)理）審批后，交行政部用印。合同簽署：雙方主體為自然人的，由本人簽字并按手??；主體為企業(yè)的，需加蓋企業(yè)公章或合同專用章（公章需備案），并由法定代表人或授權(quán)代表簽字（需提供《授權(quán)委托書》）；若為電子合同，通過(guò)第三方電子簽約平臺(tái)簽署，保證簽署身份真實(shí)、合同內(nèi)容不可篡改。合同生效：雙方簽字蓋章后，合同正式生效（若約定“簽字蓋章后生效”，需保證雙方均已完成簽署；若約定“附條件生效”，需滿足條件后生效）。輸出成果：《合同最終版》（簽字蓋章版）、《授權(quán)委托書》（如適用）、《合同用印申請(qǐng)表》（四）合同履行與監(jiān)控責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門操作要點(diǎn)：履行計(jì)劃制定：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定，制定《合同履行計(jì)劃》，明確各階段節(jié)點(diǎn)（如交付時(shí)間、付款節(jié)點(diǎn)、驗(yàn)收時(shí)間）、責(zé)任人及配合部門。過(guò)程跟蹤：業(yè)務(wù)部門按《合同履行計(jì)劃》跟蹤合作方履約情況，留存履行證據(jù)（如交付憑證、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、溝通記錄）；若合作方未按約定履行（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），業(yè)務(wù)部門需及時(shí)發(fā)函催告，并書面記錄溝通情況，同時(shí)通報(bào)法務(wù)部門評(píng)估是否構(gòu)成違約。驗(yàn)收與確認(rèn)：合同涉及標(biāo)的交付的，業(yè)務(wù)部門組織相關(guān)部門（如技術(shù)部、質(zhì)檢部）按驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，形成《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；涉及服務(wù)的，需確認(rèn)服務(wù)成果是否符合合同約定，由雙方簽字確認(rèn)。付款執(zhí)行：財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款條件（如驗(yàn)收合格后、收到發(fā)票后），辦理付款手續(xù)，保證資金支付合規(guī)。輸出成果：《合同履行計(jì)劃》、《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（如適用）、《履約溝通函》（如適用）（五）合同變更、解除與歸檔責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、行政部操作要點(diǎn)：合同變更：因業(yè)務(wù)需要變更合同內(nèi)容的，由業(yè)務(wù)部門提出《合同變更申請(qǐng)》，說(shuō)明變更原因、內(nèi)容及影響，按原審核流程經(jīng)法務(wù)、財(cái)務(wù)等部門審核；雙方簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更后的條款，原合同相應(yīng)條款失效。合同解除：符合法定或約定解除條件的（如一方嚴(yán)重違約、不可抗力導(dǎo)致合同無(wú)法履行），由業(yè)務(wù)部門牽頭收集證據(jù)（如違約證明、不可抗力證明），法務(wù)部門審核解除程序的合法性，雙方簽訂《合同解除協(xié)議》；解除后，需處理善后事宜（如已履行部分的結(jié)算、賠償）。合同歸檔：合同履行完畢或解除后，業(yè)務(wù)部門將合同全套資料（包括《合同審批單》《最終版合同》《履行計(jì)劃》《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《變更/解除協(xié)議》等）整理成冊(cè)，交行政部歸檔；電子合同需存儲(chǔ)于企業(yè)指定的安全電子檔案系統(tǒng)，紙質(zhì)合同需標(biāo)注“已歸檔”字樣，按編號(hào)順序存放，保證查閱便捷。輸出成果：《合同變更申請(qǐng)及協(xié)議》（如適用）、《合同解除協(xié)議》（如適用）、《合同歸檔清單》三、配套管理表格模板（一）合同基本信息表序號(hào)合同編號(hào)合同名稱合同類型（采購(gòu)/銷售/服務(wù)等）甲方信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人）乙方信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人）標(biāo)的描述合同金額（元）履行期限簽訂日期生效日期履行狀態(tài)（進(jìn)行中/已完成/解除）1CG-2024-001采購(gòu)辦公設(shè)備合同采購(gòu)科技有限公司（91110108MA0567）辦公設(shè)備有限公司（91110108MA0568）臺(tái)式電腦50臺(tái)、打印機(jī)10臺(tái)300,0002024-01-01至2024-03-312024-01-022024-01-02進(jìn)行中（二）合同審批單合同名稱合同編號(hào)提交部門提交日期銷售服務(wù)合同XS-2024-005銷售部2024-02-20審批流程：審核環(huán)節(jié)審核部門審核人審核意見(jiàn)審核日期簽字業(yè)務(wù)初審銷售部部門負(fù)責(zé)人*同意，客戶信用良好，條款與訂單一致2024-02-21*法務(wù)審核法務(wù)部法務(wù)專員*建議增加“逾期付款違約金按日萬(wàn)分之五計(jì)算”條款2024-02-22*財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)經(jīng)理*價(jià)款計(jì)算準(zhǔn)確，付款條件合理2024-02-23*最終審批總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理*同意按修改后條款簽訂2024-02-25*備注：法務(wù)部門已根據(jù)意見(jiàn)修訂合同第5條第3款。（三）合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱履行階段時(shí)間節(jié)點(diǎn)責(zé)任人計(jì)劃內(nèi)容實(shí)際完成情況附件（如交付憑證、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）備注CG-2024-001采購(gòu)辦公設(shè)備合同第一批交付2024-01-15采購(gòu)專員*交付臺(tái)式電腦30臺(tái)已完成，乙方提供《送貨單》送貨單（編號(hào)XS20240115001）驗(yàn)收合格CG-2024-001采購(gòu)辦公設(shè)備合同第二批交付2024-02-28采購(gòu)專員*交付臺(tái)式電腦20臺(tái)、打印機(jī)10臺(tái)未完成，乙方延遲-已發(fā)函催告，法務(wù)部門介入（四）合同歸檔清單歸檔編號(hào)合同名稱合同類型歸檔日期存放位置（檔案柜編號(hào)/電子路徑）保管人歸檔資料清單（含審批單、最終版合同、履行記錄等）保密級(jí)別DA-2024-001銷售服務(wù)合同銷售2024-03-01電子檔案-2024年-銷售合同/001行政專員*1.《合同審批單》；2.《合同最終版》；3.《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；4.《付款憑證》普通四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)防范要點(diǎn)（一）主體資格審查風(fēng)險(xiǎn)防范措施：簽訂合同前，核查合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證、安全生產(chǎn)許可證），保證在有效期內(nèi)；通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)信用記錄，避免與失信企業(yè)合作；若對(duì)方由授權(quán)代表簽署，需核實(shí)《授權(quán)委托書》載明的權(quán)限范圍及委托期限，防止無(wú)權(quán)代理。（二）條款合規(guī)與完整性風(fēng)險(xiǎn)防范措施：法務(wù)部門需重點(diǎn)審核合同條款的合法性，避免違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定（如“霸王條款”）；核心條款（標(biāo)的、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任）必須明確、無(wú)歧義，避免使用“大概”“左右”等模糊表述；爭(zhēng)議解決方式優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院管轄或明確仲裁機(jī)構(gòu)，降低維權(quán)成本。（三）履行過(guò)程監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)防范措施：業(yè)務(wù)部門建立《合同履行跟蹤表》，對(duì)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付、付款、驗(yàn)收）進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，定期（如每周）向法務(wù)、財(cái)務(wù)部門通報(bào)履行情況；對(duì)合作方延遲履約、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等問(wèn)題，需在第一時(shí)間書面函告，固定證據(jù)（如郵件、函件簽收記錄），避免超過(guò)訴訟時(shí)效；大額合同建議引入第三方評(píng)估機(jī)構(gòu)對(duì)履約能力進(jìn)行監(jiān)控。（四）保密與知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)防范措施：涉及技術(shù)秘密、商業(yè)信息的合同，需明保證密范圍、保密期限及違約責(zé)任；若合同涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)（