企業(yè)發(fā)票管理制度（2025年版）一、總則1.1制定目的為規(guī)范企業(yè)發(fā)票管理流程，明確發(fā)票申領(lǐng)、開具、接收、報銷等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，防范稅務(wù)風險，提高財務(wù)管理效率，解決當前存在的發(fā)票遺失、虛假發(fā)票、報銷延遲等問題，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司總部、各分支機構(gòu)及子公司的全體員工，包括正式員工、試用期員工及實習生。涉及發(fā)票申領(lǐng)、開具、接收、報銷、保管等所有相關(guān)環(huán)節(jié)均需遵守本制度規(guī)定。1.3制定依據(jù)本制度依據(jù)國家相關(guān)稅收法律法規(guī)、《企業(yè)財務(wù)管理制度》及公司內(nèi)部管理要求制定。二、職責分工2.1財務(wù)部職責財務(wù)部為本制度的牽頭管理部門，負責五個方面工作。第一方面為制度制定與修訂，包括根據(jù)法律法規(guī)變化及時更新發(fā)票管理要求，每年組織一次制度評估。第二方面為發(fā)票申領(lǐng)與保管，負責向稅務(wù)機關(guān)申領(lǐng)發(fā)票，建立發(fā)票臺賬，確保發(fā)票安全存放。第三方面為開具審核，對業(yè)務(wù)部門提交的開票申請進行合規(guī)性審核，確保開票信息準確完整。第四方面為報銷審核，對員工提交的報銷發(fā)票進行真?zhèn)尾轵灪秃弦?guī)性檢查。第五方面為培訓(xùn)指導(dǎo)，每季度組織一次發(fā)票管理培訓(xùn)，解答各部門疑問。2.2各業(yè)務(wù)部門職責各業(yè)務(wù)部門負責三個方面工作。第一方面為發(fā)票申請，業(yè)務(wù)人員根據(jù)實際業(yè)務(wù)需要填寫開票申請單，經(jīng)部門負責人審核后提交財務(wù)部。第二方面為發(fā)票接收與核對，收到客戶或供應(yīng)商發(fā)票后，需在24小時內(nèi)完成信息核對，確保發(fā)票內(nèi)容與業(yè)務(wù)實質(zhì)一致。第三方面為報銷初審，部門負責人需對本部門員工的報銷發(fā)票進行初步審核，確認業(yè)務(wù)真實性后方可提交財務(wù)部。2.3各崗位員工職責員工個人負責四個方面。第一方面為發(fā)票取得，在業(yè)務(wù)活動中必須取得合法有效的發(fā)票，嚴禁接收虛假發(fā)票。第二方面為發(fā)票保管，個人取得的發(fā)票需妥善保管，防止遺失或損壞。第三方面為及時報銷，業(yè)務(wù)發(fā)生后需在15個工作日內(nèi)完成報銷申請。第四方面為合規(guī)使用，不得將個人消費發(fā)票混入公務(wù)報銷。三、發(fā)票申領(lǐng)與保管3.1發(fā)票申領(lǐng)流程發(fā)票申領(lǐng)分為四個步驟。第一步為需求評估，財務(wù)部每月25日前統(tǒng)計下月發(fā)票使用量，結(jié)合庫存情況確定申領(lǐng)數(shù)量。第二步為申領(lǐng)審批，財務(wù)經(jīng)理審核申領(lǐng)數(shù)量合理性，超過上月使用量20%的需說明原因。第三步為稅務(wù)機關(guān)辦理，稅務(wù)專員攜帶相關(guān)證件前往主管稅務(wù)機關(guān)辦理申領(lǐng)手續(xù)，原則上3個工作日內(nèi)完成。第四步為入庫登記，新領(lǐng)發(fā)票需在入庫當日完成臺賬登記，記錄發(fā)票代碼、號碼、數(shù)量等信息。3.2發(fā)票保管要求發(fā)票保管實行三級管理。第一級為財務(wù)部專用保險柜存放未使用發(fā)票，保險柜密碼由財務(wù)經(jīng)理和稅務(wù)專員分別掌握。第二級為已領(lǐng)用但未開具的發(fā)票，由開票員專用抽屜存放，每日下班前清點數(shù)量。第三級為已開具發(fā)票存根聯(lián)，按月份裝訂成冊，保存期限不少于5年。3.3發(fā)票盤點制度財務(wù)部每月最后一天對發(fā)票庫存進行盤點，盤點內(nèi)容包括未使用發(fā)票數(shù)量、已開具發(fā)票存根聯(lián)完整性、作廢發(fā)票處理情況等。發(fā)現(xiàn)差異超過5份的，需在3個工作日內(nèi)查明原因并報告財務(wù)經(jīng)理。四、發(fā)票開具規(guī)范4.1開票申請流程開票申請分為五個環(huán)節(jié)。第一環(huán)節(jié)為申請?zhí)顚懀瑯I(yè)務(wù)人員通過財務(wù)系統(tǒng)填寫開票申請單，必須準確填寫客戶全稱、納稅人識別號、地址電話、開戶行及賬號等信息。第二環(huán)節(jié)為資料附件，需附上合同復(fù)印件或業(yè)務(wù)確認單作為開票依據(jù)。第三環(huán)節(jié)為部門審核，部門負責人需在1個工作日內(nèi)完成業(yè)務(wù)真實性審核。第四環(huán)節(jié)為財務(wù)審核，稅務(wù)專員對開票信息進行合規(guī)性檢查，重點核對納稅人識別號準確性。第五環(huán)節(jié)為發(fā)票開具，審核通過后2個工作日內(nèi)完成開票。4.2開票信息要求開票信息必須完整準確，包含七個要素。第一個要素為購買方信息，必須與營業(yè)執(zhí)照信息完全一致。第二個要素為商品或服務(wù)名稱，必須與實際業(yè)務(wù)內(nèi)容相符。第三個要素為規(guī)格型號，如有則必須填寫。第四個要素為單位，按實際計量單位填寫。第五個要素為數(shù)量，準確填寫交易數(shù)量。第六個要素為單價，標明不含稅單價。第七個要素為金額，分別列明不含稅金額、稅率和稅額。4.3特殊情況處理遇到三種特殊情況需特殊處理。第一種為客戶信息不全，必須補充完整后方可開票，嚴禁憑口頭告知信息開票。第二種為開票金額錯誤，當月發(fā)現(xiàn)的可作廢重開，跨月的需開具紅字發(fā)票。第三種為發(fā)票遺失，開票方需在發(fā)現(xiàn)遺失后3個工作日內(nèi)向稅務(wù)機關(guān)報告，并在市級以上報紙刊登遺失聲明。五、發(fā)票接收與審核5.1發(fā)票接收標準接收外部發(fā)票需符合六個標準。第一個標準為發(fā)票真?zhèn)危仨毷峭ㄟ^稅務(wù)機關(guān)監(jiān)制的合法發(fā)票。第二個標準為開票日期，原則上不得超過業(yè)務(wù)發(fā)生日期90天。第三個標準為發(fā)票內(nèi)容，必須與業(yè)務(wù)實質(zhì)相符，不得出現(xiàn)"辦公用品"等模糊品名。第四個標準為金額規(guī)范，大小寫金額必須一致。第五個標準為印章清晰，發(fā)票專用章或財務(wù)專用章必須清晰可辨。第六個標準為連號異常，對連號發(fā)票需重點核查業(yè)務(wù)真實性。5.2發(fā)票審核流程發(fā)票審核分為四個步驟。第一步為初步審核，報銷人在提交前需自行核對發(fā)票基本信息是否完整。第二步為部門審核，部門負責人重點審核發(fā)票對應(yīng)業(yè)務(wù)的真實性。第三步為財務(wù)審核，稅務(wù)專員通過國家稅務(wù)總局發(fā)票查驗平臺進行真?zhèn)悟炞C。第四步為財務(wù)經(jīng)理復(fù)核，對單張金額超過1萬元的發(fā)票進行二次審核。5.3問題發(fā)票處理發(fā)現(xiàn)問題發(fā)票按三種情形處理。第一種為輕微問題，如發(fā)票章模糊但能辨認，可要求更換或提供說明。第二種為較重問題，如品名不規(guī)范但業(yè)務(wù)真實，需補充詳細清單并經(jīng)財務(wù)經(jīng)理批準。第三種為嚴重問題，如假發(fā)票或虛開發(fā)票，一律不予報銷并追究相關(guān)人員責任。六、發(fā)票報銷管理6.1報銷時間要求報銷時間實行分級管理。普通業(yè)務(wù)報銷需在業(yè)務(wù)發(fā)生后15個工作日內(nèi)提交。差旅費報銷需在返回工作崗位后5個工作日內(nèi)提交。超過30天未報銷的，需部門負責人特別說明原因。超過90天未報銷的，原則上不予受理。6.2報銷資料要求報銷資料包含五個要件。第一個要件為報銷單，通過財務(wù)系統(tǒng)打印并經(jīng)審批人簽字。第二個要件為發(fā)票原件，按要求粘貼在報銷單背面。第三個要件為業(yè)務(wù)說明，簡要說明發(fā)票對應(yīng)業(yè)務(wù)內(nèi)容。第四個要件為審批流程，完成所有必要的審批環(huán)節(jié)。第五個要件為支付信息，準確填寫收款賬戶信息。6.3報銷審批權(quán)限報銷審批按金額分三級權(quán)限。第一級為3000元以下，由部門負責人審批。第二級為3000元至1萬元，需部門負責人和財務(wù)經(jīng)理雙簽。第三級為1萬元以上，需增加分管領(lǐng)導(dǎo)審批。單筆報銷超過5萬元的，需總經(jīng)理審批。七、電子發(fā)票管理7.1電子發(fā)票接收電子發(fā)票管理需注意四個要點。第一個要點為來源驗證，必須從正規(guī)渠道獲取電子發(fā)票。第二個要點為格式要求，需保存PDF或OFD等原始格式文件。第三個要點為真?zhèn)悟炞C，收到后需立即通過官方平臺驗證真?zhèn)?。第四個要點為重復(fù)報銷防范，財務(wù)部建立電子發(fā)票臺賬防止重復(fù)報銷。7.2電子發(fā)票報銷電子發(fā)票報銷特殊要求有三項。第一項為打印要求，需使用A4紙完整打印電子發(fā)票版式文件。第二項為簽字要求，報銷人需在打印件上注明"電子發(fā)票報銷唯一性承諾"。第三項為存檔要求，財務(wù)部需同時保存電子版和打印版。八、違規(guī)處理與監(jiān)督檢查8.1違規(guī)行為分級違規(guī)行為分為三個等級。一般違規(guī)包括發(fā)票粘貼不規(guī)范、報銷超時但未超過30天、開票信息填寫錯誤但未造成損失等，給予口頭警告并要求限期整改。較重違規(guī)包括接收品名不規(guī)范發(fā)票、遺失發(fā)票未及時報告、重復(fù)報銷等，處以200-500元罰款并通報批評。嚴重違規(guī)包括虛開發(fā)票、使用假發(fā)票、惡意篡改發(fā)票信息等，視情節(jié)給予記過以上處分，涉及金額較大的移交司法機關(guān)處理。8.2監(jiān)督檢查機制監(jiān)督檢查采取三種方式。第一種為日常檢查，財務(wù)部每月對報銷發(fā)票進行抽查，抽查比例不低于20%。第二種為專項檢查，每半年組織一次發(fā)票管理專項檢查，重點檢查大額發(fā)票和異常發(fā)票。第三種為突擊檢查，對發(fā)票管理問題較多的部門進行不定期突擊檢查。8.3申訴機制員工對處理決定有異議的，可在收到處理通知后5個工作日內(nèi)向財務(wù)部提交書面申訴。財務(wù)部需在收到申訴后3個工作日內(nèi)組織復(fù)核，必要時可召開由財務(wù)部、人力資源部、員工所在部門組成的聯(lián)席會議進行審議。九、附則9.1制度生效本制度自2025年7月1日起施行，原《發(fā)票管理制度》（2022年版）同時廢止。9.2制度解釋本制度由財務(wù)部負責解釋，執(zhí)行過程中遇到的問題可向財務(wù)部咨詢。9.3制度修訂本制度原則上每年評估一次，根據(jù)法律法規(guī)變化和實際管理需要，由財務(wù)部提出修訂建議，經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過后發(fā)布執(zhí)行。說明一：關(guān)于發(fā)票報銷時限的計算。15個工作日從發(fā)票開具日期或業(yè)務(wù)完成日期較晚者開始計算，遇法定節(jié)假日順延。例如某員工3月1日完成業(yè)務(wù)，3月10日取得發(fā)票，則報銷截止日期為3月10日起第15個工作日。說明二：關(guān)于電子發(fā)票重復(fù)報銷的防范。財務(wù)部已建立電子發(fā)票號碼查重系統(tǒng)，員工提交報銷時系統(tǒng)自動校驗。如發(fā)現(xiàn)重復(fù)報銷，系統(tǒng)將自動攔截并提示。說明三：關(guān)于供應(yīng)商發(fā)票信息的確認。與新供應(yīng)商首次合作前，