采購合同規(guī)定方案一、采購合同規(guī)定方案概述

采購合同是企業(yè)獲取所需物資或服務的重要法律文件，明確雙方權利義務，規(guī)范交易流程。制定科學合理的采購合同規(guī)定方案，有助于降低交易風險、提高采購效率、確保合同履行。本方案從合同要素、審批流程、風險控制等方面提出具體規(guī)定，旨在為采購合同管理提供標準化指導。

二、采購合同核心要素規(guī)定

（一）合同基本條款

1.合同主體：明確采購方和供應方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息。

2.合同標的：詳細描述采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數量、質量標準等。

3.價格與支付：規(guī)定單價、總價、付款方式（如預付款、分期付款）、結算周期等。

4.交貨時間與方式：明確交貨期限、運輸方式、交貨地點及驗收標準。

（二）合同特殊條款

1.質量保證：約定質量檢測標準、驗收流程及不合格品處理方式。

2.違約責任：明確延遲交貨、質量不合格、未按時付款等情況的賠償條款。

3.保密條款：規(guī)定雙方對商業(yè)信息、技術數據的保密義務及違約后果。

4.爭議解決：約定爭議解決方式（如協(xié)商、仲裁或訴訟）及管轄機構。

三、采購合同審批流程規(guī)定

（一）采購申請

1.需求部門提交采購申請，注明采購目的、預算及預期到貨時間。

2.申請人填寫《采購申請表》，附相關技術參數或需求說明。

（二）審批環(huán)節(jié)

1.部門負責人審核申請合理性，確認預算及必要性。

2.財務部門核對資金安排，確保支付能力。

3.采購部復核合同條款，確保合規(guī)性。

4.高管層審批金額超過一定閾值（如10萬元）的合同。

（三）合同簽署

1.審批通過后，采購部與供應方正式簽署合同。

2.合同簽署后，歸檔至財務及采購部門備案。

四、采購合同風險控制規(guī)定

（一）合同履行監(jiān)控

1.定期跟蹤交貨進度，確保按期到貨。

2.建立質量抽檢機制，隨機抽查到貨產品或服務。

（二）違約處理

1.出現延遲交貨時，供應方需提供書面解釋及補救措施。

2.質量不合格時，按合同約定退換貨或賠償。

（三）合同變更管理

1.任何合同變更需經雙方書面確認，并重新審批。

2.變更內容需記錄存檔，作為后續(xù)履約依據。

五、附則

本方案適用于公司所有采購合同的管理，各部門需嚴格執(zhí)行。采購部負責方案解釋及修訂，確保與業(yè)務需求同步更新。

**二、采購合同核心要素規(guī)定**

（一）合同基本條款

1.**合同主體：**合同應明確標注采購方與供應方的法定全稱、注冊地址、聯(lián)系部門及聯(lián)系方式（包括電話、電子郵箱）。如有授權代表，需載明其姓名及授權范圍，確保簽署主體具備相應的簽約權限。建議附上相關主體的營業(yè)執(zhí)照副本復印件或等同有效證明文件的關鍵信息頁，以驗證主體資格的真實性。

2.**合同標的：**此條款是合同的核心，需詳細、清晰地描述所采購的物品或服務。

***物品采購：**必須包含物品的準確名稱、型號、規(guī)格、技術參數、計量單位、數量。建議采用國際或行業(yè)標準代號、圖片、樣品編號等方式進一步明確?？煽紤]增加“符合技術規(guī)格要求”的表述，賦予雙方一定的合理解釋空間。

***服務采購：**應明確服務的具體內容、服務范圍、服務期限（起止日期或總時長）、服務方式（如現場實施、遠程支持、交付成果形式等）、服務標準（如效率、質量、交付物要求）。服務內容應盡可能具體化，避免使用模糊不清的表述。

***版本與知識產權：**如涉及軟件、技術專利或專有技術，需明確標的物的版本號、知識產權歸屬及授權范圍，以及采購方獲取、使用相關知識產權的權利和限制。

3.**價格與支付：**

***定價方式：**明確是固定總價、單價合同（適用于分階段交付或量可變動的情況）還是成本加成合同。如為單價合同，需附價格表作為合同附件。

***價格條款：**如涉及匯率、稅費（明確由哪方承擔各項稅費，如增值稅、關稅等）、價格調整機制（如約定在特定條件下可依據何種指數或規(guī)則進行調整，及調整的觸發(fā)條件和計算方法），需在此明確。

***支付方式：**詳細約定支付方式，如銀行轉賬、支票等。明確支付節(jié)點，如預付款、進度款（可分階段支付，與交付里程碑掛鉤）、驗收款、尾款等，并規(guī)定各階段付款的比例和時間。明確支付賬戶信息，確保準確無誤。

***付款周期：**規(guī)定支付周期，例如收到發(fā)票后多少個工作日內付款，或按月結賬等。

4.**交貨時間與方式：**

***交貨時間：**明確具體的交貨日期或交貨期限。對于分批交貨，需列出每批物品的交貨日期。

***交貨地點：**詳細注明最終交付的地點，包括具體地址、收貨人信息。

***運輸方式與成本：**約定運輸方式（如海運、空運、陸運、快遞等），明確運輸成本由哪方承擔。如由供應方負責運輸，需約定承運商或運輸路線（若非指定）。

***貨物保險：**可約定貨物在運輸途中的保險責任及投保事宜，明確由哪方辦理及費用承擔。

***交貨憑證：**規(guī)定交貨時需提供的單證，如裝箱單、發(fā)貨清單、原產地證明、質檢報告、產品合格證、運輸單據等。

（二）合同特殊條款

1.**質量保證：**

***質量標準：**明確所采購物品或服務需符合的國家標準、行業(yè)標準、行業(yè)標準或雙方確認的技術文件/樣品標準。如無通用標準，可附隨合同的技術規(guī)格作為質量依據。

***質量檢驗：**約定質量檢驗的責任方（通常是采購方，但也可協(xié)商）、檢驗時間（如到貨時檢驗、過程中檢驗）、檢驗方法、檢驗標準。明確合格標準及不合格品的處理方式（如退換貨、維修、降價、索賠等）。

***質保期：**對于物品采購，約定明確的質量保證期或保修期，以及在此期間內的免費維修、更換責任。對于服務采購，可約定服務期內的性能保證、效果承諾等。

***第三方認證：**如要求，可規(guī)定物品需具備特定的第三方認證證書（如CE、UL等），并明確由哪方負責提供。

2.**違約責任：**

***明確違約情形：**詳細列舉可能出現的違約行為，如延遲交貨、交貨物品不符合規(guī)格、延遲付款、服務未達標準等。

***違約后果：**針對每種違約行為，規(guī)定具體的處理措施。常見的包括：支付違約金（約定計算方式，如每日萬分之五或合同總價的百分比）、賠償損失（明確損失的計算范圍，如直接損失、可預見的間接損失）、解除合同、繼續(xù)履行等。違約金的設定應具有合理性和可操作性。

***不可抗力：**約定不可抗力事件（如自然災害、戰(zhàn)爭、政府行為等）的定義、發(fā)生后的通知義務（應在多長時間內通知對方）、不可抗力持續(xù)期間的合同處理（如暫停履行、部分免除責任）、以及不可抗力消除后的處理。需明確不可抗力事件對合同履行的具體影響及責任劃分。

3.**保密條款：**約定雙方對在合作過程中獲悉的對方商業(yè)秘密（包括但不限于技術信息、經營信息、客戶名單、價格體系等）承擔保密義務。明確保密信息的范圍、保密期限（合同有效期內及合同終止后仍需保密的年限）、保密責任（違反保密義務的后果，如承擔賠償責任）以及保密信息的例外情況（如法律法規(guī)要求披露或已公開）。

4.**爭議解決：**規(guī)定解決合同爭議的方式和地點。常見的有：友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交指定地點的仲裁委員會（需明確仲裁機構名稱）按照其仲裁規(guī)則進行仲裁；或者提交指定地點的法院（需明確法院名稱）通過訴訟解決。選擇仲裁或訴訟時，需明確適用的法律（通常是合同簽訂地或履行地的法律，但可約定其他法律，如國際商法）。爭議解決方式應明確且單一，避免條款沖突。

**三、采購合同審批流程規(guī)定**

（一）采購申請

1.**需求識別與發(fā)起：**需求部門首先識別業(yè)務所需，評估是否必須通過采購獲?。紤]是否有合適的替代方案，如內部調配、租賃等）。確認需外部采購后，由具體經辦人或部門負責人填寫《采購申請表》。

2.**申請表內容：**《采購申請表》應包含但不限于：申請日期、申請部門、申請人、采購物品/服務名稱及詳細描述（技術要求、數量、用途）、預算金額、期望到貨/服務時間、推薦供應商（如有）、采購理由/必要性說明等。對于復雜項目，可能還需附項目計劃書、技術規(guī)格書等支撐文件。

3.**內部審核：**申請?zhí)峤缓?，按公司內部管理權限，首先由申請部門的直接上級或指定負責人進行審核，重點評估需求的真實性、合理性、預算符合性及采購的必要性。審核通過后，簽署申請表。

（二）審批環(huán)節(jié)

1.**部門/項目負責人審批：**審核通過后，流轉至申請部門的主管或更高層級的管理者進行審批，進一步確認采購決策的可行性與資源分配的合理性。

2.**財務部門審核：**審批流轉至財務部門。財務部門主要審核申請的預算額度是否在授權范圍內，資金安排是否可行，支付方式是否符合公司財務制度，發(fā)票需求等。財務部門審核通過后，簽署意見并轉交下一環(huán)節(jié)。

3.**采購部專業(yè)審核：**采購部接收申請后，進行專業(yè)層面的審核。審核內容包括：采購范圍的合理性、供應商選擇的合規(guī)性（如是否需要招標、是否在合格供應商名錄中）、合同主要條款的初步風險評估、采購流程的合規(guī)性等。采購部審核通過后，出具專業(yè)意見并準備相關采購文件。

4.**高管層審批（如需）：**根據公司制度及采購金額的大?。稍O定一個閾值，例如人民幣10萬元或等值外幣），金額超出閾值的采購合同申請，需報請公司指定層級的高管（如采購委員會、總經理、董事長等）進行最終審批。高管層關注的是重大采購決策的風險與戰(zhàn)略符合性。

（三）合同簽署

1.**供應商確認與溝通：**采購部根據審批通過的申請，執(zhí)行采購活動（如尋找供應商、詢價、比價、談判等），最終確定供應商并就合同條款與供應商達成一致。

2.**合同起草與定稿：**采購部依據審批意見、采購需求及與供應商的談判結果，起草正式的采購合同。合同初稿可能需采購部內部審核或法務部門（如設有）的審閱。根據反饋修改完善，形成最終定稿。

3.**最終簽署：**最終合同定稿經內部授權人員（如采購經理）確認后，發(fā)送給供應商。雙方授權代表在合同上正式簽署。建議采用可追溯的電子簽名或紙質簽名，并確保簽署方具有合法授權。

4.**合同歸檔：**合同簽署完成后，原件（或掃描件/電子合同）應由雙方各執(zhí)一份或按公司規(guī)定存檔。采購部負責將合同與相關審批文件、采購過程文件（如報價單、談判記錄等）一并整理，歸入檔案管理系統(tǒng)，便于后續(xù)查閱、審計和履行。

**四、采購合同風險控制規(guī)定**

（一）合同履行監(jiān)控

1.**進度跟蹤：**建立合同履行臺賬，對關鍵節(jié)點（如預付款支付節(jié)點、發(fā)貨通知到達時間、預計到貨日、驗收時間等）進行跟蹤。可通過定期郵件/消息溝通、系統(tǒng)提醒等方式，確保供應鏈按計劃進行。對于關鍵或復雜的合同，可安排專人負責跟蹤。

2.**質量抽檢與驗證：**嚴格按照合同約定的檢驗標準和流程執(zhí)行驗收。對于物品采購，可制定抽檢計劃，根據物品重要性、價值、風險等級確定抽檢比例和方式（全檢或抽檢）。驗收不合格的，及時按照合同約定處理（如要求供應商整改、退換貨）。對于服務采購，需在服務過程中及服務結束后，依據合同約定的服務標準進行效果評估和驗收。

3.**信息記錄與溝通：**在履行過程中，注意保留相關證據，如物流信息、溝通記錄（郵件、會議紀要）、驗收單據等。保持與供應商的良好溝通，及時解決履行過程中出現的問題或潛在風險。

（二）違約處理

1.**違約識別與評估：**當發(fā)現供應商可能違約（如延遲交貨、質量不合格、服務不達標）時，首先由采購部或相關責任部門進行核實確認。評估違約的嚴重程度、對采購方業(yè)務的影響范圍及潛在損失。

2.**正式通知與協(xié)商：**確認違約后，依據合同約定，向供應商發(fā)出正式的違約通知，明確違約事實、依據的合同條款、采購方的訴求（如要求補救、賠償、解除合同等）。同時，嘗試與供應商進行友好協(xié)商，尋求雙方都能接受的解決方案。

3.**采取補救措施：**根據協(xié)商結果或合同約定，采取相應措施。例如，要求供應商加快交貨、立即更換不合格品、提供免費維修服務、支付違約金、扣減相應款項等。確保采取的措施符合合同規(guī)定，并保留好相關證據。

4.**升級處理與責任追究：**如果協(xié)商不成或供應商拒絕履行義務，采購部需準備相關證據（違約通知、溝通記錄、損失證明等），上報管理層決策是否采取進一步行動，如解除合同、通過法律途徑追索損失等。內部需對違約事件進行復盤，分析原因，考慮是否需要調整供應商管理策略或改進合同條款，以防范類似風險再次發(fā)生。

（三）合同變更管理

1.**變更需求提出：**任何一方提出合同變更需求，均需提交正式的《合同變更請求單》，說明變更的原因、內容、影響（如對成本、進度、質量的影響）。變更請求應盡可能詳細、具體，并提供必要的支持文件或論證。

2.**變更評估與審批：**收到變更請求后，采購部需組織相關部門（可能包括財務、技術、法務等）對變更請求進行評估。評估內容包括：變更的必要性、變更的可行性、變更對項目整體（成本、進度、風險、資源）的影響、變更是否符合公司相關政策等。評估通過后，按原審批流程或更高級別的審批權限進行審批。

3.**變更協(xié)商與確認：**變更獲得批準后，采購部代表公司與供應商就變更內容進行協(xié)商，就變更后的條款（如價格調整、工期修改、責任劃分等）達成一致。

4.**變更協(xié)議簽署：**變更內容達成一致后，雙方應簽署正式的《合同變更協(xié)議》或補充協(xié)議，作為原合同的組成部分，與原合同具有同等法律效力。變更協(xié)議需明確變更的具體內容、生效日期、雙方的權利義務調整等。

5.**變更實施與確認：**變更協(xié)議簽署后，監(jiān)督變更內容的實際履行。完成后，由相關方確認變更結果，并更新合同管理系統(tǒng)或臺賬中的信息。確保所有與變更相關的文件（請求單、評估報告、協(xié)議、確認單等）都得到妥善保存歸檔。

一、采購合同規(guī)定方案概述

采購合同是企業(yè)獲取所需物資或服務的重要法律文件，明確雙方權利義務，規(guī)范交易流程。制定科學合理的采購合同規(guī)定方案，有助于降低交易風險、提高采購效率、確保合同履行。本方案從合同要素、審批流程、風險控制等方面提出具體規(guī)定，旨在為采購合同管理提供標準化指導。

二、采購合同核心要素規(guī)定

（一）合同基本條款

1.合同主體：明確采購方和供應方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息。

2.合同標的：詳細描述采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數量、質量標準等。

3.價格與支付：規(guī)定單價、總價、付款方式（如預付款、分期付款）、結算周期等。

4.交貨時間與方式：明確交貨期限、運輸方式、交貨地點及驗收標準。

（二）合同特殊條款

1.質量保證：約定質量檢測標準、驗收流程及不合格品處理方式。

2.違約責任：明確延遲交貨、質量不合格、未按時付款等情況的賠償條款。

3.保密條款：規(guī)定雙方對商業(yè)信息、技術數據的保密義務及違約后果。

4.爭議解決：約定爭議解決方式（如協(xié)商、仲裁或訴訟）及管轄機構。

三、采購合同審批流程規(guī)定

（一）采購申請

1.需求部門提交采購申請，注明采購目的、預算及預期到貨時間。

2.申請人填寫《采購申請表》，附相關技術參數或需求說明。

（二）審批環(huán)節(jié)

1.部門負責人審核申請合理性，確認預算及必要性。

2.財務部門核對資金安排，確保支付能力。

3.采購部復核合同條款，確保合規(guī)性。

4.高管層審批金額超過一定閾值（如10萬元）的合同。

（三）合同簽署

1.審批通過后，采購部與供應方正式簽署合同。

2.合同簽署后，歸檔至財務及采購部門備案。

四、采購合同風險控制規(guī)定

（一）合同履行監(jiān)控

1.定期跟蹤交貨進度，確保按期到貨。

2.建立質量抽檢機制，隨機抽查到貨產品或服務。

（二）違約處理

1.出現延遲交貨時，供應方需提供書面解釋及補救措施。

2.質量不合格時，按合同約定退換貨或賠償。

（三）合同變更管理

1.任何合同變更需經雙方書面確認，并重新審批。

2.變更內容需記錄存檔，作為后續(xù)履約依據。

五、附則

本方案適用于公司所有采購合同的管理，各部門需嚴格執(zhí)行。采購部負責方案解釋及修訂，確保與業(yè)務需求同步更新。

**二、采購合同核心要素規(guī)定**

（一）合同基本條款

1.**合同主體：**合同應明確標注采購方與供應方的法定全稱、注冊地址、聯(lián)系部門及聯(lián)系方式（包括電話、電子郵箱）。如有授權代表，需載明其姓名及授權范圍，確保簽署主體具備相應的簽約權限。建議附上相關主體的營業(yè)執(zhí)照副本復印件或等同有效證明文件的關鍵信息頁，以驗證主體資格的真實性。

2.**合同標的：**此條款是合同的核心，需詳細、清晰地描述所采購的物品或服務。

***物品采購：**必須包含物品的準確名稱、型號、規(guī)格、技術參數、計量單位、數量。建議采用國際或行業(yè)標準代號、圖片、樣品編號等方式進一步明確?？煽紤]增加“符合技術規(guī)格要求”的表述，賦予雙方一定的合理解釋空間。

***服務采購：**應明確服務的具體內容、服務范圍、服務期限（起止日期或總時長）、服務方式（如現場實施、遠程支持、交付成果形式等）、服務標準（如效率、質量、交付物要求）。服務內容應盡可能具體化，避免使用模糊不清的表述。

***版本與知識產權：**如涉及軟件、技術專利或專有技術，需明確標的物的版本號、知識產權歸屬及授權范圍，以及采購方獲取、使用相關知識產權的權利和限制。

3.**價格與支付：**

***定價方式：**明確是固定總價、單價合同（適用于分階段交付或量可變動的情況）還是成本加成合同。如為單價合同，需附價格表作為合同附件。

***價格條款：**如涉及匯率、稅費（明確由哪方承擔各項稅費，如增值稅、關稅等）、價格調整機制（如約定在特定條件下可依據何種指數或規(guī)則進行調整，及調整的觸發(fā)條件和計算方法），需在此明確。

***支付方式：**詳細約定支付方式，如銀行轉賬、支票等。明確支付節(jié)點，如預付款、進度款（可分階段支付，與交付里程碑掛鉤）、驗收款、尾款等，并規(guī)定各階段付款的比例和時間。明確支付賬戶信息，確保準確無誤。

***付款周期：**規(guī)定支付周期，例如收到發(fā)票后多少個工作日內付款，或按月結賬等。

4.**交貨時間與方式：**

***交貨時間：**明確具體的交貨日期或交貨期限。對于分批交貨，需列出每批物品的交貨日期。

***交貨地點：**詳細注明最終交付的地點，包括具體地址、收貨人信息。

***運輸方式與成本：**約定運輸方式（如海運、空運、陸運、快遞等），明確運輸成本由哪方承擔。如由供應方負責運輸，需約定承運商或運輸路線（若非指定）。

***貨物保險：**可約定貨物在運輸途中的保險責任及投保事宜，明確由哪方辦理及費用承擔。

***交貨憑證：**規(guī)定交貨時需提供的單證，如裝箱單、發(fā)貨清單、原產地證明、質檢報告、產品合格證、運輸單據等。

（二）合同特殊條款

1.**質量保證：**

***質量標準：**明確所采購物品或服務需符合的國家標準、行業(yè)標準、行業(yè)標準或雙方確認的技術文件/樣品標準。如無通用標準，可附隨合同的技術規(guī)格作為質量依據。

***質量檢驗：**約定質量檢驗的責任方（通常是采購方，但也可協(xié)商）、檢驗時間（如到貨時檢驗、過程中檢驗）、檢驗方法、檢驗標準。明確合格標準及不合格品的處理方式（如退換貨、維修、降價、索賠等）。

***質保期：**對于物品采購，約定明確的質量保證期或保修期，以及在此期間內的免費維修、更換責任。對于服務采購，可約定服務期內的性能保證、效果承諾等。

***第三方認證：**如要求，可規(guī)定物品需具備特定的第三方認證證書（如CE、UL等），并明確由哪方負責提供。

2.**違約責任：**

***明確違約情形：**詳細列舉可能出現的違約行為，如延遲交貨、交貨物品不符合規(guī)格、延遲付款、服務未達標準等。

***違約后果：**針對每種違約行為，規(guī)定具體的處理措施。常見的包括：支付違約金（約定計算方式，如每日萬分之五或合同總價的百分比）、賠償損失（明確損失的計算范圍，如直接損失、可預見的間接損失）、解除合同、繼續(xù)履行等。違約金的設定應具有合理性和可操作性。

***不可抗力：**約定不可抗力事件（如自然災害、戰(zhàn)爭、政府行為等）的定義、發(fā)生后的通知義務（應在多長時間內通知對方）、不可抗力持續(xù)期間的合同處理（如暫停履行、部分免除責任）、以及不可抗力消除后的處理。需明確不可抗力事件對合同履行的具體影響及責任劃分。

3.**保密條款：**約定雙方對在合作過程中獲悉的對方商業(yè)秘密（包括但不限于技術信息、經營信息、客戶名單、價格體系等）承擔保密義務。明確保密信息的范圍、保密期限（合同有效期內及合同終止后仍需保密的年限）、保密責任（違反保密義務的后果，如承擔賠償責任）以及保密信息的例外情況（如法律法規(guī)要求披露或已公開）。

4.**爭議解決：**規(guī)定解決合同爭議的方式和地點。常見的有：友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交指定地點的仲裁委員會（需明確仲裁機構名稱）按照其仲裁規(guī)則進行仲裁；或者提交指定地點的法院（需明確法院名稱）通過訴訟解決。選擇仲裁或訴訟時，需明確適用的法律（通常是合同簽訂地或履行地的法律，但可約定其他法律，如國際商法）。爭議解決方式應明確且單一，避免條款沖突。

**三、采購合同審批流程規(guī)定**

（一）采購申請

1.**需求識別與發(fā)起：**需求部門首先識別業(yè)務所需，評估是否必須通過采購獲?。紤]是否有合適的替代方案，如內部調配、租賃等）。確認需外部采購后，由具體經辦人或部門負責人填寫《采購申請表》。

2.**申請表內容：**《采購申請表》應包含但不限于：申請日期、申請部門、申請人、采購物品/服務名稱及詳細描述（技術要求、數量、用途）、預算金額、期望到貨/服務時間、推薦供應商（如有）、采購理由/必要性說明等。對于復雜項目，可能還需附項目計劃書、技術規(guī)格書等支撐文件。

3.**內部審核：**申請?zhí)峤缓?，按公司內部管理權限，首先由申請部門的直接上級或指定負責人進行審核，重點評估需求的真實性、合理性、預算符合性及采購的必要性。審核通過后，簽署申請表。

（二）審批環(huán)節(jié)

1.**部門/項目負責人審批：**審核通過后，流轉至申請部門的主管或更高層級的管理者進行審批，進一步確認采購決策的可行性與資源分配的合理性。

2.**財務部門審核：**審批流轉至財務部門。財務部門主要審核申請的預算額度是否在授權范圍內，資金安排是否可行，支付方式是否符合公司財務制度，發(fā)票需求等。財務部門審核通過后，簽署意見并轉交下一環(huán)節(jié)。

3.**采購部專業(yè)審核：**采購部接收申請后，進行專業(yè)層面的審核。審核內容包括：采購范圍的合理性、供應商選擇的合規(guī)性（如是否需要招標、是否在合格供應商名錄中）、合同主要條款的初步風險評估、采購流程的合規(guī)性等。采購部審核通過后，出具專業(yè)意見并準備相關采購文件。

4.**高管層審批（如需）：**根據公司制度及采購金額的大小（可設定一個閾值，例如人民幣10萬元或等值外幣），金額超出閾值的采購合同申請，需報請公司指定層級的高管（如采購委員會、總經理、董事長等）進行最終審批。高管層關注的是重大采購決策的風險與戰(zhàn)略符合性。

（三）合同簽署

1.**供應商確認與溝通：**采購部根據審批通過的申請，執(zhí)行采購活動（如尋找供應商、詢價、比價、談判等），最終確定供應商并就合同條款與供應商達成一致。

2.**合同起草與定稿：**采購部依據審批意見、采購需求及與供應商的談判結果，起草正式的采購合同。合同初稿可能需采購部內部審核或法務部門（如設有）的審閱。根據反饋修改完善，形成最終定稿。

3.**最終簽署：**最終合同定稿經內部授權人員（如采購經理）確認后，發(fā)送給供應商。雙方授權代表在合同上正式簽署。建議采用可追溯的電子簽名或紙質簽名，并確保簽署方具有合法授權。

4.**合同歸檔：**合同簽署完成后，原件（或掃描件/電子合同）應由雙方各執(zhí)一份或按公司規(guī)定存檔。采購部負責將合同與相關審批文件、采購過程文件（如報價單、談判記錄等）一并整理，歸入檔案管理系統(tǒng)，便于后續(xù)查閱、審計和履行。

**四、采購合同風險控制規(guī)定**

（一）合同履行監(jiān)控

1.**進度跟蹤：**建立合同履行臺賬，對關鍵節(jié)點（如預付款支付節(jié)點、發(fā)貨通知到達時間、預計到貨日、驗收時間等）進行跟蹤。可通過定期郵件/消息溝通、系統(tǒng)提醒等方式，確保供應鏈按計劃進行。對于關鍵或復雜的合同，可安排專人負責跟蹤。

2.**質量抽檢與驗證：**嚴格按照合同約定的檢驗標準和流程執(zhí)行驗收。對于物品采購，可制定抽檢計劃，根據物品重要性、價值、風險等級確定抽檢比例和方式（全檢或抽檢）。驗收不合格的，及時按照合同約定處理（如要求供應商整改、退換貨）。對于服務采購，需在服務過程中及