企業(yè)行政流程標準化手冊一、手冊說明（一）編制目的為規(guī)范企業(yè)行政管理工作，提高行政流程效率，明確各部門及人員職責，降低運營風險，特制定本手冊。本手冊涵蓋企業(yè)日常行政核心流程，為各部門提供標準化操作指引。（二）適用范圍本手冊適用于公司各部門及全體員工，涉及辦公用品管理、會議組織、固定資產(chǎn)管理、差旅管理、印章使用等行政場景。（三）術(shù)語定義行政流程：指企業(yè)為實現(xiàn)行政管理目標而設(shè)計的一系列標準化操作步驟。責任部門：指流程中承擔主要執(zhí)行或?qū)徟氊煹牟块T（如行政部、財務(wù)部、業(yè)務(wù)部等）。關(guān)鍵節(jié)點：指流程中需嚴格控制、不可逾越的環(huán)節(jié)（如審批、驗收、登記等）。二、辦公用品管理流程（一）流程概述本流程規(guī)范辦公用品的申領(lǐng)、采購、入庫、領(lǐng)用及盤點全流程，保證辦公用品合理配置、成本可控。（二）操作步驟詳解1.需求提報操作主體：各部門員工操作內(nèi)容：（1）員工根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品需求申請表》（見附件1），注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預計使用日期。（2）部門負責人對需求的合理性進行審核，簽字確認后提交至行政部。時限要求：每月25日前提報下月需求，緊急需求可隨時提報（需注明“緊急”）。2.需求匯總與審批操作主體：行政部、行政總監(jiān)操作內(nèi)容：（1）行政部收集各部門需求，按物品類別匯總，編制《辦公用品采購計劃表》。（2）行政總監(jiān)對采購計劃的必要性、合理性進行審批，重點核查重復申領(lǐng)、超量申領(lǐng)等情況。時限要求：收到需求后2個工作日內(nèi)完成匯總與審批。3.采購執(zhí)行操作主體：行政部采購員、財務(wù)部操作內(nèi)容：（1）行政部根據(jù)審批通過的采購計劃，選擇合格供應(yīng)商（至少比價3家），保證價格、質(zhì)量符合公司標準。（2）采購員與供應(yīng)商確認交貨時間、地點，簽訂采購合同（金額≥5000元時需簽訂）。（3）財務(wù)部根據(jù)審批后的合同辦理付款手續(xù)（預付款不超過30%）。時限要求：審批通過后5個工作日內(nèi)完成采購。4.入庫驗收操作主體：行政部庫管員、采購員、需求部門操作內(nèi)容：（1）物品送達后，庫管員核對送貨單與采購計劃，檢查物品數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量是否一致，確認無誤后簽字入庫。（2）需求部門派代表參與驗收，對專業(yè)設(shè)備或特殊物品進行功能測試，驗收合格后填寫《辦公用品驗收單》。（3）庫管員更新《辦公用品庫存臺賬》（見附件2），保證賬實相符。時限要求：物品送達后1個工作日內(nèi)完成驗收。5.領(lǐng)用發(fā)放操作主體：需求部門員工、庫管員操作內(nèi)容：（1）員工憑部門負責人簽字的《辦公用品領(lǐng)用單》（見附件3）到庫房領(lǐng)用，庫管員核對單據(jù)信息后發(fā)放物品。（2）貴重物品（如筆記本電腦、投影儀）需領(lǐng)用人簽字確認，并由部門負責人額外審批。（3）庫管員領(lǐng)用后更新庫存臺賬，登記領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、物品信息。時限要求：工作日內(nèi)8:30-17:00可領(lǐng)用，緊急需求可24小時聯(lián)系庫管員。6.定期盤點操作主體：行政部、財務(wù)部、各部門操作內(nèi)容：（1）行政部每月末組織庫存盤點，打印《庫存盤點表》（見附件4），與實際庫存逐一核對。（2）對盤盈、盤虧情況分析原因，編制《盤點差異報告》，經(jīng)行政總監(jiān)審批后處理（盤盈入庫、盤虧責任人賠償）。（3）財務(wù)部根據(jù)盤點結(jié)果調(diào)整賬目，保證賬賬相符、賬實相符。時限要求：每月最后1個工作日完成盤點，次月3日前提交報告。（三）相關(guān)模板表格附件1：《辦公用品需求申請表》附件2：《辦公用品庫存臺賬》附件3：《辦公用品領(lǐng)用單》附件4：《庫存盤點表》（四）關(guān)鍵注意事項需求規(guī)范：禁止申領(lǐng)與工作無關(guān)的物品（如個人生活用品），重復申領(lǐng)需說明原因。采購紀律：嚴禁采購員收受回扣，供應(yīng)商選擇需遵循“公開、公平、公正”原則。庫存管理：低值易耗品（如筆、紙）庫存上限為1個月用量，固定資產(chǎn)類（如電腦）需單獨登記管理。緊急處理：突發(fā)急需物品（如會議耗材），可先電話報備行政總監(jiān)，事后2個工作日內(nèi)補辦手續(xù)。三、會議組織管理流程（一）流程概述本流程規(guī)范公司各類會議（例會、專題會、外部會議等）的發(fā)起、審批、召開及會后跟蹤，保證會議高效、有序。（二）操作步驟詳解1.會議發(fā)起與申請操作主體：會議發(fā)起人（部門負責人或項目組）操作內(nèi)容：（1）發(fā)起人填寫《會議審批表》（見附件5），注明會議名稱、目的、時間、地點、參會人員、議程及所需物料（如投影儀、麥克風）。（2）根據(jù)會議級別確定審批權(quán)限：部門內(nèi)部會議由部門負責人審批；跨部門會議需業(yè)務(wù)負責人+行政總監(jiān)審批；公司級會議（如年度總結(jié)會）需總經(jīng)理審批。時限要求：常規(guī)會議需提前3個工作日申請，緊急會議（如突發(fā)事件處理會）可提前1個工作日申請。2.會議準備與通知操作主體：行政部、會議發(fā)起人操作內(nèi)容：（1）行政部根據(jù)審批通過的《會議審批表》，預訂會議室（優(yōu)先使用公司內(nèi)部會議室，外部場地需提前5個工作日確認），布置會場（調(diào)試設(shè)備、擺放桌簽、準備茶水等）。（2）發(fā)起人提前2個工作日通過OA系統(tǒng)或郵件發(fā)送會議通知，附會議議程及材料（如需提前閱讀）。時限要求：會議前1個工作日完成會場布置，會議前半天完成最終通知。3.會議召開與記錄操作主體：主持人、記錄員操作內(nèi)容：（1）主持人提前10分鐘到場，檢查設(shè)備、參會人員到會情況，按議程主持會議，控制會議時長（常規(guī)會議不超過2小時）。（2）記錄員全程記錄會議內(nèi)容，重點記錄決議事項、責任人、完成時限，形成《會議紀要初稿》（見附件6）。（3）參會人員需簽到，遲到15分鐘以上需向主持人說明原因，無故缺席者需向部門負責人報備。時限要求：會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)完成《會議紀要初稿》。4.會議紀要審核與分發(fā)操作主體：記錄員、會議主持人、行政部操作內(nèi)容：（1）記錄員將《會議紀要初稿》提交主持人審核，修改后報行政總監(jiān)審批。（2）行政部審批通過后，24小時內(nèi)將正式紀要分發(fā)給參會人員及相關(guān)部門，并抄送公司領(lǐng)導。時限要求：會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)完成紀要分發(fā)。5.決議跟蹤與反饋操作主體：責任部門、行政部、財務(wù)部操作內(nèi)容：（1）責任部門根據(jù)會議紀要落實決議事項，在規(guī)定時限內(nèi)完成工作并反饋結(jié)果。（2）行政部每周跟蹤決議執(zhí)行情況，編制《決議跟蹤表》（見附件7），對逾期未完成的部門進行催辦。（3）涉及費用支出的決議，需附相關(guān)票據(jù)，按財務(wù)流程報銷。時限要求：決議到期后3個工作日內(nèi)反饋結(jié)果，行政部每月匯總跟蹤情況。（三）相關(guān)模板表格附件5：《會議審批表》附件6：《會議紀要模板》附件7：《決議跟蹤表》（四）關(guān)鍵注意事項會議紀律：會議期間需將手機調(diào)至靜音，禁止隨意走動或討論與會議無關(guān)的話題。材料準備：重要會議需提前分發(fā)材料，保證參會人員有充足時間閱讀；臨時增加議題需經(jīng)主持人同意。紀要規(guī)范：紀要需客觀、簡潔，避免主觀表述，決議事項需明確“做什么、誰來做、何時完成”。外部會議：外部參會人員需提前報備姓名、單位、職務(wù)，行政部負責接待（如安排車輛、住宿等）。四、固定資產(chǎn)管理流程（一）流程概述本流程規(guī)范固定資產(chǎn)（單價≥2000元、使用期限≥1年的資產(chǎn)，如電腦、打印機、辦公家具等）的申購、驗收、領(lǐng)用、維護、盤點及報廢，保證資產(chǎn)安全、完整。（二）操作步驟詳解1.資產(chǎn)申購操作主體：需求部門、部門負責人、行政部操作內(nèi)容：（1）需求部門填寫《固定資產(chǎn)申購表》（見附件8），注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算、用途及使用人。（2）部門負責人審核申購必要性，簽字后提交行政部。（3）行政部對申購資產(chǎn)進行技術(shù)評估（如功能、兼容性），編制《固定資產(chǎn)采購預算》，報行政總監(jiān)+總經(jīng)理審批。時限要求：常規(guī)申購需提前10個工作日提交，緊急申購（如設(shè)備故障）可提前3個工作日提交。2.采購與驗收操作主體：行政部采購員、需求部門、財務(wù)部操作內(nèi)容：（1）行政部根據(jù)審批通過的預算，通過招標或比選方式選擇供應(yīng)商，簽訂采購合同。（2）資產(chǎn)送達后，需求部門、行政部、財務(wù)部共同驗收，核對資產(chǎn)型號、數(shù)量、功能，填寫《固定資產(chǎn)驗收單》（見附件9）。（3）財務(wù)部根據(jù)驗收單、發(fā)票入賬，登記《固定資產(chǎn)總賬》；行政部登記《固定資產(chǎn)明細臺賬》（見附件10），粘貼資產(chǎn)標簽（編號+部門）。時限要求：審批通過后7個工作日內(nèi)完成采購，驗收后2個工作日內(nèi)完成入賬。3.領(lǐng)用與轉(zhuǎn)移操作主體：使用人、部門負責人、行政部操作內(nèi)容：（1）使用人憑部門負責人簽字的《固定資產(chǎn)領(lǐng)用單》（見附件11）到行政部領(lǐng)用，簽字確認后領(lǐng)用資產(chǎn)。（2）部門內(nèi)部轉(zhuǎn)移資產(chǎn)，需填寫《資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單》（見附件12），經(jīng)原部門負責人+新部門負責人審批后，行政部更新臺賬。（3）員工離職或調(diào)動時，需將資產(chǎn)交回行政部，辦理交接手續(xù)，未交接清楚者不予辦理離職/調(diào)動。時限要求：領(lǐng)用需在驗收后3個工作日內(nèi)完成，轉(zhuǎn)移需提前2個工作日申請。4.維修與保養(yǎng)操作主體：使用人、行政部、供應(yīng)商操作內(nèi)容：（1）資產(chǎn)出現(xiàn)故障時，使用人及時向行政部報修，填寫《資產(chǎn)維修申請表》（見附件13）。（2）行政部評估故障原因，區(qū)分質(zhì)保期內(nèi)（聯(lián)系供應(yīng)商免費維修）和質(zhì)保期外（選擇維修商或更換部件）。（3）維修完成后，使用人簽字確認，行政部更新資產(chǎn)維修記錄。時限要求：一般故障48小時內(nèi)修復，重大故障需與供應(yīng)商約定修復時間并通知使用人。5.報廢與處置操作主體：使用部門、行政部、財務(wù)部、總經(jīng)理操作內(nèi)容：（1）資產(chǎn)達到報廢年限（如電腦5年、家具8年）或無法修復時，使用部門填寫《固定資產(chǎn)報廢申請表》（見附件14），說明報廢原因。（2）行政部組織技術(shù)鑒定（確認是否可修復、殘值評估），報行政總監(jiān)+總經(jīng)理審批。（3）審批通過后，財務(wù)部進行賬務(wù)處理（核銷資產(chǎn)），行政部處置報廢資產(chǎn)（如變賣、捐贈），記錄處置結(jié)果。時限要求：每年6月和12月集中處理報廢申請，特殊情況可隨時申請。6.定期盤點操作主體：行政部、財務(wù)部、各部門操作內(nèi)容：（1）行政部每半年組織一次固定資產(chǎn)盤點，打印《固定資產(chǎn)盤點表》（見附件15），與實際資產(chǎn)逐一核對。（2）對盤盈、盤虧、報廢資產(chǎn)查明原因，編制《盤點報告》，經(jīng)總經(jīng)理審批后調(diào)整臺賬（盤盈資產(chǎn)補登記、盤虧資產(chǎn)追究責任人）。（3）財務(wù)部根據(jù)盤點結(jié)果更新總賬，保證賬實、賬賬相符。時限要求：盤點工作在6月和12月的最后1周完成，1周內(nèi)提交報告。（三）相關(guān)模板表格附件8：《固定資產(chǎn)申購表》附件9：《固定資產(chǎn)驗收單》附件10：《固定資產(chǎn)明細臺賬》附件11：《固定資產(chǎn)領(lǐng)用單》附件12：《資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單》附件13：《資產(chǎn)維修申請表》附件14：《固定資產(chǎn)報廢申請表》附件15：《固定資產(chǎn)盤點表》（四）關(guān)鍵注意事項資產(chǎn)標簽：固定資產(chǎn)必須粘貼標簽，嚴禁私自撕毀或更換；標簽損壞需及時向行政部申請補辦。責任到人：資產(chǎn)領(lǐng)用后，使用人為直接責任人，需妥善保管、合理使用，因個人原因損壞需賠償。報廢管理：嚴禁私自處置報廢資產(chǎn)，變賣殘值需由財務(wù)部監(jiān)督，收入計入公司賬戶。盤點要求：盤點時需資產(chǎn)使用人、部門負責人、行政部三方在場，簽字確認盤點結(jié)果。五、差旅管理流程（一）流程概述本流程規(guī)范員工因公出差的申請、審批、費用報銷及差旅標準管理，保證差旅行為合理、費用可控。（二）操作步驟詳解1.差旅申請與審批操作主體：出差員工、部門負責人、行政總監(jiān)、總經(jīng)理操作內(nèi)容：（1）員工填寫《出差申請單》（見附件16），注明出差事由、時間、地點、交通方式（需符合公司差旅標準）、預計費用及出差目的。（2）部門負責人審核出差必要性，簽字后提交行政部。（3）根據(jù)出差時長和地點確定審批權(quán)限：市內(nèi)出差≤1天由部門負責人審批；市內(nèi)出差＞1天或省內(nèi)出差需行政總監(jiān)審批；省外出差需總經(jīng)理審批。時限要求：常規(guī)出差需提前3個工作日申請，緊急出差（如客戶投訴處理）可提前1個工作日申請。2.差旅安排與備案操作主體：員工、行政部操作內(nèi)容：（1）員工根據(jù)審批通過的《出差申請單》，自行安排交通（優(yōu)先選擇高鐵/動車，飛機票需經(jīng)濟艙）和住宿（需符合公司住宿標準，見附件17）。（2）行政部備案出差信息，協(xié)助預訂機票/酒店（如需），提供差旅指引（如當?shù)亟煌?、天氣等）。時限要求：審批通過后1個工作日內(nèi)完成安排，行政部備案。3.費用發(fā)生與票據(jù)收集操作主體：出差員工操作內(nèi)容：（1）出差期間發(fā)生的交通費、住宿費、伙食補助、市內(nèi)交通費等，需取得合法合規(guī)票據(jù)（如增值稅發(fā)票、行程單）。（2）伙食補助和市內(nèi)交通費按標準發(fā)放（無需發(fā)票），超標準部分需說明原因。時限要求：費用發(fā)生時及時收集票據(jù)，避免丟失。4.費用報銷操作主體：出差員工、部門負責人、財務(wù)部操作內(nèi)容：（1）出差返回后3個工作日內(nèi)，員工填寫《差旅費用報銷單》（見附件18），附發(fā)票、出差申請單、行程單等，按部門流程簽字。（2）部門負責人審核費用真實性、合理性，簽字后提交財務(wù)部。（3）財務(wù)部核查票據(jù)合規(guī)性、報銷標準（如住宿費超標需審批人說明原因），無誤后安排付款。時限要求：每月20日前提交報銷單，財務(wù)部在5個工作日內(nèi)完成審核付款。（三）相關(guān)模板表格附件16：《出差申請單》附件17：《公司差旅標準表》附件18：《差旅費用報銷單》（四）關(guān)鍵注意事項差旅標準：嚴禁超標準乘坐交通工具、住宿（如單間超標需總經(jīng)理審批）；伙食補助和市內(nèi)交通費按實際出差天數(shù)計算。票據(jù)要求：發(fā)票抬頭需為公司全稱，項目名稱需與費用對應(yīng)（如“住宿費”“交通費”），不得虛開、錯開發(fā)票。報銷時限：逾期未報銷的需向部門負責人說明原因，最長不超過出差后15個工作日。禁止行為：嚴禁虛報差旅費用、拆分報銷（如將超標準住宿費拆分為多張發(fā)票），違規(guī)者將按公司規(guī)定處罰。六、印章管理流程（一）流程概述本流程規(guī)范公司公章、合同章、財務(wù)章、法人章等印章的保管、使用、回收及銷毀，保證印章使用合法、安全。（二）操作步驟詳解1.印章保管與備案操作主體：行政部、總經(jīng)理操作內(nèi)容：（1）公司印章由行政部統(tǒng)一保管，指定專人負責（如公章由*保管員保管，實行“專人專管、專柜存放”）。（2）印章啟用前，需在公安機關(guān)備案，印制印章留存樣章，行政部登記《印章保管臺賬》（見附件19），注明印章名稱、編號、保管人、啟用日期。時限要求：新印章刻制后5個工作日內(nèi)完成備案和臺賬登記。2.印章使用申請操作主體：用印申請人、部門負責人、總經(jīng)理操作內(nèi)容：（1）申請人填寫《印章使用申請表》（見附件20），注明用印文件名稱、份數(shù)、用途、用印日期及申請人信息。（2）根據(jù)印章類型確定審批權(quán)限：部門內(nèi)部用章（如證明信）由部門負責人審批；合同章需業(yè)務(wù)負責人+行政總監(jiān)審批；公章、財務(wù)章需總經(jīng)理審批。時限要求：常規(guī)用印需提前2個工作日申請，緊急用?。ㄈ绾贤炇穑┛商崆鞍胩焐暾垺?.用印審核與登記操作主體：印章保管人、行政總監(jiān)、總經(jīng)理操作內(nèi)容：（1）印章保管人核對《印章使用申請表》與用印文件，保證文件內(nèi)容合法、審批手續(xù)齊全。（2）對重要文件（如合同、協(xié)議），需經(jīng)行政總監(jiān)或總經(jīng)理再次審核無誤后用印。（3）用印后，保管人在《印章使用登記表》（見附件21）中記錄用印日期、文件名稱、份數(shù)、申請人、審批人等信息，留存用印文件復印件或掃描件。時限要求：審核通過后當場用印，登記完成后返還文件。4.印章停用與銷毀操作主體：行政部、總經(jīng)理、辦公室操作內(nèi)容：（1）印章因磨損、公司名稱變更等原因停用時，行政部填寫《印章停用/銷毀申請表》（見附件22），報總經(jīng)理審批。（2）銷毀印章時，需由行政部、財務(wù)部、辦公室共同監(jiān)督，保證印章無法再次使用，并記錄銷毀過程（拍照、簽字）。時限要求：停用印章需在變更后5個工作日內(nèi)完成銷毀。（三）