采購供應(yīng)鏈管理流程及規(guī)范手冊前言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)采購供應(yīng)鏈全流程操作，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工與控制要求，通過標(biāo)準(zhǔn)化管理提升采購效率、降低運營成本、防范合規(guī)風(fēng)險，保障物資供應(yīng)及時性與質(zhì)量穩(wěn)定性，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動提供堅實支撐。手冊適用于企業(yè)內(nèi)部所有涉及采購業(yè)務(wù)的部門及相關(guān)崗位人員。一、手冊適用范圍與業(yè)務(wù)場景（一）適用范圍部門范圍：采購部、需求部門（如生產(chǎn)部、研發(fā)部、行政部等）、財務(wù)部、倉庫部、法務(wù)部等參與采購供應(yīng)鏈管理的相關(guān)部門。業(yè)務(wù)類型：涵蓋原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購（如物流、維修等）各類采購活動。特殊場景：日常計劃性采購、緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)斷料）、戰(zhàn)略采購（如年度框架協(xié)議采購）等不同情境下的流程管理。（二）典型業(yè)務(wù)場景生產(chǎn)物料采購：生產(chǎn)部根據(jù)生產(chǎn)計劃提交物料需求，采購部通過供應(yīng)商尋源、比價、訂單下達(dá)、跟蹤交付、倉庫驗收、財務(wù)結(jié)算等環(huán)節(jié)完成采購，保證生產(chǎn)線連續(xù)運轉(zhuǎn)。設(shè)備采購：研發(fā)部因項目需要采購新設(shè)備，需經(jīng)過需求論證、供應(yīng)商技術(shù)評估、商務(wù)談判、合同簽訂、到貨安裝調(diào)試、驗收付款等流程，保證設(shè)備符合技術(shù)要求。辦公用品采購：行政部根據(jù)各部門月度需求，通過合格供應(yīng)商目錄進(jìn)行集中采購，簡化流程、降低小額采購成本。二、核心流程步驟詳解（一）需求提報與審批目標(biāo)：保證采購需求真實、必要，預(yù)算可控，避免盲目采購。操作步驟：需求發(fā)起：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)計劃、項目立項、部門運營等），填寫《采購需求申請表》，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、期望交付日期、預(yù)算金額等關(guān)鍵信息，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。示例：生產(chǎn)部因A產(chǎn)品增產(chǎn)需采購甲原料100噸，填寫需求申請表，提交至部門負(fù)責(zé)人“劉*”審批。需求審核：需求部門負(fù)責(zé)人：審核需求的合理性、必要性及與業(yè)務(wù)計劃的匹配性。采購部：審核需求的可采購性（如規(guī)格是否明確、是否在合格供應(yīng)商范圍內(nèi)）、預(yù)算是否符合公司規(guī)定。財務(wù)部：審核預(yù)算金額是否在部門預(yù)算額度內(nèi)，大額采購需分管領(lǐng)導(dǎo)“李*”審批。特殊情況：緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)斷料），需需求部門負(fù)責(zé)人電話申請，事后24小時內(nèi)補(bǔ)填審批表，注明“緊急采購”原因。需求確認(rèn)：審批通過后，采購部接收《采購需求申請表》，作為后續(xù)采購執(zhí)行的依據(jù)；審批不通過，需求部門根據(jù)反饋意見調(diào)整后重新發(fā)起。（二）供應(yīng)商尋源與選擇目標(biāo)：通過合規(guī)方式篩選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，保證物資質(zhì)量、價格及交付能力滿足需求。操作步驟：供應(yīng)商信息收集：采購部根據(jù)需求類型，通過以下渠道收集供應(yīng)商信息：公司《合格供應(yīng)商目錄》（歷史合作中表現(xiàn)良好的供應(yīng)商）；行業(yè)展會、專業(yè)招標(biāo)平臺；供應(yīng)商主動推薦（需提供資質(zhì)文件）。供應(yīng)商資質(zhì)初審：采購部對收集到的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核，包括：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證（三證合一）、相關(guān)行業(yè)生產(chǎn)/經(jīng)營許可證；質(zhì)量體系認(rèn)證（如ISO9001）、環(huán)境/職業(yè)健康安全認(rèn)證（如適用）；近三年類似業(yè)績證明（如合同復(fù)印件）。不符合資質(zhì)要求的供應(yīng)商，直接排除。供應(yīng)商評估與選擇：常規(guī)采購：采購部向不少于3家合格供應(yīng)商發(fā)出《詢價單》，要求在規(guī)定時間內(nèi)提供報價單（含價格、交付周期、質(zhì)量保障措施等），填寫《供應(yīng)商比價報告》，對比價格、質(zhì)量、交付、服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。戰(zhàn)略/大額采購：采用招標(biāo)方式（公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)），成立招標(biāo)小組（含采購、技術(shù)、財務(wù)、法務(wù)人員），通過評標(biāo)打分確定中標(biāo)供應(yīng)商，形成《評標(biāo)報告》。單一來源采購：僅有一家供應(yīng)商能滿足需求（如專利產(chǎn)品），需填寫《單一來源采購審批表》，經(jīng)總經(jīng)理“張*”審批后方可執(zhí)行。供應(yīng)商確定：評估結(jié)果經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人“李*”審批后，通知中選供應(yīng)商，同步將結(jié)果反饋至需求部門。（三）采購合同簽訂目標(biāo)：明確雙方權(quán)利義務(wù)，規(guī)避合同風(fēng)險，保障采購雙方合法權(quán)益。操作步驟：合同擬定：采購部根據(jù)采購需求、供應(yīng)商報價結(jié)果及談判結(jié)果，使用公司《采購合同（標(biāo)準(zhǔn)模板）》擬定合同條款，包括：標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國標(biāo)、行標(biāo)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）；交付時間、地點、方式；付款條件（如預(yù)付款、到貨款、質(zhì)保金比例及支付節(jié)點）；驗收標(biāo)準(zhǔn)與流程；違約責(zé)任（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等處理方式）；爭議解決方式（如協(xié)商、仲裁或訴訟）。合同審核：采購部：審核合同條款與采購需求、談判結(jié)果的一致性。法務(wù)部：審核合同合法性、合規(guī)性，重點排查法律風(fēng)險點（如違約責(zé)任是否明確、知識產(chǎn)權(quán)條款是否完善），審核人“周*”簽字確認(rèn)。財務(wù)部：審核付款條款是否符合公司財務(wù)制度?？偨?jīng)理/分管領(lǐng)導(dǎo)：根據(jù)合同金額（如10萬元以上）審批。合同簽訂與分發(fā)：審核通過后，由授權(quán)代表（總經(jīng)理或其授權(quán)人）與供應(yīng)商簽字蓋章，合同一式三份（采購部、財務(wù)部、供應(yīng)商各執(zhí)一份），原件由采購部歸檔。（四）訂單下達(dá)與交付跟蹤目標(biāo)：保證供應(yīng)商按合同約定及時、準(zhǔn)確交付物資，保障采購計劃順利執(zhí)行。操作步驟：訂單：采購部根據(jù)審批通過的《采購需求申請表》和《采購合同》，填寫《采購訂單》（注明訂單編號、物資信息、交付時間、收貨地址、聯(lián)系人等），經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人“李*”審批后，加蓋采購章發(fā)送給供應(yīng)商。交付跟蹤：供應(yīng)商收到訂單后，需在24小時內(nèi)確認(rèn)交貨期；采購部每周跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，對可能延遲的供應(yīng)商，及時溝通協(xié)調(diào)，必要時調(diào)整交付計劃并通知需求部門；如遇不可抗力（如自然災(zāi)害、疫情）導(dǎo)致無法按期交付，供應(yīng)商需提供證明文件，雙方協(xié)商解決方案（如延期、分批交付）。異常處理：若供應(yīng)商未按訂單約定時間交付，采購部需發(fā)送《交付延遲通知函》，要求供應(yīng)商說明原因并明確新的交付時間，同時評估對生產(chǎn)/運營的影響，必要時啟動備用供應(yīng)商方案。（五）到貨驗收目標(biāo)：保證交付物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格與合同約定一致，杜絕不合格物資入庫。操作步驟：到貨通知：供應(yīng)商物資送達(dá)指定地點后，采購部提前1個工作日通知倉庫部準(zhǔn)備驗收，并同步提供《采購訂單》《送貨單》。實物驗收：數(shù)量驗收：倉庫部根據(jù)《送貨單》清點物資數(shù)量，核對是否與訂單一致；如數(shù)量不符，當(dāng)場記錄《到貨差異記錄表》，由送貨員簽字確認(rèn)。質(zhì)量驗收：外觀檢查：檢查物資包裝是否完好、有無破損、標(biāo)識是否清晰；規(guī)格型號核對：與訂單、合同約定的規(guī)格型號一致；質(zhì)量檢測：對需檢測的物資（如原材料、關(guān)鍵零部件），由倉庫部取樣送質(zhì)檢部檢測，出具《質(zhì)檢報告》；無需檢測的物資，由倉庫部和需求部門共同現(xiàn)場確認(rèn)。驗收結(jié)果處理：驗收合格：倉庫部填寫《到貨驗收單》（注明驗收日期、數(shù)量、質(zhì)量結(jié)果），驗收人“王*”、需求部門代表簽字確認(rèn)，物資辦理入庫手續(xù)。驗收不合格：數(shù)量不符：立即聯(lián)系供應(yīng)商補(bǔ)發(fā)或差額退款；質(zhì)量不合格：倉庫部填寫《不合格品處理單》，注明不合格原因，采購部通知供應(yīng)商限期退/換貨，同時啟動索賠流程（如扣除質(zhì)保金、終止合作等）。（六）付款結(jié)算目標(biāo)：規(guī)范付款流程，保證支付及時、合規(guī)，維護(hù)企業(yè)資金安全與供應(yīng)商合作關(guān)系。操作步驟：單據(jù)收集：財務(wù)部收到采購部提交的《付款申請表》及相關(guān)附件，包括：《采購合同》（復(fù)印件）；《到貨驗收單》（原件）；合規(guī)票據(jù)（如增值稅專用發(fā)票，需與合同信息一致）；供應(yīng)商收款賬戶信息（需與合同或開戶許可證一致）。單據(jù)審核：財務(wù)部：審核票據(jù)真實性、合法性（如發(fā)票真?zhèn)尾轵灒?、金額與合同/驗收單是否一致、付款節(jié)點是否符合合同約定；采購部：審核發(fā)票信息與采購物資的匹配性；分管領(lǐng)導(dǎo)：根據(jù)付款金額（如5萬元以上）審批。付款執(zhí)行：審核通過后，財務(wù)部通過銀行轉(zhuǎn)賬方式向供應(yīng)商支付款項，付款完成后在《付款申請表》標(biāo)注“已支付”，并將付款憑證復(fù)印件交采購部存檔。對賬管理：采購部每月與供應(yīng)商對賬，核對往來款項，保證雙方賬務(wù)一致，避免重復(fù)付款或遺漏。（七）供應(yīng)商績效評估目標(biāo)：客觀評價供應(yīng)商表現(xiàn)，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，持續(xù)提升供應(yīng)鏈整體效能。操作步驟：評估周期：季度/年度評估，季度評估側(cè)重交貨及時率、質(zhì)量合格率，年度評估綜合季度表現(xiàn)及合作穩(wěn)定性。評估指標(biāo)與權(quán)重：質(zhì)量表現(xiàn)（40%）：質(zhì)量合格率=（驗收合格批次/總驗收批次）×100%；交付表現(xiàn)（30%）：交貨及時率=（按時交付批次/總交付批次）×100%；價格水平（20%）：價格競爭力（與市場均價對比）；服務(wù)水平（10%）：響應(yīng)速度、配合度（如問題處理及時性）。評估流程：采購部收集供應(yīng)商季度數(shù)據(jù)（驗收記錄、交付記錄、投訴記錄等），填寫《供應(yīng)商績效評估表》；需求部門、倉庫部、質(zhì)檢部對供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量、配合度進(jìn)行評分；采購部匯總評分結(jié)果，劃分供應(yīng)商等級（優(yōu)秀、良好、合格、不合格）。結(jié)果應(yīng)用：優(yōu)秀供應(yīng)商：優(yōu)先分配訂單、延長合作期限、給予付款優(yōu)惠；良好供應(yīng)商：維持合作，針對薄弱環(huán)節(jié)提出改進(jìn)要求；合格供應(yīng)商：限期整改，整改后仍不達(dá)標(biāo)者降級；不合格供應(yīng)商：終止合作，從《合格供應(yīng)商目錄》中移除。三、業(yè)務(wù)操作模板與表單（一）《采購需求申請表》序號物資名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量用途期望交付日期預(yù)算金額（元）需求部門部門負(fù)責(zé)人簽字采購部意見財務(wù)部意見審批結(jié)果1甲原料A型噸100A產(chǎn)品生產(chǎn)2023-10-31500,000生產(chǎn)部劉*同意預(yù)算充足通過（二）《供應(yīng)商比價報告》采購需求編號物資名稱規(guī)格型號需求數(shù)量供應(yīng)商名稱報價（元/單位）總價（元）交付周期（天）質(zhì)量承諾綜合評分（100分）排名選擇結(jié)果XQ20231001甲原料A型100噸A公司4,800480,00015符合國標(biāo)851選中B公司4,900490,00012符合國標(biāo)802C公司4,750475,00020符合國標(biāo)753（三）《到貨驗收單》采購訂單編號物資名稱規(guī)格型號單位應(yīng)收數(shù)量實收數(shù)量驗收日期驗收結(jié)果質(zhì)檢報告編號驗收人需求部門代表備注PO20231001甲原料A型噸1001002023-10-30合格ZL20231001王*趙*（四）《付款申請表》供應(yīng)商名稱合同編號采購內(nèi)容金額（元）付款節(jié)點申請日期附件清單（《采購合同》《驗收單》《發(fā)票》等）財務(wù)部審核采購部負(fù)責(zé)人分管領(lǐng)導(dǎo)審批結(jié)果A公司HT20231001甲原料480,000到貨款2023-11-01合同、驗收單、發(fā)票（No.5678）審核通過李*張*同意支付四、關(guān)鍵控制點與風(fēng)險提示（一）需求提報環(huán)節(jié)控制點：需求描述清晰（規(guī)格、數(shù)量、用途明確），預(yù)算符合公司規(guī)定，審批流程完整。風(fēng)險提示：需求描述模糊導(dǎo)致采購錯誤；預(yù)算超支影響財務(wù)計劃；未經(jīng)審批擅自采購引發(fā)合規(guī)風(fēng)險。（二）供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)控制點：供應(yīng)商資質(zhì)齊全，評估指標(biāo)客觀（質(zhì)量、價格、交付并重），選擇過程公開透明（招標(biāo)/詢比價留痕）。風(fēng)險提示：資質(zhì)審核不嚴(yán)導(dǎo)致“皮包公司”合作；單一來源采購缺乏競爭導(dǎo)致價格虛高；人情采購滋生腐敗風(fēng)險。（三）合同管理環(huán)節(jié)控制點：合同條款完整（標(biāo)的、質(zhì)量、交付、付款、違約責(zé)任等），審核流程合規(guī)（法務(wù)、財務(wù)雙審）。風(fēng)險提示：合同條款遺漏（如質(zhì)保期約定不明）導(dǎo)致糾紛；違約責(zé)任不明確導(dǎo)致索賠困難；印章管理不當(dāng)引發(fā)合同效力風(fēng)險。（四）到貨驗收環(huán)節(jié)控制點：驗收標(biāo)準(zhǔn)明確（合同/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)），數(shù)量、質(zhì)量雙核對，不合格品處理流程規(guī)范。風(fēng)險提示：驗收流于形式（未檢測或抽檢不嚴(yán)）導(dǎo)致不合格物資入庫；數(shù)量差異未及時處理導(dǎo)致賬實不符。（五）付款結(jié)算環(huán)節(jié)控制點：票據(jù)合規(guī)（發(fā)票真?zhèn)尾轵灒?，信息一致（合同、驗收單、發(fā)票信息匹配），審批權(quán)限清晰。風(fēng)險提示：虛假發(fā)票導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險；付款賬戶信息錯誤導(dǎo)致資金損失；超合同節(jié)點付款引發(fā)供應(yīng)商糾