采購招投標管理與合同履行模板一、適用范圍與應(yīng)用場景二、全流程操作步驟詳解1.采購需求確認與立項操作說明：需求提出：由需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）填寫《采購需求申請表》，明確采購內(nèi)容、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估預(yù)算、交付時間等關(guān)鍵信息，部門負責(zé)人簽字確認。需求審核：采購部門對接需求部門，對采購必要性、合理性進行初審，重點審核技術(shù)參數(shù)是否明確、預(yù)算是否符合公司財務(wù)制度。立項審批：根據(jù)采購金額及公司制度，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)或采購管理委員會審批（如金額超過萬元，需總經(jīng)理辦公會審批）。審批通過后，正式啟動采購流程。2.招標文件編制與審核操作說明：文件編制：采購部門根據(jù)采購需求，組織編制招標文件，內(nèi)容應(yīng)包括：投標人須知、采購項目要求（技術(shù)/服務(wù)/工程標準）、評標辦法（如最低評標價法、綜合評分法）、合同主要條款、投標文件格式等。內(nèi)部審核：招標文件需經(jīng)法務(wù)部（審核合規(guī)性）、技術(shù)部（審核技術(shù)參數(shù)）、財務(wù)部（審核預(yù)算及支付條款）聯(lián)合審核，保證無歧義、無法律風(fēng)險。定稿發(fā)布：審核通過后，加蓋公司公章，通過指定媒介（如采購網(wǎng)、企業(yè)采購平臺）或邀請方式發(fā)布招標公告，公告期不少于5個工作日（依法必須招標的項目需符合法定時限）。3.投標文件接收與開標操作說明：文件接收：在投標截止時間前，接收投標人遞交的投標文件（紙質(zhì)或電子版），核對投標人名稱、密封情況，填寫《投標文件接收登記表》，由接收人和投標人共同簽字確認。開標組織：在投標截止時間后，組織開標會議，邀請所有投標人參加（或通過線上方式），宣布投標人名單、投標報價、工期/服務(wù)期等主要內(nèi)容，記錄《開標記錄表》，并由投標人簽字確認。異議處理：若投標人對開標結(jié)果有異議，需當(dāng)場提出，采購部門應(yīng)在3個工作日內(nèi)書面答復(fù)，必要時組織復(fù)核。4.評審與定標操作說明：組建評標委員會：依法必須招標的項目，評標委員會由招標人代表及技術(shù)、經(jīng)濟等專家組成，成員人數(shù)為5人以上單數(shù)，其中專家人數(shù)不得少于總?cè)藬?shù)的2/3；專家從評標專家?guī)祀S機抽取。評審實施：評標委員會依據(jù)招標文件確定的評標辦法，對投標文件進行評審（包括符合性審查、技術(shù)評審、商務(wù)評審等），填寫《評標打分表》，出具書面評標報告，推薦1-3名中標候選人。定標審批：采購部門將評標報告及中標候選人名單報采購決策機構(gòu)（如總經(jīng)理辦公會、董事會）審批，確定中標人。5.中標公示與通知書發(fā)放操作說明：中標公示：確定中標人后，在指定媒介公示中標結(jié)果，公示期不少于3個工作日，公示內(nèi)容包括中標人名稱、中標金額、主要業(yè)績等。異議處理：公示期內(nèi)若收到異議，采購部門應(yīng)暫停簽約，調(diào)查核實并書面答復(fù)。通知書發(fā)放：公示無異議后，向中標人發(fā)出《中標通知書》，明確合同簽訂時限（一般為30日內(nèi)），同時將結(jié)果通知未中標人。6.合同談判與簽訂操作說明：合同談判：采購部門與中標人就合同條款（如技術(shù)細節(jié)、交付標準、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決等）進行談判，形成《合同談判紀要》，雙方代表簽字確認。合同審核：談判后的合同文本經(jīng)法務(wù)部審核，保證條款合法、權(quán)責(zé)清晰，重大合同需聘請外部法律顧問審核。簽訂與備案：審核通過后，由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章，合同一式X份（采購部門、財務(wù)部、需求部門、中標人等各執(zhí)一份），按規(guī)定辦理備案（如需）。7.合同履行過程管理操作說明：交貨/服務(wù)驗收：中標人按合同約定交付貨物或提供服務(wù)后，需求部門聯(lián)合采購部門、技術(shù)部門進行驗收，填寫《驗收確認單》，明確驗收結(jié)果（合格/不合格）、數(shù)量、質(zhì)量等。進度跟蹤：采購部門建立《合同履行進度臺賬》，定期跟蹤合同履行情況（如生產(chǎn)進度、服務(wù)響應(yīng)時間），對延期風(fēng)險及時預(yù)警并協(xié)調(diào)解決。付款管理：財務(wù)部根據(jù)合同約定及驗收確認單，辦理付款手續(xù)，保證付款憑證齊全（發(fā)票、驗收單、合同等），付款臺賬清晰。8.合同變更、終止與爭議處理操作說明：合同變更：因客觀原因需變更合同（如數(shù)量調(diào)整、技術(shù)參數(shù)修改），雙方應(yīng)簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更內(nèi)容、影響及責(zé)任，經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。合同終止：出現(xiàn)法定或約定終止情形（如一方違約、不可抗力導(dǎo)致合同無法履行），雙方協(xié)商一致可終止合同，簽訂《合同終止協(xié)議》，明確善后事宜（如已付款項結(jié)算、損失賠償）。爭議處理：合同履行中發(fā)生爭議，雙方應(yīng)首先友好協(xié)商；協(xié)商不成的，可依據(jù)合同約定提交仲裁或向人民法院起訴。9.資料歸檔操作說明：采購部門負責(zé)收集整理招投標及合同履行全過程的資料，包括：采購需求申請表、招標文件、投標文件、開標記錄、評標報告、中標通知書、合同文本、談判紀要、驗收單、付款憑證、變更/終止協(xié)議等，按項目編號歸檔保存，保存期限不少于合同履行結(jié)束后10年（法律法規(guī)另有規(guī)定的除外）。三、配套工具表單模板表1：采購需求申請表項目名稱需求部門采購類型（□貨物/□服務(wù)/□工程）采購內(nèi)容數(shù)量/規(guī)模技術(shù)參數(shù)要求預(yù)估預(yù)算（元）交付時間需求提出人*部門負責(zé)人意見簽字：*日期：采購部門初審意見簽字：*日期：審批意見（分管領(lǐng)導(dǎo)/管委會）簽字：*日期：表2：評標打分表（綜合評分法示例）投標人名稱技術(shù)評分（40分）商務(wù)評分（30分）價格評分（30分）總分排名（投標人A）（由評委填寫）（由評委填寫）（由評委填寫）（投標人B）（由評委填寫）（由評委填寫）（由評委填寫）評委簽字：*日期：表3：合同履行進度臺賬合同編號中標單位合同金額（元）履行階段（□準備中/□執(zhí)行中/□已完成）計劃交付時間實際交付時間驗收結(jié)果付款進度（□已付/□部分支付/□未付）問題描述及處理負責(zé)人：*更新日期：表4：驗收確認單項目名稱合同編號驗收日期驗收內(nèi)容驗收標準（依據(jù)合同）驗收結(jié)果（□合格/□不合格，不合格需注明原因）需求部門意見簽字：*日期：采購部門意見簽字：*日期：中標單位意見簽字：*日期：四、關(guān)鍵風(fēng)險提示與操作建議合規(guī)性風(fēng)險：嚴格遵守《_________招標投標法》《_________采購法》等法律法規(guī)，依法必須招標的項目不得化整為零規(guī)避招標。建議：建立采購合規(guī)審查機制，重大采購項目聘請法律顧問全程參與。招標文件風(fēng)險：招標文件中的技術(shù)參數(shù)、評標辦法不得設(shè)置排他性條款，不得歧視潛在投標人。建議：技術(shù)參數(shù)應(yīng)采用“通用+特定”描述，避免指向特定品牌或型號；評標辦法需量化、可操作。評審過程風(fēng)險：評標委員會成員應(yīng)客觀獨立評審，與投標人存在利害關(guān)系的需主動回避。建議：評審過程全程錄音錄像，評標報告需由全體評委簽字確認，存檔備查。合同履行風(fēng)