員工離職面談指南模板一、適用情境本指南適用于員工因主動辭職、合同到期終止、公司業(yè)務(wù)調(diào)整等原因離職時的面談場景。通過結(jié)構(gòu)化溝通，知曉員工真實離職原因、收集對公司的反饋意見，同時妥善辦理離職交接，維護雙方關(guān)系，降低離職帶來的負面影響。二、面談操作流程（一）面談前：充分準備，明確目標確定面談安排提前3-5天與員工溝通，確認面談時間（建議選擇員工工作不繁忙的時段，如下午）和地點（優(yōu)先選擇獨立、安靜的會議室，避免被打擾）。面談時長控制在30-60分鐘，保證溝通充分但不冗長。梳理員工背景信息整理員工在職期間的基本信息：入職時間、崗位、職級、主要工作職責、過往績效表現(xiàn)、參與的重要項目等?；仡檰T工近期工作狀態(tài)，是否有異常表現(xiàn)（如工作積極性下降、請假頻繁等），結(jié)合已知離職原因初步準備溝通方向。準備面談資料與工具準備《離職面談記錄表》（含模板表格，詳見第三部分）、員工離職申請表、崗位交接清單等必要文檔。準備紙筆或電子設(shè)備，方便實時記錄關(guān)鍵信息，避免遺漏。明確面談核心目標確認離職的真實原因（避免單一表面原因，需深入挖掘）。收集員工對公司的反饋（如管理方式、團隊協(xié)作、企業(yè)文化、薪酬福利等，需客觀引導(dǎo)，避免引導(dǎo)性提問）。明確離職后續(xù)事項（工作交接、薪資結(jié)算、社保公積金轉(zhuǎn)移等）。（二）面談中：真誠溝通，聚焦核心開場營造輕松氛圍以感謝開場：“*先生/女士，感謝您在職期間為公司付出的努力，今天想和您聊一聊離職相關(guān)的事宜，希望您能坦誠分享想法，我們會認真聽取并記錄?！焙喴f明面談目的：“本次面談主要想知曉您的離職原因、對公司或團隊的看法，同時確認后續(xù)交接事宜，保證工作平穩(wěn)過渡?！鄙钊胫獣噪x職原因開放式提問：“您能具體說說選擇離職的主要原因嗎？”（避免問“是不是因為薪資低？”這類引導(dǎo)性問題）。追問細節(jié)：若員工提到“個人發(fā)展”“家庭原因”等，可追問：“能具體說說是哪方面的發(fā)展需求嗎？”“家庭是否有需要您調(diào)整工作安排的情況？”（挖掘深層原因，如是否因崗位不匹配、職業(yè)規(guī)劃沖突等）。確認離職決定：“經(jīng)過今天的溝通，您的離職決定是否已經(jīng)確定？是否有我們可以協(xié)助調(diào)整的地方（如轉(zhuǎn)崗、調(diào)整工作內(nèi)容等）？”（若員工有猶豫，可嘗試挽留，但需尊重最終選擇）。收集對公司的反饋意見聚焦工作層面：“您在職期間，覺得目前的工作流程、協(xié)作機制有哪些可以改進的地方？”“在團隊管理或資源支持方面，有哪些建議？”避免敏感話題：不主動詢問薪酬細節(jié)、對同事的個人評價等，若員工主動提及，需引導(dǎo)其客觀描述事實，避免情緒化表達。記錄關(guān)鍵反饋：對員工提出的正面評價（如“團隊氛圍好”）和負面意見（如“跨部門溝通效率低”）均需詳細記錄，后續(xù)作為公司改進參考。明確離職后續(xù)事項工作交接：“您的工作交接清單已經(jīng)初步擬定，主要包括、等事項，是否需要補充或調(diào)整？我們希望能在X月X日前完成交接，保證后續(xù)工作不受影響?！笔掷m(xù)辦理：“離職證明、薪資結(jié)算（含未休年假補償）、社保公積金轉(zhuǎn)移等手續(xù)，HR會在交接完成后X個工作日內(nèi)為您辦理，請您保持電話暢通?！北３致?lián)系：“未來若需要公司提供背景調(diào)查證明或職業(yè)發(fā)展支持，歡迎隨時聯(lián)系，我們愿意為您提供幫助?！保ㄈ┟嬲労螅杭皶r跟進，閉環(huán)管理整理面談記錄面談結(jié)束后24小時內(nèi)，整理《離職面談記錄表》，保證內(nèi)容準確、客觀，避免主觀臆斷。將記錄表提交至部門負責人及HR部門，反饋需改進的問題（如管理漏洞、流程缺陷等）。跟進離職交接定期與員工及接任者確認交接進度，保證關(guān)鍵工作、資料、權(quán)限等順利交接，避免因交接不清導(dǎo)致工作延誤。對員工提出的合理需求（如交接期延長、資料補充等），及時協(xié)調(diào)解決。反饋與改進HR部門定期匯總離職面談數(shù)據(jù)，分析高頻離職原因（如職業(yè)發(fā)展受限、工作壓力過大等），形成分析報告，提交管理層作為優(yōu)化管理、改進政策的依據(jù)。對面談中員工提出的有效建議，可酌情采納并反饋結(jié)果（如通過內(nèi)部郵件告知“根據(jù)員工反饋，流程已優(yōu)化”），體現(xiàn)公司對員工意見的重視。三、離職面談記錄表模板基本信息員工姓名*先生/女士所屬部門崗位入職日期最后工作日面談日期面談人（部門負責人/HR負責人）離職信息離職原因（員工自述）深層原因分析反饋意見對公司的建議（可分管理、流程、文化、團隊等維度填寫）對直屬領(lǐng)導(dǎo)的評價后續(xù)事項工作交接要點員工特殊需求面談人簽字員工簽字日期四、關(guān)鍵注意事項保持中立與尊重面談全程避免指責、抱怨或情緒化表達，即使員工提出負面意見，也需以開放心態(tài)傾聽，不急于辯解。尊重員工的隱私，面談內(nèi)容僅限相關(guān)人員知曉，避免在公開場合討論離職細節(jié)。聚焦事實，避免主觀判斷記錄離職原因和反饋時，以員工表述為準，不添加個人猜測或評價。例如員工提到“工作壓力大”，可記錄為“反映工作強度較大，需關(guān)注個人負荷”，而非“員工抗壓能力不足”。明確溝通邊界不承諾無法兌現(xiàn)的條件（如“離職后可隨時回來”“特殊薪資補貼”等），避免后續(xù)糾紛。若員工提及勞動糾紛或爭議，需引導(dǎo)其通過HR部門或法律途徑正規(guī)解決，面談中不做具體承諾。關(guān)注員工情緒觀察員工情緒狀態(tài)，若出現(xiàn)明顯負面情緒（如沮喪、憤