合同文件標(biāo)準(zhǔn)化編號及存檔指南一、適用范圍本指南適用于企業(yè)內(nèi)部各類合同文件（如采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動合同、合作協(xié)議等）的標(biāo)準(zhǔn)化編號管理及全生命周期存檔操作，覆蓋合同簽訂、履行、變更、終止等各環(huán)節(jié)，保證合同文件有序管理、快速檢索及合規(guī)追溯。適用于法務(wù)部、行政部、各業(yè)務(wù)部門及相關(guān)合同管理人員。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同編號規(guī)則制定與確認(rèn)明確編號要素：合同編號需包含唯一識別信息，建議采用“年份-部門代碼-合同性質(zhì)代碼-序號”的組合結(jié)構(gòu)，保證編號邏輯清晰、無重復(fù)。年份：簽訂年份，采用4位數(shù)字（如2024）；部門代碼：按企業(yè)內(nèi)部部門縮寫規(guī)則（如采購部-CG、銷售部-XS、法務(wù)部-FW、行政部-XZ）；合同性質(zhì)代碼：按合同類型縮寫（如采購合同-CG、銷售合同-XS、服務(wù)合同-FW、勞動合同-LD、合作協(xié)議-HZ）；序號：當(dāng)年同一部門同一性質(zhì)合同的流水號，從001開始遞增，不足3位前面補零（如001、002…999）。示例說明：2024年采購部簽訂的第5份采購合同，編號為“2024-CG-CG-005”；2024年法務(wù)部簽訂的第3份服務(wù)合同，編號為“2024-FW-FW-003”。規(guī)則審批：編號規(guī)則需經(jīng)法務(wù)部及行政部門聯(lián)合審核確認(rèn)后發(fā)布，保證各部門統(tǒng)一執(zhí)行，避免自行更改。（二）合同編號與標(biāo)注編號時機：合同文本定稿后、正式簽訂前，由合同經(jīng)辦人（如業(yè)務(wù)經(jīng)理*經(jīng)理）根據(jù)編號規(guī)則唯一編號，并填寫《合同編號申請表》（見模板1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后生效。編號標(biāo)注位置：編號需標(biāo)注在合同首頁右上角、合同文本每頁頁眉（如有）及電子文件名首部，保證紙質(zhì)與電子文件編號一致。重復(fù)編號處理：若發(fā)覺重復(fù)編號，立即停止使用并由法務(wù)部核查原因，重新有效編號，原編號作廢并記錄原因。（三）合同文件歸檔準(zhǔn)備文件完整性檢查：歸檔前需確認(rèn)合同文件包含以下核心材料，缺一不可：合同正本（雙方簽字蓋章頁齊全）；合同附件（如技術(shù)協(xié)議、補充協(xié)議、訂單等）；簽批流程記錄（如內(nèi)部審批單、用印申請單）；簽訂相關(guān)的背景材料（如招投標(biāo)文件、談判紀(jì)要等，非必須但建議留存）。文件整理與裝訂：紙質(zhì)文件：按“正本-附件-簽批記錄”順序排列，左側(cè)裝訂（厚度超過5cm可分冊裝訂），每冊加裝封面（注明合同編號、名稱、簽訂日期、存檔號）；電子文件：掃描紙質(zhì)文件為PDF格式（分辨率不低于300DPI，保證清晰可讀），文件名命名為“合同編號-合同名稱”（如“2024-CG-CG-005-設(shè)備采購合同”），存儲至指定服務(wù)器路徑（如“//公司服務(wù)器/合同存檔/2024年/采購部/”）。（四）合同文件分類與存檔登記分類標(biāo)準(zhǔn)：按“年份-部門”兩級分類存放，同一部門內(nèi)按合同性質(zhì)代碼排序（如采購部：CG合同→XS合同→FW合同）。存檔登記：紙質(zhì)存檔：填寫《合同存檔登記表》（見模板2），登記合同編號、名稱、簽訂日期、甲方/乙方信息、金額、存檔位置（如“2024-CG-CG-005：檔案柜-3-2-1”）、存檔人、存檔日期；電子存檔：在合同管理系統(tǒng)中錄入合同基礎(chǔ)信息（編號、名稱、簽訂方、金額、存檔路徑等），與電子文件關(guān)聯(lián)，支持關(guān)鍵詞檢索。存檔時限：合同簽訂后5個工作日內(nèi)完成歸檔，特殊情況（如跨部門協(xié)作合同）不超過10個工作日，保證及時入檔。（五）合同文件檢索與維護(hù)檢索方式：紙質(zhì)文件：通過《合同存檔登記表》按編號、合同名稱、簽訂日期、部門等字段檢索；電子文件：通過合同管理系統(tǒng)按編號、名稱、簽訂方、關(guān)鍵詞等條件進(jìn)行模糊或精確檢索。定期維護(hù)：每季度末對紙質(zhì)存檔文件進(jìn)行清點，檢查是否有缺失、損壞，及時補充或修復(fù)；每半年對電子存檔路徑及備份文件進(jìn)行核對，保證數(shù)據(jù)安全（建議異地備份，防止服務(wù)器故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失）。借閱管理：借閱合同文件需填寫《合同借閱申請表》（見模板3），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部審批，借閱期限不超過3個工作日，到期歸還并記錄借閱人、借閱時間、歸還時間。（六）合同變更與作廢處理變更合同管理：合同履行過程中如發(fā)生變更，需簽訂《補充協(xié)議》或《變更函》，變更文件的編號沿用原合同編號后綴“-B”（補充）或“-G”（變更），如“2024-CG-CG-005-B”；變更文件需與原合同一并存檔，并在《合同存檔登記表》中注明變更內(nèi)容及日期。作廢合同處理：終止或解除的合同，需在《合同存檔登記表》中標(biāo)注“已終止”或“已解除”，紙質(zhì)文件單獨存放于“作廢合同”檔案盒（標(biāo)注“作廢”字樣），電子文件移至“作廢合同”文件夾，保留3年后按規(guī)定銷毀。三、模板表格模板1：合同編號申請表申請部門申請日期合同名稱合同性質(zhì)簽訂日期甲方名稱乙方名稱合同金額（元）預(yù)計序號申請編號部門負(fù)責(zé)人審核法務(wù)部審核簽字：______簽字：______備注（說明特殊情況）模板2：合同存檔登記表存檔日期合同編號合同名稱簽訂日期甲方名稱乙方名稱金額（元）存檔位置存檔人借閱記錄備注模板3：合同借閱申請表借閱人所在部門借閱日期歸還日期合同編號合同名稱借閱原因部門負(fù)責(zé)人審批簽字：______法務(wù)部審批借閱記錄歸還人簽字歸還日期簽字：__四、關(guān)鍵注意事項編號唯一性：嚴(yán)禁同一合同使用多個編號，或不同合同使用相同編號，編號后需在《合同編號申請表》中備案，保證可追溯。文件一致性：紙質(zhì)文件與電子文件內(nèi)容必須完全一致，掃描件不得擅自修改，如需修正需經(jīng)法務(wù)部確認(rèn)并重新掃描。保密要求：合同文件涉及商業(yè)秘密，存檔場所需設(shè)置權(quán)限管理（如檔案室門禁、電子文件加密），借閱需嚴(yán)格審批，防止信息泄露。電子備份：電子合同文件需定期（每月）備份至異地服務(wù)器，備份文件需標(biāo)注備份日期及備份人，保證數(shù)據(jù)安全。人員培訓(xùn)：新入職合同管理人員需接受編號規(guī)則及存檔流程培訓(xùn)，考核通過后方可獨立操作，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致文件混亂。合規(guī)銷毀：超過保存期限的作廢