采購(gòu)申請(qǐng)單及審批流程簡(jiǎn)化操作手冊(cè)一、適用工作場(chǎng)景本手冊(cè)適用于公司內(nèi)部各類(lèi)常規(guī)采購(gòu)需求場(chǎng)景，包括但不限于：日常辦公物資采購(gòu)：如文具、耗材、設(shè)備配件等；生產(chǎn)/項(xiàng)目所需物料采購(gòu)：如原材料、半成品、工具等；服務(wù)類(lèi)采購(gòu)：如維修、咨詢(xún)、培訓(xùn)等非物資類(lèi)服務(wù)；小額緊急采購(gòu)：金額在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)（如5000元以下）、需快速響應(yīng)的臨時(shí)采購(gòu)需求。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)發(fā)起登錄系統(tǒng)：申請(qǐng)人通過(guò)公司OA系統(tǒng)或采購(gòu)管理平臺(tái)，進(jìn)入“采購(gòu)申請(qǐng)”模塊；選擇申請(qǐng)類(lèi)型：根據(jù)需求勾選“物資采購(gòu)”“服務(wù)采購(gòu)”或“緊急采購(gòu)”等類(lèi)型；填寫(xiě)基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)人姓名、所屬部門(mén)、聯(lián)系方式；申請(qǐng)日期、期望到貨日期（服務(wù)類(lèi)為需求開(kāi)始日期）；采購(gòu)事由（簡(jiǎn)述采購(gòu)目的，如“部門(mén)日常辦公用紙補(bǔ)充”）。（二）采購(gòu)物品/服務(wù)信息填報(bào)明細(xì)信息錄入：逐行填寫(xiě)需采購(gòu)的物品或服務(wù)信息，包括：物品名稱(chēng)（需準(zhǔn)確，如“A4打印紙”而非“紙”）、規(guī)格型號(hào)（如“80gA4”）；數(shù)量（預(yù)估數(shù)量，需合理）、單位（個(gè)/箱/次等）；單價(jià)預(yù)算（參考?xì)v史價(jià)格或市場(chǎng)均價(jià)，需注明含稅/不含稅）；供應(yīng)商建議（如有意向供應(yīng)商，填寫(xiě)名稱(chēng)；無(wú)則填寫(xiě)“待詢(xún)價(jià)”）。附件：技術(shù)參數(shù)要求（如設(shè)備采購(gòu)需提供規(guī)格書(shū)）；價(jià)格對(duì)比表（如超過(guò)3000元，需至少提供2家供應(yīng)商報(bào)價(jià)）；其他證明材料（如項(xiàng)目采購(gòu)需附項(xiàng)目立項(xiàng)審批單）。（三）提交申請(qǐng)與初步審核提交申請(qǐng)：確認(rèn)信息無(wú)誤后，“提交”，系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至部門(mén)負(fù)責(zé)人；部門(mén)負(fù)責(zé)人審核：審核采購(gòu)必要性：是否符合部門(mén)工作需求、是否重復(fù)采購(gòu)；審核預(yù)算合理性：?jiǎn)蝺r(jià)、總價(jià)是否在部門(mén)預(yù)算范圍內(nèi)；審核意見(jiàn)：通過(guò)則提交至下一級(jí)審批，駁回則填寫(xiě)駁回理由并退回申請(qǐng)人修改。（四）分級(jí)審批流程根據(jù)采購(gòu)金額，審批流程分級(jí)如下（以公司現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)為例）：采購(gòu)金額（含稅）審批節(jié)點(diǎn)5000元以下申請(qǐng)人→部門(mén)經(jīng)理→采購(gòu)部審核5001-20000元申請(qǐng)人→部門(mén)經(jīng)理→采購(gòu)部審核→財(cái)務(wù)部審核20001元以上申請(qǐng)人→部門(mén)經(jīng)理→采購(gòu)部審核→財(cái)務(wù)部審核→分管副總審批審批操作說(shuō)明：審批人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，可通過(guò)系統(tǒng)查看附件并填寫(xiě)審批意見(jiàn)；對(duì)有疑問(wèn)的申請(qǐng)，審批人可直接聯(lián)系申請(qǐng)人補(bǔ)充說(shuō)明，或暫緩審批并注明原因。（五）采購(gòu)執(zhí)行與結(jié)果反饋采購(gòu)部審核通過(guò)后：常規(guī)采購(gòu)：采購(gòu)部根據(jù)供應(yīng)商建議或詢(xún)價(jià)結(jié)果，確定最終供應(yīng)商，下達(dá)采購(gòu)訂單；緊急采購(gòu)：采購(gòu)部?jī)?yōu)先聯(lián)系常用供應(yīng)商快速下單，事后補(bǔ)全詢(xún)價(jià)流程；訂單信息同步：采購(gòu)部將供應(yīng)商名稱(chēng)、訂單號(hào)、預(yù)計(jì)交付時(shí)間等信息錄入系統(tǒng)，通知申請(qǐng)人；申請(qǐng)人確認(rèn)收貨/服務(wù)：收到物品或服務(wù)后，需在系統(tǒng)中確認(rèn)驗(yàn)收，填寫(xiě)實(shí)際到貨數(shù)量、質(zhì)量情況等。（六）單據(jù)歸檔采購(gòu)?fù)瓿珊?，所有相關(guān)單據(jù)（申請(qǐng)單、訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票復(fù)印件等）由采購(gòu)部統(tǒng)一整理；電子單據(jù)保存于系統(tǒng)檔案庫(kù)，保存期限不少于3年；紙質(zhì)單據(jù)按月度裝訂歸檔。三、采購(gòu)申請(qǐng)單模板采購(gòu)申請(qǐng)單（物資類(lèi)/服務(wù)類(lèi)）基礎(chǔ)信息內(nèi)容申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人（姓名）聯(lián)系方式（內(nèi)線(xiàn)分機(jī)）申請(qǐng)日期年月日期望交付日期年月日（服務(wù)類(lèi)：需求開(kāi)始日期）采購(gòu)事由采購(gòu)明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）供應(yīng)商建議備注12合計(jì)金額（大寫(xiě)）人民幣（大寫(xiě)）：合計(jì)金額（小寫(xiě)）￥附件清單|□技術(shù)參數(shù)書(shū)□報(bào)價(jià)單□項(xiàng)目立項(xiàng)單□其他：|審批意見(jiàn)|部門(mén)經(jīng)理：__________日期：__________采購(gòu)部：__________日期：__________財(cái)務(wù)部：__________日期：__________分管副總：__________日期：__________|驗(yàn)收確認(rèn)|實(shí)際到貨/服務(wù)情況：□合格□不合格（請(qǐng)注明原因）驗(yàn)收人：（姓名）日期：__________|四、操作要點(diǎn)與常見(jiàn)問(wèn)題（一）信息填寫(xiě)規(guī)范物品名稱(chēng)需具體，避免使用“一批”“若干”等模糊表述；規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)等需與實(shí)際需求一致，避免因描述不清導(dǎo)致采購(gòu)錯(cuò)誤；預(yù)算金額需包含稅費(fèi)、運(yùn)費(fèi)等所有相關(guān)費(fèi)用，保證總價(jià)準(zhǔn)確。（二）審批時(shí)限提醒各審批節(jié)點(diǎn)需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成，緊急采購(gòu)可標(biāo)注“加急”，審批人優(yōu)先處理；因?qū)徟嗽驅(qū)е铝鞒萄诱`超過(guò)3個(gè)工作日的，申請(qǐng)人可向采購(gòu)部反饋協(xié)調(diào)。（三）緊急采購(gòu)處理緊急采購(gòu)需在申請(qǐng)單“采購(gòu)事由”中注明“緊急”，并簡(jiǎn)要說(shuō)明原因（如“生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障需立即更換配件”）；金額在5000元以下的緊急采購(gòu)，可先電話(huà)向采購(gòu)部負(fù)責(zé)人報(bào)備，后補(bǔ)系統(tǒng)申請(qǐng)流程；緊急采購(gòu)?fù)瓿珊?，需?個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)全詢(xún)價(jià)單及驗(yàn)收單。（四）常見(jiàn)問(wèn)題處理申請(qǐng)被駁回：仔細(xì)閱讀駁回理由，修改后重新提交，如對(duì)駁回意見(jiàn)有異議，可向部門(mén)負(fù)責(zé)人或采購(gòu)部溝通；供應(yīng)商信息錯(cuò)誤：下單前發(fā)覺(jué)供應(yīng)商填寫(xiě)錯(cuò)誤，需立即聯(lián)系采購(gòu)部更正，避免錯(cuò)誤下單；物品與描述不符：驗(yàn)收時(shí)發(fā)覺(jué)物品規(guī)格、數(shù)量等問(wèn)題，需在驗(yàn)收單中注明，并聯(lián)系采購(gòu)部與供應(yīng)商協(xié)商退換貨。（五）合規(guī)性要求不得拆分采購(gòu)金額規(guī)避審批流程（如將20000元采購(gòu)拆分為兩