會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)化撰寫規(guī)范手冊(cè)前言會(huì)議紀(jì)要是承載會(huì)議核心信息、固化決策結(jié)果、推動(dòng)工作落實(shí)的重要載體。為統(tǒng)一會(huì)議紀(jì)要的撰寫標(biāo)準(zhǔn)，保證信息傳遞的準(zhǔn)確性、完整性和可追溯性，特制定本規(guī)范手冊(cè)。本手冊(cè)旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程和模板，幫助會(huì)議組織者、記錄人及參會(huì)人員高效產(chǎn)出高質(zhì)量的會(huì)議紀(jì)要，為后續(xù)工作執(zhí)行與復(fù)盤提供可靠依據(jù)。一、適用范圍與核心價(jià)值（一）適用場(chǎng)景本規(guī)范適用于各類工作會(huì)議的紀(jì)要撰寫，包括但不限于：部門例會(huì)（周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)等）項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)（項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、階段評(píng)審會(huì)等）跨部門協(xié)調(diào)會(huì)（資源對(duì)接會(huì)、問題解決會(huì)等）專項(xiàng)工作會(huì)（制度宣貫會(huì)、流程優(yōu)化會(huì)等）決策會(huì)議（管理層會(huì)議、專題研討會(huì)等）（二）核心價(jià)值信息固化：準(zhǔn)確記錄會(huì)議討論要點(diǎn)、決策結(jié)果及行動(dòng)項(xiàng)，避免信息遺漏或失真；責(zé)任明確：通過清晰標(biāo)注行動(dòng)項(xiàng)負(fù)責(zé)人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)，保證工作可跟進(jìn)、可落實(shí)；效率提升：標(biāo)準(zhǔn)化格式減少重復(fù)溝通成本，便于參會(huì)人員快速掌握會(huì)議成果；合規(guī)追溯：作為會(huì)議過程的重要文檔，為后續(xù)審計(jì)、復(fù)盤提供依據(jù)。二、標(biāo)準(zhǔn)化撰寫流程會(huì)議紀(jì)要的撰寫需遵循“會(huì)前準(zhǔn)備—會(huì)中記錄—會(huì)后整理—審核發(fā)布”的閉環(huán)流程，保證各環(huán)節(jié)銜接有序、內(nèi)容準(zhǔn)確。（一）會(huì)前準(zhǔn)備：明確目標(biāo)，備齊資料明確會(huì)議目的與議程提前獲取會(huì)議通知，知曉會(huì)議主題、目標(biāo)、參會(huì)人員及議程；若議程未明確，需與主持人溝通確認(rèn)核心議題及預(yù)計(jì)時(shí)長，保證記錄重點(diǎn)突出。收集背景資料調(diào)取與會(huì)議相關(guān)的歷史紀(jì)要、項(xiàng)目文檔、數(shù)據(jù)報(bào)表等資料，熟悉議題背景；對(duì)復(fù)雜議題，提前梳理關(guān)鍵問題清單，便于會(huì)中針對(duì)性記錄。準(zhǔn)備記錄工具電子記錄：優(yōu)先使用會(huì)議紀(jì)要模板（見第四部分）、文檔編輯工具（如Word、飛書文檔），開啟錄音設(shè)備（需提前告知參會(huì)人員）；紙質(zhì)記錄：準(zhǔn)備專用會(huì)議記錄本，標(biāo)注頁碼、日期，保證書寫清晰。（二）會(huì)中記錄：抓準(zhǔn)重點(diǎn)，要素齊全記錄會(huì)議基本信息會(huì)議名稱：需完整反映會(huì)議主題（如“2024年Q3產(chǎn)品迭代項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)”）；時(shí)間：精確到“上/下午:-:”，跨日會(huì)議需注明日期；地點(diǎn)：線下會(huì)議記錄具體會(huì)議室（如“總部3樓第一會(huì)議室”），線上會(huì)議注明平臺(tái)（如“騰訊會(huì)議”）；參會(huì)人員：列出所有參會(huì)人員姓名及職務(wù)（如“（產(chǎn)品總監(jiān)）、（研發(fā)經(jīng)理）”），缺席人員需注明原因（如“（測(cè)試主管）因出差缺席”）；主持人、記錄人：明確職務(wù)及姓名（如“主持人：趙六（部門經(jīng)理），記錄人：孫七（助理）”）。記錄討論議題與核心內(nèi)容按議程順序逐項(xiàng)記錄，每個(gè)議題單獨(dú)成段；記錄要點(diǎn)：聚焦“討論了什么、存在哪些分歧、達(dá)成了什么共識(shí)”，避免逐字逐句記錄冗余發(fā)言；關(guān)鍵數(shù)據(jù)：如“用戶留存率需提升至50%”“預(yù)算上限為100萬元”等需準(zhǔn)確記錄；不同意見：如實(shí)記錄分歧點(diǎn)（如“關(guān)于功能上線時(shí)間，A建議9月15日，B建議9月30日，需進(jìn)一步評(píng)估”）。記錄決議事項(xiàng)與行動(dòng)項(xiàng)決議事項(xiàng)：明確會(huì)議最終的決策結(jié)果（如“同意優(yōu)先開發(fā)用戶反饋量Top3的功能”）；行動(dòng)項(xiàng)：需包含“做什么、誰負(fù)責(zé)、何時(shí)完成、交付成果”四要素，示例：“【行動(dòng)項(xiàng)1】完成用戶需求優(yōu)先級(jí)排序表——負(fù)責(zé)人：（研發(fā)經(jīng)理）——完成時(shí)間：8月20日——交付成果：《用戶需求優(yōu)先級(jí)評(píng)估表（V1.0）》”。（三）會(huì)后整理：核對(duì)信息，規(guī)范排版核對(duì)與補(bǔ)充信息會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，根據(jù)會(huì)議記錄、錄音及背景資料補(bǔ)充完善內(nèi)容，保證無遺漏；對(duì)不確定的信息（如數(shù)據(jù)、責(zé)任人），及時(shí)與參會(huì)人員溝通確認(rèn)，避免主觀臆斷。結(jié)構(gòu)化排版與語言優(yōu)化按模板（見第四部分）調(diào)整格式，標(biāo)題層級(jí)清晰（如“一、會(huì)議基本信息”“二、會(huì)議議程及討論內(nèi)容”）；語言簡潔客觀，避免口語化表達(dá)（如將“我覺得這個(gè)方案可行”改為“會(huì)議認(rèn)為該方案具備可行性”）；重點(diǎn)內(nèi)容（如決議、行動(dòng)項(xiàng)）可加粗或使用不同字體突出，便于快速查閱。附件整理將會(huì)議中提到的圖表、文檔、演示稿等作為附件，注明附件名稱及數(shù)量（如“附件1：《用戶需求調(diào)研報(bào)告》”）。（四）審核與發(fā)布：保證準(zhǔn)確，及時(shí)歸檔審核流程初稿完成后，先由記錄人自查，重點(diǎn)檢查行動(dòng)項(xiàng)是否完整、信息是否準(zhǔn)確；提交主持人審核，確認(rèn)會(huì)議內(nèi)容與決策結(jié)果無誤；涉及跨部門行動(dòng)項(xiàng)時(shí)，需同步發(fā)送給相關(guān)負(fù)責(zé)人確認(rèn)，保證責(zé)任無爭議。發(fā)布與存檔審核通過后，1個(gè)工作日內(nèi)通過郵件、企業(yè)等渠道發(fā)布參會(huì)人員，抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；按公司檔案管理規(guī)定存檔（電子檔存入共享文件夾，紙質(zhì)檔交行政部歸檔），保存期限不少于3年。三、會(huì)議紀(jì)要模板示例會(huì)議基本信息項(xiàng)目內(nèi)容會(huì)議名稱[例如：2024年Q3市場(chǎng)推廣策略研討會(huì)]會(huì)議時(shí)間[例如：2024年7月15日14:00-16:30]會(huì)議地點(diǎn)[例如：總部5樓第三會(huì)議室/騰訊會(huì)議（會(huì)議號(hào)：X）]參會(huì)人員[例如：（市場(chǎng)總監(jiān)）、（品牌經(jīng)理）、（渠道經(jīng)理）、趙六（數(shù)據(jù)分析師）]缺席人員[例如：孫七（媒介主管）——因客戶拜訪缺席]主持人[例如：（市場(chǎng)總監(jiān)）]記錄人[例如：周八（助理）]會(huì)議議程及討論內(nèi)容序號(hào)議題名稱討論要點(diǎn)共識(shí)結(jié)論/決議事項(xiàng)1Q3推廣目標(biāo)拆解1.：目標(biāo)需結(jié)合上半年用戶增長數(shù)據(jù)，建議新增“下沉市場(chǎng)滲透率提升15%”；2.趙六：數(shù)據(jù)支持下沉市場(chǎng)用戶增速達(dá)20%，可納入目標(biāo)。決議：Q3推廣目標(biāo)新增“下沉市場(chǎng)滲透率提升15%”，納入《Q3市場(chǎng)推廣KPI清單》。2社交媒體投放策略1.：建議增加小紅書KOL投放，預(yù)算占比20%；2.：需評(píng)估KOLROI，建議優(yōu)先選擇粉絲量10萬-50萬的腰部達(dá)人。共識(shí)：小紅書KOL投放預(yù)算占比20%，由負(fù)責(zé)篩選8月20日前完成達(dá)人名單。決議事項(xiàng)匯總序號(hào)決議內(nèi)容責(zé)任人完成時(shí)間1確定《Q3市場(chǎng)推廣KPI清單》，新增“下沉市場(chǎng)滲透率提升15%”指標(biāo)（市場(chǎng)總監(jiān)）7月18日2啟動(dòng)小紅書KOL投放，預(yù)算占比20%，完成達(dá)人篩選及合作方案（品牌經(jīng)理）8月20日行動(dòng)項(xiàng)清單序號(hào)行動(dòng)內(nèi)容責(zé)任人協(xié)助人完成時(shí)間交付成果1更新《Q3市場(chǎng)推廣KPI清單》，新增下沉市場(chǎng)滲透率指標(biāo)（市場(chǎng)總監(jiān)）（渠道經(jīng)理）7月18日《Q3市場(chǎng)推廣KPI清單（V2.0）》2篩選小紅書腰部KOL（10萬-50萬粉絲），制定合作方案及報(bào)價(jià)（品牌經(jīng)理）周八（助理）8月20日《小紅書KOL合作方案（V1.0）》3提供Q2下沉市場(chǎng)用戶增長數(shù)據(jù)報(bào)告，支持推廣目標(biāo)制定趙六（數(shù)據(jù)分析師）——7月16日《Q2下沉市場(chǎng)用戶分析報(bào)告》后續(xù)工作安排下次會(huì)議時(shí)間：2024年7月22日10:00-11:30，地點(diǎn)：總部5樓第三會(huì)議室，主題：Q3推廣預(yù)算評(píng)審；請(qǐng)各負(fù)責(zé)人提前準(zhǔn)備行動(dòng)項(xiàng)進(jìn)展匯報(bào)，重點(diǎn)說明風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及需協(xié)調(diào)資源。附件《Q2市場(chǎng)推廣效果報(bào)告》《Q3推廣預(yù)算初稿》四、撰寫要點(diǎn)與常見問題規(guī)避（一）核心撰寫要點(diǎn)客觀準(zhǔn)確：如實(shí)記錄會(huì)議內(nèi)容，不添加個(gè)人觀點(diǎn)，不修改關(guān)鍵數(shù)據(jù)；突出重點(diǎn)：優(yōu)先記錄“決策、行動(dòng)、問題”三類信息，避免冗余描述；條理清晰：使用標(biāo)題、序號(hào)、表格等工具分層，保證邏輯連貫；要素完整：行動(dòng)項(xiàng)需包含“負(fù)責(zé)人、時(shí)間、交付物”，決議需明確“執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)”。（二）常見問題及規(guī)避方法問題類型具體表現(xiàn)規(guī)避方法信息遺漏未記錄關(guān)鍵決議或行動(dòng)項(xiàng)會(huì)前準(zhǔn)備議題清單，會(huì)中按清單記錄，會(huì)后交叉核對(duì)參會(huì)人員反饋責(zé)任不明確行動(dòng)項(xiàng)未標(biāo)注負(fù)責(zé)人或時(shí)間嚴(yán)格按照“做什么、誰負(fù)責(zé)、何時(shí)完成”記錄，發(fā)布前與責(zé)任人確認(rèn)語言口語化使用“大概”“可能”等模糊詞匯使用書面語，數(shù)據(jù)需精確（如“約50%”改為“48.5%”），結(jié)論需明確（如“基本同意”改為“一致同意”）格式混亂標(biāo)題層級(jí)不清，排版隨意統(tǒng)一使用本模板格式，重點(diǎn)內(nèi)容加粗，表格對(duì)齊五、術(shù)語說明決議事項(xiàng)：會(huì)議中經(jīng)討論達(dá)成的最終決策，需明確執(zhí)行主體和標(biāo)準(zhǔn)；行動(dòng)項(xiàng)：為落實(shí)決議或解決問題需開展的具體工作，需包含責(zé)任人、時(shí)間、交付成果；交付成果：行動(dòng)項(xiàng)完成后需產(chǎn)出的文檔、方案、數(shù)據(jù)等可驗(yàn)證內(nèi)容；共識(shí)結(jié)論：會(huì)議中多數(shù)認(rèn)可或無爭議的觀點(diǎn)，可作為后續(xù)工作依據(jù)。附錄：會(huì)議紀(jì)要片段示例（項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)）討論議題：項(xiàng)目延期風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)討論要點(diǎn)：研發(fā)經(jīng)理*：當(dāng)前開發(fā)進(jìn)度滯后3天，主要因第三方接口調(diào)試延遲；產(chǎn)品經(jīng)理*：建議優(yōu)先完成