合同管理工具：合同條款審查與簽訂執(zhí)行版一、適用業(yè)務(wù)情境本工具適用于企業(yè)各類業(yè)務(wù)合作中的合同全流程管理，包括但不限于：日常采購合作：如原材料采購、服務(wù)外包（設(shè)計(jì)、咨詢、物流等）；項(xiàng)目合作：如聯(lián)合研發(fā)、工程施工、市場推廣項(xiàng)目；商業(yè)授權(quán)：如商標(biāo)使用、技術(shù)許可、分銷協(xié)議；其他需規(guī)范條款并跟蹤履行的商業(yè)協(xié)議。通過標(biāo)準(zhǔn)化審查與執(zhí)行管理，降低合同風(fēng)險(xiǎn)，保證雙方權(quán)利義務(wù)明確，保障合作順利推進(jìn)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.合同準(zhǔn)備階段：明確需求與基礎(chǔ)信息步驟1.1：發(fā)起需求業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作意向，填寫《合同需求表》，明確合作方基本信息、合作內(nèi)容、標(biāo)的物/服務(wù)描述、預(yù)算金額、期望履行期限等核心要素，提交至合同管理部門。步驟1.2：收集對方資質(zhì)要求合作方提供營業(yè)執(zhí)照（加蓋公章）、法定代表人證件號碼明、授權(quán)委托書（若非法定代表人簽訂）、相關(guān)資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證、認(rèn)證證書等），核實(shí)其主體資格與履約能力。步驟1.3：梳理交易要點(diǎn)業(yè)務(wù)部門與法務(wù)部門共同梳理核心交易條款，包括但不限于：標(biāo)的物規(guī)格/服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格及支付方式、交付/履行期限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、保密義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等，形成《合同條款框架清單》。2.合同條款審查階段：合規(guī)性與風(fēng)險(xiǎn)把控步驟2.1：形式審查檢查合同文本是否完整（含封面、附件、簽署頁），合同編號是否符合企業(yè)規(guī)范，雙方名稱、地址、法定代表人等信息與資質(zhì)文件是否一致，日期是否邏輯合理（如簽訂日期晚于生效日期需注明原因）。步驟2.2：主體資格審查核實(shí)合作方是否為合法存續(xù)的法人/其他組織，經(jīng)營范圍是否涵蓋合作內(nèi)容，是否存在被吊銷營業(yè)執(zhí)照、列入經(jīng)營異常名錄等風(fēng)險(xiǎn)；若涉及代理人，需確認(rèn)授權(quán)范圍是否涵蓋合同簽訂事項(xiàng)。步驟2.3：內(nèi)容合規(guī)性審查重點(diǎn)審查以下條款是否符合法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部制度：法律效力條款：如合同生效條件（簽字蓋章后生效、附條件生效等）、無效條款約定；權(quán)利義務(wù)條款：雙方權(quán)利是否對等，義務(wù)是否明確、可履行（如服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)需量化、交付時(shí)限需具體）；價(jià)格與支付條款：價(jià)格構(gòu)成是否清晰，支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬、承兌匯票等）、支付節(jié)點(diǎn)（如驗(yàn)收后30日內(nèi)）是否明確，是否約定逾期付款違約責(zé)任；違約責(zé)任條款：違約情形是否全覆蓋（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、付款逾期），違約金計(jì)算方式是否合理（不超過實(shí)際損失的30%），是否約定定金/押金條款；保密與知識產(chǎn)權(quán)條款：保密范圍、期限是否明確，知識產(chǎn)權(quán)歸屬（如合作成果的專利、著作權(quán)）是否清晰，是否存在侵權(quán)風(fēng)險(xiǎn)；爭議解決條款：約定訴訟/仲裁方式（仲裁需明確仲裁機(jī)構(gòu)），管轄地是否有利于企業(yè)（如選擇企業(yè)所在地法院）。步驟2.4：風(fēng)險(xiǎn)修訂與確認(rèn)法務(wù)部門針對審查中發(fā)覺的問題（如條款歧義、違約責(zé)任不對等），提出修訂意見，與業(yè)務(wù)部門、合作方溝通協(xié)商，形成最終合同文本。修訂過程需書面記錄，留存《合同審查修訂記錄表》。3.合同審批階段：內(nèi)部流程合規(guī)步驟3.1：提交審批業(yè)務(wù)部門將最終合同文本（含審查修訂記錄）、合作方資質(zhì)文件、《合同需求表》整理成冊，按企業(yè)《合同管理辦法》提交至審批部門（如部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)）。步驟3.2：多部門聯(lián)審業(yè)務(wù)部門：確認(rèn)合作內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求一致；法務(wù)部門：確認(rèn)條款合規(guī)、無法律風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)部門：確認(rèn)價(jià)格、支付方式符合財(cái)務(wù)制度，預(yù)算充足；分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理：根據(jù)合同金額與重要性，最終審批合同簽訂。步驟3.3：審批意見反饋審批部門需在3個(gè)工作日內(nèi)完成審批，若有異議需注明具體修改意見并退回；審批通過后，由合同管理部門統(tǒng)一編號，形成正式合同文本。4.合同簽訂階段：形式與效力確認(rèn)步驟4.1：文本核對與打印合同管理部門核對審批通過的合同文本，保證與最終版本一致后打印，原則上使用企業(yè)制式合同紙，一式多份（如合作方留存2份，企業(yè)留存3份，含原件1份）。步驟4.2：簽署與蓋章由法定代表人或授權(quán)代理人（需出示授權(quán)委托書）簽字，簽字需清晰可辨；加蓋企業(yè)公章或合同專用章（公章需與名稱一致，騎縫章需覆蓋所有頁）；合作方簽署并蓋章后，雙方交換文本，留存簽署頁復(fù)印件。步驟4.3：合同備案與分發(fā)合同管理部門將簽訂后的合同原件、審批文件、資質(zhì)文件等整理歸檔，并向業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門分發(fā)副本，明確各部門職責(zé)（如業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)履行跟蹤，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)付款審核）。5.合同執(zhí)行階段：履行監(jiān)控與風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對步驟5.1：履行計(jì)劃制定業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同條款制定《合同履行計(jì)劃表》，明確各階段履行節(jié)點(diǎn)（如交付時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間、付款節(jié)點(diǎn)）、責(zé)任人（如業(yè)務(wù)經(jīng)理、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）及輸出成果（如交付清單、驗(yàn)收報(bào)告）。步驟5.2：過程跟蹤與記錄責(zé)任人按履行計(jì)劃定期跟蹤進(jìn)度，記錄履行情況（如“2024年3月1日完成貨物交付，收貨人：倉庫管理員*”），對延遲履行、質(zhì)量不符等問題及時(shí)反饋至合同管理部門。步驟5.3：驗(yàn)收與確認(rèn)按合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如“按GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收”）組織驗(yàn)收，由雙方簽署《驗(yàn)收確認(rèn)書》，明確驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）、整改要求（若不合格）及完成時(shí)限。步驟5.4：變更與解除管理若履行過程中需變更合同內(nèi)容（如延期、增減標(biāo)的），雙方需簽訂《合同變更協(xié)議》，經(jīng)原審批流程審批后執(zhí)行；若需解除合同，需協(xié)商一致并簽訂《合同解除協(xié)議》，明確財(cái)產(chǎn)清算、違約責(zé)任等事項(xiàng)。步驟5.5：歸檔與總結(jié)合同履行完畢（或解除）后，業(yè)務(wù)部門將履行過程中的所有文件（驗(yàn)收報(bào)告、變更協(xié)議、溝通記錄等）整理歸檔，合同管理部門組織“合同履行復(fù)盤”，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，優(yōu)化后續(xù)合同管理流程。三、核心工具表格表1：合同條款審查清單審查項(xiàng)目審查內(nèi)容審查結(jié)果（通過/不通過）問題說明整改建議整改人整改時(shí)限主體資格合作方營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否涵蓋合作內(nèi)容法律效力條款合同生效條件、無效條款約定是否清晰權(quán)利義務(wù)條款雙方權(quán)利是否對等，義務(wù)是否明確、可履行價(jià)格支付條款價(jià)格構(gòu)成、支付方式、節(jié)點(diǎn)是否明確，違約責(zé)任是否約定保密條款保密范圍、期限是否明確，是否約定泄密責(zé)任爭議解決條款是否約定訴訟/仲裁及管轄地，是否明確表2：合同審批流程表合同編號合同名稱合作方名稱合同金額（元）申請部門申請日期審批部門審批意見審批人審批日期HT-2024-001*項(xiàng)目服務(wù)合同*科技有限公司500,000市場部2024-02-01市場部負(fù)責(zé)人*同意張*2024-02-02法務(wù)部修改第5.2條違約金李*2024-02-03財(cái)務(wù)部同意王*2024-02-04分管領(lǐng)導(dǎo)同意趙*2024-02-05表3：合同履行跟蹤表合同編號履行節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間責(zé)任人履行情況描述附件名稱問題記錄處理結(jié)果HT-2024-001需求調(diào)研完成2024-03-152024-03-16業(yè)務(wù)經(jīng)理*完成需求調(diào)研報(bào)告需求調(diào)研報(bào)告.pdf延遲1天，因客戶需求調(diào)整已與客戶溝通，無影響方案設(shè)計(jì)提交2024-04-102024-04-10項(xiàng)目負(fù)責(zé)人*提交設(shè)計(jì)方案V1.0設(shè)計(jì)方案V1.0.doc無無項(xiàng)目驗(yàn)收2024-06-30-質(zhì)量部*待驗(yàn)收---四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示主體資質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)：未核實(shí)合作方資質(zhì)可能導(dǎo)致合同無效或無法履行，需嚴(yán)格審查營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等文件，必要時(shí)通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)信用狀況。條款歧義風(fēng)險(xiǎn)：模糊條款（如“合理期限”“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”）易引發(fā)爭議，需量化標(biāo)準(zhǔn)（如“7個(gè)工作日內(nèi)響應(yīng)”“服務(wù)可用率≥99.9%”），避免使用主觀表述。法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：違反法律法規(guī)的條款（如“約定違約金超過實(shí)際損失30%”）可能導(dǎo)致條款無效，需保證條款符合《民法典》《合同法》等法律規(guī)定。審批流程風(fēng)險(xiǎn)：未經(jīng)審批或越權(quán)審批可能導(dǎo)致合同