目標(biāo)七：時(shí)間與情緒管理

秘書工作千頭萬緒，事務(wù)繁雜，既有辦文辦會(huì)的大事又有各種類型的瑣事，在繁雜忙碌的事務(wù)工作中，秘書人員既是為領(lǐng)導(dǎo)輔政的決策助理，又是事無巨細(xì)的公務(wù)勤雜員，既擔(dān)負(fù)著協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)促進(jìn)組織發(fā)展的重任，又時(shí)刻聯(lián)通著上下內(nèi)外各種信息和關(guān)系的交流和傳遞，承擔(dān)著比其他崗位人員更多的壓力。要想成為一名優(yōu)秀的秘書，就要掌握時(shí)間與情緒的管理方法，時(shí)刻讓自己保持科學(xué)高效的工作狀態(tài)和健康向上的心態(tài)。

張強(qiáng)和李華同是天成有限公司的辦公室秘書，張強(qiáng)經(jīng)常加班，因?yàn)槊刻斓墓ぷ骶拖駶L雪球一樣，越積越多，總是難以按時(shí)處理完，李華卻很少加班，下班后還會(huì)堅(jiān)持鍛煉，……事后，張強(qiáng)索性把自己每天的時(shí)間和工作情況記錄下來，仔細(xì)分析才發(fā)現(xiàn)果然有很大的問題，他總是一上班就開始打電話，查郵件，回復(fù)郵件的時(shí)候還會(huì)捎帶著瀏覽體育新聞，瑣事完成了才開始忙自己的“正事”，有時(shí)候中間再有點(diǎn)什么小事一耽擱不加班才怪呢。情景導(dǎo)入：

張強(qiáng)診斷了自己的時(shí)間使用情況，發(fā)現(xiàn)問題的癥結(jié)在于時(shí)間的分配利用很不合理，實(shí)際上，哪怕給每個(gè)人一樣多的時(shí)間，有的人游刃有余，比如李華，有的人卻疲于應(yīng)付，比如張強(qiáng)，這就是時(shí)間管理能力上的差異。

知識(shí)點(diǎn)一：時(shí)間管理的內(nèi)涵和價(jià)值一．時(shí)間管理的內(nèi)涵

時(shí)間管理是更加有效的利用既定的時(shí)間，通過科學(xué)的規(guī)劃和恰當(dāng)?shù)脑瓌t對(duì)事務(wù)進(jìn)行安排和取舍，從而使時(shí)間發(fā)揮更大的效能。二、時(shí)間管理的價(jià)值時(shí)間的管理是秘書人員高效工作，實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值不可或缺的法寶，它的價(jià)值在于：（一）認(rèn)清自己的現(xiàn)狀：時(shí)間管理可以幫助秘書人員量化自己的工作，更好地認(rèn)清自己的現(xiàn)狀，并致力于改善。1.我都做了什么？（接了五個(gè)電話、看了一份報(bào)紙、與三個(gè)人聊天、回復(fù)了八封郵件……）2.是不是做了自己最需要做的事情？（這么多文件我怎么最后才動(dòng)筆？）3.是不是在工作中獲得了真正的收獲？它是什么？（我本應(yīng)該準(zhǔn)備好發(fā)言，學(xué)會(huì)寫發(fā)言稿的，可是我似乎更精通今天的八卦新聞）

（二）形成積極的思維方式和好的行為習(xí)慣時(shí)間管理意味著自我管理我怎樣做才更科學(xué)？（這種方法適合我）我應(yīng)該適當(dāng)?shù)募s束放縱的自己。（絕不能繼續(xù)聊天和網(wǎng)上購(gòu)物，那不是最主要的）我要集中全部力量面對(duì)這件事。（排除干擾，今天我的主要任務(wù)是……）（三）擁有更加明晰的目標(biāo)時(shí)間管理會(huì)使我們擁有更加明晰的目標(biāo)。1、什么是我最想要的生活？（關(guān)注于閱讀和交際……）2、我今年、這個(gè)月、這一周、今天的目標(biāo)科學(xué)嗎？（今年我要完成市場(chǎng)調(diào)研書的寫作、這個(gè)月搜集全部的資料、這一周做完基本綱要、今天開始動(dòng)筆完成第一章……）3、目的明確，我必須現(xiàn)在開始行動(dòng)。（馬上開始，今天我要處理完所有的急件……）（四）實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值，獲得成就感。時(shí)間管理會(huì)讓秘書在工作中找到自己的方法和節(jié)奏完成既定的目標(biāo)，很容易實(shí)現(xiàn)各個(gè)階段的自我價(jià)值，獲得巨大的成就感。1、我居然完成了。（不可思義，我一小時(shí)接待了三個(gè)客戶）2、我很了不起，因?yàn)槲疫@么快的做完了。（高度集中精力，我居然寫完了這么長(zhǎng)的調(diào)研報(bào)告）3、我能行，因?yàn)槲乙恢弊龅暮芎?。（我可以完成這個(gè)任務(wù)，因?yàn)槲铱偰馨磿r(shí)完成）4、我一定會(huì)成功的，因?yàn)槲抑驹诔晒?。（我一定可以拿到最好的?jī)效工資，因?yàn)槲颐刻於几咝实墓ぷ鳎鋵?shí)而快樂……）知識(shí)點(diǎn)二：時(shí)間管理的基本原則1.目標(biāo)和計(jì)劃先于行動(dòng)

從明天起開以做什么呢？在行動(dòng)之前，讓目標(biāo)和計(jì)劃來告訴你：

我的目標(biāo)是__________為了實(shí)現(xiàn)目標(biāo)我將按照如下計(jì)劃來做：2.要事第一，黃金時(shí)間面對(duì)黃金般價(jià)值的事情。給自己列時(shí)間表的時(shí)候，要重點(diǎn)關(guān)注黃金時(shí)段即你最有效率的那段時(shí)間的安排，遵循意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托20比80定律，用80%的時(shí)間來做20%的事情，找準(zhǔn)最重要的。3.微笑著說“不”，排除一切無關(guān)的干擾。說“不”時(shí)要牢記，你拒絕的一件事而不是一個(gè)人，所以不要板起臉來，微笑著說明自己的理由，要委婉而堅(jiān)定4.今日事情今日畢，不做欠下時(shí)間債的人。海爾集團(tuán)首席執(zhí)行官?gòu)埲鹈籼岢隽恕叭帐氯债?，日清日高”的理念，要求每一個(gè)工人和管理者學(xué)會(huì)管理自己的時(shí)間和目標(biāo)，即著名的“5E”標(biāo)準(zhǔn)：每個(gè)人（Everybody）、每件事（Everything）、每一時(shí)（Everytime）、每一物（Everyone）、每一處（Everywhere）

5.考慮不確定性，游刃有余的高效工作努力鍛煉自己在不留余地，又飽受干擾的情況下，完成預(yù)計(jì)的工作，或者另準(zhǔn)備一套應(yīng)變計(jì)劃。

如何應(yīng)付工作優(yōu)先次序突然變更1．通知所有由此而牽連的相關(guān)單位及人員2．在進(jìn)行其他工作前先完成重要項(xiàng)目3．依重要、緊急及普通等原則將事情分類4．依事情之重要性設(shè)定優(yōu)先次序5．接受他人請(qǐng)托前先評(píng)估該項(xiàng)事情的重要性及自己的工作量6．告訴對(duì)方何時(shí)可完成或可協(xié)助那些部份7．若無法幫忙時(shí)，適時(shí)且得體的拒絕8．了解自己的目標(biāo)并列舉三項(xiàng)優(yōu)先原則9．每天都盡全力做好每一件事

6.找準(zhǔn)自己的問題，通過管理自我來管理時(shí)間。時(shí)間管理是你自己在管理，是“人”的管理，首先要解決的問題不是時(shí)間，而是自我的價(jià)值定位、工作態(tài)度和行事風(fēng)格。不管理自己的人不可能管理好時(shí)間。

知識(shí)點(diǎn)三：時(shí)間管理的方法

一、GTD（GettingThingsDone）：完成每一件事這種方法是美國(guó)時(shí)間管理專家戴維·艾倫在暢銷書《GettingThingsDone》（中文譯本《盡管去做：無壓工作的藝術(shù)》）。戴維·艾倫曾說過對(duì)秘書人員充滿啟發(fā)的話：“始終如一地堅(jiān)持做一些看似瑣碎的小事，長(zhǎng)此以往，將會(huì)產(chǎn)生重大的影響?！彼腉TD具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動(dòng)五個(gè)步驟。二、不離手的“待辦單”永遠(yuǎn)都堅(jiān)持將你每日要做的一些工作事先列出一份清單，排出優(yōu)先次序，確認(rèn)完成時(shí)間，以突出工作重點(diǎn)。1.設(shè)計(jì)一個(gè)待辦單：待辦單主要包括的內(nèi)容：非日常工作、特殊事項(xiàng)、行動(dòng)計(jì)劃中的工作、昨日未完成的事項(xiàng)等。2、待辦單的使用注意：固定時(shí)間制定待辦單（頭一天晚上或一上班就做），一天一張待辦單、完成一項(xiàng)劃掉一項(xiàng)，為應(yīng)付緊急情況留出時(shí)間、最關(guān)鍵的一項(xiàng)，每天堅(jiān)持。在設(shè)定事項(xiàng)的時(shí)候，我覺得可以遵循華為公司的以SMART為導(dǎo)向的“華為”目標(biāo)原則即：具體性（Specific）；目標(biāo)必須是清晰。比如，目標(biāo)“我要努力的工作”不是一個(gè)具體的目標(biāo)，但目標(biāo)“我要處理完15份文件、會(huì)見兩名客戶”就是具體的目標(biāo)了；可衡量性（Measurable），目標(biāo)必須用指標(biāo)量化表達(dá)；可行性（Attainable），應(yīng)該在能力范圍內(nèi)且有一定難度，是需要跳一跳夠的到的桃子；相關(guān)性（Relevant）與工作生活密切相關(guān)；及時(shí)性（Time-based）.必須確定完成的時(shí)間。三、時(shí)間管理“四象限”法：要把精力的重點(diǎn)放在重要但不緊急的事情著名管理學(xué)家科維提出了一個(gè)時(shí)間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分，基本上可以分為四個(gè)“象限”：四、簡(jiǎn)潔高效、快速反應(yīng)——麥肯錫30秒電梯理論

麥肯錫認(rèn)為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要?dú)w納在3條以內(nèi)。秘書人員在時(shí)間管理中要牢記奧卡姆剃刀定律（Occam'sRazor,Ockham'sRazor）：“如無必要，勿增實(shí)體”（Entitiesshouldnotbemultipliedunnecessarily）。五、節(jié)省時(shí)間的基礎(chǔ)——管理好物品的5S運(yùn)動(dòng)借鑒日本公司倡導(dǎo)的“5S”運(yùn)動(dòng)：清理(SEIRI)、整理(SEITON)、清潔(SEISO)、維持(SETKETSU)、素養(yǎng)(SHITSUKE)5個(gè)項(xiàng)目，因五個(gè)日語的羅馬拼音均以“S”開頭，因此簡(jiǎn)稱為“5S”，此種方法倡導(dǎo)從小事做起，力求事事“講究”，保持環(huán)境的干凈整潔，物品擺放有條不紊、一目了然，將資源浪費(fèi)降到最低點(diǎn)，提高整體工作質(zhì)量和效率。

5S管理具體各項(xiàng)內(nèi)容如下：

1)清理：全面檢查→制定分類標(biāo)準(zhǔn)（不使用、很少使用、一般使用、經(jīng)常使用）→。堅(jiān)決清除不使用物品→最經(jīng)常使用的物品放置于最容易取得的地方

2)整理：規(guī)劃場(chǎng)所、劃分區(qū)域→擺放整齊→分類標(biāo)識(shí)、不同顏色、一目了然3)清潔：劃分責(zé)任區(qū)域→例行清潔，“四無標(biāo)準(zhǔn)”(無廢物、無污跡、無灰塵、無死角)→隔離污染源4)維持：制定標(biāo)準(zhǔn)工作文件→制定獎(jiǎng)罰辦法→定期檢查5)素養(yǎng)：堅(jiān)持行動(dòng)→正向強(qiáng)化→形成習(xí)慣對(duì)應(yīng)“5S”原則，秘書人員應(yīng)該做到：

（1）東西哪里拿的放回哪里去（2）把同樣、同類