備忘錄操作規(guī)程一、概述

備忘錄是組織內(nèi)部用于記錄、溝通和提醒的重要工具，廣泛應(yīng)用于日常事務(wù)管理、工作安排和信息共享。為確保備忘錄的規(guī)范操作和高效使用，特制定本操作規(guī)程。本規(guī)程旨在明確備忘錄的創(chuàng)建、審批、分發(fā)、存檔及后續(xù)管理流程，提升工作效率和信息準(zhǔn)確性。

二、備忘錄創(chuàng)建與編輯

（一）創(chuàng)建流程

1.確定備忘錄目的：明確記錄內(nèi)容、溝通對象及期望達(dá)成的結(jié)果。

2.選擇合適的模板：根據(jù)內(nèi)容類型（如通知、提醒、建議）選擇標(biāo)準(zhǔn)模板。

3.填寫基本要素：

(1)標(biāo)題：簡潔概括核心內(nèi)容，如“關(guān)于XX項(xiàng)目進(jìn)度更新的備忘錄”。

(2)發(fā)件人：填寫創(chuàng)建人姓名或部門。

(3)收件人：列出直接接收者，按部門或角色分類。

(4)日期：記錄創(chuàng)建或發(fā)送日期。

(5)正文：分條目列出事項(xiàng)，避免長篇大論。

（二）編輯規(guī)范

1.語言要求：使用簡潔、正式的書面語言，避免口語化表達(dá)。

2.格式標(biāo)準(zhǔn)：

(1)字體：統(tǒng)一使用黑體或宋體，字號(hào)12-14號(hào)。

(2)段落：每條事項(xiàng)單獨(dú)成段，首行縮進(jìn)2字符。

(3)重點(diǎn)突出：可使用加粗、下劃線或項(xiàng)目符號(hào)（如?、1.、-）強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵信息。

三、審批與分發(fā)

（一）審批流程

1.初審：創(chuàng)建人完成初稿后，提交直接上級(jí)或指定負(fù)責(zé)人審核。

2.終審：根據(jù)內(nèi)容重要性，可能需部門主管或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。

3.返修：如需修改，審批人應(yīng)注明具體意見，創(chuàng)建人按意見調(diào)整后重新提交。

（二）分發(fā)方式

1.內(nèi)部系統(tǒng)：通過企業(yè)郵件或內(nèi)部協(xié)作平臺(tái)（如釘釘、企業(yè)微信）發(fā)送。

2.硬拷貝：對關(guān)鍵備忘錄可打印并分發(fā)給相關(guān)人員。

3.分發(fā)范圍：

(1)限定收件人：僅對相關(guān)團(tuán)隊(duì)或個(gè)人發(fā)送。

(2)全體成員：如需公示，通過公告欄或郵件抄送全體員工。

四、存檔與后續(xù)管理

（一）存檔要求

1.電子存檔：按部門或項(xiàng)目分類存儲(chǔ)在共享服務(wù)器，命名格式為“年份-月份-編號(hào)-標(biāo)題”，如“2023-10-01-A-關(guān)于季度預(yù)算調(diào)整的備忘錄”。

2.紙質(zhì)存檔：重要備忘錄需歸檔至指定文件柜，按編號(hào)排序。

（二）定期清理

1.電子文件：每年12月底前清理過期文件（如超過3年可歸檔至歷史文件夾）。

2.紙質(zhì)文件：每季度檢查存檔完整性，破損或作廢文件銷毀時(shí)需雙人確認(rèn)。

五、注意事項(xiàng)

1.及時(shí)性：備忘錄應(yīng)在事項(xiàng)發(fā)生或需要通知時(shí)盡快創(chuàng)建，避免延誤。

2.準(zhǔn)確性：發(fā)送前核對收件人及內(nèi)容，防止信息錯(cuò)誤導(dǎo)致誤解。

3.保密性：涉及敏感信息的備忘錄需限制訪問權(quán)限，注明密級(jí)（如“內(nèi)部機(jī)密”“部門共享”）。

本規(guī)程適用于所有部門及員工，如有疑問可咨詢行政部或信息技術(shù)部。

一、概述

備忘錄是組織內(nèi)部用于記錄、溝通和提醒的重要工具，廣泛應(yīng)用于日常事務(wù)管理、工作安排和信息共享。為確保備忘錄的規(guī)范操作和高效使用，特制定本操作規(guī)程。本規(guī)程旨在明確備忘錄的創(chuàng)建、審批、分發(fā)、存檔及后續(xù)管理流程，提升工作效率和信息準(zhǔn)確性。備忘錄通常用于傳達(dá)非正式但重要的信息，如會(huì)議紀(jì)要的初步整理、個(gè)人工作提醒、部門間協(xié)作請求、流程變更通知等。規(guī)范操作有助于減少溝通成本，避免信息遺漏或誤解，并形成可追溯的工作記錄。

二、備忘錄創(chuàng)建與編輯

（一）創(chuàng)建流程

1.確定備忘錄目的：在開始撰寫前，清晰定義備忘錄的核心目的。是為了通知、提醒、請求、建議、記錄，還是其他？例如，目的是發(fā)送項(xiàng)目截止日期變更的通知，還是記錄團(tuán)隊(duì)討論的關(guān)鍵決策。明確目的有助于后續(xù)內(nèi)容的聚焦和語言的精煉。

2.選擇合適的模板：根據(jù)預(yù)設(shè)的目的和內(nèi)容類型，選擇或使用標(biāo)準(zhǔn)備忘錄模板。標(biāo)準(zhǔn)模板通常包含固定的要素區(qū)域，如標(biāo)題欄、收件人欄、正文區(qū)等，可提高創(chuàng)建效率和格式統(tǒng)一性。如果沒有適用模板，應(yīng)確保包含所有必要的基本要素。

3.填寫基本要素：

(1)標(biāo)題：使用清晰、簡明、能夠準(zhǔn)確反映備忘錄核心內(nèi)容的標(biāo)題。標(biāo)題應(yīng)放在備忘錄最上方，字號(hào)可略大于正文。例如：“關(guān)于優(yōu)化每周例會(huì)流程的備忘錄”或“提醒：下月5日提前放假一天安排”。避免使用模糊或過于口語化的標(biāo)題。

(2)發(fā)件人：在標(biāo)題下方或指定區(qū)域填寫備忘錄的創(chuàng)建人姓名、所屬部門或職位。這有助于收件人了解信息的來源。

(3)收件人：明確列出備忘錄的接收對象。應(yīng)具體到個(gè)人姓名或團(tuán)隊(duì)名稱，而非模糊的“全體員工”。如果收件范圍廣泛但需區(qū)分對待，可分批發(fā)送或在標(biāo)題中注明（如“部門主管及以上同事”）。對于需抄送（CC）的人員，也應(yīng)在相應(yīng)區(qū)域注明，表示讓他們知曉但不需直接響應(yīng)。

(4)日期：記錄備忘錄創(chuàng)建或發(fā)送的具體日期，通常放在發(fā)件人下方。這有助于追蹤信息時(shí)效性和后續(xù)存檔。格式建議統(tǒng)一為“YYYY年MM月DD日”。

(5)正文：這是備忘錄的核心部分，應(yīng)圍繞標(biāo)題所述目的展開。內(nèi)容應(yīng)條理清晰，避免冗長和無關(guān)信息。建議采用分點(diǎn)、分步驟或要點(diǎn)式描述：

***條目式**：適用于列舉事項(xiàng)，如“需準(zhǔn)備的會(huì)議材料：1.項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告；2.預(yù)算草案；3.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估表?！?/p>

***要點(diǎn)式**：適用于闡述觀點(diǎn)或計(jì)劃，每句或每段表達(dá)一個(gè)獨(dú)立要點(diǎn)。

***分步驟（StepbyStep）**：適用于描述流程或操作指南，如“更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)的步驟：1.登錄系統(tǒng)管理后臺(tái)；2.選擇‘?dāng)?shù)據(jù)維護(hù)’模塊；3.按提示上傳新數(shù)據(jù)文件；4.確認(rèn)數(shù)據(jù)無誤后提交?！?/p>

***段落式**：適用于需要稍作解釋說明的情況，但應(yīng)保持段落簡潔，段落間留有空行。

（二）編輯規(guī)范

1.語言要求：

*使用簡潔、準(zhǔn)確、正式的書面語言。避免使用模糊不清的詞語、俚語、網(wǎng)絡(luò)用語或情緒化表達(dá)。

*句子結(jié)構(gòu)完整，語法正確。避免出現(xiàn)錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)誤用。

*根據(jù)溝通對象調(diào)整語氣，但始終保持專業(yè)和尊重。

2.格式標(biāo)準(zhǔn)：

(1)字體：正文建議使用易于閱讀的字體，如宋體、微軟雅黑或Arial。字號(hào)通常為12號(hào)或14號(hào)。標(biāo)題字號(hào)可適當(dāng)放大（如16號(hào)或加粗）。

(2)段落：每個(gè)要點(diǎn)或段落單獨(dú)成段，首行縮進(jìn)2個(gè)字符（或使用段落間距）。段落之間空一行，提高可讀性。

(3)重點(diǎn)突出：對于需要強(qiáng)調(diào)的關(guān)鍵信息（如截止日期、執(zhí)行要求、聯(lián)系人），可以使用加粗（**加粗文本**）、下劃線（_下劃線文本_）或項(xiàng)目符號(hào)（?、*、-）來標(biāo)注，但避免過度使用，以免分散注意力。

(4)頁眉頁腳（可選）：如需，可在頁眉或頁腳添加發(fā)件人部門、備忘錄編號(hào)（如有）或公司Logo等輔助信息，便于管理和識(shí)別。

(5)頁邊距與行距：設(shè)置合理的頁邊距（如上下左右各2.54厘米）和行距（如1.5倍行距或固定值20-24磅），確保頁面整潔、不擁擠。

三、審批與分發(fā)

（一）審批流程

1.初審：創(chuàng)建人完成備忘錄初稿后，應(yīng)首先將草稿提交給其直接上級(jí)或指定的審核人（通常是部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）。初審目的是檢查內(nèi)容是否完整、格式是否規(guī)范、信息是否準(zhǔn)確、是否有遺漏重要環(huán)節(jié)或人員。

2.終審：根據(jù)備忘錄的重要性和影響范圍，可能需要更高級(jí)別的審批。例如，涉及跨部門協(xié)調(diào)的備忘錄可能需要分管領(lǐng)導(dǎo)簽字；涉及資源調(diào)配或流程重大變更的備忘錄可能需要更高層級(jí)的批準(zhǔn)。終審人需對備忘錄的最終內(nèi)容、目的和分發(fā)給誰負(fù)責(zé)。

3.返修與重審：初審人或終審人若提出修改意見，應(yīng)明確指出需要修改的內(nèi)容和原因。創(chuàng)建人根據(jù)意見進(jìn)行修改，并可能需要再次提交審核。此過程可能需要多輪溝通，直至審批人確認(rèn)無誤。所有修改痕跡（如通過版本控制或注釋）應(yīng)予以保留（如果系統(tǒng)支持或流程要求）。

（二）分發(fā)方式

1.內(nèi)部系統(tǒng)：

***電子郵件**：最常用的方式。在正文中簡潔說明郵件目的，并將備忘錄作為附件（建議使用PDF格式以保持排版穩(wěn)定）或直接在郵件正文中使用清晰格式（對于非常簡短的備忘錄）。主題行應(yīng)清晰概括內(nèi)容，如“[部門名稱]通知：關(guān)于XX事宜的備忘錄”。

***內(nèi)部協(xié)作平臺(tái)**：如釘釘、企業(yè)微信、Teams等?？赏ㄟ^群聊、私聊或發(fā)布到特定圈子/公告區(qū)。平臺(tái)的優(yōu)勢在于可實(shí)時(shí)評(píng)論、@相關(guān)人，并方便后續(xù)查閱。同樣，可附帶文件或使用平臺(tái)自帶的文檔編輯功能。

2.硬拷貝：

*對于需要強(qiáng)調(diào)重要性、需要簽字確認(rèn)或適合在會(huì)議上分發(fā)的情況，可打印紙質(zhì)版。打印時(shí)注意排版布局，確保單頁內(nèi)容清晰?？墒褂梦募A或標(biāo)簽進(jìn)行分類整理。

3.分發(fā)范圍：

***精準(zhǔn)分發(fā)**：根據(jù)備忘錄內(nèi)容，僅發(fā)送給最相關(guān)的收件人。例如，關(guān)于某個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)任務(wù)的備忘錄，只發(fā)給項(xiàng)目成員。這有助于提高信息利用效率，避免無關(guān)人員干擾。

***選擇性抄送**：將備忘錄抄送給（CC）需要知曉但非直接負(fù)責(zé)或響應(yīng)的人員，例如相關(guān)支持部門、上級(jí)的上級(jí)等。

***全體公示**：對于需要告知全體員工的信息（如放假安排、公司政策更新等），通過公司內(nèi)部公告欄、郵件列表或協(xié)作平臺(tái)的全員頻道發(fā)布。此時(shí)標(biāo)題和開頭應(yīng)更醒目。

四、存檔與后續(xù)管理

（一）存檔要求

1.電子存檔：

***存儲(chǔ)位置**：將備忘錄存儲(chǔ)在組織指定的、安全的電子文檔管理系統(tǒng)（DMS）或共享服務(wù)器的固定位置。例如，按“部門/年份/項(xiàng)目”或“主題分類”建立文件夾結(jié)構(gòu)。

***命名規(guī)范**：采用統(tǒng)一且清晰的命名規(guī)則，便于檢索。推薦格式：“YYYYMMDD-備忘錄編號(hào)-備忘錄標(biāo)題-發(fā)件人部門（可選）”。例如，“20231027-001-關(guān)于優(yōu)化會(huì)議室預(yù)定流程的備忘錄-行政部”。編號(hào)應(yīng)具有連續(xù)性，方便按時(shí)間或順序查找。

***版本控制**：如果備忘錄會(huì)更新，應(yīng)實(shí)施版本管理?？墒褂冒姹咎?hào)（如V1.0,V1.1）或在文件名中體現(xiàn)（如“優(yōu)化流程備忘錄_v1.docx”,“優(yōu)化流程備忘錄_v2.docx”）。存檔時(shí)應(yīng)保留最新有效版本。

2.紙質(zhì)存檔：

***存儲(chǔ)位置**：在辦公室指定地點(diǎn)設(shè)置文件柜，按部門或編號(hào)順序存放紙質(zhì)文件。

***物理保護(hù)**：使用文件夾或檔案袋保護(hù)紙質(zhì)文件，避免受潮、破損。

***索引卡片**：對于大量紙質(zhì)文件，可制作索引卡片，記錄文件標(biāo)題、編號(hào)、日期、存放位置等信息，方便查找。

（二）定期清理

1.電子文件：

***清理周期**：建議每年末（如12月底）進(jìn)行一次電子文件清理。

***保留策略**：根據(jù)備忘錄的性質(zhì)和法規(guī)（如果適用，雖然本規(guī)程不涉及法規(guī)，但可參考組織內(nèi)部文件管理規(guī)定）確定保留期限。一般性工作備忘錄可保留1-3年，重要決策、流程變更、項(xiàng)目總結(jié)類備忘錄可能需要更長時(shí)間。

***處理方式**：將過期文件移動(dòng)到“歸檔”或“歷史”文件夾。確認(rèn)無任何引用或關(guān)聯(lián)后，可按規(guī)定進(jìn)行刪除或永久歸檔。

2.紙質(zhì)文件：

***檢查周期**：每季度或半年檢查一次紙質(zhì)存檔的完整性和可用性。

***銷毀程序**：對于確認(rèn)不再需要的紙質(zhì)文件（如超過規(guī)定保存期的文件），需遵循組織的保密和廢棄物處理規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)有兩人以上在場監(jiān)督并記錄。

五、注意事項(xiàng)

1.及時(shí)性：

*備忘錄應(yīng)盡可能在需要傳達(dá)信息時(shí)盡快創(chuàng)建和發(fā)送，避免因延遲導(dǎo)致錯(cuò)過最佳時(shí)機(jī)或造成不必要的混亂。例如，會(huì)議結(jié)束后的紀(jì)要應(yīng)在當(dāng)天發(fā)送給所有參會(huì)者。

2.準(zhǔn)確性：

*發(fā)送前務(wù)必仔細(xì)核對備忘錄中的所有信息，包括：事實(shí)數(shù)據(jù)（日期、時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)字）、人員姓名、部門名稱、引用的文件編號(hào)等。確保沒有拼寫錯(cuò)誤或語法錯(cuò)誤。如有不確定之處，應(yīng)查找確認(rèn)。

3.保密性：

*如果備忘錄包含敏感信息（如個(gè)人績效反饋的初步記錄、內(nèi)部薪酬討論的概述、未公開的市場策略、技術(shù)秘密等），必須采取保密措施。

***訪問控制**：確保只有授權(quán)人員才能訪問該備忘錄。在文檔系統(tǒng)設(shè)置權(quán)限，或在發(fā)送時(shí)僅發(fā)給相關(guān)人員。

***密級(jí)標(biāo)識(shí)**：可在備忘錄標(biāo)題或開頭明確標(biāo)注密級(jí)，如“內(nèi)部機(jī)密”、“部門共享”、“請注意保密”等，并提醒收件人注意。

***物理隔離**：紙質(zhì)版應(yīng)存放在上鎖的文件柜中。

4.清晰性：

*確保備忘錄的意圖明確，語言無歧義。避免使用復(fù)雜的句子結(jié)構(gòu)和專業(yè)術(shù)語（除非所有收件人都懂）。

*邏輯結(jié)構(gòu)清晰，讓收件人能快速理解核心內(nèi)容和需要采取的行動(dòng)（如有）。

5.閉環(huán)管理（如適用）：

*對于需要收件人確認(rèn)收到或采取具體行動(dòng)的備忘錄（如請求批準(zhǔn)、要求反饋、安排任務(wù)），應(yīng)在發(fā)送后適時(shí)跟進(jìn)，確保信息被接收并得到有效處理。可簡單發(fā)送確認(rèn)郵件或在下次溝通中詢問。

本規(guī)程旨在提供一個(gè)通用的備忘錄操作框架，各組織可根據(jù)自身具體情況（如部門規(guī)模、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、技術(shù)工具）進(jìn)行調(diào)整和細(xì)化。如有疑問或需要進(jìn)一步指導(dǎo)，可咨詢行政管理部門或負(fù)責(zé)信息管理的同事。

一、概述

備忘錄是組織內(nèi)部用于記錄、溝通和提醒的重要工具，廣泛應(yīng)用于日常事務(wù)管理、工作安排和信息共享。為確保備忘錄的規(guī)范操作和高效使用，特制定本操作規(guī)程。本規(guī)程旨在明確備忘錄的創(chuàng)建、審批、分發(fā)、存檔及后續(xù)管理流程，提升工作效率和信息準(zhǔn)確性。

二、備忘錄創(chuàng)建與編輯

（一）創(chuàng)建流程

1.確定備忘錄目的：明確記錄內(nèi)容、溝通對象及期望達(dá)成的結(jié)果。

2.選擇合適的模板：根據(jù)內(nèi)容類型（如通知、提醒、建議）選擇標(biāo)準(zhǔn)模板。

3.填寫基本要素：

(1)標(biāo)題：簡潔概括核心內(nèi)容，如“關(guān)于XX項(xiàng)目進(jìn)度更新的備忘錄”。

(2)發(fā)件人：填寫創(chuàng)建人姓名或部門。

(3)收件人：列出直接接收者，按部門或角色分類。

(4)日期：記錄創(chuàng)建或發(fā)送日期。

(5)正文：分條目列出事項(xiàng)，避免長篇大論。

（二）編輯規(guī)范

1.語言要求：使用簡潔、正式的書面語言，避免口語化表達(dá)。

2.格式標(biāo)準(zhǔn)：

(1)字體：統(tǒng)一使用黑體或宋體，字號(hào)12-14號(hào)。

(2)段落：每條事項(xiàng)單獨(dú)成段，首行縮進(jìn)2字符。

(3)重點(diǎn)突出：可使用加粗、下劃線或項(xiàng)目符號(hào)（如?、1.、-）強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵信息。

三、審批與分發(fā)

（一）審批流程

1.初審：創(chuàng)建人完成初稿后，提交直接上級(jí)或指定負(fù)責(zé)人審核。

2.終審：根據(jù)內(nèi)容重要性，可能需部門主管或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。

3.返修：如需修改，審批人應(yīng)注明具體意見，創(chuàng)建人按意見調(diào)整后重新提交。

（二）分發(fā)方式

1.內(nèi)部系統(tǒng)：通過企業(yè)郵件或內(nèi)部協(xié)作平臺(tái)（如釘釘、企業(yè)微信）發(fā)送。

2.硬拷貝：對關(guān)鍵備忘錄可打印并分發(fā)給相關(guān)人員。

3.分發(fā)范圍：

(1)限定收件人：僅對相關(guān)團(tuán)隊(duì)或個(gè)人發(fā)送。

(2)全體成員：如需公示，通過公告欄或郵件抄送全體員工。

四、存檔與后續(xù)管理

（一）存檔要求

1.電子存檔：按部門或項(xiàng)目分類存儲(chǔ)在共享服務(wù)器，命名格式為“年份-月份-編號(hào)-標(biāo)題”，如“2023-10-01-A-關(guān)于季度預(yù)算調(diào)整的備忘錄”。

2.紙質(zhì)存檔：重要備忘錄需歸檔至指定文件柜，按編號(hào)排序。

（二）定期清理

1.電子文件：每年12月底前清理過期文件（如超過3年可歸檔至歷史文件夾）。

2.紙質(zhì)文件：每季度檢查存檔完整性，破損或作廢文件銷毀時(shí)需雙人確認(rèn)。

五、注意事項(xiàng)

1.及時(shí)性：備忘錄應(yīng)在事項(xiàng)發(fā)生或需要通知時(shí)盡快創(chuàng)建，避免延誤。

2.準(zhǔn)確性：發(fā)送前核對收件人及內(nèi)容，防止信息錯(cuò)誤導(dǎo)致誤解。

3.保密性：涉及敏感信息的備忘錄需限制訪問權(quán)限，注明密級(jí)（如“內(nèi)部機(jī)密”“部門共享”）。

本規(guī)程適用于所有部門及員工，如有疑問可咨詢行政部或信息技術(shù)部。

一、概述

備忘錄是組織內(nèi)部用于記錄、溝通和提醒的重要工具，廣泛應(yīng)用于日常事務(wù)管理、工作安排和信息共享。為確保備忘錄的規(guī)范操作和高效使用，特制定本操作規(guī)程。本規(guī)程旨在明確備忘錄的創(chuàng)建、審批、分發(fā)、存檔及后續(xù)管理流程，提升工作效率和信息準(zhǔn)確性。備忘錄通常用于傳達(dá)非正式但重要的信息，如會(huì)議紀(jì)要的初步整理、個(gè)人工作提醒、部門間協(xié)作請求、流程變更通知等。規(guī)范操作有助于減少溝通成本，避免信息遺漏或誤解，并形成可追溯的工作記錄。

二、備忘錄創(chuàng)建與編輯

（一）創(chuàng)建流程

1.確定備忘錄目的：在開始撰寫前，清晰定義備忘錄的核心目的。是為了通知、提醒、請求、建議、記錄，還是其他？例如，目的是發(fā)送項(xiàng)目截止日期變更的通知，還是記錄團(tuán)隊(duì)討論的關(guān)鍵決策。明確目的有助于后續(xù)內(nèi)容的聚焦和語言的精煉。

2.選擇合適的模板：根據(jù)預(yù)設(shè)的目的和內(nèi)容類型，選擇或使用標(biāo)準(zhǔn)備忘錄模板。標(biāo)準(zhǔn)模板通常包含固定的要素區(qū)域，如標(biāo)題欄、收件人欄、正文區(qū)等，可提高創(chuàng)建效率和格式統(tǒng)一性。如果沒有適用模板，應(yīng)確保包含所有必要的基本要素。

3.填寫基本要素：

(1)標(biāo)題：使用清晰、簡明、能夠準(zhǔn)確反映備忘錄核心內(nèi)容的標(biāo)題。標(biāo)題應(yīng)放在備忘錄最上方，字號(hào)可略大于正文。例如：“關(guān)于優(yōu)化每周例會(huì)流程的備忘錄”或“提醒：下月5日提前放假一天安排”。避免使用模糊或過于口語化的標(biāo)題。

(2)發(fā)件人：在標(biāo)題下方或指定區(qū)域填寫備忘錄的創(chuàng)建人姓名、所屬部門或職位。這有助于收件人了解信息的來源。

(3)收件人：明確列出備忘錄的接收對象。應(yīng)具體到個(gè)人姓名或團(tuán)隊(duì)名稱，而非模糊的“全體員工”。如果收件范圍廣泛但需區(qū)分對待，可分批發(fā)送或在標(biāo)題中注明（如“部門主管及以上同事”）。對于需抄送（CC）的人員，也應(yīng)在相應(yīng)區(qū)域注明，表示讓他們知曉但不需直接響應(yīng)。

(4)日期：記錄備忘錄創(chuàng)建或發(fā)送的具體日期，通常放在發(fā)件人下方。這有助于追蹤信息時(shí)效性和后續(xù)存檔。格式建議統(tǒng)一為“YYYY年MM月DD日”。

(5)正文：這是備忘錄的核心部分，應(yīng)圍繞標(biāo)題所述目的展開。內(nèi)容應(yīng)條理清晰，避免冗長和無關(guān)信息。建議采用分點(diǎn)、分步驟或要點(diǎn)式描述：

***條目式**：適用于列舉事項(xiàng)，如“需準(zhǔn)備的會(huì)議材料：1.項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告；2.預(yù)算草案；3.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估表?！?/p>

***要點(diǎn)式**：適用于闡述觀點(diǎn)或計(jì)劃，每句或每段表達(dá)一個(gè)獨(dú)立要點(diǎn)。

***分步驟（StepbyStep）**：適用于描述流程或操作指南，如“更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)的步驟：1.登錄系統(tǒng)管理后臺(tái)；2.選擇‘?dāng)?shù)據(jù)維護(hù)’模塊；3.按提示上傳新數(shù)據(jù)文件；4.確認(rèn)數(shù)據(jù)無誤后提交?！?/p>

***段落式**：適用于需要稍作解釋說明的情況，但應(yīng)保持段落簡潔，段落間留有空行。

（二）編輯規(guī)范

1.語言要求：

*使用簡潔、準(zhǔn)確、正式的書面語言。避免使用模糊不清的詞語、俚語、網(wǎng)絡(luò)用語或情緒化表達(dá)。

*句子結(jié)構(gòu)完整，語法正確。避免出現(xiàn)錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)誤用。

*根據(jù)溝通對象調(diào)整語氣，但始終保持專業(yè)和尊重。

2.格式標(biāo)準(zhǔn)：

(1)字體：正文建議使用易于閱讀的字體，如宋體、微軟雅黑或Arial。字號(hào)通常為12號(hào)或14號(hào)。標(biāo)題字號(hào)可適當(dāng)放大（如16號(hào)或加粗）。

(2)段落：每個(gè)要點(diǎn)或段落單獨(dú)成段，首行縮進(jìn)2個(gè)字符（或使用段落間距）。段落之間空一行，提高可讀性。

(3)重點(diǎn)突出：對于需要強(qiáng)調(diào)的關(guān)鍵信息（如截止日期、執(zhí)行要求、聯(lián)系人），可以使用加粗（**加粗文本**）、下劃線（_下劃線文本_）或項(xiàng)目符號(hào)（?、*、-）來標(biāo)注，但避免過度使用，以免分散注意力。

(4)頁眉頁腳（可選）：如需，可在頁眉或頁腳添加發(fā)件人部門、備忘錄編號(hào)（如有）或公司Logo等輔助信息，便于管理和識(shí)別。

(5)頁邊距與行距：設(shè)置合理的頁邊距（如上下左右各2.54厘米）和行距（如1.5倍行距或固定值20-24磅），確保頁面整潔、不擁擠。

三、審批與分發(fā)

（一）審批流程

1.初審：創(chuàng)建人完成備忘錄初稿后，應(yīng)首先將草稿提交給其直接上級(jí)或指定的審核人（通常是部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）。初審目的是檢查內(nèi)容是否完整、格式是否規(guī)范、信息是否準(zhǔn)確、是否有遺漏重要環(huán)節(jié)或人員。

2.終審：根據(jù)備忘錄的重要性和影響范圍，可能需要更高級(jí)別的審批。例如，涉及跨部門協(xié)調(diào)的備忘錄可能需要分管領(lǐng)導(dǎo)簽字；涉及資源調(diào)配或流程重大變更的備忘錄可能需要更高層級(jí)的批準(zhǔn)。終審人需對備忘錄的最終內(nèi)容、目的和分發(fā)給誰負(fù)責(zé)。

3.返修與重審：初審人或終審人若提出修改意見，應(yīng)明確指出需要修改的內(nèi)容和原因。創(chuàng)建人根據(jù)意見進(jìn)行修改，并可能需要再次提交審核。此過程可能需要多輪溝通，直至審批人確認(rèn)無誤。所有修改痕跡（如通過版本控制或注釋）應(yīng)予以保留（如果系統(tǒng)支持或流程要求）。

（二）分發(fā)方式

1.內(nèi)部系統(tǒng)：

***電子郵件**：最常用的方式。在正文中簡潔說明郵件目的，并將備忘錄作為附件（建議使用PDF格式以保持排版穩(wěn)定）或直接在郵件正文中使用清晰格式（對于非常簡短的備忘錄）。主題行應(yīng)清晰概括內(nèi)容，如“[部門名稱]通知：關(guān)于XX事宜的備忘錄”。

***內(nèi)部協(xié)作平臺(tái)**：如釘釘、企業(yè)微信、Teams等。可通過群聊、私聊或發(fā)布到特定圈子/公告區(qū)。平臺(tái)的優(yōu)勢在于可實(shí)時(shí)評(píng)論、@相關(guān)人，并方便后續(xù)查閱。同樣，可附帶文件或使用平臺(tái)自帶的文檔編輯功能。

2.硬拷貝：

*對于需要強(qiáng)調(diào)重要性、需要簽字確認(rèn)或適合在會(huì)議上分發(fā)的情況，可打印紙質(zhì)版。打印時(shí)注意排版布局，確保單頁內(nèi)容清晰?？墒褂梦募A或標(biāo)簽進(jìn)行分類整理。

3.分發(fā)范圍：

***精準(zhǔn)分發(fā)**：根據(jù)備忘錄內(nèi)容，僅發(fā)送給最相關(guān)的收件人。例如，關(guān)于某個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)任務(wù)的備忘錄，只發(fā)給項(xiàng)目成員。這有助于提高信息利用效率，避免無關(guān)人員干擾。

***選擇性抄送**：將備忘錄抄送給（CC）需要知曉但非直接負(fù)責(zé)或響應(yīng)的人員，例如相關(guān)支持部門、上級(jí)的上級(jí)等。

***全體公示**：對于需要告知全體員工的信息（如放假安排、公司政策更新等），通過公司內(nèi)部公告欄、郵件列表或協(xié)作平臺(tái)的全員頻道發(fā)布。此時(shí)標(biāo)題和開頭應(yīng)更醒目。

四、存檔與后續(xù)管理

（一）存檔要求

1.電子存檔：

***存儲(chǔ)位置**：將備忘錄存儲(chǔ)在組織指定的、安全的電子文檔管理系統(tǒng)（DMS）或共享服務(wù)器的固定位置。例如，按“部門/年份/項(xiàng)目”或“主題分類”建立文件夾結(jié)構(gòu)。

***命名規(guī)范**：采用統(tǒng)一且清晰的命名規(guī)則，便于檢索。推薦格式：“YYYYMMDD-備忘錄編號(hào)-備忘錄標(biāo)題-發(fā)件人部門（可選）”。例如，“20231027-001-關(guān)于優(yōu)化會(huì)議室預(yù)定流程的備忘錄-行政部”。編號(hào)應(yīng)具有連續(xù)性，方便按時(shí)間或順序查找。

***版本控制**：如果備忘錄會(huì)更新，應(yīng)實(shí)施版本管理?？墒褂冒姹咎?hào)（如V1.0,V1.1）或在文件名中體現(xiàn)（如“優(yōu)化流程備忘錄_v1.docx”,“優(yōu)化流程備忘錄_v2.docx”）。存檔時(shí)應(yīng)保留最新有效版本。

2.紙質(zhì)存檔：

***存儲(chǔ)位置**：在辦公室指定地點(diǎn)設(shè)置文件柜，按部門或編號(hào)順序存放紙質(zhì)文件。

***物理保護(hù)**：使用文件夾或檔案袋保護(hù)紙質(zhì)文件，避免受潮、破損。

***索引卡片**：對于大量紙質(zhì)文件，可制作索引卡片，記錄文件標(biāo)題、編號(hào)、日期、存放位置等信息，方便查找。

（二）定期清理

1.電子文件：

*