會議策劃及執(zhí)行會議紀要通用工具模板引言會議是企業(yè)或組織高效協(xié)作、推動決策的重要載體，而規(guī)范的會議策劃與紀要記錄，能保證會議目標明確、過程可控、結(jié)果可追溯。本模板從會前策劃、會中執(zhí)行到會后紀要整理提供全流程指引，適用于各類工作會議場景，幫助提升會議效率與成果落地質(zhì)量。一、適用工作場景本模板廣泛應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部各類會議，包括但不限于：項目啟動會：明確項目目標、分工、計劃及風險，凝聚團隊共識；部門周/月度例會：同步工作進展、協(xié)調(diào)資源、解決問題、部署下一階段任務(wù)；跨部門協(xié)調(diào)會：針對跨部門協(xié)作事項（如資源調(diào)配、流程優(yōu)化）進行溝通決策；專題研討會：針對特定問題（如市場策略、技術(shù)方案）深入討論并形成結(jié)論；決策評審會：對重要方案、預(yù)算、合作等進行評估并形成最終決議。二、詳細操作流程（一）會前策劃：保證會議目標清晰、準備充分明確會議核心目標召集人需提前梳理會議要解決的核心問題（如“確定Q3產(chǎn)品迭代方向”“解決客戶投訴處理流程瓶頸”），避免目標模糊導(dǎo)致會議偏離主題。示例：若會議目標是“審批年度預(yù)算方案”，需提前明確預(yù)算編制原則、重點投入方向及爭議點。確定參會人員與分工核心參會人：與會議目標直接相關(guān)、需參與決策或提供關(guān)鍵信息的人員（如項目負責人、部門負責人）；列席人員：需知曉會議內(nèi)容但不參與決策的人員（如項目組新成員、支持部門接口人）；角色分工：明確主持人（控場、引導(dǎo)流程）、記錄人（記錄討論要點、決議、行動項）、材料準備人（提前分發(fā)會議資料）。注意：避免無關(guān)人員參會，控制總?cè)藬?shù)（建議不超過10人，大型會議可分設(shè)小組討論）。制定會議議程并提前通知議程需包含：會議主題、時間、地點/線上會議、各議題時長、負責人、預(yù)期成果。提前2-3個工作日通過郵件/企業(yè)發(fā)送會議通知，附議程及預(yù)讀材料（如項目背景、數(shù)據(jù)報告、方案草案），保證參會人提前熟悉內(nèi)容。示例議程：14:00-14:10開場與目標說明（主持人*經(jīng)理）14:10-14:40Q2銷售數(shù)據(jù)回顧與分析（銷售部*主管）14:40-15:20Q3銷售策略討論（全員）15:20-15:30決議確認與總結(jié)（主持人*經(jīng)理）準備會議資源與場地線下會議：提前預(yù)訂會議室（保證容量、設(shè)備齊全），調(diào)試投影儀、麥克風、視頻會議設(shè)備；準備紙質(zhì)議程、簽到表、筆、白板/便簽紙；線上會議：提前測試會議軟件（如騰訊會議、Zoom），保證網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定，分享會議及密碼，提醒參會人開啟攝像頭/麥克風；其他：如需茶歇，提前聯(lián)系行政人員；如需外部嘉賓，確認其行程及接待安排。（二）會中執(zhí)行：聚焦目標、高效推進開場與目標對齊（5-10分鐘）主持人開場，明確會議主題、目標及議程，強調(diào)時間紀律；簡要回顧上次會議決議及行動項完成情況（如有），保證參會人同步背景信息。議題討論與決策（核心環(huán)節(jié)）按議程順序逐項討論，主持人需控制節(jié)奏：針對每個議題，先由負責人簡要匯報（預(yù)讀材料已提前準備的，可精簡），再引導(dǎo)參會人發(fā)言；鼓勵充分討論，避免少數(shù)人壟斷發(fā)言，對跑題內(nèi)容及時提醒；需決策的議題，明確決策方式（如投票、共識法、負責人拍板），并當場確認結(jié)論。記錄人同步記錄：討論中的關(guān)鍵觀點、分歧點、最終決議，避免遺漏。行動項確認（會議結(jié)束前5-10分鐘）梳理會議中形成的所有行動項，明確：任務(wù)描述、負責人、完成時間、交付物（如“完成市場調(diào)研報告”“修改方案PPT”）；負責人需當場確認任務(wù)可執(zhí)行性，避免模糊表述（如“盡快完成”改為“7月15日前完成初稿”）。總結(jié)與散會主持人簡要總結(jié)會議成果（決議、行動項），明確下一步工作安排；提醒記錄人1個工作日內(nèi)整理紀要并分發(fā)，感謝參會人員。（三）會后紀要整理：及時、準確、可追溯紀要撰寫原則客觀性：忠實記錄會議內(nèi)容，不添加個人觀點；簡潔性：用bullet點呈現(xiàn)核心信息，避免冗長描述；可執(zhí)行性：行動項需包含“誰、做什么、何時完成”，便于跟蹤。紀要結(jié)構(gòu)與內(nèi)容會議基本信息：主題、時間、地點/線上、主持人、記錄人、參會人員（含缺席人員及原因）；會議議程回顧：簡要說明各議題討論過程；決議事項：逐條列出會議達成的結(jié)論（如“同意Q3銷售策略以‘下沉市場’為重點”）；行動項清單：表格形式呈現(xiàn)（詳見模板示例）；附件：如有會議材料（PPT、報告等），注明“附件：會議資料包（/文件名）”。審核與分發(fā)紀要初稿完成后，提交主持人審核，保證內(nèi)容準確、無遺漏；審核通過后，24小時內(nèi)通過郵件/企業(yè)發(fā)送給所有參會人及相關(guān)人員，抄送上級領(lǐng)導(dǎo)（如需）；重要會議紀需同步歸檔至共享文檔系統(tǒng)（如企業(yè)網(wǎng)盤、飛書文檔），方便后續(xù)查閱。三、會議紀要模板示例會議紀要會議主題：2023年Q3產(chǎn)品迭代方向評審會會議時間：2023年7月10日14:00-16:00會議地點：公司A棟3樓會議室線上：騰訊會議（會議號：123-456-789，密碼：abc123）主持人：產(chǎn)品部*經(jīng)理記錄人：產(chǎn)品部*助理參會人員：產(chǎn)品部經(jīng)理、研發(fā)部主管、設(shè)計部主管、市場部主管、運營部*專員缺席人員：無一、會議議程回顧Q2產(chǎn)品功能上線情況回顧（研發(fā)部*主管，15分鐘）；用戶反饋及需求分析（運營部*專員，20分鐘）；Q3產(chǎn)品迭代方向提案（產(chǎn)品部*經(jīng)理，30分鐘）；各部門討論與決議（全員，40分鐘）；總結(jié)與行動項確認（主持人，15分鐘）。二、決議事項同意Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先聚焦“用戶個性化推薦”功能，預(yù)計9月30日前上線MVP版本；暫緩“社交互動模塊”開發(fā)，優(yōu)先級調(diào)整為Q4；市場部需在7月20日前完成“個性化推薦功能”的用戶調(diào)研問卷設(shè)計，同步產(chǎn)品部。三、行動項清單序號任務(wù)描述負責人完成時間交付物狀態(tài)1整理Q2產(chǎn)品功能上線數(shù)據(jù)報告研發(fā)部*主管7月12日《Q2產(chǎn)品上線數(shù)據(jù)報告》PDF未開始2完成“個性化推薦功能”技術(shù)方案研發(fā)部*主管7月25日技術(shù)方案文檔未開始3輸出“個性化推薦功能”UI設(shè)計稿設(shè)計部*主管8月5日高保真設(shè)計稿（Figma文件）未開始4設(shè)計用戶調(diào)研問卷市場部*主管7月20日問卷星未開始四、附件《Q3產(chǎn)品迭代方向提案PPT》；《Q2用戶反饋匯總報告》。分發(fā)范圍：全體參會人員、產(chǎn)品部總監(jiān)、研發(fā)部總監(jiān)抄送：總經(jīng)理辦公室四、關(guān)鍵使用要點會前準備“三不”原則：目標不明確不開會、材料不充分不開會、無必要人員不參會，避免“無效會議”。會中控制“三聚焦”：聚焦目標（不偏離主題）、聚焦時間（每個議題嚴格按時長推進）、聚焦結(jié)論（避免討論無結(jié)果）。紀要記錄“