會(huì)議紀(jì)要編寫與分發(fā)規(guī)范流程一、規(guī)范目的與適用范圍為規(guī)范會(huì)議紀(jì)要的編寫、審核、分發(fā)及歸檔全流程，保證會(huì)議信息準(zhǔn)確傳遞、決議事項(xiàng)有效落實(shí)，提高跨部門協(xié)作效率，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于公司各類會(huì)議，包括但不限于：例行會(huì)議（如月度/季度工作會(huì)、周例會(huì)）專項(xiàng)會(huì)議（如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、問(wèn)題研討會(huì)、決策評(píng)審會(huì)）跨部門協(xié)調(diào)會(huì)（如資源對(duì)接會(huì)、流程優(yōu)化會(huì)）臨時(shí)性會(huì)議（如緊急事項(xiàng)碰頭會(huì)、突發(fā)事件處理會(huì)）二、會(huì)議紀(jì)要全流程操作指南（一）會(huì)前準(zhǔn)備：奠定高效記錄基礎(chǔ)明確會(huì)議基本信息會(huì)議組織部門提前1個(gè)工作日向記錄人確認(rèn)會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍及議程，保證記錄人提前知曉會(huì)議核心目標(biāo)。若會(huì)議有重要材料（如方案、數(shù)據(jù)報(bào)表），需提前發(fā)送至記錄人，便于記錄時(shí)快速引用關(guān)鍵數(shù)據(jù)。指定記錄人職責(zé)記錄人原則上由會(huì)議組織部門指定，或由主持人現(xiàn)場(chǎng)指定；若涉及敏感內(nèi)容，可安排2名記錄人交叉核對(duì)信息。記錄人需提前熟悉參會(huì)人員名單（尤其是部門、職務(wù)），避免記錄時(shí)混淆人名；對(duì)不熟悉的術(shù)語(yǔ)或?qū)I(yè)詞匯，會(huì)前向主持人或發(fā)起人確認(rèn)含義。準(zhǔn)備記錄工具電子記錄：優(yōu)先使用公司統(tǒng)一的會(huì)議紀(jì)要模板（見(jiàn)第三章），通過(guò)Word/在線文檔實(shí)時(shí)記錄，保證格式規(guī)范；支持錄音輔助（需提前征得主持人同意）用于后續(xù)補(bǔ)充信息。紙質(zhì)記錄：備好專用會(huì)議記錄本，標(biāo)注頁(yè)碼、日期，重點(diǎn)內(nèi)容用不同顏色筆標(biāo)記（如決議事項(xiàng)用紅色、待辦事項(xiàng)用藍(lán)色）。（二）會(huì)中記錄：保證信息全面準(zhǔn)確記錄核心要素會(huì)議基本信息：會(huì)議名稱（需體現(xiàn)主題，如“2024年Q3產(chǎn)品迭代項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)”）、時(shí)間（精確到分鐘，如“2024年6月15日14:00-16:30”）、地點(diǎn)（會(huì)議室編號(hào)/線上會(huì)議）、主持人（經(jīng)理）、記錄人（助理）、參會(huì)人員（按部門/職務(wù)列出，如“技術(shù)部：主管、工程師；市場(chǎng)部：經(jīng)理”）、缺席人員及原因（如“運(yùn)營(yíng)部：專員，因客戶拜訪請(qǐng)假”）。會(huì)議議程：按討論順序記錄各議題，標(biāo)注每個(gè)議題的起止時(shí)間（如“議題1：項(xiàng)目目標(biāo)確認(rèn)（14:00-14:30）”）。討論內(nèi)容：關(guān)鍵觀點(diǎn)：記錄各參會(huì)人員的主要發(fā)言（用“*總：建議優(yōu)先優(yōu)化用戶登錄功能”格式，避免大段摘錄）；分歧點(diǎn)：明確標(biāo)注不同意見(jiàn)（如“技術(shù)部認(rèn)為開(kāi)發(fā)周期需2周，市場(chǎng)部建議壓縮至1周，未達(dá)成一致”）；結(jié)論：針對(duì)每個(gè)議題的最終共識(shí)（如“一致同意：項(xiàng)目第一階段聚焦登錄功能優(yōu)化，7月30日前上線”）。決議事項(xiàng)：?jiǎn)为?dú)列出“決議”板塊，明確“做什么”（決議內(nèi)容）、“誰(shuí)決定”（主持人/參會(huì)人員共識(shí)）。待辦事項(xiàng)：以“任務(wù)清單”形式記錄，包含“任務(wù)描述”“負(fù)責(zé)人”“完成時(shí)間”“驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”（示例：“完成用戶登錄功能需求文檔——*工程師——6月25日——產(chǎn)品經(jīng)理確認(rèn)簽字”）。記錄技巧優(yōu)先抓關(guān)鍵詞和數(shù)據(jù)，避免逐字逐句記錄；使用簡(jiǎn)寫符號(hào)（如“↑”代表提升、“↓”代表下降、“√”代表確認(rèn)），會(huì)后及時(shí)整理為規(guī)范文字。對(duì)不確定的信息（如數(shù)據(jù)、責(zé)任人），當(dāng)場(chǎng)向參會(huì)人員確認(rèn)，避免模糊表述（如“大概”“可能”）。（三）會(huì)后整理：形成規(guī)范紀(jì)要文檔信息核對(duì)與補(bǔ)充會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，記錄人需根據(jù)會(huì)議記錄、錄音（如有）及會(huì)議材料，整理初稿，重點(diǎn)核對(duì)：人名、部門、職務(wù)是否準(zhǔn)確（如“主管”是否為“經(jīng)理”）；決議事項(xiàng)和待辦事項(xiàng)是否與會(huì)議結(jié)論一致（如“完成時(shí)間”是否為“6月25日”而非“6月30日”）；關(guān)鍵數(shù)據(jù)、專業(yè)術(shù)語(yǔ)是否有誤（如“用戶留存率提升5%”是否為“3%”）。對(duì)存疑信息，及時(shí)與主持人或相關(guān)參會(huì)人員溝通確認(rèn)，保證“零誤差”。編寫紀(jì)要按公司統(tǒng)一模板（見(jiàn)第三章）填寫內(nèi)容，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、客觀，避免主觀評(píng)價(jià)（如“經(jīng)理的發(fā)言很有道理”應(yīng)改為“經(jīng)理提出：需增加用戶反饋渠道”）。附件標(biāo)注：若有會(huì)議材料（如方案、PPT、數(shù)據(jù)表），在紀(jì)要末尾注明“附件：1.《Q3產(chǎn)品迭代方案V1.0》；2.用戶調(diào)研數(shù)據(jù)報(bào)告”。審核與簽發(fā)初稿完成后，提交至主持人審核（重點(diǎn)審核決議事項(xiàng)、待辦事項(xiàng)的準(zhǔn)確性）；若涉及跨部門決議，需抄送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽。審核通過(guò)后，由記錄人定稿，標(biāo)注“簽發(fā)日期”（如“簽發(fā)日期：2024年6月17日”），并提交至行政部備案。（四）分發(fā)與歸檔：保證信息閉環(huán)管理分發(fā)范圍與時(shí)間分發(fā)對(duì)象：所有參會(huì)人員、會(huì)議抄送人員（如公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人）、需知悉決議的協(xié)作部門。分發(fā)時(shí)限：會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)（緊急會(huì)議需在4小時(shí)內(nèi)完成分發(fā)），通過(guò)公司內(nèi)部郵件/協(xié)同平臺(tái)（如釘釘、企業(yè)）發(fā)送，并附“會(huì)議紀(jì)要簽收確認(rèn)”要求（如“請(qǐng)各部門負(fù)責(zé)人于今日18:前確認(rèn)收到”）。歸檔管理電子歸檔：紀(jì)要定稿后，由行政部統(tǒng)一存儲(chǔ)至公司共享服務(wù)器（路徑：“行政部-會(huì)議紀(jì)要-2024年-6月”），文件命名格式為“會(huì)議名稱-日期-版本號(hào)”（如“Q3產(chǎn)品迭代啟動(dòng)會(huì)-20240615-V1.0”）。紙質(zhì)歸檔：重要會(huì)議（如戰(zhàn)略會(huì)、評(píng)審會(huì)）需打印紙質(zhì)版，由主持人簽字后交行政部存檔，保存期限不少于3年；常規(guī)會(huì)議可僅保留電子版，保存期限不少于1年。三、會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板及填寫說(shuō)明（一）會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議基本信息會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間年月日時(shí)分至?xí)r分會(huì)議地點(diǎn)（會(huì)議室編號(hào)/線上會(huì)議）主持人記錄人參會(huì)人員（按部門/職務(wù)列出，如“技術(shù)部：主管、工程師”）缺席人員及原因（如“市場(chǎng)部：*專員，因客戶拜訪請(qǐng)假”）會(huì)議議程（按順序列出議題及起止時(shí)間，如“1.項(xiàng)目目標(biāo)確認(rèn)（14:00-14:30）”）一、議題1：[議題名稱]討論要點(diǎn)（記錄關(guān)鍵觀點(diǎn)、分歧、結(jié)論，如“總：需明確用戶畫像；工：建議通過(guò)調(diào)研數(shù)據(jù)支撐——結(jié)論：6月20日前完成用戶畫像初稿”）決議事項(xiàng)（如“決議：由市場(chǎng)部牽頭，技術(shù)部配合，6月20日前提交用戶畫像初稿”）二、議題2：[議題名稱]（同上格式）……待辦事項(xiàng)清單序號(hào)任務(wù)描述1（示例：完成用戶登錄功能需求文檔）2（示例：組織用戶調(diào)研訪談）……附件（1.《X方案》；2.X數(shù)據(jù)表）分發(fā)范圍（如：公司領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)部、市場(chǎng)部、運(yùn)營(yíng)部）記錄人簽字：審核人簽字：簽發(fā)日期：年月日（二）填寫說(shuō)明會(huì)議名稱：需簡(jiǎn)潔明確，包含“主題+類型”（如“2024年H1銷售目標(biāo)分解會(huì)”“客戶投訴問(wèn)題處理專題會(huì)”）。參會(huì)人員：超過(guò)10人時(shí)，可寫“相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及骨干”，另附《參會(huì)人員名單》作為附件。討論要點(diǎn)：每議題記錄不超過(guò)200字，用“觀點(diǎn)+依據(jù)+結(jié)論”結(jié)構(gòu)，避免流水賬。待辦事項(xiàng)：“任務(wù)描述”需具體（如“優(yōu)化登錄頁(yè)按鈕顏色”而非“優(yōu)化登錄頁(yè)”），“完成時(shí)間”精確到日期，“驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”可量化（如“通過(guò)測(cè)試用例100%”）。四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避（一）記錄準(zhǔn)確性保障人名核對(duì)：記錄后立即與參會(huì)人員名單交叉核對(duì)，避免同音字錯(cuò)誤（如“敏”誤寫為“明”）；對(duì)不熟悉人員，會(huì)后主動(dòng)確認(rèn)職務(wù)及部門。數(shù)據(jù)來(lái)源標(biāo)注：引用數(shù)據(jù)時(shí)注明來(lái)源（如“據(jù)6月市場(chǎng)調(diào)研數(shù)據(jù)，用戶留存率為75%”），避免模糊表述。（二）決議與待辦事項(xiàng)明確性避免模糊表述：決議事項(xiàng)不得用“盡快”“適時(shí)”等詞，需明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如“6月30日前完成”）；待辦事項(xiàng)負(fù)責(zé)人需具體到個(gè)人（如“*主管”而非“技術(shù)部”）。閉環(huán)管理：待辦事項(xiàng)需明確“驗(yàn)收人”，保證任務(wù)可追蹤（如“驗(yàn)收人：*經(jīng)理”）。（三）分發(fā)與保密規(guī)范分級(jí)分發(fā)：涉密會(huì)議（如戰(zhàn)略會(huì)、薪酬調(diào)整會(huì)）紀(jì)要僅限參會(huì)人員及指定領(lǐng)導(dǎo)，需標(biāo)注“內(nèi)部保密，禁止外傳”。分發(fā)確認(rèn)：通過(guò)郵件發(fā)送時(shí)，需開(kāi)啟“已讀回執(zhí)”功能；對(duì)未簽收人員，由記錄人單獨(dú)提醒。（四）常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避方法記錄不完整，遺漏關(guān)鍵決議會(huì)前與主持人確認(rèn)議程重點(diǎn)，會(huì)中優(yōu)先記錄“結(jié)論+待辦”，會(huì)后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)充整理待辦事項(xiàng)無(wú)人跟進(jìn)紀(jì)要中明確“驗(yàn)收人”，定期（如每周）在周會(huì)中通報(bào)待辦完成情況紀(jì)要版本混亂定稿后標(biāo)注版本號(hào)（V1.0/V1.1），修改時(shí)同步更新版本說(shuō)明歸檔