綜合辦公文件歸檔分類管理規(guī)范一、適用范圍與場景本規(guī)范適用于公司各部門、各分支機構(gòu)在日常辦公活動中形成的各類紙質(zhì)及電子文件的歸檔分類管理，涵蓋但不限于行政公文、會議紀(jì)要、項目資料、合同協(xié)議、人事檔案、財務(wù)憑證（非涉密）、學(xué)習(xí)培訓(xùn)材料等。具體場景包括：日常文件處理后的及時歸檔、季度/年度集中整理歸檔、部門人員變動時的文件交接、專項工作結(jié)束后資料匯總、檔案借閱與查閱等，旨在保證文件管理標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，提升信息檢索效率與檔案利用價值。二、文件歸檔分類操作流程第一步：文件全面收集與篩選各部門指定專人（建議為部門助理或文件管理員）負(fù)責(zé)本部門文件的日常收集，每月末進(jìn)行一次集中梳理。收集范圍包括：已辦結(jié)的正式文件（含紅頭文件、請示、報告、批復(fù)等）；具有保存價值的會議材料（會議通知、議程、紀(jì)要、演示文稿等）；項目全周期資料（立項申請、可行性研究報告、過程記錄、驗收報告等）；合同類文件（合同文本、審批單、補充協(xié)議等）；部門內(nèi)部管理文件（制度、流程、崗位職責(zé)、工作計劃與總結(jié)等）；其他應(yīng)歸檔的非涉密辦公文件。篩選原則：剔除重復(fù)件、草稿件（最終定稿除外）、無保存價值的臨時性通知（如會議提醒、短期活動安排）及涉密文件（按公司保密管理規(guī)定單獨管理）。第二步：科學(xué)劃分文件類別采用“一級分類+二級分類”的層級結(jié)構(gòu)，保證分類邏輯清晰、無交叉重疊。（一）一級分類（按部門或業(yè)務(wù)屬性劃分）根據(jù)公司組織架構(gòu)及文件形成主體，一級分類可包括：綜合管理部（含行政、人事、后勤等）；財務(wù)部；市場部；研發(fā)部；銷售部；生產(chǎn)部；其他專項部門（如項目部、審計部等）。（二）二級分類（按文件類型或用途劃分）在一級分類下，根據(jù)文件性質(zhì)設(shè)置二級分類，通用參考標(biāo)準(zhǔn)一級分類二級分類（示例）綜合管理部行政公文、會議紀(jì)要、人事檔案、制度流程、后勤管理財務(wù)部憑證賬簿、財務(wù)報告、預(yù)算決算、稅務(wù)資料、審計材料市場部市場調(diào)研、營銷策劃、客戶資料、宣傳物料、招投標(biāo)文件研發(fā)部立項申請、技術(shù)方案、研發(fā)報告、專利材料、測試數(shù)據(jù)銷售部銷售合同、客戶訂單、銷售報表、售后記錄、渠道管理第三步：規(guī)范文件編號與排序（一）文件編號規(guī)則采用“部門代碼-年份-二級分類代碼-流水號”的格式，保證每份文件具有唯一識別碼。部門代碼：用部門名稱首字拼音首字母（如綜合管理部“Z”、財務(wù)部“C”），若首字母重復(fù)可增加第二字（如研發(fā)部“YF”）；年份：文件形成年度，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字（如2024）；二級分類代碼：用二級分類名稱首字拼音首字母（如行政公文“XW”、會議紀(jì)要“HY”），若首字母重復(fù)可增加第二字；流水號：按文件形成時間順序，從001開始連續(xù)編號，每年重新編號。示例：綜合管理部2024年形成的第3份行政公文，編號為“Z-2024-XW-003”。（二）文件排序要求紙質(zhì)文件：按編號從小到大排序，同一類文件按“重要程度（主件在前、附件在后）-形成時間順序”排列；電子文件：按編號命名文件夾，同一文件夾內(nèi)按編號排序，重要文件可添加“01-重要”等前綴優(yōu)先顯示。第四步：文件整理與裝訂（一）紙質(zhì)文件整理檢查文件完整性：核對、附件、審批簽字是否齊全，缺失部分及時補充；去除金屬物：回形針、訂書釘?shù)纫卒P蝕金屬物需全部剔除，避免損壞文件；規(guī)范裝訂：左側(cè)裝訂，對超過A4紙大小的文件進(jìn)行折疊（折疊后文字朝外，便于查閱），厚度不超過2cm，可采用膠裝或打孔穿繩裝訂；加裝封面：統(tǒng)一使用公司《文件歸檔封面》（模板見第三章），填寫文件名稱、編號、形成部門、歸檔日期、頁數(shù)、密級（非涉密不填）、保管期限等信息，封面材質(zhì)選用120g以上白色復(fù)印紙。（二）電子文件整理存儲路徑：按“一級分類+文件名”建立文件夾層級（如“Z\2024-XW-003-2024年度行政工作總結(jié)”）；文件格式：文字類文件優(yōu)先保存為PDF格式（防止格式篡改），表格類保存為Excel或PDF，圖片類保存為JPG（分辨率不低于300DPI），音頻/視頻類保存為MP3/MP4通用格式；備份要求：電子文件需在部門本地存儲基礎(chǔ)上，同步至公司檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器，每月進(jìn)行一次增量備份，每季度進(jìn)行一次全量備份。第五步：檔案移交與歸檔（一）歸檔時間日常歸檔：各部門在文件形成后3個工作日內(nèi)完成整理，每月最后2個工作日內(nèi)向公司檔案室（或指定歸檔部門）移交；年度歸檔：次年第一個月內(nèi)完成上一年度所有應(yīng)歸檔文件的集中整理與移交；專項歸檔：專項工作結(jié)束后15個工作日內(nèi)完成資料整理與歸檔。（二）移交流程填寫《文件歸檔移交清單》（模板見第三章），一式兩份，歸檔部門與檔案室各執(zhí)一份；雙方共同清點核對文件數(shù)量、編號、完整性，確認(rèn)無誤后在移交清單上簽字蓋章；檔案室接收后，對文件進(jìn)行分類上架（紙質(zhì)文件存入專用檔案柜，電子文件存入服務(wù)器對應(yīng)目錄），并在檔案管理系統(tǒng)中登記歸檔信息。第六步：檔案借閱與利用借閱申請：因工作需要借閱檔案時，借閱人需填寫《文件借閱申請表》（模板見第三章），經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案室；借閱期限：紙質(zhì)檔案借閱期限不超過5個工作日，電子檔案借閱期限不超過10個工作，特殊情況需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后延長；借閱要求：紙質(zhì)檔案借閱時需當(dāng)面檢查文件完整性，歸還時檔案室核對無誤后收回，嚴(yán)禁涂改、勾畫、抽取、撤換文件；電子檔案僅限在指定設(shè)備上查閱，嚴(yán)禁、拷貝（經(jīng)審批同意的除外），嚴(yán)禁外傳；涉及公司核心信息的檔案（如未公開合同、財務(wù)數(shù)據(jù)），借閱需經(jīng)總經(jīng)理審批。第七步：檔案鑒定與銷毀鑒定周期：檔案室每兩年組織一次檔案鑒定工作，由檔案管理員、*部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員（如有）組成鑒定小組；鑒定標(biāo)準(zhǔn)：保管期限已滿且無繼續(xù)保存價值的檔案（如臨時通知、一般性會議草稿）；內(nèi)容重復(fù)或無利用價值的檔案；已損壞無法修復(fù)且無備份的檔案；銷毀流程：鑒定小組列出《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施；紙質(zhì)檔案采用粉碎或焚燒方式銷毀，由兩人以上監(jiān)銷，保證信息無法復(fù)原；電子檔案刪除后，需對存儲介質(zhì)進(jìn)行低級格式化處理，防止數(shù)據(jù)恢復(fù)；銷毀完成后，監(jiān)銷人及經(jīng)辦人在《檔案銷毀清單》上簽字，檔案室留存清單備查。三、文件歸檔管理模板（一）文件歸檔封面文件歸檔封面文件名稱：文件編號：形成部門：歸檔日期：年月日頁數(shù)：共頁（含封面）密級：□普通□內(nèi)部□秘密（非涉密不填）保管期限：□3年□5年□10年□永久備注：歸檔人：_____________審核人：_____________（二）文件歸檔移交清單文件歸檔移交清單移交部門：_____________移交日期：____年__月__日序號——12…移交人：_____________接收人：_____________部門負(fù)責(zé)人審核：_____________（三）文件借閱申請表文件借閱申請表借閱人姓名：_____________所在部門：_____________借閱檔案信息：文件編號：__________________文件名稱：__________________歸檔部門：__________________歸檔日期：__________________借閱用途：______________________________________借閱期限：自_年_月_日至_年__月__日批準(zhǔn)意見：部門負(fù)責(zé)人：_____________日期：__________________檔案室意見：經(jīng)辦人：_____________日期：__________________備注：借閱后請按時歸還，愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁涂改、外傳。四、管理規(guī)范與注意事項（一）責(zé)任分工明確各部門負(fù)責(zé)人為本部門文件歸檔第一責(zé)任人，需監(jiān)督本規(guī)范執(zhí)行，保證文件及時、完整歸檔；各部門指定1-2名兼職文件管理員，負(fù)責(zé)文件收集、整理、移交等日常工作；檔案室負(fù)責(zé)檔案接收、保管、利用、鑒定、銷毀等全流程管理，定期對各部門歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)與檢查。（二）定期檢查與考核檔案室每季度對各部門文件歸檔情況進(jìn)行抽查，重點檢查：文件收集是否齊全、分類是否準(zhǔn)確、編號是否規(guī)范、整理是否符合要求；檢查結(jié)果納入部門季度績效考核，對未達(dá)標(biāo)部門下達(dá)整改通知，限期完成。（三）電子文件同步管理電子文件需與紙質(zhì)文件同步歸檔，保證內(nèi)容一致、編號對應(yīng)；禁止使用個人電腦、U盤等非指定設(shè)備存儲電子檔案，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露；定期對電子檔案進(jìn)行病毒查殺，保證存儲環(huán)境安全（服務(wù)器需安裝防火墻、殺毒軟件等）。（四）保密與安全要求嚴(yán)禁在非涉密計算機上處理、存儲涉密文件；檔案室需配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)備（如滅火器、除濕機、檔案柜、監(jiān)控等），紙質(zhì)檔