儀器儀表廠會議室使用預(yù)約制度一、總則會議室作為公司重要的會議場所，是為公司全體員工及客戶提供溝通交流、決策研討、培訓學習等活動的公共資源。為規(guī)范會議室的使用管理，提高資源利用效率，保障會議活動的順利進行，特制定本制度。本制度旨在明確會議室的使用范圍、預(yù)約流程、使用規(guī)范及監(jiān)督考核機制，以促進公司內(nèi)部管理水平的提升，體現(xiàn)公司“以人為本、科技創(chuàng)新、追求卓越”的企業(yè)文化，推動公司經(jīng)濟和社會效益的全面發(fā)展。二、適用范圍本制度適用于儀器儀表廠全體員工及經(jīng)批準的外部客戶、合作伙伴等。公司會議室包括但不限于主會議室、多功能會議室、小型討論室等，具體使用需按照本制度進行預(yù)約和管理。三、組織架構(gòu)與職責分工1.行政部作為會議室管理的歸口部門，負責本制度的制定、修訂、監(jiān)督和執(zhí)行，具體職責包括：（1）負責會議室的日常維護和設(shè)備管理，確保會議室設(shè)施完好可用；（2）建立會議室預(yù)約系統(tǒng)，審核各部門及外部用戶的預(yù)約申請；（3）協(xié)調(diào)會議室的使用沖突，監(jiān)督會議活動的秩序和紀律；（4）定期收集會議室使用反饋，優(yōu)化管理流程。2.各部門負責人為本部門會議室使用的主要責任人，職責包括：（1）組織本部門員工學習本制度，確保員工知曉并遵守相關(guān)規(guī)定；（2）統(tǒng)籌本部門會議需求，合理安排會議室預(yù)約；（3）監(jiān)督本部門員工在會議室內(nèi)的行為規(guī)范，維護會議室環(huán)境。3.全體員工及外部用戶應(yīng)自覺遵守本制度，文明使用會議室，共同維護公共資源。四、管理內(nèi)容與流程1.會議室預(yù)約流程（1）預(yù)約方式①公司內(nèi)部員工通過公司內(nèi)部OA系統(tǒng)或行政部指定的預(yù)約平臺進行線上預(yù)約；②外部用戶需提前3個工作日通過郵件或電話向行政部提出預(yù)約申請，經(jīng)批準后方可使用。（2）預(yù)約信息預(yù)約申請應(yīng)包含以下內(nèi)容：①會議主題；②會議時間（起止時間）；③參會人數(shù)；④所需設(shè)備（如投影儀、白板、視頻會議系統(tǒng)等）；⑤其他特殊需求。（3）預(yù)約審批①公司內(nèi)部會議：部門負責人審核，行政部備案；②外部會議：行政部審核，必要時需報請主管領(lǐng)導批準。（4）預(yù)約變更如需變更會議時間或取消會議，應(yīng)提前24小時通知行政部，以便其他用戶使用。2.會議室使用規(guī)范（1）會議期間應(yīng)保持室內(nèi)安靜，禁止大聲喧嘩或播放音頻視頻；（2）愛護會議室設(shè)施設(shè)備，不得擅自拆卸或更改設(shè)置；（3）會議結(jié)束后，使用人應(yīng)關(guān)閉電源、燈光，整理桌面，清理垃圾，確保會議室整潔；（4）如需使用特殊設(shè)備，應(yīng)提前與行政部聯(lián)系，按操作規(guī)程使用，會議結(jié)束后恢復原狀；（5）禁止在會議室吸煙、飲食，保持室內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生；（6）外部用戶使用會議室需遵守公司相關(guān)規(guī)定，不得從事與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的活動。3.會議室設(shè)備管理（1）行政部定期對會議室設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行；（2）如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)立即報修，并及時通知使用人；（3）鼓勵員工在使用過程中發(fā)現(xiàn)問題及時反饋，以便及時處理。五、權(quán)利與義務(wù)1.公司內(nèi)部員工的權(quán)利與義務(wù)（1）權(quán)利：①按照本制度預(yù)約會議室，行政部應(yīng)優(yōu)先保障合理需求；②對會議室使用有意見和建議，可向行政部提出反饋。（2）義務(wù)：①遵守本制度，按預(yù)約時間使用會議室；②會議結(jié)束后，按要求清理會議室，愛護設(shè)施設(shè)備；③按規(guī)定報告會議變更，避免資源浪費。2.外部用戶的權(quán)利與義務(wù)（1）權(quán)利：①經(jīng)批準后使用公司會議室，公司提供必要的支持；②對會議室使用有疑問或建議，可向行政部咨詢。（2）義務(wù)：①遵守公司相關(guān)規(guī)定，不得損壞會議室設(shè)施；②會議結(jié)束后，配合清理會議室，確保環(huán)境整潔；③按預(yù)約時間準時參加會議，避免影響其他用戶。六、監(jiān)督與考核機制1.行政部定期對會議室使用情況進行檢查，對違規(guī)行為進行記錄和通報；2.公司內(nèi)部員工會議室使用情況納入績效考核范圍，部門負責人對部門員工的使用行為負有監(jiān)督責任；3.對于多次違規(guī)或造成設(shè)備損壞的用戶，公司將根據(jù)情節(jié)嚴重程度給予相應(yīng)處理，包括但不限于警告、罰款、取消預(yù)約資格等；4.外部用戶違規(guī)使用會議室，公司將保留追究其責任的權(quán)利，并視情況終止合作。七、附則1.本制度由行政部負責解釋，自發(fā)布之日起施行；2.本制度將根據(jù)公司發(fā)展需要適時修訂，修訂后的制度將另行發(fā)布；3.本制度旨在推動公司扁平化管理，提升資源