企業(yè)人事檔案管理規(guī)范操作辦法一、總則為規(guī)范企業(yè)人事檔案管理工作，保障人事檔案的真實(shí)性、完整性與安全性，充分發(fā)揮檔案在人力資源管理中的支撐作用，結(jié)合國家相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)實(shí)際運(yùn)營需求，制定本辦法。本辦法適用于企業(yè)全體員工（含在職、離職、退休人員）的人事檔案管理工作，涵蓋紙質(zhì)檔案與電子檔案的全生命周期管理。人事檔案管理遵循真實(shí)準(zhǔn)確、安全保密、規(guī)范有序、便捷利用的原則，確保檔案內(nèi)容客觀反映員工職業(yè)發(fā)展軌跡，服務(wù)于企業(yè)人力資源決策與員工權(quán)益保障。二、管理職責(zé)（一）管理部門與人員企業(yè)人力資源部為人事檔案管理責(zé)任部門，指定專人擔(dān)任檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、利用及轉(zhuǎn)遞工作。檔案管理員需具備檔案管理專業(yè)知識，熟悉保密制度，經(jīng)培訓(xùn)考核合格后上崗。（二）部門協(xié)同職責(zé)招聘與入職環(huán)節(jié)：招聘部門需在員工入職后3個(gè)工作日內(nèi)，將員工簡歷、入職登記表、勞動合同等基礎(chǔ)材料移交檔案管理員；考核與獎(jiǎng)懲環(huán)節(jié)：績效考核、行政人事部門需在獎(jiǎng)懲決定生效后5個(gè)工作日內(nèi)，報(bào)送考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲通知等材料；培訓(xùn)與發(fā)展環(huán)節(jié)：培訓(xùn)部門需在培訓(xùn)結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)，提交培訓(xùn)記錄、職業(yè)資格證書復(fù)印件（注明“與原件一致”并蓋章）等材料；離職環(huán)節(jié)：離職管理部門需在員工離職手續(xù)辦結(jié)后5個(gè)工作日內(nèi)，移交離職申請、解除勞動合同證明等材料。三、人事檔案內(nèi)容構(gòu)成人事檔案以員工職業(yè)發(fā)展軌跡為核心，包含以下類別材料（紙質(zhì)與電子檔案內(nèi)容需保持一致）：（一）入職基礎(chǔ)材料員工簡歷、入職登記表（含個(gè)人基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷）；勞動合同、試用期考核表；學(xué)歷、學(xué)位證書復(fù)印件（需核驗(yàn)原件）、職業(yè)資格證書復(fù)印件。（二）考核與獎(jiǎng)懲材料年度績效考核表、專項(xiàng)考核報(bào)告；表彰決定、榮譽(yù)證書復(fù)印件；違規(guī)違紀(jì)處理通知、整改報(bào)告（如有）。（三）培訓(xùn)與發(fā)展材料內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書；職業(yè)技能等級認(rèn)定材料、職稱評審表；崗位調(diào)動、晉升/降職通知。（四）離職與后續(xù)材料離職申請表、解除/終止勞動合同證明；競業(yè)限制協(xié)議（如有）、離職面談記錄；退休審批表、退休證復(fù)印件（退休人員）。（五）其他關(guān)聯(lián)材料黨團(tuán)組織關(guān)系材料、工會會員登記表；入職體檢報(bào)告、年度健康檢查記錄（如有）；社保繳納證明、公積金繳存記錄（關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)）。四、檔案的收集與整理（一）材料收集要求真實(shí)性核驗(yàn)：所有歸檔材料需由提供部門或員工本人對真實(shí)性負(fù)責(zé)，復(fù)印件需注明“與原件一致”并加蓋部門公章（或員工簽字確認(rèn)）；及時(shí)性報(bào)送：各部門需按本辦法“管理職責(zé)”要求的時(shí)限報(bào)送材料，逾期需書面說明原因；完整性審核：檔案管理員收到材料后，需檢查內(nèi)容是否完整（如表格簽字蓋章是否齊全、證明材料是否有有效期等），不符合要求的退回補(bǔ)充。（二）檔案整理流程分類排序：按“入職基礎(chǔ)-考核獎(jiǎng)懲-培訓(xùn)發(fā)展-離職后續(xù)-其他關(guān)聯(lián)”類別劃分，每類材料按時(shí)間倒序（最新材料在前）排序；編號與目錄編制：為每份材料編制唯一編號（如“RS-____”），同步更新《人事檔案目錄》（紙質(zhì)與電子目錄需一致）；裝訂與歸檔：采用無酸紙檔案袋或檔案盒裝訂，確保材料平整、無褶皺，電子檔案需掃描清晰（分辨率≥300dpi），命名規(guī)則與紙質(zhì)編號一致；數(shù)字化管理：有條件的企業(yè)可建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)“紙質(zhì)+電子”雙軌管理，但電子檔案需定期備份（每月至少1次），存儲介質(zhì)需加密。五、檔案的保管（一）保管場所要求設(shè)立專用檔案室，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光設(shè)備（如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、密碼鎖、遮光窗簾）；檔案室溫度保持在14-24℃，相對濕度45%-60%，定期（每周）檢查溫濕度并記錄。（二）檔案存放規(guī)范檔案按員工編號或姓氏拼音排序存放，檔案柜需貼標(biāo)簽注明類別與范圍（如“在職員工檔案-A-F”）；建立《檔案存放臺賬》，記錄檔案位置、狀態(tài)（正常/借閱/轉(zhuǎn)遞中），每月核對一次臺賬與實(shí)物；電子檔案存儲于企業(yè)專用服務(wù)器，設(shè)置訪問權(quán)限（僅檔案管理員及授權(quán)人員可查閱），禁止與互聯(lián)網(wǎng)直連。（三）檔案檢查與修復(fù)檔案管理員每季度檢查一次檔案完整性，發(fā)現(xiàn)紙張破損、字跡褪色等問題，及時(shí)采用檔案修復(fù)技術(shù)處理；每年開展一次“檔案健康評估”，對保管環(huán)境、設(shè)備運(yùn)行、電子檔案備份情況進(jìn)行全面檢查，形成《檔案保管報(bào)告》。六、檔案的利用（一）利用范圍企業(yè)內(nèi)部：員工晉升、調(diào)崗、審計(jì)、勞動糾紛處理等工作需要；外部合規(guī)需求：政審、公證、社保核查、新單位調(diào)檔等（需提供單位介紹信或法律文書）。（二）利用流程內(nèi)部利用：申請人填寫《檔案利用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，檔案管理員提供檔案復(fù)印件（注明“僅供XX用途使用”），原則上不提供原件；外部利用：需由外部單位出具介紹信（注明利用目的、范圍），經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，檔案管理員核對介紹信信息，提供復(fù)印件并加蓋公章，嚴(yán)禁外借檔案；利用登記：所有檔案利用需登記《檔案利用臺賬》，記錄申請人、用途、時(shí)間、材料內(nèi)容等，利用后及時(shí)歸還并檢查檔案完整性。七、檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍員工調(diào)往其他單位、離職后新單位需檔案、退休后轉(zhuǎn)入社區(qū)或人才中心等情形。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.調(diào)出流程檔案管理員整理檔案，核對《檔案目錄》與實(shí)物是否一致，填寫《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》（注明材料份數(shù)、密封日期）；檔案密封后，通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿。ń箚T工個(gè)人自帶），并跟蹤物流狀態(tài)，確保檔案安全送達(dá)；收到接收單位回執(zhí)后，更新《檔案轉(zhuǎn)遞臺賬》。2.調(diào)入流程收到外部單位轉(zhuǎn)遞的檔案后，檢查密封章是否完好、《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》與實(shí)物是否一致；如發(fā)現(xiàn)檔案破損、材料缺失，立即退回轉(zhuǎn)出單位并書面說明問題；檔案無誤后，登記《檔案調(diào)入臺賬》，并入檔管理。（三）離職檔案處理員工離職后，檔案需在15個(gè)工作日內(nèi)轉(zhuǎn)遞至戶籍地人才中心或新單位；逾期未轉(zhuǎn)的，檔案管理員需書面通知員工本人，超6個(gè)月無回應(yīng)的，按規(guī)定移交至公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)保管。八、安全與保密（一）安全管理措施檔案室實(shí)行雙人雙鎖管理，非工作時(shí)間鎖閉；定期（每月）檢查消防、防盜設(shè)備，每季度開展一次“檔案安全演練”（如火災(zāi)應(yīng)急處置、檔案搶救流程）；電子檔案采用“加密存儲+權(quán)限分級”管理，管理員密碼每季度更換一次，禁止使用弱密碼。（二）保密責(zé)任要求檔案管理員需簽訂《保密協(xié)議》，嚴(yán)禁向任何無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容，工作交流需在指定場所進(jìn)行；外部單位查閱檔案時(shí)，需由檔案管理員全程陪同，禁止拍照、復(fù)制無關(guān)材料；發(fā)生檔案丟失、泄露等事件，立即啟動應(yīng)急預(yù)案，向企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并配合相關(guān)部門調(diào)查。九、監(jiān)督與改進(jìn)（一）定期檢查人力資源部每季度開展檔案管理自查，重點(diǎn)檢查材料完整性、利用合規(guī)性、保管環(huán)境達(dá)標(biāo)情況；企業(yè)每年組織一次全面審計(jì)，邀請外部檔案管理專家參與，形成《檔案管理審計(jì)報(bào)告》。（二）問題整改與優(yōu)化對檢查發(fā)現(xiàn)的問題（如材料缺