公司采購審核流程與要求執(zhí)行指南前言本指南旨在規(guī)范公司采購行為，明確各環(huán)節(jié)職責與操作標準，保證采購活動合規(guī)、高效、經濟，保障公司資源合理配置。指南適用于公司各部門采購活動的全流程管理，相關人員需嚴格遵照執(zhí)行。一、適用范圍與核心應用場景本指南適用于公司所有采購活動，具體包括但不限于以下場景：日常運營采購：辦公用品、設備耗材、后勤服務等常規(guī)物資采購；專項項目采購：研發(fā)項目所需材料、工程項目設備、市場推廣物料等與特定項目相關的采購；緊急事項采購：因突發(fā)情況（如設備故障、臨時任務）需快速響應的應急采購；服務類采購：咨詢、培訓、維修、物流等外部服務的采購。二、全流程操作步驟詳解步驟一：采購需求提報與初審操作主體：需求部門經辦人、部門負責人操作要點：需求部門根據實際工作需要，填寫《采購需求申請表》，明確物資/服務的名稱、規(guī)格型號、數量、用途、期望交付時間、預算金額（如有）及詳細需求說明；部門負責人*對需求的合理性、必要性進行審核，確認是否符合部門工作計劃及公司整體預算方向，審核通過后提交至采購部。輸出成果：《采購需求申請表》（部門負責人簽字版）步驟二：預算合規(guī)性審核操作主體：需求部門經辦人、財務部審核員、采購專員*操作要點：財務部審核員*對照公司年度預算及月度用款計劃，核查采購需求的預算匹配度，重點審核預算科目是否正確、金額是否超預算；若超預算，需求部門需提交《預算調整申請表》，說明調整理由及資金來源，經分管領導*審批后反饋至采購部；預算審核通過后，采購專員*確認采購需求可進入下一環(huán)節(jié)。輸出成果：《預算審核意見表》（財務部蓋章版）、（如適用）《預算調整申請表》（分管領導簽字版）步驟三：采購方式確定與供應商選擇操作主體：采購專員、采購部負責人、需求部門代表*操作要點：采購專員*根據采購金額、物資特性及公司采購政策，確定采購方式（公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源采購等）；采用公開招標/邀請招標的，需按招標流程發(fā)布公告、接收投標文件，由評標小組（含采購部、需求部、財務部代表）評審并確定中標供應商；采用詢價/競爭性談判的，需向至少3家合格供應商發(fā)出詢價單/談判邀請，對比價格、質量、服務后確定合作方；單一來源采購需填寫《單一來源采購審批表》，說明唯一供應商理由，經總經理*審批后執(zhí)行；供應商選擇結果需在內部公示，無異議后由采購部發(fā)出《成交通知書》。輸出成果：《采購方式審批表》、《供應商比價/談判記錄表》、《成交通知書》步驟四：合同擬定與審批操作主體：采購專員、法務專員（如需）、分管領導、總經理操作要點：采購專員*根據《成交通知書》與供應商擬定采購合同，明確標的物名稱、規(guī)格、數量、價格、交付時間、驗收標準、付款方式、違約責任等核心條款；金額較大或復雜的合同需經法務專員*審核條款合規(guī)性；合同按審批權限逐級報批（部門負責人→分管領導→總經理*），審批通過后加蓋公司公章，雙方各執(zhí)一份。輸出成果：《采購合同》（審批版、蓋章版）步驟五：訂單執(zhí)行與驗收操作主體：采購專員、需求部門驗收人、倉儲管理員*（如需）操作要點：采購專員*根據合同約定向供應商下達《采購訂單》，跟蹤生產/備貨進度，保證按期交付；物資送達后，需求部門驗收人與倉儲管理員（涉及入庫的）共同現場驗收，核對數量、規(guī)格、質量是否符合合同要求，填寫《驗收確認單》；若驗收不合格，需及時通知采購專員*，由采購部與供應商協(xié)商退換貨或索賠事宜，合格后方可入庫或投入使用。輸出成果：《采購訂單》、《驗收確認單》（驗收人簽字版）步驟六：付款申請與結算操作主體：采購專員、財務部審核員、分管領導、總經理操作要點：采購專員*根據合同約定及驗收情況，整理付款憑證（含合同、驗收單、訂單、供應商發(fā)票等），填寫《付款申請表》；財務部審核員*核對憑證完整性、金額準確性及付款節(jié)點是否符合合同約定；按審批權限報批（分管領導→總經理），審批通過后由財務部辦理付款手續(xù)；采購專員*負責跟進供應商收款確認，并將付款憑證整理歸檔。輸出成果：《付款申請表》（審批版）、付款憑證（財務部留存）三、配套工具表單模板模板一：采購需求申請表申請部門申請人*申請日期物資/服務名稱規(guī)格型號數量用途說明□日常運營□專項項目□緊急事項□其他期望交付時間預算金額預算科目需求詳情（可附頁）部門負責人審核意見簽字：*日期：采購部接收意見簽字：*日期：模板二：預算審核意見表需求部門需求編號審核日期采購預算金額申請預算金額差額（+/-）預算科目匹配性□匹配□不匹配（需說明：）超預算說明（如適用）財務部審核意見□同意□不同意（理由：）審核員簽字：*分管領導審批意見簽字：*日期：模板三：驗收確認單采購訂單編號供應商名稱驗收日期物資/服務名稱規(guī)格型號應收數量實收數量質量情況□合格□不合格（問題描述：）驗收結論□通過□不通過（處理意見：）需求部門驗收人簽字：*倉儲驗收人（如需）簽字：*采購部確認簽字：*日期：模板四：付款申請表供應商名稱合同編號付款申請日期付款階段□預付款□到付款□尾款付款金額付款方式□銀行轉賬□其他收款賬戶信息付款事由附件清單□合同□驗收單□訂單□供應商憑證□其他采購部意見簽字：*日期：財務部審核簽字：*日期：分管領導審批簽字：*日期：總經理審批簽字：*日期：四、執(zhí)行要點與風險提示1.合規(guī)性優(yōu)先嚴格執(zhí)行公司采購制度及國家相關法律法規(guī)，杜絕“先采購后審批”“無合同采購”等違規(guī)行為；采購方式選擇需符合金額標準（如公開招標門檻），單一來源采購需充分說明理由并經高層審批。2.預算剛性控制所有采購活動需在預算額度內執(zhí)行，超預算采購必須履行預算調整流程，嚴禁無預算采購；財務部定期對采購預算執(zhí)行情況進行分析，反饋異常波動至相關部門。3.供應商管理規(guī)范建立合格供應商名錄，定期對供應商履約能力（質量、交期、服務）進行評估，動態(tài)調整名錄；優(yōu)先選擇長期合作、信譽良好的供應商，避免依賴單一供應商。4.檔案留存完整采購全流程資料（需求表、審批表