企業(yè)行政公文寫作與審核標(biāo)準(zhǔn)工具模板一、公文類型與適用情境企業(yè)行政公文是企業(yè)內(nèi)部及對(duì)外傳遞信息、部署工作、請(qǐng)示匯報(bào)、規(guī)范行為的重要載體，需根據(jù)不同溝通場(chǎng)景選擇恰當(dāng)文種。主要適用情境包括：事務(wù)通知：適用于發(fā)布規(guī)章制度、會(huì)議安排、工作部署、節(jié)假日安排等需周知或執(zhí)行的事項(xiàng)（如《關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知》）。請(qǐng)示報(bào)告：適用于向上級(jí)單位或領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)（如《關(guān)于申請(qǐng)購(gòu)置辦公設(shè)備的請(qǐng)示》），或向上級(jí)匯報(bào)工作進(jìn)展、反映問(wèn)題（如《2023年度行政工作總結(jié)報(bào)告》）。函件溝通：適用于不相隸屬部門之間商洽工作、詢問(wèn)答復(fù)（如《關(guān)于協(xié)調(diào)使用會(huì)議室的函》），或與外部單位聯(lián)系業(yè)務(wù)（如《關(guān)于邀請(qǐng)貴單位參加行業(yè)交流活動(dòng)的函》）。紀(jì)要決議：適用于記錄會(huì)議主要內(nèi)容及議定事項(xiàng)（如《總經(jīng)理辦公會(huì)第5次會(huì)議紀(jì)要》），對(duì)相關(guān)部門具有約束力。制度規(guī)范：適用于制定企業(yè)內(nèi)部管理辦法、細(xì)則（如《員工考勤管理制度》），明確管理要求和責(zé)任分工。二、公文撰寫規(guī)范與操作步驟（一）公文核心要素及撰寫要求一份規(guī)范的企業(yè)行政公文需包含以下要素，各要素撰寫需嚴(yán)格遵循格式與內(nèi)容要求：要素規(guī)范要求示例標(biāo)題居中排列，字體二號(hào)小標(biāo)宋簡(jiǎn)體，一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”組成（文種單一時(shí)可發(fā)文機(jī)關(guān)）。《行政部關(guān)于2024年第一季度辦公用品采購(gòu)計(jì)劃的請(qǐng)示》主送機(jī)關(guān)標(biāo)題下方頂格書(shū)寫，字體三號(hào)仿宋_GB2312，后加冒號(hào)；多個(gè)機(jī)關(guān)用頓號(hào)分隔。各部門：字體三號(hào)仿宋_GB2312，首行縮進(jìn)2字符，行距28磅。結(jié)構(gòu)一般分“開(kāi)頭（緣由）-主體（事項(xiàng)）-結(jié)尾（要求/希望）”三部分。開(kāi)頭：為保障日常辦公需求，規(guī)范采購(gòu)流程…主體：現(xiàn)將2024年Q1采購(gòu)計(jì)劃明細(xì)列出（見(jiàn)附件1）…結(jié)尾：請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批。附件說(shuō)明下空一行左空2字符書(shū)寫“附件：”，后加冒號(hào)，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)。如多個(gè)附件，標(biāo)注順序“附件1：X”“附件2：X”。附件：1.2024年Q1辦公用品采購(gòu)明細(xì)表2.詢價(jià)對(duì)比說(shuō)明發(fā)文機(jī)關(guān)署名單獨(dú)成行，位于或附件說(shuō)明右下方，字體三號(hào)仿宋_GB2312，以企業(yè)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱落款。有限公司行政部成文日期發(fā)文機(jī)關(guān)署名下方，字體三號(hào)仿宋_GB2312，年、月、日齊全（用阿拉伯?dāng)?shù)字，如“2024年3月15日”）。2024年3月15日印章成文日期中間加蓋企業(yè)公章，做到“騎年蓋月”，公章清晰、不壓。-（二）公文撰寫分步操作流程1.明確發(fā)文目的與受眾步驟1：確定公文需解決的核心問(wèn)題（如“通知會(huì)議”“請(qǐng)示預(yù)算”“匯報(bào)工作”），避免內(nèi)容偏離主題。步驟2：分析受眾身份（上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、平級(jí)部門、下級(jí)單位或外部機(jī)構(gòu)），調(diào)整語(yǔ)言風(fēng)格（如對(duì)上級(jí)請(qǐng)示需謙遜嚴(yán)謹(jǐn)，對(duì)下級(jí)通知需明確具體）。2.收集素材與起草內(nèi)容步驟1：根據(jù)發(fā)文目的收集相關(guān)數(shù)據(jù)、政策依據(jù)（如公司制度、上級(jí)文件）、背景信息等，保證內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確。步驟2：按“緣由-事項(xiàng)-要求”結(jié)構(gòu)起草緣由：簡(jiǎn)要說(shuō)明發(fā)文背景和目的（如“為落實(shí)公司降本增效要求，行政部擬對(duì)2024年辦公費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算管控”）。事項(xiàng)：清晰列出核心內(nèi)容，數(shù)據(jù)需量化（如“計(jì)劃采購(gòu)打印機(jī)5臺(tái)，預(yù)算8000元/臺(tái)，合計(jì)40000元”），避免模糊表述（如“大概”“可能”）。要求：明確需受眾采取的行動(dòng)（如“請(qǐng)各部門于3月20日前反饋需求”“請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)于3月25日前審批”）。3.格式排版與校對(duì)步驟1：按照“核心要素規(guī)范表”調(diào)整字體、字號(hào)、行距、頁(yè)邊距（一般上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm），保證頁(yè)面整潔。步驟2：校對(duì)內(nèi)容，重點(diǎn)檢查：文種是否恰當(dāng)（如“請(qǐng)示”需一事一請(qǐng)，不得夾帶報(bào)告內(nèi)容）；數(shù)據(jù)、日期、人名（用“”代替，如“審核人：”“經(jīng)辦人：*”）等關(guān)鍵信息是否準(zhǔn)確；是否存在錯(cuò)別字、語(yǔ)?。ㄈ纭暗摹⒌?、地”混用，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)誤用）。（三）公文審核流程及責(zé)任分工公文需經(jīng)“起草-初審-復(fù)審-終審”四級(jí)審核，保證內(nèi)容合規(guī)、流程規(guī)范：審核環(huán)節(jié)責(zé)任主體審核要點(diǎn)處理結(jié)果起草自查公文起草人格式是否符合規(guī)范、內(nèi)容是否完整、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、有無(wú)錯(cuò)別字。自查無(wú)誤后，提交部門負(fù)責(zé)人初審。部門初審起草人所在部門負(fù)責(zé)人內(nèi)容是否符合部門職責(zé)、事項(xiàng)是否可行、需求是否合理（如請(qǐng)示事項(xiàng)是否確有必要）。審核通過(guò)后，標(biāo)注“初審?fù)狻?，提交下一環(huán)節(jié)；需修改的，明確修改意見(jiàn)并退回。復(fù)審（如需）法務(wù)/合規(guī)部門/分管行政領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、公司制度；對(duì)外函件是否涉及企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)；請(qǐng)示事項(xiàng)是否符合權(quán)限。審核通過(guò)后，標(biāo)注“復(fù)審?fù)狻?；存在合?guī)風(fēng)險(xiǎn)的，提出修改意見(jiàn)并說(shuō)明法律依據(jù)。終審簽發(fā)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理重要事項(xiàng)（如重大制度、大額請(qǐng)示）是否符合企業(yè)戰(zhàn)略；整體表述是否準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)。審核通過(guò)后，簽署“同意發(fā)”并標(biāo)注姓名（用“”代替，如“簽發(fā)人：”）；需調(diào)整的，提出修改方向并退回。三、公文模板參考表格（一）通用公文模板（適用于通知、請(qǐng)示、報(bào)告等文種）要素填寫位置填寫說(shuō)明標(biāo)題頁(yè)面頂端居中格式：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種（例：《人力資源部關(guān)于2024年員工培訓(xùn)計(jì)劃的請(qǐng)示》）主送機(jī)關(guān)標(biāo)題下方頂格，后加冒號(hào)明確接收公文的單位或個(gè)人（例：總經(jīng)理辦公室：/各部門：）主送機(jī)關(guān)下方，首行縮進(jìn)2字符分段闡述：開(kāi)頭（背景目的）→主體（具體事項(xiàng)、數(shù)據(jù)）→結(jié)尾（要求/期望）附件說(shuō)明下空1行，左空2字符書(shū)寫“附件：”如有附件，注明名稱及數(shù)量（例：附件：1.2024年員工培訓(xùn)課程表2.培訓(xùn)預(yù)算表）發(fā)文機(jī)關(guān)署名或附件說(shuō)明右下方，右空4字符使用部門全稱（例：有限公司財(cái)務(wù)部）成文日期發(fā)文機(jī)關(guān)署名下方，右空4字符年、月、日齊全（例：2024年3月15日）印章成文日期中間，騎年蓋月保證公章清晰、不壓（二）通知類公文模板（示例：關(guān)于召開(kāi)2024年度行政工作總結(jié)會(huì)的通知）要素內(nèi)容標(biāo)題《行政部關(guān)于召開(kāi)2024年度行政工作總結(jié)會(huì)的通知》主送機(jī)關(guān)各部門：開(kāi)頭：為總結(jié)2024年行政工作成果，部署2025年重點(diǎn)任務(wù)，經(jīng)研究決定召開(kāi)年度總結(jié)會(huì)，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知一、會(huì)議時(shí)間：2024年12月28日（周五）14:00-17:00二、會(huì)議地點(diǎn)：公司總部三樓第一會(huì)議室三、參會(huì)人員：各部門負(fù)責(zé)人、行政部全體員工四、會(huì)議內(nèi)容：1.行政部經(jīng)理作2024年度工作總結(jié)報(bào)告；2.各部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)年度工作完成情況；3.總經(jīng)理部署2025年行政工作重點(diǎn)；五、其他事項(xiàng)：請(qǐng)參會(huì)人員提前15分鐘入場(chǎng)，攜帶2024年工作總結(jié)紙質(zhì)版（加蓋部門公章）。附件說(shuō)明無(wú)附件發(fā)文機(jī)關(guān)署名有限公司行政部成文日期2024年12月20日印章（行政部公章）（三）請(qǐng)示類公文模板（示例：關(guān)于申請(qǐng)購(gòu)置辦公設(shè)備的請(qǐng)示）要素內(nèi)容標(biāo)題《行政部關(guān)于申請(qǐng)購(gòu)置辦公設(shè)備的請(qǐng)示》主送機(jī)關(guān)總經(jīng)理辦公室：開(kāi)頭：因現(xiàn)有辦公電腦使用年限超過(guò)5年，故障頻發(fā)，影響工作效率，為保障日常工作開(kāi)展，擬購(gòu)置一批新設(shè)備，具體請(qǐng)示一、購(gòu)置原因：現(xiàn)有電腦老化嚴(yán)重，2024年累計(jì)維修12次，日均故障時(shí)長(zhǎng)超2小時(shí)，已無(wú)法滿足數(shù)據(jù)處理需求。二、購(gòu)置清單及預(yù)算：1.臺(tái)式電腦：10臺(tái)，單價(jià)6000元，合計(jì)60000元；2.打印機(jī)：2臺(tái)，單價(jià)3500元，合計(jì)7000元；三、資金來(lái)源：從2024年度行政辦公經(jīng)費(fèi)中列支。四、請(qǐng)示事項(xiàng)：懇請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)上述購(gòu)置申請(qǐng)，保證工作正常推進(jìn)。附件說(shuō)明附件：1.辦公設(shè)備購(gòu)置明細(xì)表2.現(xiàn)有設(shè)備故障統(tǒng)計(jì)表發(fā)文機(jī)關(guān)署名有限公司行政部成文日期2024年3月10日印章（行政部公章）四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避（一）格式規(guī)范類標(biāo)題錯(cuò)誤：避免使用“關(guān)于……的申請(qǐng)”“關(guān)于……的匯報(bào)”（“申請(qǐng)”“匯報(bào)”非規(guī)范文種），應(yīng)直接用“請(qǐng)示”“報(bào)告”；標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)時(shí)可分行，但需保持語(yǔ)義完整（不超過(guò)2行）。主送機(jī)關(guān)混亂：不得將“主送機(jī)關(guān)”寫成“抄送機(jī)關(guān)”（抄送機(jī)關(guān)位于文末主題詞下方，用“抄送：”標(biāo)注）；向上級(jí)請(qǐng)示只能寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，需用“并抄送”說(shuō)明。日期格式錯(cuò)誤：成文日期需用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“2024年3月15日”），不得寫“二〇二四年三月十五日”或“24.3.15”。（二）內(nèi)容表達(dá)類文種混用：“請(qǐng)示”需事前請(qǐng)示，不得事后補(bǔ)請(qǐng)；“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)（如“現(xiàn)將……情況報(bào)告如下，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批”錯(cuò)誤，應(yīng)拆分為“報(bào)告”和“請(qǐng)示”兩份公文）。表述模糊：避免使用“盡快”“大概”“部分”等模糊詞匯，需量化具體（如“盡快完成”改為“3個(gè)工作日內(nèi)完成”；“部分人員”改為“5名部門負(fù)責(zé)人”）。邏輯矛盾：內(nèi)容需前后一致，如“申請(qǐng)購(gòu)置10臺(tái)電腦”但附件清單為8臺(tái)，或“預(yù)算60000元”但明細(xì)合計(jì)為55000元，需核對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。（三）審核與存檔類審核流程缺失：不得跳過(guò)審核環(huán)節(jié)（如直接提交領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)），重要公文（如制度類、大額請(qǐng)示）需經(jīng)法務(wù)/合規(guī)部門復(fù)審，保證合規(guī)性。印章使用不當(dāng)：未成文或未審核通過(guò)前不得提前蓋章；復(fù)印件、傳真件不得加蓋公章（僅正本有效）。存檔要求：公文簽發(fā)后3個(gè)工作日內(nèi)，由行政部統(tǒng)一歸檔（紙質(zhì)版需打印2份，1份存檔、1份發(fā)文機(jī)關(guān)留存；電子版需備份至企業(yè)服務(wù)器，保存期限不少于5年）。（四）常見(jiàn)錯(cuò)誤示例及修改建議錯(cuò)誤類型錯(cuò)誤示例修改建議標(biāo)題不規(guī)范《關(guān)于申請(qǐng)購(gòu)買打印機(jī)的申請(qǐng)》《行政部關(guān)于申請(qǐng)購(gòu)置打印機(jī)的請(qǐng)示》邏輯混亂“為提高效率，需采購(gòu)打印機(jī)（預(yù)算5000元），現(xiàn)有打印機(jī)故障頻發(fā)（2024年維修8次）?！闭{(diào)整語(yǔ)序：“現(xiàn)有打印機(jī)因使用年限超期，2024年累計(jì)維修8次，影響工作效率，擬采購(gòu)