銷售合同審核流程標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)一、手冊(cè)說明本手冊(cè)旨在規(guī)范公司銷售合同的審核流程，保證合同條款合法合規(guī)、商業(yè)條款合理可控，降低合同履行風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益。手冊(cè)適用于公司所有銷售類合同的審核工作，涵蓋合同接收、多部門協(xié)同審核、審批簽署及歸檔全流程，為銷售部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)管理人員提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指引。二、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景（一）適用范圍本手冊(cè)適用于公司對(duì)外簽訂的所有銷售合同，包括但不限于：產(chǎn)品銷售合同（含標(biāo)準(zhǔn)品、定制品）服務(wù)銷售合同（含技術(shù)服務(wù)、運(yùn)維服務(wù)等）附條件的銷售合同（如試用、分期付款等）補(bǔ)充協(xié)議、合同變更函等與銷售合同相關(guān)的法律文件（二）應(yīng)用場(chǎng)景新合同審核：銷售部門與客戶達(dá)成合作意向后，需按本流程完成合同審核，方可正式簽署。合同修訂審核：已審核合同的條款變更、補(bǔ)充或解除，需重新觸發(fā)審核流程。合同糾紛處理：因合同履行產(chǎn)生糾紛時(shí)，可依據(jù)本流程的審核記錄追溯責(zé)任，制定應(yīng)對(duì)方案。新員工培訓(xùn)：銷售、法務(wù)、財(cái)務(wù)等崗位新員工可通過本手冊(cè)快速掌握合同審核要點(diǎn)與操作規(guī)范。三、標(biāo)準(zhǔn)化審核流程操作步驟銷售合同審核遵循“業(yè)務(wù)初審—法務(wù)審核—財(cái)務(wù)審核—管理層審批—簽署歸檔”的閉環(huán)流程，各環(huán)節(jié)責(zé)任部門、審核要點(diǎn)及輸出成果步驟1：合同接收與初步登記（銷售部門）責(zé)任主體：銷售專員、銷售部門內(nèi)勤操作說明：合同接收：銷售專員從客戶處獲取合同初稿（需為書面形式或經(jīng)雙方確認(rèn)的電子版本），核對(duì)合同基本信息是否完整，包括：雙方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人合同標(biāo)的、數(shù)量、單價(jià)、總金額交付/服務(wù)時(shí)間、地點(diǎn)、方式付款方式、期限、賬戶信息違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式簽署頁（雙方蓋章/簽字欄）若信息缺失或關(guān)鍵條款模糊，需立即與客戶溝通補(bǔ)充，不得接收不完整的合同。登記備案：銷售內(nèi)勤在《合同審核登記表》（見模板1）中登記合同信息，包括合同編號(hào)、客戶名稱、合同類型、金額、接收日期、銷售專員姓名、預(yù)計(jì)審核周期等，并分配唯一合同編號(hào)（格式：年份+月份+部門簡(jiǎn)稱+流水號(hào)，如“202405XSZ001”）。輸出成果：《合同審核登記表》（電子版+紙質(zhì)版）步驟2：業(yè)務(wù)部門初審（銷售部門負(fù)責(zé)人*）責(zé)任主體：銷售部門負(fù)責(zé)人、銷售專員審核要點(diǎn)：商業(yè)條款合理性：核對(duì)合同標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格是否符合公司定價(jià)政策，是否與客戶前期溝通一致；折扣、返利等特殊條款是否有書面依據(jù)（如客戶承諾函、價(jià)格審批單）。交付/服務(wù)可行性：交付時(shí)間是否與生產(chǎn)/排期計(jì)劃匹配，服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是否可執(zhí)行，是否存在超出公司能力范圍的條款?？蛻糍Y質(zhì)合規(guī)性：核驗(yàn)客戶營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否包含合同標(biāo)的）、客戶信用狀況（是否被列入經(jīng)營異常名錄、失信被執(zhí)行人名單，可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”初步查詢）。風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)估：判斷是否存在重大履約風(fēng)險(xiǎn)（如客戶預(yù)付款比例過低、違約責(zé)任不對(duì)等），如有需在《合同初審意見表》（見模板2）中明確標(biāo)注風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及修改建議。操作說明：銷售負(fù)責(zé)人需在收到合同后1個(gè)工作日內(nèi)完成初審，通過則流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門；不通過則退回銷售專員，與客戶溝通修訂后重新提交。修訂后的合同需在《合同審核登記表》中更新版本號(hào)及修訂日期，保證審核記錄可追溯。輸出成果：《合同初審意見表》（通過/不通過及修改意見）步驟3：法務(wù)部門審核（法務(wù)專員、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人）責(zé)任主體：法務(wù)專員、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核要點(diǎn)：主體資格合法性：客戶為企業(yè)的，需提供加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；客戶為自然人的，需核驗(yàn)身份證原件，留存復(fù)印件；特殊行業(yè)客戶（如醫(yī)療器械、食品類）需具備相應(yīng)經(jīng)營資質(zhì)或許可證。條款合法性與完整性：檢查合同條款是否符合《民法典》《消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》等法律法規(guī)，是否存在無效條款（如“合同爭(zhēng)議只能通過訴訟解決”違反仲裁協(xié)議效力約定）；核對(duì)核心條款是否完整：標(biāo)的描述清晰、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)明確（如國標(biāo)、行標(biāo)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）、驗(yàn)收流程具體、違約責(zé)任對(duì)等（避免公司承擔(dān)單方違約責(zé)任）、爭(zhēng)議解決方式明確（仲裁或訴訟，明確管轄法院/機(jī)構(gòu)）。法律風(fēng)險(xiǎn)提示：對(duì)格式條款（如“最終解釋權(quán)歸公司所有”）進(jìn)行合法性審查，避免被認(rèn)定為無效；對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、不可抗力等特殊條款重點(diǎn)審核，明確權(quán)利義務(wù)邊界。操作說明：法務(wù)專員需在收到合同后2個(gè)工作日內(nèi)完成條款審核，法務(wù)負(fù)責(zé)人復(fù)核后出具《法務(wù)審核意見表》（見模板3）；若存在重大法律風(fēng)險(xiǎn)（如合同主體不適格、核心條款違法），需立即退回銷售部門，終止合作；若存在一般性風(fēng)險(xiǎn)，需提出具體修改意見，銷售部門與客戶溝通修訂后重新提交法務(wù)審核。輸出成果：《法務(wù)審核意見表》（通過/修訂/否決意見及法律依據(jù)）步驟4：財(cái)務(wù)部門審核（財(cái)務(wù)主管、財(cái)務(wù)專員）責(zé)任主體：財(cái)務(wù)主管、財(cái)務(wù)專員審核要點(diǎn)：金額與付款條款準(zhǔn)確性：核對(duì)合同總金額、單價(jià)、數(shù)量是否與業(yè)務(wù)部門初審一致，是否存在計(jì)算錯(cuò)誤；審核付款方式（預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例）、付款節(jié)點(diǎn)（如“驗(yàn)收合格后7日內(nèi)付款”是否明確）、賬戶信息（收款賬戶是否為公司對(duì)公賬戶，避免個(gè)人賬戶收款）。稅務(wù)與發(fā)票合規(guī)性：明確稅率、稅額及發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票），發(fā)票開具時(shí)間（如“交付后15日內(nèi)開具”）；檢查是否存在稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)條款（如“不含稅價(jià)格，稅費(fèi)由客戶承擔(dān)”需明確稅率）。財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制：評(píng)估客戶付款能力（如要求客戶提供近期財(cái)務(wù)報(bào)表或銀行資信證明）；對(duì)大額合同（如超過100萬元）或長期合同（如超過1年），需評(píng)估壞賬風(fēng)險(xiǎn)，建議增加擔(dān)保條款（如保證金、第三方擔(dān)保）。操作說明：財(cái)務(wù)部門需在收到合同后1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，出具《財(cái)務(wù)審核意見表》（見模板4）；若付款方式不合理（如預(yù)付款比例低于20%）、存在稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)或財(cái)務(wù)漏洞，需退回銷售部門修訂，修訂后重新提交財(cái)務(wù)審核。輸出成果：《財(cái)務(wù)審核意見表》（通過/修訂意見及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)說明）步驟5：管理層審批（銷售總監(jiān)、總經(jīng)理）責(zé)任主體：銷售總監(jiān)、總經(jīng)理（根據(jù)合同金額分級(jí)審批，具體權(quán)限由公司另行規(guī)定）審批要點(diǎn)：商業(yè)價(jià)值評(píng)估：合同是否符合公司年度銷售目標(biāo)，客戶合作潛力及戰(zhàn)略價(jià)值。風(fēng)險(xiǎn)與收益平衡：審核法務(wù)、財(cái)務(wù)部門提出的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)是否已有效控制，合作收益是否覆蓋潛在風(fēng)險(xiǎn)。權(quán)限合規(guī)性：根據(jù)公司《合同管理辦法》，確認(rèn)合同金額、合作期限等是否在審批權(quán)限內(nèi)（如：50萬元以下由銷售總監(jiān)審批，50萬元以上由總經(jīng)理審批）。操作說明：管理層需在收到審核意見匯總表后1個(gè)工作日內(nèi)完成審批，出具《管理層審批意見表》（見模板5）；批通過后，流轉(zhuǎn)至銷售部門準(zhǔn)備簽署；審批不通過，需明確原因，終止合同或要求進(jìn)一步修訂。輸出成果：《管理層審批意見表》（批準(zhǔn)/不批準(zhǔn)及理由）步驟6：合同簽署與歸檔（銷售部門、行政部*）責(zé)任主體：銷售專員、行政部操作說明：合同簽署：銷售專員根據(jù)審批通過的合同文本，與客戶協(xié)商簽署時(shí)間、地點(diǎn)；簽署時(shí)需核驗(yàn)對(duì)方簽字/蓋章真實(shí)性（企業(yè)合同需加蓋公章及法定代表人簽字/蓋章，自然人合同需簽字并按手?。?；公司方簽署需由銷售總監(jiān)或其授權(quán)人簽字并加蓋公司公章，禁止空白合同蓋章或代簽。合同歸檔：銷售專員在簽署后2個(gè)工作日內(nèi)，將合同正本（原件）及附件（如客戶資質(zhì)證明、審批表等）提交至行政部；行政部核對(duì)合同信息與《合同審核登記表》一致后，在《合同歸檔登記表》（見模板6）中登記歸檔日期、檔案編號(hào)、存放位置等信息，并按“一合同一檔”原則歸檔保存（電子版同步存入公司合同管理系統(tǒng)）。輸出成果：簽署完成的合同正本、《合同歸檔登記表》四、核心審核工具與表單模板模板1：合同審核登記表合同編號(hào)客戶名稱合同類型合同金額（元）接收日期銷售專員預(yù)計(jì)審核周期實(shí)際審核周期審批狀態(tài)版本號(hào)202405XSZ001A科技有限公司產(chǎn)品銷售500,0002024-05-10*三3個(gè)工作日4個(gè)工作日已歸檔V1.2備注：修訂記錄（V1.0→V1.1：2024-05-11，客戶名稱變更；V1.1→V1.2：2024-05-12，付款條款修訂）模板2：合同初審意見表合同編號(hào)客戶名稱銷售專員初審部門初審日期202405XSZ001A科技有限公司*三銷售部2024-05-10審核項(xiàng)目審核內(nèi)容審核意見處理建議商業(yè)條款價(jià)格、折扣與定價(jià)政策一致價(jià)格符合政策，折扣有客戶承諾函為依據(jù)無需修改交付條款交付時(shí)間為2024-06-30生產(chǎn)部確認(rèn)6月排期緊張，需提前至6月20日與客戶溝通修訂交付時(shí)間客戶資質(zhì)營業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)信用良好，無異常記錄通過初審，修訂交付時(shí)間后提交法務(wù)審核模板3：法務(wù)審核意見表合同編號(hào)客戶名稱法務(wù)專員審核日期202405XSZ001A科技有限公司*五2024-05-13審核項(xiàng)目審核內(nèi)容審核意見處理建議主體資格企業(yè)營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件營業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍包含“銷售計(jì)算機(jī)硬件”保留復(fù)印件，加蓋客戶公章違約責(zé)任公司逾期交貨承擔(dān)0.5%/日違約金，客戶逾期付款無違約金違約責(zé)任不對(duì)等，需增加客戶逾期付款的違約責(zé)任條款修訂為：客戶逾期付款，按應(yīng)付金額0.5%/日支付違約金爭(zhēng)議解決約定“爭(zhēng)議由公司所在地法院管轄”符合公司慣例，合法有效無需修改模板4：財(cái)務(wù)審核意見表合同編號(hào)客戶名稱財(cái)務(wù)主管審核日期202405XSZ001A科技有限公司*六2024-05-14審核項(xiàng)目審核內(nèi)容審核意見處理建議付款條款預(yù)付款30%，尾款70%驗(yàn)收后支付預(yù)付款比例偏低，建議提高至50%與客戶溝通，預(yù)付款調(diào)整為50%，尾款50%驗(yàn)收后支付稅務(wù)條款約定“開具13%增值稅專用發(fā)票”稅率正確，發(fā)票開具時(shí)間需明確修訂為：“交付后15日內(nèi)開具13%增值稅專用發(fā)票”模板5：管理層審批意見表合同編號(hào)客戶名稱合同金額銷售總監(jiān)審批日期202405XSZ001A科技有限公司500,000*七2024-05-15審批意見：客戶資質(zhì)良好，符合公司戰(zhàn)略合作伙伴要求；修訂后的付款條款（預(yù)付款50%）可有效控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；同意按修訂后合同文本簽署。審批結(jié)果：□批準(zhǔn)□不批準(zhǔn)（理由：__________）|

總經(jīng)理簽字：__________日期：2024-05-15|模板6：合同歸檔登記表檔案編號(hào)合同編號(hào)客戶名稱合同類型歸檔日期存放位置保管人借閱記錄DA202405001202405XSZ001A科技有限公司產(chǎn)品銷售2024-05-16檔案柜-01-02*八無五、審核關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與注意事項(xiàng)（一）審核前風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防客戶資質(zhì)核驗(yàn)嚴(yán)格：禁止與無合法經(jīng)營主體資格的客戶合作，對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)行業(yè)客戶（如金融、醫(yī)療）需查驗(yàn)專項(xiàng)許可證，必要時(shí)可通過第三方信用機(jī)構(gòu)進(jìn)行深度資信調(diào)查。合同版本一致性：保證審核文本與最終簽署文本完全一致，禁止“先蓋章后補(bǔ)合同”或“口頭約定替代書面條款”行為。（二）審核中風(fēng)險(xiǎn)控制條款表述清晰無歧義：避免使用“大概”“左右”“盡快”等模糊詞匯，時(shí)間、金額、數(shù)量等需量化（如“7個(gè)工作日內(nèi)”“500,000元（大寫：伍拾萬元整）”）。責(zé)任對(duì)等原則：違約責(zé)任、保密義務(wù)等條款需體現(xiàn)雙方權(quán)利義務(wù)對(duì)等，避免公司承擔(dān)單方加重責(zé)任（如“客戶逾期付款可解除合同，公司逾期交貨不可解除合同”）。跨部門溝通及時(shí)：審核過程中若部門意見存在分歧（如銷售部門希望快速簽約、法務(wù)部門提出重大風(fēng)險(xiǎn)），需由銷售總監(jiān)牽頭協(xié)調(diào)，達(dá)成一致后方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。（三）審核后風(fēng)險(xiǎn)管控合同修訂記錄完整：所有修訂版本的合同文本及審核意見需留存歸檔，保證可追溯修訂過程及責(zé)任主體。歸檔管理規(guī)范：