企業(yè)合同管理流程規(guī)范制度為規(guī)范企業(yè)合同管理工作，有效防范法律與經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，保障合同全生命周期管理的規(guī)范性、有效性，結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，特制定本制度。本制度適用于企業(yè)及所屬各分支機(jī)構(gòu)、下屬單位在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中各類(lèi)合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止及歸檔等全流程管理。一、職責(zé)分工明確各部門(mén)在合同管理中的核心職責(zé)，確保權(quán)責(zé)清晰、協(xié)作有序：業(yè)務(wù)部門(mén)：作為合同發(fā)起主體，負(fù)責(zé)合同相關(guān)業(yè)務(wù)的前期洽談、需求梳理、合同起草（或配合法務(wù)部起草），并全程跟蹤合同履行進(jìn)度，及時(shí)反饋履行過(guò)程中的問(wèn)題；對(duì)合同涉及的業(yè)務(wù)真實(shí)性、可行性及履約能力負(fù)責(zé)。法務(wù)部門(mén)：統(tǒng)籌合同法律風(fēng)險(xiǎn)管控，負(fù)責(zé)合同文本的合法性審查（含主體資質(zhì)、權(quán)利義務(wù)條款、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等內(nèi)容的合規(guī)性校驗(yàn)）；參與重大合同談判，提供法律支持；處理合同糾紛及訴訟事務(wù)。財(cái)務(wù)部門(mén)：從資金管理、稅務(wù)合規(guī)、票據(jù)結(jié)算等維度審核合同，確保合同價(jià)款、付款方式、發(fā)票要求等條款符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度及財(cái)稅法規(guī)；跟蹤合同資金收付，配合業(yè)務(wù)部門(mén)做好履約資金保障。管理層：根據(jù)授權(quán)范圍對(duì)合同進(jìn)行最終審批，把控合同對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、經(jīng)營(yíng)效益的影響，對(duì)重大合同行使決策權(quán)。二、合同管理流程（一）合同起草1.起草主體：原則上由業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同文本；涉及重大法律風(fēng)險(xiǎn)或復(fù)雜交易結(jié)構(gòu)的合同（如投融資、重大資產(chǎn)處置等），由業(yè)務(wù)部門(mén)提供需求要點(diǎn)，法務(wù)部門(mén)主導(dǎo)起草。2.內(nèi)容要求：合同文本應(yīng)圍繞交易目的，明確當(dāng)事人信息（名稱(chēng)、住所、聯(lián)系方式等）、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限/地點(diǎn)/方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等核心條款；條款表述需清晰無(wú)歧義，權(quán)利義務(wù)對(duì)等，不得違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定。3.格式規(guī)范：優(yōu)先使用企業(yè)發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)化合同模板；無(wú)模板可循時(shí)，起草方應(yīng)參考行業(yè)通用文本或同類(lèi)交易合同，確保格式規(guī)范、條款完備后提交審核。（二）合同審核合同需經(jīng)業(yè)務(wù)初審→法務(wù)審核→財(cái)務(wù)審核三級(jí)審核，審核意見(jiàn)需書(shū)面反饋（或通過(guò)合同管理系統(tǒng)線(xiàn)上留痕）：業(yè)務(wù)初審：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)合同業(yè)務(wù)邏輯、履約可行性、對(duì)方主體資質(zhì)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、信用報(bào)告等）進(jìn)行審核，確認(rèn)交易背景真實(shí)、條款與業(yè)務(wù)需求一致后，提交法務(wù)部門(mén)。法務(wù)審核：法務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審查合同主體合法性（是否具備簽約資格）、條款合規(guī)性（如免責(zé)條款效力、違約金約定合理性）、權(quán)利義務(wù)平衡性（是否存在顯失公平條款）、爭(zhēng)議解決條款有效性（管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)約定是否明確）等，出具法律審核意見(jiàn)，提出修改建議。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門(mén)結(jié)合企業(yè)資金計(jì)劃、付款節(jié)奏、稅務(wù)成本等，審核合同價(jià)款計(jì)算、付款方式（預(yù)付款比例、結(jié)算周期等）、發(fā)票類(lèi)型及開(kāi)具要求、擔(dān)保條款（如需）的財(cái)務(wù)可行性，確保合同財(cái)務(wù)條款符合企業(yè)內(nèi)控要求。（三）合同簽訂1.審批流程：經(jīng)三級(jí)審核通過(guò)的合同，按企業(yè)《授權(quán)審批制度》履行審批手續(xù)。重大合同（如金額超限、涉及重大權(quán)益處分等）需提交總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議。2.簽署權(quán)限：合同簽署人須持有企業(yè)法定代表人授權(quán)委托書(shū)，在授權(quán)范圍內(nèi)簽署合同；法定代表人可直接簽署法定權(quán)限內(nèi)的合同。3.蓋章管理：合同文本經(jīng)最終審批后，由行政部（或指定印章管理部門(mén)）核對(duì)審批流程完整性，確認(rèn)文本與審核版一致后，加蓋企業(yè)合同專(zhuān)用章（或公章）；嚴(yán)禁在空白合同上蓋章。（四）合同履行1.跟蹤管理：業(yè)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)合同履約跟蹤，建立履約臺(tái)賬，記錄履約進(jìn)度（如貨物交付、服務(wù)提供、款項(xiàng)收付等節(jié)點(diǎn)）；定期核對(duì)合同條款與實(shí)際履約情況，發(fā)現(xiàn)偏差（如對(duì)方遲延履約、質(zhì)量瑕疵等）及時(shí)溝通并上報(bào)。2.變更與解除：履約過(guò)程中需變更合同條款（如價(jià)款調(diào)整、履行期限延長(zhǎng)）或解除合同的，須經(jīng)雙方協(xié)商一致，簽訂書(shū)面補(bǔ)充協(xié)議或解除協(xié)議，補(bǔ)充協(xié)議/解除協(xié)議的審核、簽訂流程與原合同一致。3.糾紛處理：出現(xiàn)合同糾紛時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)第一時(shí)間收集證據(jù)（合同文本、溝通記錄、履約憑證等），會(huì)同法務(wù)部門(mén)分析糾紛成因，優(yōu)先通過(guò)協(xié)商、調(diào)解解決；協(xié)商無(wú)果的，依法啟動(dòng)仲裁或訴訟程序，最大限度維護(hù)企業(yè)權(quán)益。（五）合同歸檔1.歸檔要求：合同履行完畢（或終止）后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)將合同原件及履行過(guò)程中產(chǎn)生的補(bǔ)充協(xié)議、變更通知、履約憑證（如送貨單、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等）整理齊全，移交檔案管理部門(mén)；電子合同需同步歸檔至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，確保電子文本與紙質(zhì)文本一致。2.保管期限：合同檔案保管期限按《企業(yè)檔案管理辦法》執(zhí)行，一般合同保管[X]年，涉及重大權(quán)益、長(zhǎng)期合作的合同永久保管。三、合同風(fēng)險(xiǎn)管控（一）常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)型主體風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)方主體資質(zhì)造假、無(wú)履約能力或涉訴/失信，導(dǎo)致合同無(wú)法履行。條款風(fēng)險(xiǎn)：合同條款約定不明（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)模糊、付款條件不清晰）、權(quán)利義務(wù)失衡（如我方承擔(dān)過(guò)重責(zé)任）、違約責(zé)任約定無(wú)效等。履行風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)方遲延履約、擅自變更條款、惡意違約，或我方內(nèi)部履約管理混亂（如未按約付款、交付瑕疵）。（二）防控措施主體審查：業(yè)務(wù)部門(mén)在洽談階段通過(guò)國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、裁判文書(shū)網(wǎng)等渠道核查對(duì)方主體資質(zhì)、信用狀況；必要時(shí)要求對(duì)方提供審計(jì)報(bào)告、履約擔(dān)保（如保函、保證金）。條款優(yōu)化：法務(wù)部門(mén)結(jié)合交易場(chǎng)景細(xì)化合同條款，明確質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款與交付的銜接條件、違約責(zé)任計(jì)算方式（如違約金比例、損失賠償范圍）；對(duì)格式條款履行提示說(shuō)明義務(wù)。過(guò)程監(jiān)控：業(yè)務(wù)部門(mén)建立履約預(yù)警機(jī)制，對(duì)關(guān)鍵履約節(jié)點(diǎn)（如付款前的驗(yàn)收、交付后的質(zhì)保期）設(shè)置提醒；財(cái)務(wù)部門(mén)實(shí)時(shí)監(jiān)控資金流向，確保付款與履約進(jìn)度匹配。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制由企業(yè)審計(jì)部（或風(fēng)控部門(mén)）定期對(duì)合同管理流程進(jìn)行合規(guī)性檢查，重點(diǎn)核查合同起草的規(guī)范性、審核意見(jiàn)的落實(shí)情況、履約跟蹤的有效性及檔案管理的完整性；對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，下達(dá)整改通知書(shū)，限期整改。（二）考核與獎(jiǎng)懲將合同管理工作納入部門(mén)績(jī)效考核，考核指標(biāo)包括合同合規(guī)率（審核通過(guò)率）、履約糾紛率、風(fēng)險(xiǎn)損失金額等。對(duì)嚴(yán)格執(zhí)行制度、有效防范重大風(fēng)險(xiǎn)的部門(mén)/個(gè)人予以表彰獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)因失職導(dǎo)致合同糾紛、給企業(yè)造