會(huì)議室預(yù)定及使用記錄表工具模板：會(huì)議資源合理分配與利用指南一、適用范圍與核心價(jià)值本工具適用于企業(yè)、事業(yè)單位、學(xué)校等各類組織內(nèi)部會(huì)議室資源的統(tǒng)一管理，旨在解決會(huì)議資源沖突、使用效率低下、使用記錄缺失等問題。通過規(guī)范預(yù)定流程和詳細(xì)記錄使用情況，可實(shí)現(xiàn)會(huì)議室資源的合理分配，提高資源利用率，為后續(xù)資源調(diào)配、成本核算及管理優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持。具體應(yīng)用場(chǎng)景包括：日常部門會(huì)議、跨項(xiàng)目溝通會(huì)、客戶接待會(huì)、培訓(xùn)講座、小型研討會(huì)等需使用固定會(huì)議空間的場(chǎng)合。二、操作流程詳解1.會(huì)議需求梳理與資源匹配操作說明：申請(qǐng)人明確會(huì)議基本信息，包括：會(huì)議主題、召開日期（具體到年/月/日）、開始/結(jié)束時(shí)間（精確到30分鐘，如14:00-15:30）、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、視頻會(huì)議系統(tǒng)、白板、麥克風(fēng)等）、特殊需求（如茶歇支持、桌型布局要求等）。根據(jù)需求匹配會(huì)議室資源：優(yōu)先選擇容量符合（預(yù)留10%-20%余量）、設(shè)備齊全且位置便捷的會(huì)議室；若需特殊設(shè)備，提前確認(rèn)設(shè)備可用性（如視頻會(huì)議系統(tǒng)是否需調(diào)試）。2.會(huì)議室狀態(tài)查詢與預(yù)定申請(qǐng)操作說明：通過線上管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、企業(yè)/釘釘審批模塊）或線下預(yù)定登記本查詢目標(biāo)日期及時(shí)間段的會(huì)議室使用狀態(tài)（空閑/占用/維護(hù)中）。提交預(yù)定申請(qǐng)：填寫《會(huì)議室預(yù)定申請(qǐng)表》（含步驟1梳理的所有信息），注明申請(qǐng)人姓名（某）、部門、聯(lián)系方式（內(nèi)部短號(hào)）。若會(huì)議涉及外部人員或重要事項(xiàng)，需部門負(fù)責(zé)人審批。3.預(yù)定結(jié)果確認(rèn)與信息同步操作說明：管理員（或系統(tǒng)）在1個(gè)工作日內(nèi)審核申請(qǐng)，反饋預(yù)定結(jié)果：成功則返回會(huì)議室編號(hào)、位置及使用權(quán)限；失敗則推薦替代會(huì)議室或建議調(diào)整時(shí)間。申請(qǐng)人收到確認(rèn)后，通過內(nèi)部通訊工具同步會(huì)議信息至所有參會(huì)人員，提醒會(huì)議地點(diǎn)及注意事項(xiàng)。4.現(xiàn)場(chǎng)使用與設(shè)備檢查操作說明：申請(qǐng)人提前10分鐘到達(dá)會(huì)議室，開啟設(shè)備（燈光、空調(diào)、投影儀等），檢查設(shè)備是否正常，如遇故障立即聯(lián)系行政/后勤部門處理。會(huì)議期間遵守會(huì)議室使用規(guī)范，保持環(huán)境整潔，控制音量，避免干擾周邊辦公區(qū)域。5.使用記錄反饋與資源回收操作說明：會(huì)議結(jié)束后，申請(qǐng)人關(guān)閉所有設(shè)備（燈光、空調(diào)、投影儀、麥克風(fēng)等），整理桌椅，帶走個(gè)人物品及會(huì)議資料。填寫《會(huì)議室使用記錄表》，補(bǔ)充實(shí)際參會(huì)人數(shù)、設(shè)備使用情況、使用中遇到的問題（如設(shè)備故障、場(chǎng)地衛(wèi)生等）及改進(jìn)建議。若會(huì)議取消或時(shí)間調(diào)整，申請(qǐng)人需至少提前2小時(shí)通過原預(yù)定渠道撤銷或修改申請(qǐng)，釋放資源。三、會(huì)議室預(yù)定及使用記錄表模板表1：會(huì)議室預(yù)定申請(qǐng)表（樣表）序號(hào)會(huì)議名稱預(yù)定部門預(yù)定人會(huì)議日期開始時(shí)間結(jié)束時(shí)間會(huì)議室名稱預(yù)計(jì)人數(shù)所需設(shè)備特殊需求審批狀態(tài)備注1Q3產(chǎn)品規(guī)劃會(huì)研發(fā)部*某2023-10-1509:0010:30301會(huì)議室12投影儀、白板、麥克風(fēng)U型桌布局已審批需提前調(diào)試視頻系統(tǒng)2客戶需求對(duì)接會(huì)市場(chǎng)部*某2023-10-1614:0015:00205會(huì)議室8視頻會(huì)議系統(tǒng)、茶歇服務(wù)無(wú)審批中外部客戶參會(huì)表2：會(huì)議室使用記錄表（樣表）序號(hào)會(huì)議室名稱使用日期使用時(shí)段實(shí)際人數(shù)設(shè)備使用情況（正常/故障）環(huán)境衛(wèi)生（優(yōu)/良/差）使用人簽字問題反饋與建議1301會(huì)議室2023-10-1509:00-10:3012投影儀正常，麥克風(fēng)音量偏低良*某建議檢查麥克風(fēng)設(shè)備，下次提前調(diào)試2205會(huì)議室2023-10-1614:00-15:007視頻系統(tǒng)正常，茶歇未清理差*某請(qǐng)?zhí)嵝褧?huì)后清理茶歇區(qū)域四、使用規(guī)范與常見問題規(guī)避1.預(yù)定規(guī)范會(huì)議室預(yù)定遵循“先到先得、急事優(yōu)先”原則，重要會(huì)議（如董事會(huì)、客戶簽約會(huì)）可優(yōu)先安排；單次預(yù)定時(shí)長(zhǎng)一般不超過4小時(shí)，如需延長(zhǎng)需提前重新申請(qǐng)，避免資源長(zhǎng)期占用；禁止通過虛假預(yù)定（如預(yù)定后未使用）搶占資源，一經(jīng)發(fā)覺將取消預(yù)定權(quán)限并通報(bào)批評(píng)。2.使用規(guī)范嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙、飲酒或使用明火，禁止攜帶易燃易爆物品；愛護(hù)公共設(shè)施，不得隨意搬動(dòng)桌椅、拆卸設(shè)備，如因操作不當(dāng)造成損壞，需照價(jià)賠償并承擔(dān)責(zé)任；會(huì)議期間保持安靜，手機(jī)調(diào)至靜音或震動(dòng)模式，避免影響其他會(huì)議。3.設(shè)備與維護(hù)特殊設(shè)備（如視頻會(huì)議系統(tǒng)、專業(yè)音響）需提前1個(gè)工作日申請(qǐng)調(diào)試，由專業(yè)人員操作；會(huì)議室設(shè)備由行政/后勤部門每月檢查一次，建立設(shè)備臺(tái)賬，及時(shí)更新老化或故障設(shè)備；使用中發(fā)覺設(shè)備故障，立即停止使用并聯(lián)系管理員，不得擅自維修。4.記錄與優(yōu)化使用記錄表需真實(shí)、準(zhǔn)確填寫，作為會(huì)議室利用率統(tǒng)計(jì)的依據(jù)；行政/后勤部門每月匯總使用