標準化采購合同審核與執(zhí)行流程工具模板一、適用范圍與典型應用場景本工具模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織（以下簡稱“采購方”）在開展采購業(yè)務時，對采購合同從需求發(fā)起到最終履約完成的全流程標準化管理。典型應用場景包括但不限于：生產(chǎn)型企業(yè)原材料、零部件采購；服務型企業(yè)IT服務、咨詢服務、營銷服務等外包采購；事業(yè)單位辦公設備、耗材、服務類采購；項目型企業(yè)工程類、物資類集中采購；跨部門協(xié)作采購（如行政部統(tǒng)一采購辦公用品、市場部采購推廣服務等）。二、標準化采購合同全流程操作指南（一）需求發(fā)起與確認目標：明確采購需求，保證采購內(nèi)容與業(yè)務目標一致。責任人：需求部門負責人、采購專員。操作步驟：需求提報：需求部門根據(jù)業(yè)務計劃填寫《采購需求申請表》（模板1），注明采購物品/服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、預算金額、用途、期望交付時間、技術參數(shù)等核心信息，部門負責人簽字確認后提交至采購部。需求審核：采購部收到需求后，重點審核需求合理性（如是否符合年度預算、規(guī)格參數(shù)是否清晰、數(shù)量是否與實際匹配）、預算合規(guī)性（預估金額是否在部門預算范圍內(nèi)），必要時與需求部門溝通補充細節(jié)。審核通過后，進入供應商選擇環(huán)節(jié)；若不通過，退回需求部門修改。（二）供應商選擇與資質審核目標：保證供應商具備履約能力，采購過程公平合規(guī)。責任人：采購專員、法務專員、需求部門代表。操作步驟：供應商尋源：根據(jù)采購需求類型，通過公開招標、邀請招標、詢價、單一來源采購等方式確定候選供應商（金額≥50萬元或涉及采購的需優(yōu)先采用公開招標）。資質初審：采購部收集供應商營業(yè)執(zhí)照、相關資質證書（如ISO認證、行業(yè)許可證等）、近三年類似項目業(yè)績證明、信用報告等材料，填寫《供應商資質審核表》（模板2），重點核查供應商主體資格是否有效、經(jīng)營范圍是否涵蓋采購內(nèi)容、是否存在失信記錄等?，F(xiàn)場考察（可選）：對金額較大或技術復雜的采購項目（如大型設備采購、工程服務），組織需求部門、法務部組成考察小組，對供應商生產(chǎn)/經(jīng)營場地、技術能力、質量管控體系等進行實地考察，形成《供應商考察報告》。供應商確定：綜合資質審核結果、考察情況（如需）、報價等因素，選擇最優(yōu)供應商，報采購部負責人及分管領導審批。（三）合同擬定與條款審核目標：保證合同條款完整、合規(guī)，權責清晰，規(guī)避法律風險。責任人：采購專員、法務專員、財務專員、需求部門負責人。操作步驟：合同起草：采購部根據(jù)采購需求及供應商報價，使用標準采購合同模板（模板3）起草合同，明確以下核心條款：合同雙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人等）；采購標的（名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量標準及驗收方法）；履約安排（交付時間、地點、方式、運輸及風險承擔）；付款方式（預付款比例、進度款節(jié)點、尾款支付條件及賬戶信息）；雙方權利義務（如供應商的售后服務、采購方的配合義務）；違約責任（逾期交貨/付款、質量不達標等情況的賠償標準）；爭議解決方式（協(xié)商、仲裁/訴訟管轄地）；合同生效條件及附件清單（如技術協(xié)議、報價單等）。部門審核：需求部門審核：重點核對采購標的、技術參數(shù)、交付時間是否與需求一致，確認質量驗收標準可執(zhí)行。財務部門審核：審核付款方式、金額與預算匹配度，保證資金支付流程合規(guī)；核查供應商賬戶信息是否準確（避免個人賬戶）。法務部門審核：重點審查合同條款合法性（如是否符合《民法典》《招標投標法》等）、權責對等性、違約責任是否明確、爭議解決方式是否有效，避免“霸王條款”或法律漏洞。修訂與定稿：采購部匯總各部門審核意見，與供應商溝通修訂合同，直至所有審核部門確認無異議后，形成合同最終版。（四）合同簽署與用印目標：保證合同簽署流程規(guī)范，具備法律效力。責任人：采購專員、行政部、法定代表人/授權代表。操作步驟：簽署審批：采購部將定稿合同提交至分管領導及總經(jīng)理（或授權人）簽署審批，確認合同金額、條款符合公司規(guī)定。用印申請：審批通過后，采購部填寫《合同用印申請表》（模板4），附合同正本、審批單及附件，提交至行政部。用印管理：行政部核對合同內(nèi)容與審批單一致性，確認無誤后加蓋公司公章或合同專用章（嚴禁空白合同蓋章）；若涉及多頁合同，需加蓋騎縫章。分發(fā)與存檔：簽署完成后，采購部留存合同正本至少2份（1份歸檔、1份交財務部），供應商留存1份，需求部門可根據(jù)需要留存復印件。（五）合同執(zhí)行與履約跟蹤目標：保證供應商按合同約定履行義務，及時發(fā)覺并解決履約問題。責任人：采購專員、需求部門負責人、倉庫/使用部門。操作步驟：履約交貨：供應商按合同約定時間、地點交付標的物，采購部與需求部門共同核對數(shù)量、外觀、隨貨憑證（如合格證、檢測報告）等，填寫《到貨驗收記錄單》（模板5）。質量驗收：需求部門根據(jù)合同約定的質量標準（如國家標準、行業(yè)標準、技術協(xié)議參數(shù)）對標的物進行檢驗，必要時送第三方檢測機構檢測。驗收合格后，雙方在《驗收單》上簽字確認；若不合格，需在3個工作日內(nèi)書面通知供應商，要求其限期整改或退貨，并啟動違約責任條款。進度跟蹤：采購專員通過《合同執(zhí)行跟蹤表》（模板6）定期記錄履約進度（如生產(chǎn)進度、交付節(jié)點、驗收情況），對延遲交貨、服務不達標等問題及時預警，協(xié)調(diào)供應商解決，必要時上報分管領導。（六）付款結算目標：規(guī)范資金支付流程，保證付款依據(jù)完整、合規(guī)。責任人：采購專員、財務專員、需求部門負責人。操作步驟：付款申請：供應商完成履約并驗收合格后，采購部根據(jù)合同約定付款節(jié)點，收集《驗收單》《發(fā)票》《供應商對賬函》等資料，填寫《付款申請審批表》（模板7），注明合同編號、付款金額、付款方式、收款賬戶等信息。審批流程：付款申請經(jīng)需求部門負責人確認、采購部負責人審核、財務部復核后，提交至分管領導及總經(jīng)理審批。資金支付：財務部審批通過后，按合同約定方式（銀行轉賬、電匯等）向供應商支付款項，保留付款憑證（如銀行回單），并在《合同執(zhí)行跟蹤表》中標記“已付款”。（七）合同變更與終止目標：規(guī)范合同變更或終止流程，降低履約風險。責任人：采購專員、法務專員、分管領導。操作步驟：變更申請：因市場變化、需求調(diào)整等客觀原因需變更合同時由需求部門或供應商提出書面變更申請，說明變更內(nèi)容（如數(shù)量、價格、交付時間等）及原因，附雙方協(xié)商一致的補充材料。變更審批：采購部組織法務部、財務部審核變更內(nèi)容的合規(guī)性及影響，報分管領導及總經(jīng)理審批。審批通過后，簽訂《合同補充協(xié)議》（模板8），明確變更條款及后續(xù)履約責任，原合同相關條款自動失效。終止處理：若發(fā)生不可抗力、一方嚴重違約等需終止合同的情形，由采購部收集證據(jù)（如違約證明、不可抗力證明），報管理層審批后，向對方發(fā)出《合同終止通知書》，明確終止日期、善后處理方案（如已付款項退還、未履行部分終止等），并簽訂《合同終止協(xié)議》。（八）合同歸檔與復盤目標：實現(xiàn)合同全生命周期管理，總結經(jīng)驗優(yōu)化流程。責任人：采購專員、檔案管理員。操作步驟：資料歸檔：合同履行完畢（含付款、終止）后，采購部整理合同正本、附件、審批單、驗收單、付款憑證、溝通記錄等全套資料，按“一合同一檔”原則編號歸檔，電子版同步至公司合同管理系統(tǒng)。流程復盤：每季度或每年末，采購部組織需求部門、財務部、法務部召開合同復盤會，分析履約中的常見問題（如延遲交付、驗收爭議等），提出流程優(yōu)化建議，更新采購合同模板及操作指引。三、配套工具模板清單及說明模板1：采購需求申請表字段名稱填寫說明需求部門提報需求的部門全稱需求日期年/月/日采購項目名稱簡明扼要（如“2024年Q3辦公電腦采購”）采購類型□物資類□服務類□工程類采購明細物品/服務名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、預估單價、預算金額（分項列示）用途說明說明采購的具體業(yè)務場景及必要性期望交付時間年/月/日（若分批交付，需注明批次及時間節(jié)點）技術參數(shù)要求核心質量、功能指標（可附技術協(xié)議作為附件）需求部門負責人簽字采購部審核意見□同意□需修改（注明修改意見）模板2：供應商資質審核表審核項目審核內(nèi)容結果（√）營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否涵蓋本次采購內(nèi)容□通過□不通過相關資質證書如ISO9001認證、行業(yè)許可證、特種設備生產(chǎn)許可證等（需核對原件與復印件一致性）□通過□不通過業(yè)績證明近三年類似項目合同（至少3份，附關鍵頁復印件）□通過□不通過信用記錄“信用中國”“中國采購網(wǎng)”等平臺失信查詢□通過□不通過財務狀況近一年財務報表（資產(chǎn)負債率、流動比率等核心指標是否健康）□通過□不通過審核結論□推薦進入下一環(huán)節(jié)□不予推薦（說明原因）審核人*日期模板3：標準采購合同（節(jié)選核心條款）合同編號：CG-YYYY-X采購方：[公司全稱]，統(tǒng)一社會信用代碼：[代碼]，地址：[地址]，法定代表人：*供應商：[公司全稱]，統(tǒng)一社會信用代碼：[代碼]，地址：[地址]，法定代表人：*第一條采購標的名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）質量標準示例：筆記本電腦ThinkPadX1臺10800080000符合GB/T9813國家標準第二條履約安排交付時間：2024年X月X日前完成交付；交付地點：采購方指定倉庫（地址：[地址]）；運輸方式及費用：供應商負責運輸并承擔費用，貨物毀損滅失風險自交付時轉移至采購方。第三條付款方式預付款：合同簽訂后7個工作日內(nèi)，采購方支付合同總額的30%（24000元）；到貨款：貨物驗收合格后7個工作日內(nèi)，支付60%（48000元）；質保金：剩余10%（8000元）作為質保金，質保期（12個月）滿無質量問題后一次性支付。第四條違約責任供應商逾期交貨，每逾期1日按逾期部分金額的0.5%支付違約金，逾期超過15日，采購方有權解除合同；質量驗收不合格，供應商需在7日內(nèi)更換或退貨，并承擔由此給采購方造成的損失。第五條爭議解決|因本合同引起的爭議，雙方應友好協(xié)商；協(xié)商不成的，提交采購方所在地人民法院訴訟解決。模板4：合同用印申請表合同名稱合同編號CG-YYYY-X用印單位□公司公章□合同專用章□騎縫章（可多選）用印份數(shù)正本_份，副本_份用印事由簡要說明合同簽署背景及必要性附件清單□合同文本□審批單□資質文件□其他（請注明）采購部負責人簽字行政部審核意見□同意用印□需補充材料用印日期年/月/日模板5：到貨驗收記錄單合同編號CG-YYYY-X驗收日期年/月/日供應商名稱[供應商全稱]運單號[運單編號]采購標的[物品名稱]數(shù)量[實際到貨數(shù)]到貨外觀檢查□完好無損□包裝破損□其他（請注明：____________）隨貨憑證□合格證□檢測報告□清單（勾選并注明憑證編號）初步驗收結論□合格，可進入質量驗收□不合格，需整改/退貨（說明：____________）驗收人（需求部門）（采購部）模板6：合同執(zhí)行跟蹤表合同編號CG-YYYY-X采購標的[物品名稱]供應商名稱[供應商全稱]合同金額[金額]元履約節(jié)點計劃時間實際時間完成狀態(tài)合同簽訂年/月/日年/月/日□已完成預付款支付年/月/日年/月/日□已完成貨物交付年/月/日年/月/日□已完成質量驗收年/月/日年/月/日□合格□不合格到貨款支付年/月/日年/月/日□已完成質保金支付年/月/日年/月/日□待支付跟蹤人*（采購專員）更新日期年/月/日模板7：付款申請審批表合同編號CG-YYYY-X供應商名稱[供應商全稱]付款階段□預付款□到貨款□質保金□其他（請注明）應付金額[金額]元付款賬戶信息開戶行：[銀行名稱]賬戶名：[供應商全稱]賬號：[賬號]（需與合同一致）付款依據(jù)□合同□驗收單□發(fā)票（號碼：____________）□其他需求部門確認□同意付款□需補充說明（簽字：*）日期年/月/日采購部審核□同意付款□駁回原因（簽字：*）日期年/月/日財務部復核□符合流程□不符合流程（簽字：*）日期年/月/日分管領導審批簽字：*日期年/月/日總經(jīng)理審批簽字：*日期年/月/日模板8：合同補充協(xié)議主合同編號CG-YYYY-X補充協(xié)議編號BC-YYYY-X簽訂方采購方：[公司全稱]供應商：[公司全稱]變更內(nèi)容□數(shù)量調(diào)整（原：，現(xiàn)：）□價格調(diào)整（原：元，現(xiàn)：元）□交付時間調(diào)整（原：年/月/日，現(xiàn)：年/月/日）□其他：________變更原因簡要說明（如：市場需求變化、原材料價格波動等）其他約定本補充協(xié)議未盡事宜，按主合同執(zhí)行；本協(xié)議與主合同沖突的，以本協(xié)議為準。簽署頁采購方（蓋章）：法定代表人/授權代表：*日期：年/月/日供應商（蓋章）：法定代表人/授權代表：*日期：年/月/日四、流程執(zhí)行關鍵風險提示（一）合同條款法律風險風險點：合同條款與法律法規(guī)沖突（如違約責任約定過高、爭議解決方式無效）、關鍵條款缺失（如質量標準、付款節(jié)點模糊）。防控措施：所有合同須經(jīng)法務部門審核，優(yōu)先使用國家或行業(yè)推薦的標準合同文本，核心條款（如標的、金額、違約責任）不得遺漏或模糊表述。（二）供應商履約能力風險風險點：供應商資質造假、履約過程中資金鏈斷裂或技術能力不足，導致延遲交貨、質量不達標。防控措施：嚴格審核供應商資質（通過“信用中國”等官方平臺核查），對金額較大項目開展現(xiàn)場考察，合同中明確供應商的履約保證金條款（一般為合同金額的5%-10%）。（三）執(zhí)行過程文檔管理風險風險點：驗收記錄不全、溝通記錄缺失、付款憑證丟失，導致發(fā)生爭議時無法舉證。防控措施：執(zhí)行過程中的《驗