銷售合同簽訂及執(zhí)行跟蹤工具模板一、適用范圍與應(yīng)用場景本工具模板適用于企業(yè)銷售部門、客戶經(jīng)理、法務(wù)及財務(wù)等相關(guān)崗位，用于規(guī)范銷售合同從準備到執(zhí)行完畢的全流程管理。特別適用于以下場景：新客戶合作前合同條款談判與簽訂；老客戶續(xù)約、訂單增量等合同修訂與簽署；合同履行過程中交付、驗收、收款等環(huán)節(jié)的進度跟蹤與風險防控；跨部門協(xié)作（如銷售、法務(wù)、財務(wù)、倉儲）的合同信息同步與任務(wù)協(xié)同。通過標準化流程與工具，可減少合同糾紛、提高履約效率、保證合同信息完整可追溯。二、全流程操作步驟詳解（一）合同準備階段：明確需求與基礎(chǔ)信息目標：保證合同內(nèi)容準確反映雙方約定，規(guī)避基礎(chǔ)信息遺漏風險。需求對接與信息收集銷售人員與客戶溝通，明確合作標的（產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量）、價格（單價、總價、是否含稅）、交付時間與方式、驗收標準、付款條件、違約責任等核心條款；收集客戶主體資格資料（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明），確認客戶簽約權(quán)限（如為代理人，需提供授權(quán)委托書）；整理企業(yè)內(nèi)部信息：對應(yīng)產(chǎn)品庫存/產(chǎn)能、財務(wù)開票信息、法務(wù)審核模板等。合同草稿擬定使用企業(yè)標準合同模板，結(jié)合客戶需求填充具體條款；關(guān)鍵條款需明確：標的物信息（避免“一批產(chǎn)品”等模糊表述，需列明型號、規(guī)格、執(zhí)行標準）；金額（大小寫一致，明確含稅價/不含稅價及稅率）；履約時間（精確到“YYYY年MM月DD日”，避免“X日內(nèi)”等歧義表述）；爭議解決方式（建議約定“賣方所在地人民法院管轄”）。內(nèi)部初步審核銷售負責人審核商務(wù)條款（價格、交付周期等）是否符合公司政策；產(chǎn)品/運營部門確認標的物可交付性（如庫存、生產(chǎn)周期）；財務(wù)部門審核付款方式、開票信息等財務(wù)相關(guān)條款。（二）合同簽訂階段：合規(guī)簽署與生效確認目標：保證合同簽訂流程合法合規(guī)，規(guī)避“未蓋章”“簽章錯誤”等風險。法務(wù)與財務(wù)終審法務(wù)部門審核合同條款的合法性、完整性，重點檢查違約責任、知識產(chǎn)權(quán)、保密條款等是否存在法律風險；財務(wù)部門確認收款賬戶信息（需與企業(yè)開戶許可證一致）、發(fā)票類型（普票/專票）等無誤?？蛻魷贤ㄅc修訂將終審后的合同草稿提交客戶，同步說明審核意見及修改點；客戶如有修訂，需逐條確認并形成《合同修訂記錄》（見模板1），雙方簽字蓋章確認修訂內(nèi)容。簽署與蓋章管理采用“先客戶后我方”或“同步簽署”方式，保證合同文本一式兩份（或按客戶要求份數(shù)），每份均加蓋合同章（或公章）及騎縫章；禁止在手寫空白合同、未填寫關(guān)鍵金額/日期的合同上蓋章；簽署后及時收回客戶已蓋章合同原件，核對份數(shù)是否一致，掃描存檔電子版。合同生效與登記合同自雙方簽字蓋章之日起生效（另有約定的除外）；1個工作日內(nèi)填寫《銷售合同信息登記表》（見模板2），錄入合同編號、簽約雙方、關(guān)鍵條款、執(zhí)行節(jié)點等信息，同步至銷售管理系統(tǒng)。（三）合同執(zhí)行階段：履約跟蹤與過程管控目標：保證按合同約定完成交付、收款等履約義務(wù)，及時發(fā)覺并處理執(zhí)行偏差。交付計劃制定與執(zhí)行銷售人員根據(jù)合同交付時間，協(xié)調(diào)倉儲/生產(chǎn)部門制定《交付計劃》，明確備貨/生產(chǎn)負責人、物流對接人、預(yù)計發(fā)貨日期；發(fā)貨前1個工作日通知客戶提供收貨地址、聯(lián)系人及電話，確認是否需要提前預(yù)約；貨物發(fā)出后，24小時內(nèi)向客戶提供《發(fā)貨單》（含物流單號、貨物明細），并跟蹤物流狀態(tài)直至簽收。驗收確認與問題處理貨物送達后，協(xié)助客戶完成驗收（如現(xiàn)場清點、質(zhì)量檢測），要求客戶在《驗收單》（模板3）上簽字蓋章并反饋驗收結(jié)果；若驗收不合格，需在2個工作日內(nèi)啟動異常處理流程：屬產(chǎn)品質(zhì)量問題：協(xié)調(diào)生產(chǎn)/技術(shù)部門分析原因，制定返工/換貨方案，明確處理時限；屬交付數(shù)量/型號錯誤：核查發(fā)貨記錄，及時補發(fā)或調(diào)換；客戶無合理理由拒收：收集證據(jù)（如物流簽收記錄、溝通記錄），報法務(wù)部門評估是否追究違約責任。收款跟蹤與開票財務(wù)部門根據(jù)合同約定付款時間（如“貨到30日內(nèi)”），提前5個工作日向客戶發(fā)送《催款函》（模板4），附合同復(fù)印件及開票信息；收到客戶款項后，1個工作日內(nèi)確認到賬賬戶、金額，開具對應(yīng)發(fā)票并通過郵件/快遞送達客戶；若客戶逾期未付款，銷售負責人需聯(lián)合財務(wù)部門上門催收或發(fā)送律師函，必要時通過法律途徑解決。（四）合同跟蹤與歸檔階段：復(fù)盤總結(jié)與閉環(huán)管理目標：實現(xiàn)合同全生命周期可追溯，總結(jié)經(jīng)驗優(yōu)化后續(xù)流程。進度動態(tài)監(jiān)控銷售人員每周更新《合同執(zhí)行進度跟蹤表》（模板5），標記“待發(fā)貨”“運輸中”“待驗收”“已驗收”“待收款”“已完成”等狀態(tài)，同步至項目群及相關(guān)負責人；對即將到期的關(guān)鍵節(jié)點（如交付日、付款日），系統(tǒng)自動提醒預(yù)警，保證提前3天完成準備。異常問題處理執(zhí)行過程中如遇不可抗力（如自然災(zāi)害、政策調(diào)整）導(dǎo)致無法履約，需在事件發(fā)生后24小時內(nèi)通知客戶，并提供證明材料，協(xié)商變更或解除合同；客戶提出合同外需求（如增加服務(wù)內(nèi)容、調(diào)整價格），需簽訂《補充協(xié)議》（參照主合同模板），明確新增條款及雙方責任，避免口頭約定。歸檔與總結(jié)優(yōu)化合同履行完畢（含收款完成、售后質(zhì)保到期）后5個工作日內(nèi)，將合同正本、修訂記錄、發(fā)貨單、驗收單、付款憑證等資料整理成冊，編號歸檔至檔案室；每季度組織銷售、法務(wù)、財務(wù)部門召開合同復(fù)盤會，分析履約中的高頻問題（如驗收爭議、逾期付款原因），優(yōu)化合同條款模板及執(zhí)行流程。三、核心工具模板清單模板1：合同修訂記錄合同編號修訂日期修訂條款原內(nèi)容修訂后內(nèi)容修訂原因客戶方簽字我方簽字模板2：銷售合同信息登記表合同編號簽約日期客戶名稱（全稱）我方簽約人客方簽約人合同基本信息標的物名稱規(guī)格型號數(shù)量單價（元）總價（元）關(guān)鍵履約節(jié)點交付時間交付方式驗收時間付款條件質(zhì)保期備注（如特殊約定、附件清單等）模板3：驗收單驗收單編號驗收日期合同編號驗收地點貨物信息標的物名稱規(guī)格型號數(shù)量生產(chǎn)批次/序列號驗收結(jié)果□合格，符合合同約定標準□不合格，具體問題：__________________________驗收意見客方驗收人：__________客方負責人：__________客方蓋章：__________日期：____年__月__日我方確認人：__________我方負責人：__________我方蓋章：__________日期：____年__月__日模板4：催款函致：[客戶全稱]根據(jù)我方與貴方于_年_月_日簽訂的《銷售合同》（合同編號：_______），約定貴方應(yīng)于_年_月_日前支付合同款項共計人民幣（大寫）_________________元（小寫：￥__________）。截至本函發(fā)出之日，貴方尚未支付上述款項。請貴方于收到本函后____個工作日內(nèi)完成付款，付款賬戶信息開戶名：[我方公司全稱]-開戶行：[開戶銀行名稱]-賬號：[銀行賬號]如逾期未付，我方將依據(jù)合同約定追究貴方違約責任（包括但不限于支付逾期利息、律師費等）。特此函告。[我方公司全稱]（蓋章）日期：____年__月__日模板5：合同執(zhí)行進度跟蹤表合同編號客戶名稱標的物合同金額（元）當前進度各節(jié)點狀態(tài)負責人更新日期□待發(fā)貨□運輸中□待驗收□已驗收□待收款□已完成節(jié)點詳情計劃交付日實際交付日計劃驗收日實際驗收日計劃收款日實際收款日備注四、關(guān)鍵風險點與實施建議（一）法律合規(guī)風險風險：合同條款模糊（如“合理期限內(nèi)”“質(zhì)量合格”等表述）、客戶主體不適格（如分公司簽約未提供總公司授權(quán)）導(dǎo)致合同無效或糾紛。建議：法務(wù)部門終審所有合同，使用標準化條款模板；簽約前核查客戶營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等資質(zhì)文件，留存復(fù)印件加蓋公章。（二）信息管理風險風險：合同信息分散（如銷售、財務(wù)各存一份）、關(guān)鍵節(jié)點更新滯后導(dǎo)致執(zhí)行脫節(jié)。建議：指定專人負責合同信息登記，使用銷售管理系統(tǒng)統(tǒng)一存儲，設(shè)置節(jié)點自動提醒，保證信息實時同步。（三）溝通協(xié)作風險風險：跨部門（銷售、倉儲、財務(wù)）信息壁壘，導(dǎo)致交付延遲、開票錯誤等問題。建議：建立“合同執(zhí)行周例會”機制，每周同步進度，明確各部門職責（如銷售負責客戶對接、倉儲負責發(fā)貨、財務(wù)負責收款）。（四）風險預(yù)判不足風險：未提前識別客戶履約能力（如經(jīng)營異常、逾期付款記錄）導(dǎo)致貨款回收困難。建議：新客戶簽約前通過“信用中國”等平臺核查信用狀況，