一、文件的概念文件是法定機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和個(gè)人在各種活動(dòng)中，為了相互聯(lián)系和處理事務(wù)等實(shí)際需要，用文字、圖表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的材料。即公務(wù)文書，在古代指的是處理或聯(lián)系公務(wù)的文件，而在現(xiàn)代一般指行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位在行政管理活動(dòng)或處理公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，按照嚴(yán)格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。1、作者的法定性公文由法定的作者制成和發(fā)布。法定的作者，是指依法成立的并且能夠以自己的名義行使權(quán)利與承擔(dān)義務(wù)的機(jī)關(guān)、組織及其代表機(jī)關(guān)、組織的領(lǐng)導(dǎo)人。2、法定的權(quán)威性公文的權(quán)威性體現(xiàn)在兩個(gè)方面：對(duì)于公文制發(fā)機(jī)關(guān)來說，它是依據(jù)法律賦予的職權(quán)來制發(fā)公文，代表制發(fā)機(jī)關(guān)的意志，公文對(duì)于受文機(jī)關(guān)都有一定的約束力。對(duì)于受文者來說，必須尊重公文法定的權(quán)威性，把公文作為開展工作的依據(jù)和準(zhǔn)則，認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行。3、效用的現(xiàn)實(shí)性公文在現(xiàn)實(shí)公務(wù)活動(dòng)中發(fā)揮著實(shí)際效力，不同種類的公文，其作用不盡相同。凡受文單位都應(yīng)按公文要求執(zhí)行，使公文實(shí)現(xiàn)其現(xiàn)實(shí)效用。公文現(xiàn)實(shí)效用還表現(xiàn)為一定的時(shí)限，各種公文均在特定的時(shí)間內(nèi)發(fā)生效力。公文的現(xiàn)實(shí)效用是它與檔案作用的區(qū)別4、體式和處理程序的規(guī)范性公文體式是指公文的文體與格式。公文體式的規(guī)范性是公文的文體與格式必須符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。公文的制發(fā)和辦理都必須按照國(guó)家規(guī)定的程序執(zhí)行。如公文的制發(fā)要經(jīng)過起草、核稿、簽發(fā)、印制、用印、傳遞等程序，聯(lián)合行文必須經(jīng)過會(huì)簽程序。從公文的來源上分。收來文件、對(duì)外文件和內(nèi)部文件。收來文件，簡(jiǎn)稱收文，指本機(jī)關(guān)收到其他機(jī)關(guān)發(fā)送來的文件。對(duì)外文件，簡(jiǎn)稱發(fā)文，指本機(jī)關(guān)制成向外發(fā)出的文件。內(nèi)部文件，是本機(jī)關(guān)制發(fā)和使用都限于機(jī)關(guān)內(nèi)部的文件。(二)從公文行文方向上分。上行文、平行文和下行文。上行文是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或指導(dǎo)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文，公文傳遞方向由下而上。平行文是同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間的來往公文。下行文是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或指導(dǎo)機(jī)關(guān)向所屬的下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送的公文。(三)從公文秘密程度和閱讀范圍上分。公內(nèi)部文件和保密文件。只限于機(jī)關(guān)內(nèi)部使用，不向社會(huì)公開。是指內(nèi)容涉及黨和國(guó)家秘密，需要控制知密范圍的文件。(四)從公文辦理時(shí)限上分。平件、急件和特急件。平件，是無保密和時(shí)限上的特殊要求，正常處理的文件。急件，是內(nèi)容重要緊急，需要迅速處理的文件。特急件，是內(nèi)容特別重要緊急，必須在最短的時(shí)間內(nèi)處理的文件。(五)從公文內(nèi)容性質(zhì)上分。規(guī)范性文件、指導(dǎo)性文件、知照性文件、報(bào)請(qǐng)性文件、會(huì)議文規(guī)范性文件，是以強(qiáng)制力保證實(shí)施的關(guān)于行為規(guī)范的文件，如法規(guī)、條例、規(guī)定等。指導(dǎo)性文件，是領(lǐng)導(dǎo)或指導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)或群眾制發(fā)的用于頒布政令、部署工作、批復(fù)事項(xiàng)的文件，如命令、指示、決定。知照性文件，是機(jī)關(guān)為公布、通知事項(xiàng)，聯(lián)系、商洽工作，通報(bào)、交流情況而使用的件和商洽性文件)報(bào)請(qǐng)性文件，是下級(jí)機(jī)關(guān)向有關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、請(qǐng)示問題所使用的文件，如請(qǐng)示、報(bào)告等。(會(huì)議文件，是在會(huì)議活動(dòng)中形成的文件，如會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。(六)從公文載體上分。傳統(tǒng)載體文件、新型載體文件和電子文件。傳統(tǒng)載體文件，是以紙張為載體的文新型載體文件，是以感光介質(zhì)、磁介質(zhì)為載體的文件，如照片、膠片、磁帶等。是以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)存取并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。三、常用公文文種公文文種是指公文的名稱。通用公文文種有三個(gè)特點(diǎn)：一是使用面廣、頻率高；二是通常以帶版頭的“紅頭文件”形式下發(fā)；三是有統(tǒng)一規(guī)定的使用范圍、統(tǒng)一的格式和名稱。1、命令(令)2、決定4、通告5、通知6、通報(bào)7、議案8、報(bào)告9、請(qǐng)示10、批復(fù)11、意見12、函13、會(huì)議紀(jì)要通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要與行政機(jī)關(guān)通用的公文名稱相同，使用范圍也基本相同。決議、公報(bào)、指示、條例、規(guī)定僅黨的機(jī)關(guān)命令(令)、公告、通告、議案僅行政機(jī)關(guān)1、決議。用于經(jīng)會(huì)議討論通過的重要決策事項(xiàng)。2、公報(bào)。用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。3、指示。用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，提出開展工作的原則和要求。4、條例。用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度。5、規(guī)定。用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。(三)最新公文(種類)文種2012年7月1日起施行7意見8通知。9通報(bào)7意見8通知。9通報(bào)10報(bào)告●11請(qǐng)示12批復(fù)——《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》1、決議。適用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng)。3、命令(令)。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大6、通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事9、通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。10、報(bào)告。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。11、請(qǐng)示。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。12、批復(fù)。適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。13、議案。適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或者人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。14、函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。15、紀(jì)要。適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。新條例取消了《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》(中辦發(fā)〔1996〕14號(hào))中的三個(gè)文種——指示、條例、規(guī)定；將原有《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中的“會(huì)議紀(jì)要”改為“紀(jì)要”。(四)機(jī)關(guān)其他常用文書劃、安排等。4、簡(jiǎn)報(bào)類文書。以簡(jiǎn)短、摘要的文字，用于5、合同類文書。單位與單位之間、或單位與個(gè)人之間、雙方或幾方對(duì)某一事項(xiàng)經(jīng)過協(xié)商而簽定的共同遵守的契約性文書。如買賣合同、技術(shù)合同等。6、記錄類文書。記載會(huì)議情況、工作活動(dòng)等內(nèi)容而形成的文書。如會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)人講話記錄、電話記錄、來訪接待記錄、大事記等。7、講話類文書。領(lǐng)導(dǎo)人在各種場(chǎng)合發(fā)言時(shí)所依據(jù)的各類文稿的總稱。如會(huì)議講話稿、開幕詞、閉幕詞、歡迎詞區(qū)別。一般來說，分為兩類：必備要素(公文標(biāo)題、正文、成文日期、責(zé)任者等)和可選要素(發(fā)公文構(gòu)成要素眉首部分主要標(biāo)識(shí)份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素。(1)份號(hào)(公文份數(shù)序號(hào))。公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。標(biāo)識(shí)時(shí)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。(2)密級(jí)(秘密等級(jí))和保密期限。秘密等級(jí)是指公文的保密行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“☆”隔開。(3)緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。(4)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。對(duì)一些特定公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(函件)。標(biāo)識(shí)位置是上邊緣到版心上邊緣25mm處，上報(bào)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)在上邊緣到版心上邊緣80mm處。國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》還規(guī)定，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，右側(cè)，上下居中排布。聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多時(shí)，必須保證公(5)發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成，如“深府辦〔2012文機(jī)關(guān)代字，“〔2012序號(hào)。整個(gè)意思就是深圳市人民政府辦公廳在2012年所發(fā)的第12號(hào)文件。標(biāo)識(shí)位置在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行處，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年代應(yīng)用全稱，用六角括號(hào)“()”括入；序號(hào)不編虛位，即不編為001,不加“第”字。(6)簽發(fā)人。上行文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列名居右空1字；簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓1行，其他簽發(fā)人從第2行起在與主辦單位簽發(fā)人4mm。主要標(biāo)識(shí)標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時(shí)間、發(fā)文機(jī)(1)標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由(概括而成的公文主要內(nèi)容)和公文種類組成，如《××省人民政府關(guān)于大力發(fā)展民營(yíng)科技企業(yè)的決定》、《××省人民政府辦公廳關(guān)于進(jìn)一步做好春季農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和當(dāng)前農(nóng)村經(jīng)濟(jì)工作的通知》等。公文標(biāo)題是文件內(nèi)容的高度概括，文字要求準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要、概括，書寫時(shí)要居中書寫，用2號(hào)小標(biāo)宋體字。做到既有美感，又要避免產(chǎn)生異義。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，公文標(biāo)題一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。(2)主送機(jī)關(guān)。指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。上行文一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，必須同時(shí)報(bào)送幾個(gè)主送機(jī)關(guān)的，可以用抄送形式；下行文可以有兩個(gè)以上的主送機(jī)關(guān)，但是，如果主題下空1行處，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。(3)正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。標(biāo)識(shí)在主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。(4)附件說明和附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字處，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件為公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料，應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件(或帶序號(hào))。(5)成文日期。署會(huì)議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期需要完整寫出年、月、日，右邊要空4字。(6)發(fā)文機(jī)關(guān)署名和印章。公文署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的公文，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文蓋印的位置一般應(yīng)上距正文2mm～4mm。,以端正、居中、下壓成文時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時(shí)間上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方聯(lián)合行文的印章：當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。這里需要注意的是，新《辦法》規(guī)定，聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章，而舊《辦法》只是規(guī)定，聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)性文件由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章。(7)附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下新條例取消了“主題詞”關(guān)后標(biāo)句號(hào)。為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。(1)格式中的幾個(gè)用線。(2)用紙。公文用紙一般采用GBA4型，成品幅面尺寸為210mm×297mm,紙張定量為60g/度為85%～90%,橫向耐折度大于或等于15次，不(3)當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無正文”的方法解決。行排28個(gè)字。2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Bl100%,紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%.M80%。印品著墨實(shí)、均勻，字面不上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距(5)頁(yè)碼。用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行處。數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字，空白頁(yè)與空白頁(yè)以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。(二)公文的稿本指公文的文稿和文本。公文在撰制、運(yùn)行、處理的過程中，根據(jù)需要會(huì)產(chǎn)生形成不同作用的文稿和文本，這些不同的文稿和文本，其價(jià)值表現(xiàn)也不一樣。公文在撰制過程中形成的各種文字稿，主要有草稿和定的公文草稿不需要?dú)w檔保存，重要文件的草稿，尤其是有領(lǐng)2、定稿。又稱原稿、底稿，是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或會(huì)議討論通過的最后稿本。定稿是印制公文正本的直接依據(jù)，也是日后查考的原始憑證，應(yīng)歸檔保存。公文的文本公文定稿后根據(jù)需要形成的各種本子。公文的文本主要有正本、副本、存本，法規(guī)性文件有試行本、暫行本、修訂本，同一內(nèi)容的公文使用不同文字會(huì)形成不同的文字文本。1、正本。根據(jù)定稿制發(fā)的公文正式文本。如屬于歸檔范圍的文件，發(fā)文機(jī)關(guān)和收文機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔保存正本。2、副本。公文正本的復(fù)制本或與正本同時(shí)印制的重份文件，形式和內(nèi)容與正本完全相同。副本主要用于傳閱、參考、備查。3、存本。即與公文正本同時(shí)印制的印刷本或依照正本復(fù)制的標(biāo)準(zhǔn)樣本。存本主要用于存檔備查，不向外發(fā)出，一般不加蓋印章或簽署，其他格式和內(nèi)容與正本一樣。發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)將存本和定稿同時(shí)整理歸檔。4、修訂本。已經(jīng)發(fā)布生效的規(guī)范類文件，經(jīng)過實(shí)行一段時(shí)間后，對(duì)不適合實(shí)踐的部分內(nèi)容進(jìn)行重新修訂補(bǔ)充而發(fā)布的文本，稱為修訂本。5、試行本、暫行本。發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為某或暫行文本，待經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)后再修訂完6、各種文字文本。是指一份公文有兩(一)發(fā)文辦理程序1、起草：是公文承辦人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的交擬或批辦意見擬定文稿的過程，是發(fā)文辦理的第一個(gè)環(huán)節(jié)。2、審核：是指公文的草稿在送交領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)以前，對(duì)公文的內(nèi)容、體式進(jìn)行全面審核和檢查的過程，是保證和提高發(fā)文質(zhì)量的重要程序。審核工作一般由機(jī)關(guān)秘書部門負(fù)責(zé)人或指定有經(jīng)驗(yàn)的秘書人員擔(dān)任。3、簽發(fā)：是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審批，即簽注核準(zhǔn)發(fā)出的批示意見、姓名、日期等。公文簽發(fā)后，公文的草稿即為定稿；聯(lián)合發(fā)文時(shí)，需經(jīng)所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)簽。4、復(fù)核：是指公文正式印制前，秘書部門進(jìn)行的審核工作。復(fù)核的重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，公文格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。5、繕?。菏侵笇?duì)已經(jīng)簽發(fā)的公文定稿進(jìn)行印制。6、校對(duì)：是指以簽發(fā)的定稿為基準(zhǔn)，對(duì)公文的繕印正本進(jìn)行文字、標(biāo)點(diǎn)、圖表、標(biāo)記、格式、編排技術(shù)等各方面的全7、用?。菏侵冈谟≈坪玫墓纳霞由w機(jī)關(guān)印章。公文用印一定要與制發(fā)公文機(jī)關(guān)、部門或單位相一致。8、登記：是指一切發(fā)出的公文，均要進(jìn)行登記，以便于9、分發(fā)：是指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。分發(fā)時(shí)要注意文件的秘級(jí)和緊急程度，凡密件、急件、親啟件，要在封套上分別加蓋密件戳、急件戳和寫明親啟。文件發(fā)出后，文秘人員應(yīng)及時(shí)將發(fā)文底稿和文件的正本歸卷，以備查考和年(二)收文辦理程序收文是機(jī)關(guān)文書部門收進(jìn)外單位發(fā)來的文件。收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等程序。5、批辦：是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)收文辦理提出指示意見，6、承辦：是指機(jī)關(guān)有關(guān)部門或人員將領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見落到實(shí)處，對(duì)公文進(jìn)行具體辦理的過程。它包括對(duì)公文的7、催辦：是指對(duì)公文辦理的督促與檢查。催辦分為對(duì)內(nèi)催辦和對(duì)外催辦兩種。對(duì)內(nèi)催辦指針對(duì)收文在本機(jī)關(guān)各承辦部門的辦理工作進(jìn)行督促和檢查；對(duì)外催辦是針對(duì)本機(jī)關(guān)發(fā)文的接收機(jī)關(guān)，對(duì)文辦復(fù)情況的催詢與檢查。8、注辦：是指對(duì)公文承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人在文書處理單上簡(jiǎn)要注明。辦理完畢的公文要按類放在文件夾或文件盒中，為年末公文整理歸檔做準(zhǔn)備。六、文件與檔案的關(guān)系文件和檔案是處于不同階段的同一事物。二者既有密切聯(lián)系，又有顯著區(qū)別。其間的聯(lián)系在于文件是檔案的前身，是篩選、形成檔案的基礎(chǔ)；區(qū)別則因?yàn)槲募D(zhuǎn)化為檔案是有條件的，文件總量遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于檔案，檔案只是文件的長(zhǎng)壽者，是文件的精華。應(yīng)歸檔文件一般需具備三個(gè)條件：1、辦理完畢的文件才能作為檔案保存。一般有三種情況：一是文件中所說的事情需要近期辦理的，確實(shí)已經(jīng)辦理完畢。二是文件中所列事情需要較長(zhǎng)時(shí)間才能完成或需要長(zhǎng)期執(zhí)行的，只要經(jīng)過文件簽收、傳閱、研究討論和貫徹執(zhí)行，也算辦理完畢。三是不需要具體承辦的文件，只要登記、收發(fā)、傳閱等文書處理程序結(jié)束，就算辦理完畢。2、具有一定價(jià)值的文件才有必要作為檔案保存。確定文件是否需要?dú)w檔保存，首要的尺度和條件就是看它對(duì)今后的工作和研究活動(dòng)有無憑證和參考價(jià)值。一般以本單位的《文書檔案歸檔范圍和保管期限表》為判定依據(jù)。3、按照一定規(guī)律集中保存起來的文件才是現(xiàn)代意義的檔案?，F(xiàn)代意義的檔案，是經(jīng)過科學(xué)整理、歸檔保存起來的文件。那些未經(jīng)系統(tǒng)整理的文件，雖然其中有的也屬于檔案，但就整體而言，尚不是典型的現(xiàn)代意義的檔案。文件轉(zhuǎn)化為檔案的四個(gè)基本條件：辦理完畢辦理完畢保存價(jià)值系統(tǒng)整理移交歸檔檔案七、文件材料的歸檔歸檔：文件材料在處理完畢后，由文書部門或業(yè)務(wù)部門將其中有保存價(jià)值的文件進(jìn)行整理，定期移交給本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案人員集中保管的過程。歸檔制度的建設(shè)：內(nèi)容包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求。(一)歸檔范圍歸檔文件的來源：立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的文件。既包括本機(jī)關(guān)形成的文件，也包括外機(jī)關(guān)發(fā)來的與本機(jī)根據(jù)國(guó)家檔案局2006年12月18日頒布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》,機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍包括：1、反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本2、機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；3、本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；4、其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。1、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工2、本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需要辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，3、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中不需要貫徹執(zhí)行的文件材料，不需要辦理的抄送文件4、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔范圍：根據(jù)2004年1月20日國(guó)家檔案局、國(guó)務(wù)院國(guó)料歸檔辦法》,企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理(一)本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料；(二)本企業(yè)所屬單位和派出機(jī)構(gòu)(包括境外機(jī)構(gòu))應(yīng)(三)本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等帶來的文件材料；(四)本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)(五)本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本(六)本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料。劃分歸檔范圍應(yīng)注意的問題：第一，應(yīng)將本機(jī)關(guān)文件置于全局之中考察，即從本機(jī)關(guān)的職責(zé)范圍及其在國(guó)家中的地位和作用的角度，來確定本機(jī)關(guān)文件的歸檔范圍及其保存價(jià)值。第二，在一個(gè)機(jī)關(guān)范圍內(nèi)，應(yīng)將反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料作為歸檔的主體，切實(shí)保證既能將具有查考價(jià)值的文件齊全完整地收集，又使第三，要加強(qiáng)內(nèi)部文件的收集，并注意區(qū)分資料和文件。內(nèi)部文件反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)有憑證參考價(jià)值的應(yīng)該收集。為參考目的收集來的其他機(jī)關(guān)的內(nèi)部文件應(yīng)作為資料保存。指文書處理部門或者業(yè)務(wù)部門將需要?dú)w檔的文件材料經(jīng)過整理向檔案室或檔案人員移交的時(shí)間期限。1、辦理完畢的公文經(jīng)過整理后，一般應(yīng)年上半年向本單位檔案部門或檔案人員移交歸檔。2、對(duì)于一些專門性的文件，或駐地分散的個(gè)別單位的文件，為了便于日常查用，也可根據(jù)實(shí)際情況規(guī)定適當(dāng)?shù)臍w檔時(shí)間。3、對(duì)于不設(shè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)或內(nèi)部機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)單的立檔單位，文書處理和檔案工作由一個(gè)人負(fù)責(zé)，則不需要確定專門的歸檔時(shí)間，每年初將上一年處理完畢的公文整理后，編制歸檔文件目錄即完成了歸檔。4、科技文件材料在項(xiàng)目全部結(jié)束時(shí)間歸檔，或者在項(xiàng)目工作階段或項(xiàng)目子項(xiàng)結(jié)束時(shí)間歸檔。5、對(duì)具有歸檔價(jià)值的照片，其攝影者或承辦部門應(yīng)及時(shí)整理，向檔案室或檔案人員歸檔，一般不應(yīng)跨年度。(三)歸檔整理的組織工作1、建立文書部門公文整理歸檔制度指由機(jī)關(guān)的承辦和處理公文的部門負(fù)責(zé)于提高公文整理的效率，保證整理工作的質(zhì)量。全完整。文件的查找和利用。2、選擇公文歸檔整理地點(diǎn)和人員選擇公文歸檔整理在哪個(gè)部門進(jìn)行，由什么人來完成。有集中式、分散式和集中與分散相結(jié)合的形式。小型機(jī)關(guān)或基層單位，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)單，辦公地點(diǎn)集中，公文形成數(shù)量不多，工作人員也較少，可以采用集中式。即各部門辦理完畢的文件材料定期或不定期交到辦公室，公文歸檔整理工作由辦公室統(tǒng)一集文歸檔整理。面的文件集中在辦公室整理，有關(guān)業(yè)務(wù)方面的文件分散在各業(yè)務(wù)部門整理。機(jī)關(guān)中人事、審計(jì)、會(huì)計(jì)、紀(jì)檢、保衛(wèi)等業(yè)務(wù)性質(zhì)特殊的機(jī)構(gòu)，形成的專門文件材料，應(yīng)單獨(dú)整理，按規(guī)定向檔案室歸檔。整理人員：文書處理部門中擔(dān)任內(nèi)收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)和催辦人員，對(duì)公文比較熟悉，通常這些作為公文歸檔整理人員。1、齊全完整。凡歸檔的文件材料，無論種類、份數(shù)，還是每份文件的頁(yè)數(shù)，都應(yīng)齊全完整。2、案卷或檔案盒符合要求。歸檔文件均應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文件整理分類、排列、編號(hào)、裝盒，準(zhǔn)確填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封面等各個(gè)項(xiàng)目，正確劃定永久、定期保管期限。3、公文整理使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到檔案保護(hù)的要求。應(yīng)注意的幾個(gè)問題：1、跨年度文件的歸檔?？缒甓鹊恼?qǐng)示與批復(fù)放在復(fù)文年歸檔；跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃放在針對(duì)的第一年歸檔；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年歸檔；跨年度的會(huì)議文件放在開幕年歸檔；非訴訟案件放在結(jié)案年度歸檔。2、聲像材料應(yīng)與紙質(zhì)文件統(tǒng)一整理編目，分4、以件為單位進(jìn)行歸檔。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件，來文與復(fù)文為一件。5、文件處理表一并歸檔。文件處理表反映了文件的處理情況和領(lǐng)導(dǎo)的批示。6、歸檔時(shí)要檢查文件是否缺頁(yè)，本級(jí)發(fā)文是否人、負(fù)責(zé)人簽字蓋章。7、檢查未歸檔和準(zhǔn)備銷毀的文件材料是否還有保存價(jià)值。文書處理部門在向檔案部門歸檔移交檔案前，編制一式三份文件移交目錄，對(duì)移交的檔案進(jìn)行登記，作為交接雙方的依據(jù)和憑正式移交時(shí)，辦理移交手續(xù)，對(duì)移交的檔案清點(diǎn)檢查，確認(rèn)無誤后雙方簽字。移交手續(xù)辦理完畢，一個(gè)年度的公文處理工作隨即結(jié)束，公文也進(jìn)入了檔案管理階段。八、文件材料的清退指按照有關(guān)規(guī)定或要求將文件退還原發(fā)文機(jī)關(guān)或由其指定的其他機(jī)關(guān)的活動(dòng)。文件清退工作的重要意義在于確保國(guó)家秘密的安全，防止文件丟失和信息的擴(kuò)散，維護(hù)文件的權(quán)威性和有效性。(一)清退范圍凡是發(fā)文機(jī)關(guān)要求退還的文件材料，均屬清退范圍，具體包括：1、絕密級(jí)文件；3、供征求意見使用并要求予以退回的文稿；4、上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的指定限期清退的內(nèi)部文件5、由本機(jī)關(guān)制發(fā)供本機(jī)關(guān)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)傳閱的文件；7、有重大錯(cuò)漏的文件；的文件。(二)清退辦法填寫《文件清退清單》,逐件核對(duì)清點(diǎn)、退還，同時(shí)要在收文登記本(冊(cè))上注明清退日期和清退編2、清退絕密文件，應(yīng)由機(jī)要部門辦理，防止泄密。3、對(duì)雖未注