行政辦公用品管理制度（節(jié)約與規(guī)范雙重控制版）一、總則（一）制度目的為規(guī)范公司行政辦公用品的采購、領用、庫存及使用流程，強化成本控制意識，杜絕浪費現(xiàn)象，保障日常辦公需求，提高資源利用效率，特制定本制度。本制度堅持“節(jié)約優(yōu)先、規(guī)范管理、責任到人”原則，通過流程管控與監(jiān)督考核相結合，實現(xiàn)辦公用品的全生命周期管理。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、全體員工及辦公用品相關管理人員（含行政部采購人員、倉庫管理員、各部門辦公用品管理員等）。（三）術語定義辦公用品：指日常辦公消耗的低值易耗品（如紙張、筆、文件夾等）及可重復使用的辦公設備（如計算器、U盤、辦公文具等，單價在2000元以下）。預算控制：指各部門根據(jù)年度工作計劃，提前申報辦公用品預算，行政部統(tǒng)籌審核后納入公司年度預算，超預算采購需履行特殊審批流程。以舊換新：指部分可重復使用辦公用品（如剪刀、訂書機等），領用時需以舊物換領，避免閑置浪費。二、職責分工（一）行政部負責辦公用品年度預算的匯總、編制與提報；統(tǒng)一組織實施辦公用品采購（含供應商選擇、比價談判、合同簽訂）；負責辦公用品的入庫驗收、登記、保管、發(fā)放及庫存盤點；監(jiān)督各部門辦公用品使用情況，定期開展節(jié)約檢查與考核。（二）各部門根據(jù)實際需求，按月度/季度提報辦公用品需求計劃，嚴格控制領用數(shù)量；指定專人（部門辦公用品管理員）負責本部門辦公用品的領用、登記與內(nèi)部調(diào)配；加強員工節(jié)約教育，規(guī)范辦公用品使用，杜絕浪費、私用等行為。（三）財務部負責辦公用品預算的審核與資金保障；參與采購價格監(jiān)督，審核采購報銷單據(jù)；配合行政部開展成本分析，提供相關財務數(shù)據(jù)支持。三、辦公用品管理流程（一）預算管理流程年度預算編制：每年12月上旬，各部門根據(jù)次年工作計劃，填寫《年度辦公用品預算表》（詳見附件1），經(jīng)部門負責人簽字后報行政部；行政部匯總各部門需求，結合歷史消耗數(shù)據(jù)及公司成本控制目標，編制公司年度辦公用品預算，報財務部審核、總經(jīng)理審批。預算調(diào)整：因特殊情況（如部門新增人員、業(yè)務量大幅增加）需調(diào)整預算的，需提前10個工作日提交《預算調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因及明細，經(jīng)部門負責人、行政部、財務部審核后，報總經(jīng)理審批。（二）采購管理流程需求提報：各部門每月25日前，填寫《月度辦公用品采購申請表》（詳見附件2），經(jīng)部門負責人簽字后報行政部；臨時急需用品可提交《緊急采購申請單》，注明緊急原因，經(jīng)行政經(jīng)理審批后優(yōu)先處理。供應商選擇：行政部建立合格供應商名錄，至少每季度開展一次比價或招標，保證價格合理、質量達標；單價超過500元的采購需簽訂采購合同，明確規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間及質量標準。采購執(zhí)行：行政部根據(jù)審批后的采購申請表，向供應商下達訂單；到貨后，組織行政部采購員、倉庫管理員、需求部門三方共同驗收，核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量，填寫《辦公用品驗收單》（詳見附件3），無誤后入庫。費用結算：采購完成后，行政部憑《采購申請表》《驗收單》《發(fā)票》等單據(jù)，按公司報銷流程辦理結算，財務部需核對采購金額是否在預算范圍內(nèi)。（三）領用管理流程領用原則：（1）按需領用，杜絕過量囤積；（2）可重復使用辦公用品實行“以舊換新”（如領用剪刀需交回舊剪刀，領用U盤需提供舊U盤序列號）；（3）嚴禁私用辦公用品，禁止將公司用品帶離辦公區(qū)域（特殊情況需經(jīng)部門負責人*批準）。領用流程：（1）員工填寫《辦公用品領用登記表》（詳見附件4），注明部門、姓名、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及領用用途；（2）部門辦公用品管理員審核簽字后，報行政部倉庫管理員；（3）倉庫管理員核對庫存及領用標準，發(fā)放物品并登記臺賬；單次領用金額超過200元的，需經(jīng)部門負責人*審批。領用限制：（1）紙張類：A4紙每月每人限領2包（特殊情況需說明理由）；（2）筆類：中性筆每月每人限領1支，圓珠筆每季度限領1支；（3）文件夾、文件袋等：按需領用，但每月部門總量不得超過上月使用量的120%。（四）庫存管理流程入庫管理：辦公用品入庫時，倉庫管理員需核對《驗收單》，登記《庫存臺賬》（詳見附件5），記錄物品名稱、規(guī)格、單位、入庫數(shù)量、入庫日期、供應商等信息，保證賬實相符。存放管理：按物品類別分區(qū)存放（如紙張區(qū)、文具區(qū)、電子設備區(qū)），張貼標識牌；做好防潮、防火、防盜措施，定期檢查庫存環(huán)境。盤點管理：（1）月度盤點：每月最后1個工作日，倉庫管理員與行政部專員共同盤點，填寫《月度庫存盤點表》（詳見附件6），核對賬面數(shù)量與實盤數(shù)量，差異率超過2%的需查明原因并書面報告行政部；（2）年度盤點：每年12月中旬，組織財務部、行政部全面盤點，編制《年度庫存盤點報告》，報總經(jīng)理*審批后，對積壓物品進行調(diào)撥或報廢處理。庫存預警：當庫存量低于“最低庫存量”（如A4紙最低庫存10包、中性筆最低庫存20支）時，倉庫管理員需及時啟動采購流程，保證供應不斷檔。四、監(jiān)督與考核（一）日常監(jiān)督行政部每月不定期抽查各部門辦公用品使用情況，重點檢查：（1）是否存在私用、浪費現(xiàn)象（如隨意丟棄紙張、濫用辦公耗材）；（2）領用登記是否完整，臺賬是否與實際庫存一致；（3）是否嚴格執(zhí)行“以舊換新”制度。每季度末，行政部匯總各部門辦公用品消耗數(shù)據(jù)，分析成本控制情況，形成《季度辦公用品消耗分析報告》，報財務部及總經(jīng)理*。（二）考核獎懲節(jié)約獎勵：對年度辦公用品消耗低于預算10%的部門，給予部門負責人*及辦公用品管理員通報表揚，并按節(jié)約金額的5%提取部門活動經(jīng)費（最高不超過2000元）。違規(guī)處罰：（1）未按規(guī)定流程領用、造成浪費的，責令責任人書面檢討，并按物品價值的2倍從當月工資中扣除；（2）虛報領用需求、套取辦公用品的，對部門負責人*及責任人各處以500-1000元罰款，并取消年度評優(yōu)資格；（3）倉庫管理員因管理不善導致物品丟失、損壞的，按損失價值的30%賠償。五、管理規(guī)范與注意事項（一）節(jié)約要求推廣無紙化辦公，鼓勵使用電子文檔、雙面打??；確需打印的，優(yōu)先使用單面廢紙背面。辦公用筆、文件夾等可重復使用物品，需妥善保管，延長使用壽命；損壞后需及時報修，無法維修的以舊換新。嚴格控制辦公設備（如打印機、掃描儀）的待機能耗，下班前關閉電源，減少資源浪費。（二）規(guī)范要求嚴禁采購未經(jīng)審批的辦公用品，嚴禁超預算采購；緊急采購需在3個工作日內(nèi)補辦審批手續(xù)。倉庫管理員需每日更新《庫存臺賬》，保證數(shù)據(jù)準確；行政部每季度對倉庫管理員進行業(yè)務培訓，提升管理水平。部門辦公用品管理員離職時，需辦理辦公用品交接手續(xù)，填寫《交接清單》（詳見附件7），經(jīng)行政部確認后方可離職。（三）特殊物品管理涉及公司機密的辦公用品（如專用印章、保密文件袋等），需單獨登記領用，領用部門承擔保管責任，離職時必須交回。單價超過500元的辦公設備（如平板電腦、移動硬盤），需貼好資產(chǎn)標簽，行政部建立《固定資產(chǎn)臺賬》，定期核查使用情況。六、附則本制度由行政部負責解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況制定補充規(guī)定，與本制度具有同等效力。附件清單附件1：《年度辦公用品預算表》附件2：《月度辦公用品采購申請表》附件3：《辦公用品驗收單》附件4：《辦公用品領用登記表》附件5：《庫存臺賬》附件6：《月度庫存盤點表》附件7：《辦公用品交接清單》附件1：年度辦公用品預算表部門填報人*聯(lián)系電話*預算年度序號物品名稱規(guī)格型號單位1A4紙70g包2中性筆0.5mm支3文件袋A4個…………合計———部門負責人簽字*：日期：年月日行政部審核意見*：簽字*：日期：年月日財務部審核意見*：簽字*：日期：年月日總經(jīng)理審批意見*：簽字*：日期：年月日附件2：月度辦公用品采購申請表申請部門申請日期*預算編號序號物品名稱規(guī)格型號1A4紙70g2訂書釘—………合計金額——申請人簽字*：部門負責人審批*：日期：年月日行政部審核意見*：簽字*：日期：年月日采購執(zhí)行情況：采購人*：到貨日期：年月日附件3：辦公用品驗收單采購申請單號驗收日期*驗收地點供應商名稱合同號序號物品名稱規(guī)格型號1A4紙70g2訂書釘—………驗收結論：□合格□不合格（不合格原因：__________________________）驗收人簽字*：倉庫管理員簽字*：需求部門確認簽字*：日期：年月日日期：年月日日期：年月日附件4：辦公用品領用登記表領用日期*部門領用人*物品名稱規(guī)格型號單位領用數(shù)量用途說明以舊換新（舊物數(shù)量）領用人簽字*2023–行政部張*中性筆0.5mm支1日常辦公—張*2023–市場部李*文件袋A4個5項目資料—李*2023–財務部王*剪刀—把1單據(jù)整理1（舊剪刀）王*管理員簽字*：日期：年月日附件5：庫存臺賬物品編碼物品名稱規(guī)格型號單位期初庫存入庫數(shù)量出庫數(shù)量結存數(shù)量入庫日期出庫日期保管人*WB001A4紙70g包102015152023–2023–趙*WB002中性筆0.5mm支203025252023–2023–趙*……………附件6：月度庫存盤點表盤點日期*盤點人*監(jiān)盤人*倉庫管理員*序號物品名稱規(guī)格型號賬面數(shù)量1A4紙70g152中性筆0.5mm25…………盤點結論：□賬實相符□存在差異（差異處理意見：__________________________