會議室預(yù)定及使用管理工具模板一、適用場景與核心價(jià)值本工具適用于各類企業(yè)、機(jī)構(gòu)或團(tuán)隊(duì)內(nèi)部會議室資源的高效管理，尤其適合多部門協(xié)作、高頻次會議使用場景。通過規(guī)范預(yù)定流程、明確使用責(zé)任，可解決會議室資源沖突、設(shè)備故障無人報(bào)修、會后場地混亂等問題，提升空間利用率，保障會議順利進(jìn)行，同時(shí)降低行政協(xié)調(diào)成本。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.預(yù)定前準(zhǔn)備：確認(rèn)需求與資源可用性明確會議基本信息：申請人需提前確認(rèn)會議時(shí)間（起止時(shí)刻）、參會人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、視頻會議系統(tǒng)、白板等）、特殊需求（如茶歇、橫幅擺放等）。查詢會議室狀態(tài)：通過系統(tǒng)或管理員提供的會議室資源清單（可查看實(shí)時(shí)占用情況），篩選符合需求的會議室（如容納人數(shù)、設(shè)備配置、位置便利性等）。避免時(shí)間沖突：若需預(yù)定熱門時(shí)段（如周一上午、周五下午），建議提前1-3個工作日查詢，保證目標(biāo)會議室未被占用。2.提交預(yù)定申請：填寫完整信息并提交獲取申請表單：通過企業(yè)OA系統(tǒng)、共享文檔（如釘釘/飛書表格）或向行政部索取《會議室預(yù)定申請表》。填寫關(guān)鍵信息：申請人信息：姓名（*經(jīng)理）、所屬部門、聯(lián)系方式（企業(yè)內(nèi)線）；會議信息：會議名稱、日期、具體時(shí)間段（精確到30分鐘，如“14:00-15:30”）、預(yù)計(jì)人數(shù)；資源需求：所需會議室名稱、必備設(shè)備（勾選或填寫）、其他輔助需求（如桌型布局“圓桌式/課桌式”）；會議性質(zhì)：內(nèi)部會議/外部會議（若有外部訪客，需注明人數(shù)及對接人）。提交審核：通過指定渠道提交申請，若企業(yè)有審批流程，需同步抄送部門負(fù)責(zé)人及行政部審核人（*主管）。3.審核與確認(rèn)：反饋預(yù)定結(jié)果行政部審核：審核人需在1個工作日內(nèi)完成審批，重點(diǎn)核查：時(shí)間段是否與其他會議沖突；所選會議室設(shè)備是否滿足需求；會議人數(shù)是否超過會議室最大容量（如20人會議室不可容納25人）。結(jié)果反饋：審核通過后，行政部通過系統(tǒng)或郵件發(fā)送《會議室預(yù)定成功確認(rèn)單》，包含會議室位置、設(shè)備清單、使用注意事項(xiàng)；若未通過，需注明原因（如“該時(shí)段已被占用，建議調(diào)整至15:00-16:30”）并推薦替代資源。4.使用前準(zhǔn)備：場地與設(shè)備檢查提前到場布置：申請人需提前15-20分鐘到達(dá)會議室，確認(rèn)：桌椅擺放是否符合預(yù)定布局；設(shè)備通電及正常使用（如投影儀是否能投屏、麥克風(fēng)是否有電、白板筆是否齊全）；衛(wèi)生狀況（桌面無雜物、地面無污漬）。特殊需求落實(shí)：若有茶歇、設(shè)備調(diào)試等需求，需提前聯(lián)系行政部安排（如“需準(zhǔn)備10人份礦泉水，請于13:30前送達(dá)”）。5.使用中管理：規(guī)范操作與責(zé)任維護(hù)遵守使用時(shí)間：會議結(jié)束后，需在10分鐘內(nèi)清場，避免超時(shí)影響下一場預(yù)定；若需延時(shí)，需立即聯(lián)系行政部確認(rèn)新會議室是否可用，禁止私自占用。設(shè)備規(guī)范操作：使用投影儀、視頻會議系統(tǒng)等設(shè)備時(shí)，需按指引操作（如“投影儀關(guān)機(jī)需先按‘電源’鍵等待風(fēng)扇停轉(zhuǎn)，再拔插頭”），非專業(yè)人員禁止拆卸設(shè)備。保持場地整潔：會議期間產(chǎn)生的垃圾（如紙杯、文件）需自行清理，桌椅恢復(fù)原位，白板擦凈板書內(nèi)容。6.使用后反饋：問題記錄與流程閉環(huán)提交使用登記：申請人或最后離開人員需填寫《會議室使用登記表》，記錄：實(shí)際使用時(shí)間（若有變更）；設(shè)備使用情況（正常/故障，故障需注明具體問題，如“投影儀無法連接電腦”）；遺留問題（如“椅子損壞1把”“空調(diào)不制熱”）。行政部跟進(jìn)處理：針對登記的設(shè)備故障或場地問題，行政部需在24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，聯(lián)系維修或更換，并在系統(tǒng)中更新處理狀態(tài)，保證問題閉環(huán)。三、實(shí)用工具表格清單表1：會議室預(yù)定申請表申請人姓名所屬部門聯(lián)系方式（內(nèi)線）會議名稱會議日期具體時(shí)間段預(yù)計(jì)人數(shù)所需會議室桌型布局（□圓桌式□課桌式□自由組合）所需設(shè)備（可多選）□投影儀□視頻會議系統(tǒng)□麥克風(fēng)□白板□其他：________特殊需求（如茶歇、橫幅）會議性質(zhì)（□內(nèi)部□外部，外部需注明訪客人數(shù)及對接人）申請人簽字日期部門負(fù)責(zé)人審批審核人（*主管）審批結(jié)果（□通過□未通過，原因：________）表2：會議室使用登記表會議室名稱使用日期實(shí)際使用時(shí)間段申請人（簽字）設(shè)備使用情況□正?！豕收希ü收厦枋觯篲_______________）設(shè)備歸還情況□完好□損壞（損壞描述：________________）場地整潔情況□合格□不合格（問題描述：________________）遺留問題反饋□無□有（問題描述：________________）行政部處理人處理結(jié)果處理日期表3：會議室設(shè)備檢查表（每日使用前/后）會議室名稱檢查日期檢查人（簽字）檢查項(xiàng)目檢查結(jié)果（□正?！醍惓＃┊惓Ｇ闆r說明投影儀及幕布視頻會議系統(tǒng)麥克風(fēng)（有線/無線）白板及白板筆空調(diào)/新風(fēng)系統(tǒng)桌椅數(shù)量及完好度垃圾清理情況四、使用管理要點(diǎn)提示預(yù)定優(yōu)先級規(guī)則：遵循“先預(yù)定先使用、緊急會議協(xié)調(diào)”原則，部門級會議需讓位于公司級重要會議；跨部門會議需提前協(xié)調(diào)各參會方時(shí)間，避免預(yù)定后頻繁取消。取消與變更規(guī)范：若會議取消或時(shí)間變更，需在預(yù)定開始前4小時(shí)通過原申請渠道通知行政部，以便釋放資源（臨時(shí)緊急會議除外，需在會后1個工作日內(nèi)補(bǔ)說明）。設(shè)備使用責(zé)任：會議期間設(shè)備故障需立即停止使用并聯(lián)系行政報(bào)修，禁止非專業(yè)人員自行維修；人為損壞需照價(jià)賠償并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。安全與保密：會議涉及敏感內(nèi)容的，會后需