會議管理策劃與執(zhí)行檢查清單一、適用范圍本清單適用于企業(yè)內(nèi)部各類會議（如戰(zhàn)略會、項目啟動會、部門例會、客戶對接會等）的全流程管理，涵蓋從前期策劃到會后總結(jié)的各個環(huán)節(jié)，旨在規(guī)范會議組織流程、提升會議效率、保證會議目標(biāo)達(dá)成。無論是線下面對面會議還是線上遠(yuǎn)程會議，均可參照本清單執(zhí)行。二、會議全流程操作指南（一）會前準(zhǔn)備階段：周密策劃，夯實(shí)基礎(chǔ)明確會議核心目標(biāo)與類型根據(jù)業(yè)務(wù)需求確定會議目的（如信息同步、問題決策、方案研討、資源協(xié)調(diào)等），目標(biāo)需符合SMART原則（具體、可衡量、可實(shí)現(xiàn)、相關(guān)性、時間性）。劃分會議類型：決策類會議需明確表決規(guī)則；研討類會議需提前發(fā)散議題；信息同步類會議需聚焦關(guān)鍵數(shù)據(jù)傳遞。確定參會人員及職責(zé)分工列出核心參會人（決策層、項目負(fù)責(zé)人）、相關(guān)執(zhí)行人（記錄人、設(shè)備支持人）、列席人員（需知曉信息的部門代表）。指定會議主持人（負(fù)責(zé)控場、引導(dǎo)議程）、記錄人（整理會議紀(jì)要、行動項）、設(shè)備支持人（調(diào)試音視頻、PPT播放）。提前與關(guān)鍵參會人確認(rèn)時間可行性，避免沖突（如需，可使用會議協(xié)調(diào)工具收集空閑時段）。選擇會議時間與場地時間選擇：避開公司業(yè)務(wù)高峰期（如月初、月末），優(yōu)先考慮工作日上午9:30-11:00或下午2:00-4:00（參會人精力較集中）；會議時長控制在1-2小時內(nèi)（超過2小時需安排中場休息）。場地選擇（線下）：根據(jù)參會人數(shù)選擇會議室（預(yù)留10%-15%的空位），保證場地安靜、通風(fēng)、設(shè)備齊全（投影儀、麥克風(fēng)、白板、網(wǎng)絡(luò)）；提前檢查場地預(yù)約情況，避免臨時占用。平臺選擇（線上）：根據(jù)需求選擇會議工具（如騰訊會議、釘釘、Zoom等），測試平臺穩(wěn)定性（如卡頓、掉線率），提前向參會人發(fā)送平臺登錄指南。制定詳細(xì)會議議程議程需包含：會議主題、時間分配（精確到分鐘）、各環(huán)節(jié)內(nèi)容、主講人、輸出成果（如決議、方案初稿）。示例：14:00-14:10主持人開場（目標(biāo)重申、議程介紹）14:10-14:30*經(jīng)理匯報項目進(jìn)度（含關(guān)鍵數(shù)據(jù)）14:30-15:00各部門問題研討（每人發(fā)言≤3分鐘）15:00-15:15主持人總結(jié)決議、明確行動項提前3天將議程發(fā)送給參會人，預(yù)留意見反饋時間（如需調(diào)整議程，提前24小時通知）。準(zhǔn)備會議材料與設(shè)備材料準(zhǔn)備：根據(jù)議程整理PPT、數(shù)據(jù)報表、方案文檔、參考案例等，保證內(nèi)容簡潔（每頁P(yáng)PT核心信息≤3條）、重點(diǎn)突出（關(guān)鍵數(shù)據(jù)用圖表標(biāo)注）；提前1天將電子版材料發(fā)送給參會人，方便預(yù)習(xí)。設(shè)備準(zhǔn)備（線下）：提前30分鐘調(diào)試投影儀（分辨率、連接線）、麥克風(fēng)（電池電量、音量測試）、白板筆、激光筆；檢查網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性（可準(zhǔn)備4G熱點(diǎn)備用）。設(shè)備準(zhǔn)備（線上）：提前15分鐘登錄會議平臺，開啟等候室、屏幕錄制、虛擬背景等功能；測試攝像頭、麥克風(fēng)、共享屏幕，保證參會人能清晰看到PPT和聽到聲音。發(fā)送會議通知與提醒首次通知（會議前3天）：包含會議主題、時間、地點(diǎn)/、議程、參會人、需攜帶的材料、聯(lián)系人及聯(lián)系方式。提醒通知（會議前1天、前2小時）：重申會議重點(diǎn)，提醒參會人提前查看材料、測試設(shè)備（線上）。特殊情況處理：如參會人臨時無法出席，需提前24小時告知主持人，并協(xié)調(diào)替補(bǔ)人員。會前最終檢查會議前1小時：再次確認(rèn)場地（線下）或平臺狀態(tài)（線上），材料打印（如需紙質(zhì)版）、設(shè)備調(diào)試完畢；與主持人、記錄人、設(shè)備支持人溝通分工，明確應(yīng)急聯(lián)系人（如行政支持、IT運(yùn)維）。（二）會中執(zhí)行階段：高效控場，聚焦目標(biāo)簽到與人員確認(rèn)線下：準(zhǔn)備簽到表（含姓名、部門、聯(lián)系方式、到會時間），提前10分鐘安排專人引導(dǎo)簽到；遲到人員需在會議間隙輕聲入場，避免打斷發(fā)言。線上：開啟等候室，主持人逐個審核參會人身份；通過“舉手”“聊天框”確認(rèn)參會人員到齊情況，未到人員及時聯(lián)系（如需，可同步會議錄音）。主持人開場與目標(biāo)重申主持人準(zhǔn)時開場（不超過預(yù)定時間3分鐘），介紹會議主題、目標(biāo)、議程及時長規(guī)則；強(qiáng)調(diào)會議紀(jì)律（如手機(jī)靜音、不隨意打斷發(fā)言、聚焦議題）。簡要說明會議輸出成果（如需形成決議、明確行動項），讓參會人明確“會議要解決什么問題”。按議程推進(jìn)會議嚴(yán)格控制各環(huán)節(jié)時間：可使用計時器提醒主講人，超時需及時引導(dǎo)（如“*總，我們剩余5分鐘，重點(diǎn)總結(jié)下核心結(jié)論”）。引導(dǎo)發(fā)言：針對議題，按“先發(fā)言后補(bǔ)充”原則，鼓勵參會人表達(dá)觀點(diǎn)（如“*經(jīng)理，您對這個方案有什么建議？”）；避免少數(shù)人壟斷發(fā)言，保證關(guān)鍵人員（如執(zhí)行層）有表達(dá)機(jī)會。記錄關(guān)鍵信息：記錄人需實(shí)時記錄決議內(nèi)容、不同意見、行動項（含負(fù)責(zé)人、截止時間），重點(diǎn)標(biāo)注“待辦事項”（如“市場部*需在周五前提交競品分析報告”）。會議記錄與重點(diǎn)標(biāo)注記錄人使用統(tǒng)一模板（見后文“核心工具模板”），記錄內(nèi)容包括：時間、地點(diǎn)/、參會人、缺席人及原因、各環(huán)節(jié)討論要點(diǎn)、決議事項、行動項（負(fù)責(zé)人、截止時間）。對爭議點(diǎn)或未達(dá)成一致的內(nèi)容，需標(biāo)注“待確認(rèn)”“需進(jìn)一步調(diào)研”，會后由主持人牽頭跟進(jìn)。突發(fā)情況處理設(shè)備故障：線下投影儀故障，立即啟用備用設(shè)備或切換至白板板書；線上平臺卡頓，引導(dǎo)參會人切換網(wǎng)絡(luò)或使用備用平臺（提前準(zhǔn)備會議號）。人員沖突：如參會人意見分歧較大，主持人需及時介入（如“我們先聚焦數(shù)據(jù)，再討論方案可行性”），避免偏離議題。時間不足：如議程未完成，需明確“未討論事項的后續(xù)處理方式”（如“*的方案會后單獨(dú)溝通，下次會議再決策”），避免影響核心議題。會議總結(jié)與下一步行動明確會議結(jié)束前10分鐘，主持人總結(jié)核心決議（如“我們確定了項目A的3個關(guān)鍵里程碑”）、行動項（含負(fù)責(zé)人、截止時間）、下次會議時間（如需）。確認(rèn)參會人對總結(jié)內(nèi)容無異議，記錄人復(fù)述行動項，保證“人人知職責(zé)、事事有期限”。（三）會后跟進(jìn)階段：閉環(huán)管理，保證落地會議紀(jì)要與資料整理會議結(jié)束后24小時內(nèi)，記錄人整理會議紀(jì)要，內(nèi)容包括：會議基本信息、議程執(zhí)行情況、討論要點(diǎn)、決議事項、行動項（負(fù)責(zé)人、截止時間）、附件（PPT、報表等）。紀(jì)要需簡潔明了（核心內(nèi)容≤1頁），重點(diǎn)突出行動項，經(jīng)主持人審核無誤后，發(fā)送給所有參會人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)（抄送部門負(fù)責(zé)人）。任務(wù)分發(fā)與責(zé)任確認(rèn)行動項負(fù)責(zé)人需在收到紀(jì)要后2小時內(nèi)確認(rèn)任務(wù)內(nèi)容（如“*確認(rèn)周五下班前提交報告”），如有疑問及時與記錄人溝通。通過項目管理工具（如釘釘待辦、飛書多維表格）錄入任務(wù)，設(shè)置截止時間提醒，跟蹤任務(wù)進(jìn)度。進(jìn)度跟蹤與反饋任務(wù)負(fù)責(zé)人按時提交成果，如遇延期，需提前1天說明原因及預(yù)計完成時間，由協(xié)調(diào)人（通常是會議發(fā)起人）調(diào)整資源或計劃。每周通過例會或周報同步行動項進(jìn)展，對逾期未完成的任務(wù)進(jìn)行復(fù)盤（分析原因、解決障礙）。會議效果評估與總結(jié)會議結(jié)束后3天內(nèi)，通過問卷星或口頭收集參會人反饋，評估維度包括：會議目標(biāo)達(dá)成度、議程合理性、時間把控、參與感、材料準(zhǔn)備等。根據(jù)反饋優(yōu)化下次會議流程（如“縮短匯報環(huán)節(jié)，增加討論時間”），形成《會議管理優(yōu)化記錄》，持續(xù)提升會議效率。三、核心工具模板模板1：會議策劃表項目內(nèi)容負(fù)責(zé)人完成時限會議名稱2024年Q3產(chǎn)品戰(zhàn)略規(guī)劃會*總會前7天會議目標(biāo)明確Q3產(chǎn)品核心功能方向，確定資源分配預(yù)算*總會前7天時間/地點(diǎn)2024年7月15日9:00-11:00，總部3樓會議室A*助理會前3天參會人員決策層：總、副總；執(zhí)行層：產(chǎn)品部經(jīng)理、研發(fā)部經(jīng)理、市場部經(jīng)理；記錄人：助理*助理會前3天會議議程9:00-9:10開場；9:10-9:40產(chǎn)品部Q2復(fù)盤與Q3規(guī)劃；9:40-10:20各部門資源討論；10:20-10:50決策與分工；10:50-11:00總結(jié)*總會前5天材料清單產(chǎn)品部Q2數(shù)據(jù)報表、Q3方案初稿、競品分析報告*經(jīng)理會前2天設(shè)備需求投影儀、麥克風(fēng)、白板、激光筆*助理會前1天預(yù)算明細(xì)場地費(fèi)（0元，內(nèi)部會議室）、材料打印費(fèi)（50元）*助理會前1天模板2：會議簽到表（線下）序號姓名部門職位聯(lián)系方式到會時間備注（如遲到/早退）1*總總經(jīng)辦總經(jīng)理1388:55-2*經(jīng)理產(chǎn)品部經(jīng)理13956789:02遲到2分鐘3*助理總經(jīng)辦助理13790128:58-模板3：會議紀(jì)要模板會議基本信息會議名稱：2024年Q3產(chǎn)品戰(zhàn)略規(guī)劃會時間：2024年7月15日9:00-11:00地點(diǎn)：總部3樓會議室A參會人：總、副總、經(jīng)理、經(jīng)理、經(jīng)理、助理缺席人：無主持人：*總記錄人：*助理議程執(zhí)行情況開場（9:00-9:10）：主持人*總重申會議目標(biāo)（明確Q3產(chǎn)品核心方向及資源分配）。產(chǎn)品部Q2復(fù)盤與Q3規(guī)劃（9:10-9:40）：*經(jīng)理匯報Q2用戶增長15%，Q3計劃聚焦“智能推薦”功能，需研發(fā)投入50萬。各部門資源討論（9:40-10:20）：研發(fā)部經(jīng)理提出需增加2名開發(fā)人員；市場部經(jīng)理建議預(yù)留20萬推廣預(yù)算。決策與分工（10:20-10:50）：總決議：Q3核心功能為“智能推薦”，研發(fā)投入50萬，推廣預(yù)算20萬，研發(fā)部需在7月20日前提交人員招聘計劃?？偨Y(jié)（10:50-11:00）：明確行動項，下次會議時間定于7月22日。決議事項Q3產(chǎn)品核心功能確定為“智能推薦”。研發(fā)預(yù)算50萬，推廣預(yù)算20萬，總預(yù)算控制在70萬內(nèi)。行動項任務(wù)描述負(fù)責(zé)人截止時間完成狀態(tài)提交Q3研發(fā)人員招聘計劃*經(jīng)理7月20日未開始細(xì)化“智能推薦”功能方案*經(jīng)理7月25日未開始制定Q3推廣預(yù)算分配方案*經(jīng)理7月28日未開始模板4：任務(wù)跟蹤表任務(wù)描述負(fù)責(zé)人截止時間當(dāng)前進(jìn)度交付成果備注提交Q3研發(fā)人員招聘計劃*經(jīng)理7月20日80%招聘計劃（含JD、預(yù)算）待確認(rèn)崗位需求細(xì)化“智能推薦”功能方案*經(jīng)理7月25日50%功能原型圖、需求文檔需用戶調(diào)研支持制定Q3推廣預(yù)算分配方案*經(jīng)理7月28日30%預(yù)算分配表待對接渠道方四、關(guān)鍵注意事項（一）溝通協(xié)同：提前對齊，減少內(nèi)耗與主持人、記錄人、設(shè)備支持人提前溝通分工，明確“誰控場、誰記錄、誰保障”，避免會中推諉。關(guān)鍵議題（如預(yù)算、資源分配）會前與核心參會人一對一溝通，收集初步意見，減少會議爭議。（二）時間把控：精準(zhǔn)規(guī)劃，拒絕拖延議程時間分配需留有余地（如10分鐘環(huán)節(jié)預(yù)留8分鐘，避免超時），主持人需果斷打斷無關(guān)發(fā)言，聚焦核心議題。超過2小時的會議，需安排10-15分鐘中場休息，避免參會人疲勞影響效率。（三）材料與設(shè)備：雙重保障，杜絕意外重要會議需準(zhǔn)備紙質(zhì)版材料備份（如PPT打印稿），電子版材料需提前發(fā)送并確認(rèn)參會人已接收。線上會議需測試不同網(wǎng)絡(luò)環(huán)境（Wi-Fi/4G），提前準(zhǔn)備備用會議號和聯(lián)系人方式，避免平臺故障導(dǎo)致會議中斷。（四）應(yīng)急預(yù)案：預(yù)判風(fēng)險，快速響應(yīng)提前預(yù)判可能的風(fēng)險（如設(shè)備故障、人員缺席、議題爭議），制定應(yīng)對方案（如備用會議室、提前錄制發(fā)言、主持人引導(dǎo)話術(shù)）。會中突發(fā)