采購申請與審批流程標準化工具供應商選擇參考版一、適用場景與價值定位本工具適用于企業(yè)內(nèi)部規(guī)范采購申請與審批全流程，同時為供應商選擇提供標準化參考框架。當企業(yè)面臨采購需求分散、審批節(jié)點不清晰、供應商篩選標準不統(tǒng)一、采購效率低下等問題時，通過該工具可實現(xiàn)：統(tǒng)一采購申請格式，保證需求信息完整準確；明確審批權(quán)限與流程，避免越權(quán)審批或流程卡頓；建立供應商評估量化體系，降低選擇風險；提升采購透明度，符合企業(yè)內(nèi)控與合規(guī)管理要求。二、標準化操作流程指引1.采購需求發(fā)起與初審操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目部等）操作步驟：需求部門根據(jù)業(yè)務需求，填寫《采購申請單》（詳見模板1），明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、預算金額、用途說明、期望交付時間等關鍵信息，并附必要的技術參數(shù)或需求說明文檔。部門負責人對需求的合理性、必要性及預算合規(guī)性進行初審，簽字確認后提交至采購部門。輸出成果：《采購申請單》（部門負責人簽字版）2.供應商初步篩選與信息收集操作主體：采購部門操作步驟：采購部門收到《采購申請單》后，核對需求信息完整性，對需求模糊項與需求部門溝通補充。根據(jù)采購品類（如辦公用品、生產(chǎn)原料、服務外包等），通過以下渠道篩選候選供應商：企業(yè)合格供應商庫（歷史合作供應商）；公開招標平臺、行業(yè)展會、推薦名錄等新增供應商；對于金額較大或關鍵物料，需至少收集3家以上供應商信息。向候選供應商索取《供應商基本信息表》（詳見模板2），內(nèi)容包括供應商名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、主要產(chǎn)品/服務、合作案例、資質(zhì)證明文件（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、質(zhì)量體系認證等）復印件。輸出成果：《候選供應商名單》《供應商基本信息表》及相關資質(zhì)文件3.供應商資質(zhì)審核與實地考察（可選）操作主體：采購部門、需求部門、法務部（視情況參與）操作步驟：采購部門牽頭審核供應商資質(zhì)，重點檢查：營業(yè)執(zhí)照等證照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否匹配采購需求；行業(yè)特殊資質(zhì)（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證等）是否齊全；財務狀況（如資產(chǎn)負債表、利潤表）是否健康，無重大失信記錄（可通過“信用中國”等公開渠道核查）。對于采購金額高、技術復雜或長期合作的供應商，組織需求部門、法務部進行實地考察，評估生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、供貨穩(wěn)定性、售后服務能力等，形成《供應商考察報告》。資質(zhì)審核或考察不合格的供應商，予以淘汰并記錄原因。輸出成果：《供應商資質(zhì)審核表》《供應商考察報告》（如需）4.供應商綜合評估與打分操作主體：采購評估小組（由采購部門、需求部門、財務部、法務部負責人或授權(quán)人員組成）操作步驟：評估小組根據(jù)采購需求特點，從以下維度制定評分標準（權(quán)重可調(diào)整），使用《供應商綜合評估打分表》（詳見模板3）進行量化打分：價格合理性（30%）：對比各家供應商報價，計算平均價，偏離度低的得分高；質(zhì)量保障能力（25%）：供應商質(zhì)量體系認證、質(zhì)檢流程、不良品率、質(zhì)量承諾等；服務能力（20%）：供貨周期、應急響應速度、售后服務方案、技術支持能力等；資質(zhì)與信譽（15%）：行業(yè)口碑、合作案例穩(wěn)定性、無重大訴訟或違規(guī)記錄；合作潛力（10%）：供應商長期合作意愿、產(chǎn)能擴展性、技術創(chuàng)新能力等。去掉一個最高分和一個最低分，計算平均得分，按得分高低排序，推薦1-3家候選供應商。輸出成果：《供應商綜合評估打分表》《供應商推薦報告》5.采購審批與決策操作主體：按企業(yè)權(quán)限分級審批人（部門總監(jiān)、分管副總、總經(jīng)理等）操作步驟：采購部門將《采購申請單》《供應商推薦報告》《綜合評估打分表》等材料提交至對應審批層級。審批人重點審核：采購需求是否符合業(yè)務規(guī)劃；預算是否在部門年度預算范圍內(nèi)；供應商選擇過程是否合規(guī)、評估結(jié)果是否客觀；采購價格是否合理（可參考歷史采購價、市場價）。審批通過后，確定最終供應商；審批駁回的，需說明理由，退回采購部門重新啟動流程或調(diào)整需求。輸出成果：《采購審批表》（各層級審批人簽字版）6.合同簽訂與訂單下達操作主體：采購部門、法務部、財務部操作步驟：采購部門與最終供應商洽談合同條款，重點明確：標的物規(guī)格、數(shù)量、單價、總金額、交付時間與地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款條件、違約責任、爭議解決方式等。法務部審核合同合規(guī)性，保證無法律風險；財務部審核付款條款與預算匹配度。雙方簽字蓋章后，采購部門向供應商下達《采購訂單》，同步抄送需求部門、財務部。輸出成果：《采購合同》（正本歸檔）、《采購訂單》7.采購執(zhí)行與供應商績效評價操作主體：采購部門、需求部門、財務部操作步驟：采購部門跟進供應商履約進度，保證按時交付；需求部門按合同約定進行驗收，填寫《驗收單》，確認數(shù)量、質(zhì)量是否符合要求。財務部根據(jù)驗收單、發(fā)票、合同條款辦理付款。采購周期結(jié)束后（如每季度或每半年），對合作供應商進行績效評價，從交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、服務質(zhì)量、成本控制等維度評分，記錄至《供應商檔案》，作為后續(xù)合作或淘汰依據(jù)。輸出成果：《驗收單》《付款憑證》《供應商績效評價表》三、核心工具模板清單模板1：采購申請單申請單號：申請部門：申請日期：申請人聯(lián)系方式需求日期采購物品/服務信息品名規(guī)格型號單位用途說明技術參數(shù)/需求說明（可附頁）審批意見部門負責人簽字：日期：采購部門初審意見：簽字：日期：財務部審核意見：簽字：日期：最終審批意見（按權(quán)限）：簽字：日期：模板2：供應商基本信息表供應商名稱：統(tǒng)一社會信用代碼：注冊地址：經(jīng)營地址：聯(lián)系人：職務：聯(lián)系方式：電子郵箱：經(jīng)營范圍：主要產(chǎn)品/服務品類1：規(guī)格范圍：品類2：規(guī)格范圍：合作案例（近2年）客戶名稱：合作項目：資質(zhì)證明清單（附復印件）□營業(yè)執(zhí)照□行業(yè)許可證□質(zhì)量體系認證（ISO9001等）□環(huán)境體系認證□其他：備注模板3：供應商綜合評估打分表評估項目評分標準（總分100分）得分備注價格合理性（30%）報價≤平均價：25-30分；報價平均價±5%內(nèi)：15-24分；報價＞平均價5%：0-14分質(zhì)量保障能力（25%）質(zhì)量體系認證齊全，質(zhì)檢流程完善，不良率＜1%：20-25分；基本滿足要求：10-19分；存在質(zhì)量風險：0-9分服務能力（20%）交付周期≤約定時間，應急響應≤2小時，售后服務完善：15-20分；基本達標：8-14分；服務滯后：0-7分資質(zhì)與信譽（15%）無違規(guī)記錄，口碑良好，合作案例穩(wěn)定：10-15分；輕微問題：5-9分；存在訴訟或失信：0-4分合作潛力（10%）產(chǎn)能充足，愿意長期合作，有技術創(chuàng)新：7-10分；一般：4-6分；合作意愿低：0-3分總計評估小組簽字：采購部：______需求部：______財務部：______法務部：______日期：年月日四、關鍵使用要點提示需求信息準確性：需求部門需詳細描述采購物品/服務的規(guī)格、用途及技術參數(shù)，避免因信息模糊導致供應商報價偏差或后期履約爭議。審批時效管理：各部門需在規(guī)定時限內(nèi)完成審批（如常規(guī)采購2個工作日，緊急采購1個工作日），避免流程拖延影響業(yè)務進度。供應商動態(tài)更新：定期（建議每半年）對供應商檔案進行復核，淘汰不合格供應商，補充優(yōu)質(zhì)候選資源，保證供應商庫的活力與可靠性。風險規(guī)避：嚴禁與未經(jīng)資