機(jī)關(guān)單位行政文書寫作指導(dǎo)手冊前言行政文書是機(jī)關(guān)單位在履行職能、處理公務(wù)過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)政令、溝通信息、協(xié)調(diào)工作、規(guī)范行為的重要工具。其寫作質(zhì)量直接關(guān)系到機(jī)關(guān)單位的工作效率、決策水平和對外形象。本手冊旨在結(jié)合機(jī)關(guān)工作實際，系統(tǒng)梳理行政文書寫作的基本規(guī)范、核心要領(lǐng)與常見問題，為提升機(jī)關(guān)工作人員的文書寫作能力提供實用指導(dǎo)。手冊內(nèi)容力求簡明扼要、突出重點，注重理論與實踐的結(jié)合，希望能成為大家日常工作中的得力助手。一、行政文書寫作的基本原則與要求（一）基本原則行政文書寫作首要遵循準(zhǔn)確規(guī)范原則。這不僅指內(nèi)容上必須真實可靠、符合政策法規(guī)，更要求在文種選擇、格式體例、語言表達(dá)上嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)定，避免隨意性。實事求是是行政文書的生命線，無論是反映情況、匯報工作還是提出建議，都必須基于客觀事實，切忌主觀臆斷、夸大或縮小。精簡高效原則要求文書內(nèi)容精煉、重點突出，避免冗長空洞，以最短的篇幅承載最核心的信息，便于快速閱讀和高效處理。同時，行政文書作為公務(wù)活動的記錄和憑證，還需體現(xiàn)莊重得體的文風(fēng)，語言表達(dá)應(yīng)嚴(yán)肅、正式，符合機(jī)關(guān)單位的身份定位。（二）基本要求一篇合格的行政文書，首先要主旨明確。動筆之前，必須清楚文書的寫作目的是什么，要解決什么問題，希望達(dá)到什么效果，確保全文圍繞核心主旨展開，不枝不蔓。其次，材料翔實是支撐主旨的基礎(chǔ)。無論是事實數(shù)據(jù)、政策依據(jù)還是典型案例，都應(yīng)真實準(zhǔn)確、來源可靠，能夠有力地說明問題或佐證觀點。再者，結(jié)構(gòu)完整是文書規(guī)范性的體現(xiàn)，不同文種有其相對固定的結(jié)構(gòu)模式，寫作時應(yīng)遵循基本框架，確保要素齊全、邏輯清晰。最后，語言精準(zhǔn)是行政文書的基本特質(zhì)，要求用詞恰當(dāng)、表述確切、語義單一，避免歧義、模糊或含混不清的表達(dá)，同時力求簡潔明了，避免不必要的修飾和冗余信息。二、常用行政文書寫作規(guī)范與要點（一）通知通知是機(jī)關(guān)單位最常用的下行文，適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員等。其特點是使用范圍廣、時效性強(qiáng)、事項明確。結(jié)構(gòu)與寫法：通知的結(jié)構(gòu)通常包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款和成文日期。*標(biāo)題：一般采用“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”的形式，如“XX局關(guān)于開展XX工作的通知”。有時可根據(jù)實際情況簡化，但事由必須清晰。*主送機(jī)關(guān)：指通知的受理單位，應(yīng)寫全稱或規(guī)范化簡稱。*正文：通常由開頭、主體、結(jié)尾三部分組成。開頭簡要說明發(fā)文的依據(jù)、目的或原因；主體部分是通知的核心，需明確闡述通知的具體事項、要求、措施、方法、步驟、時限等內(nèi)容，條理要清晰，可分點列出，但避免過度瑣碎；結(jié)尾可根據(jù)需要使用“特此通知”、“請遵照執(zhí)行”、“請認(rèn)真貫徹落實”等慣用語，或自然收尾。*落款和成文日期：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，并加蓋公章；成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。寫作要點：*內(nèi)容要具體明確，讓受文單位清楚知道要做什么、怎么做、何時做。*語氣應(yīng)根據(jù)通知的性質(zhì)和內(nèi)容恰當(dāng)把握，一般以嚴(yán)肅、肯定為主。*對于需要執(zhí)行的事項，責(zé)任要明確，措施要可行。（二）報告報告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。它是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)溝通信息、反映工作、求得指導(dǎo)的重要方式。報告具有單向性，即下級向上級行文，無需上級批復(fù)。結(jié)構(gòu)與寫法：報告的結(jié)構(gòu)一般包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款和成文日期。*標(biāo)題：通常為“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”，如“XX單位關(guān)于XX工作情況的報告”。*主送機(jī)關(guān)：一般為一個直接上級機(jī)關(guān)。*正文：通常包含引言、主體和結(jié)語。引言部分簡要說明報告的目的、依據(jù)或背景；主體部分是報告的核心，要如實反映工作進(jìn)展、取得的成績、存在的問題、經(jīng)驗教訓(xùn)、下一步計劃等，內(nèi)容應(yīng)具體、充實，有分析、有觀點；結(jié)語常用“以上報告，請審閱”、“特此報告”等。*落款和成文日期：同通知。寫作要點：*實事求是，客觀真實地反映情況，不夸大成績，不回避問題。*重點突出，圍繞報告的主題展開，避免面面俱到、主次不分。*條理清晰，邏輯性強(qiáng)，可適當(dāng)運(yùn)用小標(biāo)題或序號使結(jié)構(gòu)更分明。*報告中不得夾帶請示事項。（三）請示請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。凡是本單位無權(quán)決定、無力解決或按規(guī)定需上級批準(zhǔn)的事項，均需以請示行文。請示具有期復(fù)性，上級機(jī)關(guān)必須予以批復(fù)。結(jié)構(gòu)與寫法：請示的結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款和成文日期。*標(biāo)題：一般為“事由+文種”，如“關(guān)于XX事項的請示”，有時也可加上發(fā)文機(jī)關(guān)。*主送機(jī)關(guān)：必須是有隸屬關(guān)系的直接上級機(jī)關(guān)，且一般只寫一個。*正文：通常由請示緣由、請示事項、請示結(jié)語三部分構(gòu)成。請示緣由是核心，要充分闡述提出請示的背景、原因、依據(jù)和必要性，這是上級機(jī)關(guān)審批的基礎(chǔ)；請示事項要明確、具體，提出的請求要清晰，如“懇請批準(zhǔn)XX”、“擬請XX”；請示結(jié)語常用“妥否，請批示”、“以上請示，請予審批”、“特此請示，請批復(fù)”等。*落款和成文日期：同前。寫作要點：*一事一請示，避免一文多事，以便上級及時批復(fù)。*理由要充分、合理，具有說服力。*態(tài)度要謙遜、誠懇。*不得越級請示，如遇特殊情況必須越級，應(yīng)抄送被越過的上級機(jī)關(guān)。（四）函函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。函的使用范圍廣泛，不受級別限制，靈活便捷。結(jié)構(gòu)與寫法：函的結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款和成文日期。*標(biāo)題：一般為“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”或“事由+文種”，如“XX局關(guān)于商洽XX事宜的函”、“關(guān)于請求批準(zhǔn)XX事項的函”。*主送機(jī)關(guān)：為不相隸屬的機(jī)關(guān)單位。*正文：根據(jù)函的不同類型（商洽函、詢問函、答復(fù)函、請批函等）有所側(cè)重。商洽函要寫明商洽的事項、理由和希望達(dá)成的共識；詢問函要明確提出需要了解的問題；答復(fù)函要針對來函內(nèi)容逐一明確答復(fù)；請批函則要說明請求批準(zhǔn)的事項和理由。正文結(jié)尾一般用“盼予函復(fù)”、“請予支持為荷”、“此復(fù)”、“特此函復(fù)”等。*落款和成文日期：同前。寫作要點：*內(nèi)容單一，直奔主題，語言簡潔明了。*語氣要得體，根據(jù)函的性質(zhì)和行文對象把握好分寸，既要尊重對方，又要堅持原則。*請批函與請示不同，請示用于向有隸屬關(guān)系的上級請求批準(zhǔn)，而請批函用于向不相隸屬的主管部門請求批準(zhǔn)。（五）會議紀(jì)要會議紀(jì)要是用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項的文書。它是對會議成果的整理和固化，具有紀(jì)實性、概括性和指導(dǎo)性。結(jié)構(gòu)與寫法：會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)通常包括標(biāo)題、正文、落款（有時可省略）和成文日期。*標(biāo)題：一般為“會議名稱+紀(jì)要”，如“XX會議紀(jì)要”。*正文：通常由會議概況、會議主要內(nèi)容兩部分組成。會議概況包括會議時間、地點、主持人、出席人員、列席人員、記錄人、會議主題等；會議主要內(nèi)容是紀(jì)要的核心，要準(zhǔn)確反映會議討論的主要問題、形成的一致意見、作出的決定、提出的要求、達(dá)成的共識以及下一步工作安排等。這部分可根據(jù)會議內(nèi)容采用分項式、綜述式或摘要式等寫法。*落款和成文日期：一般署會議主辦單位名稱或蓋章，成文日期為會議結(jié)束日期或紀(jì)要簽發(fā)日期。寫作要點：*忠實于會議原貌，客觀準(zhǔn)確地反映會議內(nèi)容，不能隨意增減或篡改。*突出重點，提煉精華，對會議發(fā)言進(jìn)行概括和整理，避免記流水賬。*條理清晰，邏輯性強(qiáng)，便于理解和執(zhí)行。*語言要簡潔、精煉，用詞準(zhǔn)確。三、通用寫作要求與素養(yǎng)提升（一）強(qiáng)化政治站位，確保方向正確行政文書具有鮮明的政治性和政策性，寫作時必須堅持正確的政治方向，深刻領(lǐng)會黨和國家的方針政策，確保文書內(nèi)容與上級精神保持高度一致。要增強(qiáng)政治敏銳性和政治鑒別力，在涉及原則性問題上必須立場堅定、旗幟鮮明。（二）深入調(diào)查研究，夯實寫作基礎(chǔ)“巧婦難為無米之炊”。寫好行政文書，必須深入實際、深入基層、深入群眾，進(jìn)行充分的調(diào)查研究，掌握第一手資料。只有了解真實情況，才能提出切實可行的意見和建議，寫出內(nèi)容充實、有針對性的文書。（三）注重邏輯思維，提升表達(dá)能力行政文書的邏輯性體現(xiàn)在觀點明確、論據(jù)充分、論證合理、條理清晰。寫作時要善于運(yùn)用邏輯思維方法，對材料進(jìn)行分析、綜合、歸納、演繹，確保文書結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、層次分明、論證有力。同時，要不斷提升語言表達(dá)能力，力求用詞精準(zhǔn)、語句通順、簡明扼要、文風(fēng)端正。（四）嚴(yán)格審核把關(guān)，杜絕差錯疏漏文書初稿完成后，必須進(jìn)行認(rèn)真的審核修改。要從內(nèi)容、格式、語言、文字、標(biāo)點等多個方面進(jìn)行把關(guān)，檢查是否符合政策規(guī)定、是否準(zhǔn)確反映實際情況、是否存在錯別字、語病或格式不規(guī)范等問題。重要文書應(yīng)實行多級審核制度，確保萬無一失。（五）加強(qiáng)學(xué)習(xí)積累，不斷總結(jié)提高行政文書寫作是一項實踐性很強(qiáng)的工作，需要持續(xù)學(xué)習(xí)。要認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)、規(guī)章制度和業(yè)務(wù)知識，廣泛閱讀優(yōu)秀的文書范例，借鑒他人的成功經(jīng)驗。同時，要在實踐中不