行政事業(yè)單位檔案管理制度范本一、總則為加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本制度。1.適用范圍：本制度適用于本單位及所屬各部門(mén)在行政管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。2.檔案定義：本制度所稱檔案，是指單位在工作中直接形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)和單位具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。3.管理原則：遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、集中保管、方便利用”的原則，實(shí)行制度化、規(guī)范化、信息化管理。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)檔案管理部門(mén)（如辦公室、綜合檔案室）是單位檔案工作的主管部門(mén)，履行以下職責(zé)：制定檔案管理制度及工作規(guī)劃，統(tǒng)籌檔案管理工作的組織實(shí)施；指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)檔案的形成、收集、整理和移交工作；負(fù)責(zé)檔案的接收、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用及信息化建設(shè)；組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案人員專業(yè)素質(zhì)；協(xié)調(diào)處理檔案管理中的重大問(wèn)題，配合上級(jí)檔案主管部門(mén)的檢查指導(dǎo)。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)各業(yè)務(wù)部門(mén)是檔案形成的責(zé)任主體，職責(zé)包括：明確本部門(mén)檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常收集、整理和預(yù)歸檔工作；按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成、積累和歸檔，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確；及時(shí)向檔案管理部門(mén)移交歸檔材料，移交前對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行自查；配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案利用、鑒定等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)支持。（三）檔案管理人員職責(zé)檔案管理人員（含專兼職）應(yīng)：熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能，持證上崗（如檔案專業(yè)資格證書(shū)）；嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等日常工作；維護(hù)檔案的完整與安全，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取補(bǔ)救措施；負(fù)責(zé)檔案利用的登記、審核與服務(wù)，確保檔案利用合規(guī)、安全；參與檔案信息化建設(shè)，做好電子檔案的管理與備份。三、檔案收集與整理（一）收集范圍單位檔案收集范圍涵蓋以下類別（結(jié)合單位實(shí)際調(diào)整）：1.文書(shū)檔案：?jiǎn)挝桓黝惞摹?huì)議材料、工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)研報(bào)告、規(guī)章制度等；2.會(huì)計(jì)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他會(huì)計(jì)資料；3.人事檔案：干部職工的履歷、考核、獎(jiǎng)懲、職稱、工資等材料；4.基建檔案：工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等全過(guò)程文件材料；5.設(shè)備檔案：設(shè)備購(gòu)置、安裝、調(diào)試、維修、報(bào)廢等相關(guān)材料；6.聲像檔案：照片、錄音、錄像、視頻等記錄單位活動(dòng)的材料；7.電子檔案：通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸、存儲(chǔ)的具有保存價(jià)值的電子文件。（二）收集要求1.歸檔時(shí)間：文書(shū)檔案：次年第一季度前完成上一年度文件的歸檔；會(huì)計(jì)檔案：會(huì)計(jì)年度終了后，由會(huì)計(jì)部門(mén)保管一年，期滿后移交檔案部門(mén)；基建、設(shè)備檔案：項(xiàng)目竣工或設(shè)備驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)完成歸檔；聲像、電子檔案：形成后及時(shí)歸檔，重大活動(dòng)檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔。2.歸檔質(zhì)量：紙質(zhì)檔案：字跡清晰、紙張完好，使用中性筆書(shū)寫(xiě)，復(fù)印件需注明來(lái)源及用途；電子檔案：確保內(nèi)容可讀取、格式規(guī)范（如PDF、JPG、MP4等），元數(shù)據(jù)完整；聲像檔案：照片需附文字說(shuō)明（含時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由），錄像、錄音需標(biāo)注內(nèi)容摘要。（三）整理方法1.分類：按照檔案類型（文書(shū)、會(huì)計(jì)、人事等）、年度、保管期限（永久、30年、10年）進(jìn)行分類；2.組卷：將同類、同年度、同保管期限的文件按主題或形成規(guī)律組合成卷（或件）；3.編號(hào)：對(duì)案卷（或件）進(jìn)行編號(hào)，編制檔號(hào)，確保唯一性；4.編目：編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄（或件目錄），注明文件題名、日期、頁(yè)數(shù)、責(zé)任者等信息；5.裝訂：紙質(zhì)檔案采用線裝或膠裝，保持文件整齊，便于翻閱。四、檔案保管與利用（一）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防光、防塵、防高溫等條件，配備溫濕度調(diào)控設(shè)備（如空調(diào)、除濕機(jī)）、消防器材（如滅火器、煙霧報(bào)警器）、防蟲(chóng)藥劑（如樟腦丸）；2.檔案柜架應(yīng)符合規(guī)范，檔案存放整齊，不同類型、保管期限的檔案分區(qū)管理；3.定期檢查檔案狀況，每年至少進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)霉變、破損、褪色等問(wèn)題及時(shí)修復(fù)。（二）借閱利用1.利用流程：?jiǎn)挝粌?nèi)部人員借閱檔案，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)；外單位人員借閱檔案，需持單位介紹信及有效證件，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在檔案管理部門(mén)指定場(chǎng)所查閱，原則上不借出；借閱期限：文書(shū)檔案一般不超過(guò)15天，會(huì)計(jì)、人事等特殊檔案按規(guī)定執(zhí)行，到期需續(xù)借的應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.利用要求：借閱者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、抽換、損毀，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容；如需復(fù)制檔案，需經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)，復(fù)制件加蓋“檔案復(fù)制件”印章，與原件具有同等效力；檔案利用完畢，應(yīng)及時(shí)歸還，檔案管理部門(mén)檢查無(wú)誤后注銷借閱記錄。（三）保密管理1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉密檔案單獨(dú)保管，借閱、復(fù)制需履行審批手續(xù)；2.電子檔案的訪問(wèn)需設(shè)置權(quán)限，采用加密存儲(chǔ)、傳輸，防止信息泄露；3.定期對(duì)檔案保密情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)泄密隱患及時(shí)整改。五、鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)及相關(guān)專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)按照《機(jī)關(guān)檔案保管期限表》，結(jié)合檔案的內(nèi)容、價(jià)值、利用頻率等，確定檔案的保管期限（永久、30年、10年），定期對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。（三）銷毀程序1.鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，列明檔案的名稱、檔號(hào)、數(shù)量、形成時(shí)間等；2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)上級(jí)檔案主管部門(mén)備案；3.銷毀檔案時(shí)，需有兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人核對(duì)檔案無(wú)誤后，在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，銷毀過(guò)程應(yīng)全程記錄（如拍照、錄像）；4.涉密檔案的銷毀需按照保密規(guī)定執(zhí)行，使用指定的銷毀設(shè)備。六、檔案信息化管理（一）數(shù)字化建設(shè)1.逐步推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用；2.數(shù)字化過(guò)程應(yīng)確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確、圖像清晰，元數(shù)據(jù)完整，數(shù)字化成果經(jīng)質(zhì)檢合格后歸檔。（二）系統(tǒng)管理1.采用符合國(guó)家規(guī)范的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等流程的信息化管理；2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、備份恢復(fù)、日志審計(jì)等功能，保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）安全備份1.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，采用異地、異質(zhì)備份方式（如磁盤(pán)、光盤(pán)、云存儲(chǔ)），防止數(shù)據(jù)丟失；2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期驗(yàn)證，確?？苫謴?fù)性，備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止損壞。七、監(jiān)督與責(zé)任（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行檢查，內(nèi)容包括檔案的形成、歸檔、保管、利用等情況；2.接受上級(jí)檔案主管部門(mén)的監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改。（二）責(zé)任追究1.對(duì)違反檔案管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、責(zé)令整改、通報(bào)批評(píng)等處理；2.因故意或重大過(guò)失造成檔案損毀、丟失、泄密的，依法