采購申請審批流程與供應商信息管理工具指南一、適用業(yè)務場景本工具適用于企業(yè)內部各類采購活動的規(guī)范化管理，涵蓋物資采購（如辦公設備、原材料）、服務采購（如咨詢、運維）等場景。具體包括：日常采購需求發(fā)起、多級審批流程推進、供應商信息全生命周期管理（新供應商引入、現(xiàn)有供應商評估、合作終止等），以及采購過程留痕與風險防控，保證采購活動合規(guī)、高效、透明。二、采購申請審批操作步驟（一）采購申請發(fā)起填寫申請信息：申請人根據(jù)實際需求，通過采購管理系統(tǒng)或紙質《采購申請表》填寫基礎信息，包括：申請部門、申請人、申請日期、采購物品/服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、預算總價、用途說明（需注明“生產(chǎn)用”“辦公用”等具體場景）、預算依據(jù)（如年度預算計劃號、成本測算表）。附件：如涉及技術參數(shù)采購，需附《技術規(guī)格要求》；如為大額采購，需附《市場價格調研表》（至少3家同類產(chǎn)品/服務報價對比）。（二）部門初審審核內容：部門負責人（或授權人）核對申請的真實性與必要性，重點確認：采購需求是否符合部門工作計劃；預算金額是否在部門年度預算額度內；規(guī)格型號是否明確，避免模糊描述（如“一批電腦”需細化到品牌、配置、數(shù)量）。審核結果：通過則流轉至下一環(huán)節(jié)；不通過需注明理由并退回申請人修改。（三）財務復審審核內容：財務部門重點檢查：預算科目是否正確，資金來源是否合規(guī)（如“專項經(jīng)費”“流動資金”）；預估單價是否合理，參考歷史采購數(shù)據(jù)或市場均價；大額采購（如超過10萬元）是否履行了“三重一大”決策程序。審核結果：通過則流轉至采購部門；不通過需反饋申請人調整預算或采購方案。（四）采購部門終審審核內容：采購部門確認：采購方式是否符合規(guī)定（如小額采購采用“貨比三家”，大額采購需啟動招標或詢價流程）；是否存在重復采購或可替代方案（如現(xiàn)有設備維修是否優(yōu)于新購）；供應商初步篩選（若已有合作供應商且滿足需求，優(yōu)先考慮；若需新供應商，啟動準入流程）。審核結果：通過則提交最終審批人；不通過需與申請人溝通優(yōu)化采購方案。（五）最終審批審批權限：根據(jù)采購金額劃分審批層級（示例）：金額≤5萬元：由采購部門負責人審批；5萬元＜金額≤20萬元：由分管副總審批；金額＞20萬元：由總經(jīng)理審批。審批動作：審批人通過系統(tǒng)簽署審批意見，明確“同意”“補充說明”或“駁回”。駁回需注明具體原因（如“超預算”“必要性不足”）。（六）執(zhí)行與反饋采購執(zhí)行：審批通過后，采購部門根據(jù)采購方式實施采購（如簽訂合同、下單采購），同步更新采購進度至申請人。結果歸檔：采購完成后，將合同、訂單、驗收單等資料掃描存檔，關聯(lián)至采購申請單號，形成閉環(huán)管理。三、供應商信息管理操作步驟（一）供應商準入提交資料：新供應商需向采購部門提交以下資料（加蓋公章）：《供應商準入申請表》（含基本信息、主營產(chǎn)品/服務、合作優(yōu)勢等）；營業(yè)執(zhí)照復印件（需在有效期內）；相關資質證明（如食品行業(yè)需《食品生產(chǎn)許可證》，服務類需行業(yè)許可證書）；法定代表人證件號碼明及授權委托書（如委托他人辦理）。資質審核：采購部門聯(lián)合法務、使用部門對資料進行審核，重點核查：營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍與采購需求是否匹配；資質證書是否在有效期內，是否符合行業(yè)監(jiān)管要求；是否存在失信記錄（通過“信用中國”等官方渠道核驗）?，F(xiàn)場考察：對關鍵物料或大額服務供應商，需組織現(xiàn)場考察，評估生產(chǎn)能力、質量控制體系、履約能力等，形成《供應商考察報告》。（二）信息建檔錄入臺賬：審核通過后，由采購專員在《供應商信息管理臺賬》中錄入完整信息，包括：供應商編碼（唯一識別碼）、名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、注冊地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（僅保留內部對接電話）、主營產(chǎn)品/服務、合作期限、資質文件有效期、歷史合作記錄等。分類管理：按供應商類型（如生產(chǎn)型、貿易型、服務型）、合作級別（如戰(zhàn)略供應商、普通供應商）進行標簽化管理，便于后續(xù)篩選。（三）日常維護信息更新：供應商發(fā)生以下變更時，需在10個工作日內提交更新資料：聯(lián)系人、聯(lián)系方式變更；注冊地址、經(jīng)營范圍變更；資質文件升級或續(xù)期（如ISO體系認證證書）。年度復核：每年年底對合作中的供應商進行資質復核，確認資質有效性，對超期未更新的供應商暫停合作。（四）績效評估評估周期：每季度/半年對合作供應商進行績效評估，評估維度包括：交貨及時性：按期交貨次數(shù)占總訂單次數(shù)的百分比；產(chǎn)品質量：退貨率、客訴次數(shù)（如退貨率＞5%，需限期整改）；服務水平：響應速度（如問題24小時內反饋率）、配合度（如需求變更靈活性）。評估結果應用：評分≥90分（優(yōu)秀）：優(yōu)先分配訂單，納入“戰(zhàn)略供應商”候選名單；70分≤評分＜90分（合格）：維持現(xiàn)有合作；評分＜70分（不合格）：發(fā)出《整改通知書》，連續(xù)兩次不合格則終止合作。（五）淘汰與退出觸發(fā)條件：供應商出現(xiàn)以下情況之一，啟動淘汰程序：提供虛假資質信息；履約中存在重大質量問題或違約行為；連續(xù)兩次績效評估不合格；合作到期且雙方無續(xù)約意愿。退出流程：采購部門發(fā)出《終止合作通知書》，雙方確認未結款項、貨物交接等事宜，更新供應商狀態(tài)為“終止合作”，并在臺賬中記錄退出原因及日期。四、采購申請審批表模板采購申請審批表申請單號：_____________日期：____年__月__日申請信息申請部門采購物品/服務名稱數(shù)量用途說明預算依據(jù)（如年度預算號、成本測算表）附件清單（可附頁）審批流程部門負責人審核意見：（簽字/蓋章）日期：____年__月__日財務審核意見：（簽字/蓋章）日期：____年__月__日采購審核意見：（簽字/蓋章）日期：____年__月__日最終審批意見：□同意□補充說明：_____________□駁回（原因：_____________）（簽字/蓋章）日期：____年__月__日執(zhí)行結果采購執(zhí)行部門：_____________執(zhí)行人：_____________完成日期：____年__月__日驗收意見（使用部門）：□合格□不合格（說明：_____________）（簽字/蓋章）日期：____年__月__日五、供應商信息管理臺賬模板供應商信息管理臺賬供應商編碼：_____________錄入日期：____年__月日最后更新：__年__月__日基本信息供應商名稱（全稱）供應商類型法定代表人聯(lián)系方式（內部對接）合作信息主營產(chǎn)品/服務合作期限歷史合作記錄資質文件資質名稱營業(yè)執(zhí)照行業(yè)許可證（如適用）ISO體系認證（如適用）績效評估評估周期評估得分（100分制）主要優(yōu)勢/不足備注六、使用關鍵提示信息真實性：采購申請及供應商信息填寫需真實準確，嚴禁虛構需求或偽造資質，違者將追究責任。審批時效：各環(huán)節(jié)審批人需在收到申請后2個工作日內完成審核（特殊情況除外），避免流程積壓。資質管理：供應商資質文件到期前1個月，采購部門需主動提醒供應商續(xù)期，保證資質有效性。關聯(lián)應