會議組織與記錄會議紀(jì)要撰寫指南一、適用范圍本指南適用于各類企業(yè)內(nèi)部會議的組織籌備、過程記錄及會議紀(jì)要撰寫，包括但不限于：例會（周會、月度/季度工作會）專題會議（項目推進會、問題研討會、決策評審會）跨部門協(xié)調(diào)會、客戶溝通會、培訓(xùn)宣貫會等無論是常規(guī)工作匯報還是臨時性議題討論，均可參照本指南規(guī)范會議流程，保證會議目標(biāo)明確、過程高效、成果可追溯。二、會議組織全流程操作（一）會前籌備：明確目標(biāo)，夯實基礎(chǔ)確定會議核心目標(biāo)明確會議需解決的核心問題（如“確定Q3營銷方案”“解決項目A延期風(fēng)險”），避免目標(biāo)模糊導(dǎo)致會議偏離主題。根據(jù)目標(biāo)確定會議類型（決策類、討論類、通報類），匹配對應(yīng)流程（如決策類需提前預(yù)置備選方案）。制定詳細會議議程議程需包含：會議主題、時間、地點、參會人員、主持人、各議題討論時長、輸出成果（如決議、待辦事項）。示例：議序議題內(nèi)容負(fù)責(zé)人預(yù)計時長輸出成果1Q2銷售數(shù)據(jù)復(fù)盤*經(jīng)理20分鐘數(shù)據(jù)分析報告2Q3營銷方案討論*主管40分鐘方案初稿共識3項目A風(fēng)險應(yīng)對*組長30分鐘行動計劃邀請參會人員并同步材料根據(jù)議題內(nèi)容確定參會人員（決策議題需關(guān)聯(lián)負(fù)責(zé)人，執(zhí)行議題需涉及執(zhí)行人），提前3天發(fā)送會議通知（含議程、時間、地點、參會方式），并附上相關(guān)背景材料（如數(shù)據(jù)報表、方案草案），保證參會人員提前熟悉內(nèi)容。（二）會中執(zhí)行：聚焦主題，高效推進開場與議程確認(rèn)主持人開場后重申會議目標(biāo)、議程及時長規(guī)則，明確“一人發(fā)言，他人補充，避免跑題”的原則，確認(rèn)參會人員對議程無異議后正式開始。議題討論與記錄要點按議程逐項討論，主持人控制節(jié)奏，避免某一議題超時；記錄人需同步記錄：核心觀點（發(fā)言人+關(guān)鍵表述，如“技術(shù)組建議采用B方案，因兼容性更強”）、分歧點（如“銷售組認(rèn)為預(yù)算不足，*市場組認(rèn)為可優(yōu)先投入線上渠道”）、共識項（明確“雙方同意線上預(yù)算占比提升至60%”）。決議與待辦事項確認(rèn)每個議題討論結(jié)束時，主持人總結(jié)決議內(nèi)容，明確“誰負(fù)責(zé)、做什么、何時完成”，記錄人同步記錄并當(dāng)場宣讀，保證參會人員無異議。（三）會后整理：及時復(fù)盤，輸出成果紀(jì)要初稿撰寫會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成紀(jì)要初稿，內(nèi)容包括：會議基本信息（名稱、時間、地點、主持人、記錄人、參會/缺席人員）；議程及討論摘要（按議題順序，簡述討論過程，重點標(biāo)注決議和待辦）；待辦事項清單（明確任務(wù)、負(fù)責(zé)人、截止時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)）。審核與分發(fā)初稿提交主持人審核，重點核對決議準(zhǔn)確性、待辦事項完整性；審核通過后1個工作日內(nèi)分發(fā)至所有參會人員及相關(guān)方，并抄送存檔部門。三、會議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板會議紀(jì)要會議名稱：[例：公司2023年Q3營銷方案研討會]會議時間：YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM會議地點：[會議室名稱/線上會議]主持人：*[姓名+職務(wù)，如：*市場部經(jīng)理]記錄人：*[姓名+職務(wù)，如：*行政部助理]參會人員：*[部門+姓名，如：銷售部主管、技術(shù)部工程師、財務(wù)部*專員]缺席人員：[姓名+原因，如：*總監(jiān)（出差）]一、會議議程及討論情況議序議題內(nèi)容討論摘要決議/結(jié)論1Q2銷售數(shù)據(jù)復(fù)盤經(jīng)理匯報：Q2銷售額完成85%，未達標(biāo)主要系線下渠道下滑；主管補充：競品A推出促銷活動影響客流。1.銷售部3日內(nèi)提交線下渠道問題分析報告；2.市場部同步調(diào)研競品A活動策略。2Q3營銷方案討論主管提出方案：線上投放占比60%（重點短視頻平臺），線下占比40%（社區(qū)活動）；工程師反饋：需預(yù)留10%預(yù)算應(yīng)對技術(shù)平臺維護。1.按線上60%、線下30%、預(yù)留10%預(yù)算調(diào)整方案；2.市場部3個工作日內(nèi)提交修改版方案。二、待辦事項清單序號任務(wù)描述負(fù)責(zé)人配合部門截止時間驗收標(biāo)準(zhǔn)1提交Q2線下渠道問題分析報告*經(jīng)理銷售部YYYY-MM-DD報告包含數(shù)據(jù)、原因、改進建議2調(diào)研競品A活動策略*主管市場部YYYY-MM-DD提交調(diào)研報告（含活動形式、效果評估）3修改Q3營銷方案并提交*主管市場部YYYY-MM-DD方案符合預(yù)算調(diào)整要求，經(jīng)*經(jīng)理確認(rèn)三、附件（如有）《Q2銷售數(shù)據(jù)報表》《Q3營銷方案（初稿）》分發(fā)范圍：[參會人員、公司領(lǐng)導(dǎo)、存檔部門]抄送：[相關(guān)部門，如人力資源部、財務(wù)部]四、關(guān)鍵注意事項與常見問題（一）會議組織注意事項控制會議時長：例會建議不超過90分鐘，專題會議不超過2小時，超時議題需另約時間。提前測試設(shè)備：線上會議需提前測試麥克風(fēng)、攝像頭、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，避免中途卡頓；重要會議可安排專人負(fù)責(zé)技術(shù)支持。避免無關(guān)人員參會：保證參會人員與議題直接相關(guān)，減少“陪會”現(xiàn)象，提升會議效率。（二）會議記錄與紀(jì)要撰寫要點記錄原則：客觀準(zhǔn)確，不記錄主觀評價（如“*主管的發(fā)言很好”），僅記錄事實和觀點；優(yōu)先記錄“決策、行動、問題”三類關(guān)鍵信息。語言簡潔：避免口語化表達（如“那個”“然后”），用書面語概括討論內(nèi)容（如“與會人員一致認(rèn)為”）。待辦事項明確：任務(wù)描述需具體（如“提交方案”而非“做方案”），負(fù)責(zé)人、截止時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)缺一不可，避免模糊表述（如“盡快完成”）。（三）常見問題規(guī)避會議目標(biāo)不明確：會前未同步目標(biāo)，導(dǎo)致討論發(fā)散——解決方案：會議通知中需明確“本次會議需解決的核心問題”。記錄遺漏關(guān)鍵信息：僅記錄發(fā)言內(nèi)容，未標(biāo)注決議和待辦——解決方案：使用“決議”“待辦”等關(guān)鍵詞分類記錄，會后