采購流程審批及成本控制方案模板一、適用范圍與場景說明二、采購流程全階段操作指南（一）需求發(fā)起與預算提報需求部門發(fā)起：需求部門根據業(yè)務需求（如新增設備、物料補充、服務外包等），填寫《采購申請表》（見表1），明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、技術參數、數量、預估單價、預算金額、用途說明、期望交付時間等關鍵信息。需求部門負責人對采購需求的合理性（必要性、數量準確性）及預算匹配性進行初審，簽字確認后提交至采購部。采購部預算預審：采購部收到申請后，重點核對預算金額是否符合公司年度/季度采購預算，若超預算，需需求部門補充說明或調整采購方案（如降低規(guī)格、分批采購等）。預算初審通過后，將《采購申請表》流轉至財務部進行預算復核。（二）供應商選擇與價格確認供應商尋源：采購部根據采購需求，通過公開招標、邀請招標、詢價比價、單一來源采購（僅限獨家代理等特殊情形）等方式篩選供應商。對于金額較大（如超過5萬元）或關鍵物料采購，需至少邀請3家合格供應商參與報價，并留存供應商資質文件（如營業(yè)執(zhí)照、相關資質證書、過往合作業(yè)績等）。供應商評估與比價：采購部組織相關部門（如需求部、質量部、財務部）成立評估小組，從價格、質量、交期、信譽、服務能力等維度對供應商進行評分（見表2），形成《供應商評估報告》。比價后確定最優(yōu)供應商，若價格浮動超過預算10%，需重新報批預算或調整采購方案。（三）采購審批與合同簽訂分級審批流程：根據采購金額及重要性，設置審批權限（示例）：金額≤1萬元：需求部門負責人→采購部經理→財務*審核1萬元＜金額≤5萬元：需求部門負責人→采購部經理→財務→分管副總金額＞5萬元：需求部門負責人→采購部經理→財務→分管副總→總經理*審批人需重點審核采購必要性、預算合規(guī)性、供應商選擇合理性，審批通過后進入合同簽訂環(huán)節(jié)。合同擬定與審核：采購部根據審批結果與供應商擬定《采購合同》（見表3），明確標的物信息、價格、交付時間、驗收標準、付款方式、違約責任等條款。法務部（或指定法務人員）對合同條款的合規(guī)性、法律風險進行審核，審核通過后由雙方授權代表簽字蓋章，合同生效。（四）采購執(zhí)行與驗收訂單下達與跟蹤：采購部根據合同向供應商下達《采購訂單》，同步跟蹤生產/備貨進度，保證按期交付。若需變更交付時間或數量，需書面通知供應商并經需求部門確認。到貨驗收：貨物到貨后，需求部門聯合質量部、采購部共同驗收：核對實物與訂單信息（名稱、規(guī)格、數量、外觀等）是否一致；按技術參數或行業(yè)標準進行質量檢測（如送檢、試用等）；驗收合格后填寫《到貨驗收單》（見表4），三方簽字確認；不合格則拒收并啟動退貨/索賠流程。（五）付款結算與成本核算付款申請：供應商憑《采購合同》《到貨驗收單》《發(fā)票》（需與合同信息一致）向采購部提交付款申請。采購部核對單據完整性、準確性后，提交財務部審核。成本核算與分析：財務部根據實際付款金額、采購數量，核算本次采購的實際單價，與預算單價、歷史采購單價對比，形成《采購成本分析表》（見表5）。定期（如每月/每季度）匯總采購數據，分析成本波動原因（如市場價格變化、供應商調整等），提出成本優(yōu)化建議（如更換供應商、集中采購等）。三、核心工具表格模板表1：采購申請表申請部門申請日期采購編號申請人聯系方式需求日期采購物品/服務信息名稱規(guī)格型號單位用途說明技術參數/服務要求審批意見需求部門負責人：日期：采購部經理：日期：財務*：日期：分管副總/總經理：日期：表2：供應商評估表供應商名稱評估日期采購項目評估小組需求部：、采購部：、質量部：、財務部：評估維度評分標準（10分制）得分備注價格（30%）低于預算10%以上10分，5%-10%8分，基本持平5分，超預算0分質量（25%）歷史驗收合格率100%10分，95%-99%8分，90%-94%5分，＜90%0分交期（20%）按時交付率100%10分，95%-99%8分，90%-94%5分，＜90%0分服務（15%）響應及時性、售后保障完善度10分，8分，5分，0分信譽（10%）合同履約率、行業(yè)口碑10分，8分，5分，0分總分評估結論□推薦合作□備選□淘汰評估小組簽字：表3：采購合同（模板節(jié)選）合同編號：________甲方（采購方）：________公司乙方（供應商）：________公司簽訂日期：____年__月__日第一條采購標的物名稱規(guī)格型號單位數量單價（元）總價（元）交付時間交付地點第二條質量標準：符合________（國家/行業(yè)/甲方）標準，驗收以甲方《到貨驗收單》為準。第三條付款方式：預付款：合同簽訂后__個工作日內，甲方向乙方支付總款的__%；到貨款：貨物驗收合格后__個工作日內，支付總款的__%；質保金：剩余__%作為質保金，質保期（__個月）滿后無質量問題無息返還。第四條違約責任：乙方逾期交付，每逾期1日按總款__%支付違約金；逾期超過__日，甲方有權解除合同。貨物質量不合格，乙方需在__日內更換或退貨，并承擔由此給甲方造成的損失。（其他條款根據實際情況補充）表4：到貨驗收單驗收日期驗收地點采購合同編號采購訂單編號供應商信息名稱：________聯系人：________電話：________貨物信息名稱規(guī)格型號單位驗收情況說明驗收結論□合格，準予入庫□不合格，退貨處理□讓步接收（需說明原因）驗收人員簽字需求部門：________質量部：________采購部：________部門負責人簽字需求部門：________質量部：________采購部：________表5：采購成本分析表分析周期分析部門財務部采購項目采購物品名稱采購批次采購數量成本數據預算單價（元）實際單價（元）預算總成本（元）差異原因分析成本優(yōu)化建議審核人編制人四、實施要點與風險提示（一）關鍵實施要點預算剛性控制：嚴格執(zhí)行預算審批流程，無預算或超預算采購需經管理層特別審批，避免預算外支出。供應商管理：建立合格供應商名錄，定期（如每半年）對供應商進行復評，淘汰不合格供應商，優(yōu)化供應商結構。審批權限清晰：明確不同金額、類型采購的審批責任人，保證審批環(huán)節(jié)不缺失、不越權。全流程留痕：所有采購環(huán)節(jié)（申請、審批、合同、驗收、付款）均需保留書面或電子記錄，保證可追溯。（二）常見風險與應對需求不明確導致采購偏差：需求部門需提前與使用人員確認技術參數，避免因規(guī)格不符造成退貨或閑置。供應商圍標串標：通過公開招標、