行政公文寫作與處理流程標(biāo)準(zhǔn)化工具一、工具概述與適用范圍本工具旨在規(guī)范行政公文的寫作標(biāo)準(zhǔn)與處理流程，保證公文的嚴(yán)肅性、規(guī)范性和高效性。適用于各類企事業(yè)單位、社會團(tuán)體在日常行政管理中涉及的公文起草、審核、簽發(fā)、分發(fā)、歸檔等全流程操作，涵蓋通知、請示、報告、函、紀(jì)要等常用公文類型，助力提升公文處理質(zhì)量與工作效率。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）公文擬稿：內(nèi)容精準(zhǔn)，要素齊全操作說明：明確公文類型：根據(jù)發(fā)文目的確定公文類型（如“通知”適用于發(fā)布規(guī)章、部署工作；“請示”適用于向上級請求指示批準(zhǔn)）。規(guī)范標(biāo)題格式：標(biāo)題一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”組成，居中排布，字體為小標(biāo)宋簡體二號，如“公司關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知”。填寫主送機(jī)關(guān)：指公文的主要受理機(jī)關(guān)，頂格編排，后加冒號，字體為仿宋GB2312三號。如主送機(jī)關(guān)過多，回行時仍頂格。撰寫內(nèi)容：開頭：說明發(fā)文依據(jù)或目的，如“為保障員工合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，現(xiàn)就2024年春節(jié)放假安排通知”。主體：分條列項闡述具體事項，邏輯清晰，語言簡潔，每條開頭可用“一、”“二、”等序號，字體為仿宋GB2312三號，行距28磅。結(jié)尾：根據(jù)公文類型提出要求或請求，如“請各部門提前做好工作安排，保證假期前后工作正常運轉(zhuǎn)”或“妥否，請批示”。標(biāo)注附件說明：如有附件，在下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱，如“附件：1.2024年春節(jié)放假值班表”。落款與成文日期：發(fā)文機(jī)關(guān)：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱，以成文日期為準(zhǔn)居中編排，字體為仿宋GB2312三號。成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，如“2024年1月15日”，字體為仿宋GB2312三號。責(zé)任人：擬稿部門經(jīng)辦人（秘書/專員）時限要求：常規(guī)公文擬稿需在1個工作日內(nèi)完成，緊急公文根據(jù)實際情況提速。（二）公文審核：合規(guī)嚴(yán)謹(jǐn)，層層把關(guān)操作說明：部門初審：擬稿完成后，由部門負(fù)責(zé)人（經(jīng)理/主管）審核內(nèi)容是否貼合部門實際、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、格式是否符合規(guī)范，審核通過后簽字確認(rèn)。會簽（如需）：涉及其他部門職責(zé)的公文（如財務(wù)類文件需財務(wù)部會簽），應(yīng)提前發(fā)送至相關(guān)部門，由部門負(fù)責(zé)人在《公文會簽單》上簽字確認(rèn)，保證職責(zé)清晰、無爭議。核稿：由行政部（或綜合管理部）對公文進(jìn)行形式審核，重點檢查標(biāo)題是否準(zhǔn)確、主送機(jī)關(guān)是否明確、邏輯是否通順、附件是否齊全、格式是否符合標(biāo)準(zhǔn)，核稿后提出修改意見并反饋至擬稿人。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：一般事務(wù)性公文：由分管領(lǐng)導(dǎo)（副總/總監(jiān)）簽發(fā)，簽發(fā)意見需明確“同意發(fā)”“修改后發(fā)”或“暫緩發(fā)”，并在簽發(fā)欄簽字、標(biāo)注日期。重大事項公文（如戰(zhàn)略調(diào)整、制度修訂）：需報請總經(jīng)理（總經(jīng)理/主任）最終簽發(fā)。責(zé)任人：部門負(fù)責(zé)人→相關(guān)部門（會簽）→行政部→分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理時限要求：初審0.5個工作日，會簽1個工作日，核稿0.5個工作日，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)1個工作日（緊急公文可并行處理）。（三）公文編號與排版：統(tǒng)一規(guī)范，便于管理操作說明：登記編號：公文簽發(fā)后，由行政部統(tǒng)一登記《公文登記臺賬》，編號規(guī)則為“年份+序號+部門代碼”，如“2024年X辦001號”（“X辦”代表行政部，“001”為當(dāng)年第1號）。格式排版：頁面設(shè)置：A4紙，頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，頁碼位于頁腳居中，字體為仿宋GB2312四號。字體字號：標(biāo)題小標(biāo)宋簡體二號，一級標(biāo)題黑體三號，二級標(biāo)題楷體GB2313三號，仿宋GB2312三號，行距28磅。印章位置：單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文，在成文日期上加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，騎年蓋月；聯(lián)合行文時，將各發(fā)文機(jī)關(guān)署章按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置。責(zé)任人：行政部文員（專員）時限要求：編號與排版需在簽發(fā)后0.5個工作日內(nèi)完成。（四）公文分發(fā)與歸檔：及時準(zhǔn)確，全程留痕操作說明：分發(fā)：內(nèi)部分發(fā)：根據(jù)主送機(jī)關(guān)范圍，通過OA系統(tǒng)、內(nèi)部郵件或紙質(zhì)文件送達(dá)，并要求接收人簽收（留存《公文分發(fā)簽收單》）。外部分發(fā)：需加蓋公章后，通過快遞、機(jī)要交換或當(dāng)面送達(dá)，并做好送達(dá)記錄（包括接收單位、接收人、送達(dá)時間）。歸檔：公文辦理完畢后，由行政部在次年第一季度前完成歸檔，按照“年度—組織機(jī)構(gòu)—文種”分類整理，裝訂成冊，標(biāo)注頁碼和備考表。電子公文同步存儲至服務(wù)器指定文件夾，備份至少兩份，保證數(shù)據(jù)安全。責(zé)任人：行政部文員（專員）→接收部門/單位時限要求：分發(fā)需在排版完成后1個工作日內(nèi)完成，歸檔需在次年3月31日前完成。三、公文模板與填寫示例（一）通知模板公司關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知各部門、全體員工：為保障員工度過一個平安祥和的春節(jié)，根據(jù)國家法定節(jié)假日安排及公司實際，現(xiàn)將2024年春節(jié)放假安排通知一、放假時間：2024年2月9日（除夕）至2月17日（正月初八）放假調(diào)休，共9天。2月18日（星期日）正常上班。二、工作安排：請各部門于2月8日前完成節(jié)前工作梳理，關(guān)閉電源、鎖好門窗，做好安全防范措施。假期期間安排值班的人員，請于2月5日前將值班表報行政部經(jīng)理備案。全體員工請保持手機(jī)暢通，遇緊急事務(wù)及時聯(lián)系部門負(fù)責(zé)人。特此通知。公司行政部2024年1月15日（二）請示模板部門關(guān)于申請采購辦公設(shè)備的請示尊敬的總經(jīng)理：部門業(yè)務(wù)量增加，現(xiàn)有辦公電腦（5臺）已使用超過5年，運行速度緩慢，影響工作效率。為保障日常工作順利開展，特申請采購以下辦公設(shè)備：臺式電腦：5臺，配置為i5處理器、16G內(nèi)存、512G固態(tài)硬盤，預(yù)算約30000元；打印機(jī)：1臺，型號為HPLaserJetProM404dn，預(yù)算約3500元。妥否，請批示。部門負(fù)責(zé)人（簽字）：2024年2月20日（三）會議紀(jì)要模板公司2024年第一次安全生產(chǎn)工作會議紀(jì)要時間：2024年3月5日14:00-16:00地點公司三樓會議室主持人：分管生產(chǎn)副總參會人員：各部門負(fù)責(zé)人、安全專員記錄人：行政部秘書會議議題：部署2024年安全生產(chǎn)重點工作會議內(nèi)容：安全總監(jiān)通報2023年安全生產(chǎn)情況：全年未發(fā)生重大安全，但存在個別員工安全意識不足、消防設(shè)施維護(hù)不及時等問題。討論并通過《2024年安全生產(chǎn)實施方案》，明確以下工作：（1）每季度開展1次全員安全培訓(xùn)（責(zé)任人：人力資源部經(jīng)理，完成時限：6月30日前）；（2）每月檢查1次消防設(shè)施（責(zé)任人：行政部主管，完成時限：每月25日前）；（3）修訂《安全生產(chǎn)應(yīng)急預(yù)案》（責(zé)任人：生產(chǎn)部經(jīng)理，完成時限：4月30日前）。會議要求：各部門需于3月15日前將本部門安全生產(chǎn)計劃報行政部備案，保證各項措施落實到位。報送：總經(jīng)理辦公室、各參會部門分送：存檔2份公司行政部2024年3月6日四、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險規(guī)避（一）格式規(guī)范：細(xì)節(jié)決定專業(yè)性標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括公文核心內(nèi)容，避免使用“通知的通知”“請示的請示”等冗余表述；段落首行縮進(jìn)2字符，一級標(biāo)題用“一、”“二、”，二級標(biāo)題用“（一）”“（二）”，三級標(biāo)題用“1.”“2.”，避免混用；附件名稱后不加標(biāo)點符號，附件說明后用冒號（如“附件：1.X”）；成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如“2024年3月5日”，不得簡寫為“24.3.5”。（二）內(nèi)容把控：準(zhǔn)確性與嚴(yán)謹(jǐn)性并重公文中的數(shù)據(jù)、時間、人名、職務(wù)等信息需反復(fù)核對，保證與實際情況一致；請示類公文需“一文一事”，不得將多個事項合并請示；涉及敏感信息（如財務(wù)數(shù)據(jù)、人事調(diào)整）的公文，需嚴(yán)格控制知悉范圍，標(biāo)注“內(nèi)部文件，注意保密”。（三）流程時效：避免延誤