企業(yè)夏季防暑降溫檔案管理制度一、總則夏季高溫是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中面臨的常見季節(jié)性挑戰(zhàn)，直接關(guān)系到員工的身體健康、生命安全以及企業(yè)的正常運營秩序。為規(guī)范企業(yè)夏季防暑降溫工作的管理，確保各項防暑降溫措施落到實處，保障員工在高溫環(huán)境下的作業(yè)安全與健康，同時為企業(yè)防暑降溫工作的持續(xù)改進、責任追溯及合規(guī)性檢查提供詳實依據(jù)，特制定本制度。本制度旨在系統(tǒng)梳理、規(guī)范保存夏季防暑降溫工作過程中的各類信息與記錄，形成完整、準確、可追溯的檔案資料，為企業(yè)科學決策、優(yōu)化管理、履行社會責任奠定基礎(chǔ)。本制度適用于企業(yè)各部門、各生產(chǎn)單位在夏季高溫期間開展的各項防暑降溫相關(guān)工作。二、管理機構(gòu)與職責企業(yè)應(yīng)明確夏季防暑降溫工作的主管部門（通常為安全生產(chǎn)管理部門或人力資源部門，可根據(jù)企業(yè)實際情況確定），并指定專人負責防暑降溫檔案的統(tǒng)籌管理工作。各部門、各生產(chǎn)單位應(yīng)配合檔案管理部門，指定兼職檔案員，負責本單位防暑降溫相關(guān)資料的收集、整理、歸檔與移交。檔案管理部門及相關(guān)人員的主要職責包括：1.制定和完善本企業(yè)防暑降溫檔案管理制度及實施細則。2.指導和督促各部門、各單位做好防暑降溫資料的日常積累與規(guī)范整理。3.負責企業(yè)層面防暑降溫檔案的接收、審核、分類、編號、登記、保管、利用、鑒定與銷毀工作。4.確保檔案的完整性、真實性、安全性和可查閱性。5.組織開展檔案管理相關(guān)知識的培訓，提升相關(guān)人員的檔案管理意識和能力。三、檔案內(nèi)容與分類夏季防暑降溫檔案應(yīng)全面反映企業(yè)防暑降溫工作的策劃、實施、監(jiān)督、改進全過程。主要內(nèi)容及分類如下：（一）制度與方案類1.企業(yè)發(fā)布的夏季防暑降溫工作相關(guān)管理規(guī)定、通知、辦法等文件。2.年度或季節(jié)性防暑降溫工作專項方案及應(yīng)急預案。3.高溫作業(yè)勞動保護相關(guān)的規(guī)章制度及操作規(guī)程。（二）監(jiān)測與預警類1.夏季高溫天氣預警信息的收集與傳達記錄（包括官方發(fā)布的高溫預警、企業(yè)內(nèi)部的預警通知等）。2.作業(yè)場所溫度監(jiān)測記錄（包括監(jiān)測點設(shè)置、監(jiān)測時間、監(jiān)測數(shù)據(jù)、監(jiān)測人員等信息）。3.高溫作業(yè)員工體溫監(jiān)測或健康狀況觀察記錄（如適用）。（三）宣傳與培訓類1.防暑降溫知識宣傳教育材料（如宣傳畫、手冊、內(nèi)部刊物文章、電子課件等）。2.組織開展防暑降溫培訓、應(yīng)急演練的記錄（包括培訓通知、簽到表、課件、照片、考核記錄、演練評估報告等）。3.員工對防暑降溫知識掌握情況的反饋或測試記錄。（四）勞動保護與健康保障類1.高溫津貼發(fā)放記錄（包括發(fā)放標準、人員名單、金額、領(lǐng)取簽字等）。2.防暑降溫用品（如清涼油、藿香正氣水、遮陽帽、風扇等）采購、驗收、發(fā)放登記記錄。3.作業(yè)場所通風、降溫設(shè)施（如空調(diào)、風扇、噴霧降溫系統(tǒng)等）的檢查、維護保養(yǎng)記錄。4.為員工提供的清涼飲料、綠豆湯等防暑飲品的供應(yīng)記錄（包括采購、制作、供應(yīng)時間、地點、數(shù)量等）。5.高溫作業(yè)員工健康檢查（如職業(yè)健康體檢中與高溫作業(yè)相關(guān)的項目）報告及記錄。6.職業(yè)健康監(jiān)護檔案中與高溫作業(yè)相關(guān)的部分。7.因高溫天氣引發(fā)的員工不適、中暑等情況的處置記錄及后續(xù)跟進情況。（五）監(jiān)督檢查與整改類1.企業(yè)內(nèi)部開展防暑降溫工作專項檢查或日常巡查記錄（包括檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題、整改要求及落實情況等）。2.上級主管部門或外部機構(gòu)對企業(yè)防暑降溫工作的檢查意見、整改通知及企業(yè)的整改報告。3.針對防暑降溫工作中發(fā)現(xiàn)的問題所采取的糾正與預防措施記錄。（六）其他相關(guān)材料1.員工關(guān)于防暑降溫工作的意見、建議及處理反饋記錄。2.與防暑降溫工作相關(guān)的媒體報道、榮譽或表彰材料（如有）。3.其他有必要歸檔的與防暑降溫工作相關(guān)的文件、記錄、圖片、音視頻等資料。四、檔案的日常管理（一）收集與整理各部門、各單位應(yīng)在各項防暑降溫工作完成后，及時收集相關(guān)資料，確保資料的齊全與完整。檔案資料應(yīng)按照本制度第三條規(guī)定的分類進行整理，做到條理清晰、便于查閱。對于需要手寫的記錄，應(yīng)使用藍黑墨水或碳素筆，字跡工整、清晰，不得隨意涂改。電子文檔應(yīng)規(guī)范命名，確保其可讀性和長期保存性。（二）保管與存放1.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案庫房內(nèi)，保持干燥、通風、避光、防蟲、防火、防盜。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)進行裝訂，可采用文件夾、檔案盒等形式保存，并填寫卷內(nèi)目錄。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，做好備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。重要的電子檔案應(yīng)考慮同時保存紙質(zhì)副本。4.建立檔案管理臺賬，對檔案的收進、移出、借閱、銷毀等情況進行詳細登記。（三）利用與查閱1.企業(yè)內(nèi)部因工作需要查閱防暑降溫檔案，應(yīng)履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱時應(yīng)愛護檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。2.未經(jīng)企業(yè)授權(quán)，不得擅自將檔案帶出檔案室或復制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。3.外單位查閱檔案，須持單位介紹信及有效身份證明，經(jīng)企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導批準后，由檔案管理人員陪同查閱。（四）鑒定與銷毀1.防暑降溫檔案的保管期限，應(yīng)根據(jù)其重要性和參考價值確定。對于記錄重大事件、重要決策、具有長遠查考價值的檔案，應(yīng)永久保存；對于一般性工作記錄，可確定適當?shù)谋９苣晗蓿ㄈ鐢?shù)年）。2.檔案保管期滿后，由檔案管理部門提出銷毀意見，報企業(yè)主管領(lǐng)導批準后，按規(guī)定程序進行銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)銷，確保檔案信息不泄露。五、附則本制度由企業(yè)檔案管理部門（或指定的主管部門）負責解釋。各企業(yè)可根據(jù)本制度的要求，結(jié)合自身生產(chǎn)經(jīng)營特點和實際情況，制定更為詳細的實施細則。本制度自發(fā)布之日起施行。以往相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以