一、規(guī)范適用的業(yè)務(wù)場(chǎng)景在企業(yè)日常行政管理工作中，各類文檔（如制度文件、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、資產(chǎn)記錄等）的存檔管理直接影響信息檢索效率與工作協(xié)同質(zhì)量。企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大，若文檔命名缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，易出現(xiàn)文件重復(fù)存儲(chǔ)、版本混亂、查找困難等問題，甚至可能導(dǎo)致重要信息遺漏或管理風(fēng)險(xiǎn)。本規(guī)范適用于企業(yè)各部門行政管理類文檔的創(chuàng)建、歸檔、調(diào)閱及全生命周期管理，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化命名體系實(shí)現(xiàn)文檔的有序存儲(chǔ)、快速定位與高效流轉(zhuǎn)，支撐企業(yè)規(guī)范化運(yùn)營(yíng)與知識(shí)沉淀。二、文檔存檔命名規(guī)范操作流程（一）第一步：明確文檔分類體系根據(jù)行政管理業(yè)務(wù)的屬性與層級(jí)，將文檔劃分為一級(jí)分類與二級(jí)分類，保證分類邏輯清晰、覆蓋全面。一級(jí)分類：按業(yè)務(wù)領(lǐng)域劃分，如“制度規(guī)范”“會(huì)議管理”“合同協(xié)議”“人事管理”“資產(chǎn)管理”“后勤保障”等。二級(jí)分類：在一級(jí)分類下細(xì)化具體文檔類型，例如：“制度規(guī)范”下可設(shè)“管理辦法”“實(shí)施細(xì)則”“操作指引”等；“會(huì)議管理”下可設(shè)“董事會(huì)”“總經(jīng)理辦公會(huì)”“部門例會(huì)”等；“人事管理”下可設(shè)“招聘錄用”“培訓(xùn)發(fā)展”“績(jī)效考核”等。（二）第二步：確定命名規(guī)則核心要素文檔存檔全稱需包含以下核心要素，保證唯一性與可識(shí)別性：部門代碼：采用部門名稱拼音首字母組合（如行政部“XZB”、人力資源部“RLZYB”），若部門名稱首字母重復(fù)可增加一位字母（如財(cái)務(wù)部“CWY”）。文檔類型代碼：采用二級(jí)分類名稱首字母組合（如“管理辦法”為“GLBF”、“會(huì)議紀(jì)要”為“HYJY”），長(zhǎng)度不超過3位。年份：采用文檔生效或創(chuàng)建年份的后兩位數(shù)字（如2024年記為“24”）。序號(hào)：按年度內(nèi)文檔創(chuàng)建順序，從“001”開始遞增（如年度內(nèi)第3份文檔記為“003”）。版本號(hào)：首次版本為“V1.0”，修訂后依次升級(jí)為“V2.0”“V3.0”，以此類推。關(guān)鍵詞：提取文檔核心內(nèi)容關(guān)鍵詞（不超過3個(gè)），以“-”連接，便于快速識(shí)別主題（如“行政-采購(gòu)-流程”）。（三）第三步：組合唯一存檔標(biāo)識(shí)符將上述要素按固定順序組合，形成文檔存檔全稱，格式為：[部門代碼]-[文檔類型代碼]-[年份]-[序號(hào)]-[版本號(hào)]-[關(guān)鍵詞]（四）第四步：填寫《文檔存檔命名登記表》為避免重名與遺漏，每創(chuàng)建一份新文檔需同步填寫登記表（詳見第三部分模板），記錄文檔分類、全稱、創(chuàng)建人、審核人等信息，由部門負(fù)責(zé)人審核后存檔。（五）第五步：歸檔至指定目錄結(jié)構(gòu)根據(jù)文檔一級(jí)分類創(chuàng)建對(duì)應(yīng)文件夾，二級(jí)分類作為子文件夾，存檔全稱作為文件名（后綴為文檔原始格式，如“.docx”“.pdf”），保證文件存儲(chǔ)路徑與命名規(guī)則一致。（六）第六步：定期維護(hù)與更新每季度由行政部對(duì)存檔目錄進(jìn)行核查，保證新文檔符合命名規(guī)范，舊文檔如有遺漏需補(bǔ)充命名；企業(yè)組織架構(gòu)或業(yè)務(wù)流程調(diào)整時(shí)，由行政部牽頭更新分類體系與代碼規(guī)則，并組織全員培訓(xùn)。三、文檔存檔命名規(guī)范模板表1：文檔存檔命名登記表序號(hào)文檔分類（一級(jí)/二級(jí)）部門代碼文檔類型代碼年份序號(hào)版本號(hào)關(guān)鍵詞存檔全稱創(chuàng)建人審核人創(chuàng)建日期備注1制度規(guī)范/管理辦法XZBGLBF24001V1.0行政-費(fèi)用XZB-GLBF-24-001-V1.0-行政-費(fèi)用張*李*2024-01-15首次發(fā)布2會(huì)議管理/總經(jīng)理辦公會(huì)ZDBHYJY24002V1.01月-經(jīng)營(yíng)ZDB-HYJY-24-002-V1.0-1月-經(jīng)營(yíng)王*趙*2024-01-20含決議附件3合同協(xié)議/采購(gòu)合同CGYHTXY24003V1.0辦公設(shè)備CGY-HTXY-24-003-V1.0-辦公設(shè)備劉*陳*2024-01-25供應(yīng)商：A公司表2：文檔分類與代碼參考表一級(jí)分類一級(jí)代碼二級(jí)分類二級(jí)代碼制度規(guī)范ZDFG管理辦法GLBF實(shí)施細(xì)則XSSZ操作指引CZZY會(huì)議管理HYGL董事會(huì)DSH總經(jīng)理辦公會(huì)ZDB部門例會(huì)BMLH合同協(xié)議HTXY采購(gòu)合同CGHT服務(wù)合同F(xiàn)WHT租賃合同ZLHT人事管理RLGL招聘錄用ZPYL培訓(xùn)發(fā)展PXFZ績(jī)效考核XSKH四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)命名一致性：同一類型文檔的命名規(guī)則需保持統(tǒng)一，避免混用不同代碼或格式（如序號(hào)是否補(bǔ)零、版本號(hào)是否統(tǒng)一為“VX.X”格式）。關(guān)鍵詞準(zhǔn)確性：關(guān)鍵詞需提煉文檔核心主題，避免使用模糊或泛化詞匯（如“通知”“文件”等），保證通過關(guān)鍵詞可快速判斷文檔內(nèi)容。版本管理規(guī)范：文檔修訂后需更新版本號(hào)，并在備注欄注明修訂內(nèi)容（如“V2.0：更新第3條審批流程”），避免新舊版本混淆。禁止特殊字符：文件名中禁止使用“/”“*”“?”“:”“<”“>”“|”等特殊字符，避免系統(tǒng)兼容性問題。定期培訓(xùn)與宣貫：新員工入職時(shí)需接受文檔命名規(guī)范培訓(xùn)，每半年由行政部組織一次全員復(fù)習(xí)，保證規(guī)則落地。舊文