合同管理流程模板（含風(fēng)險控制點）一、適用業(yè)務(wù)范圍與核心目標(biāo)二、合同全生命周期管理流程詳解（一）合同發(fā)起與需求確認責(zé)任部門：業(yè)務(wù)需求部門（如采購部、銷售部、項目部）操作步驟：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如采購物資、提供服務(wù)、合作開發(fā)等），明確合同主體（對方單位/個人）、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價款、履行期限等核心要素，填寫《合同審批表》（見模板一）。收集對方主體資質(zhì)材料：若對方為企業(yè)，需提供營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）、法定代表人證件號碼明、授權(quán)委托書（若簽約代表非法定代表人）；若對方為個人，需提供證件號碼復(fù)印件及聯(lián)系方式。需求部門負責(zé)人對合同需求的真實性、必要性進行審核，簽字確認后提交法務(wù)部門。風(fēng)險控制點：主體資質(zhì)缺失或無效：對方營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，是否涉及經(jīng)營范圍異常、嚴重違法失信等情形（可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”初步核查，必要時委托第三方盡調(diào)）；需求描述模糊：合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等核心要素需量化、明確，避免“優(yōu)良”“合格”等模糊表述。（二）合同審核與修訂責(zé)任部門：法務(wù)部門（主導(dǎo)）、財務(wù)部門（配合）、業(yè)務(wù)需求部門（配合）操作步驟：法務(wù)部門收到《合同審批表》及相關(guān)材料后，重點審核以下內(nèi)容：合同主體是否適格（簽約代表是否獲得有效授權(quán)）；合同條款是否合法合規(guī)（是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效或可撤銷情形）；權(quán)利義務(wù)是否對等（如違約責(zé)任、爭議解決方式是否公平，是否存在單方加重企業(yè)義務(wù)的條款）；關(guān)鍵要素是否完整（如價款、支付方式、履行期限、驗收標(biāo)準(zhǔn)、保密條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等）。對審核中發(fā)覺的問題，法務(wù)部門提出修改意見，反饋至業(yè)務(wù)需求部門；業(yè)務(wù)部門與對方協(xié)商修訂后，重新提交法務(wù)部門復(fù)核，直至審核通過。財務(wù)部門審核合同中的價款、支付方式、稅費承擔(dān)等條款是否符合企業(yè)財務(wù)制度，是否存在資金風(fēng)險（如預(yù)付款比例過高、支付條件不明確等）。風(fēng)險控制點：條款遺漏或歧義：避免出現(xiàn)“具體事宜雙方協(xié)商解決”等兜底條款，明確爭議解決方式（仲裁/訴訟）及管轄機構(gòu)；違約責(zé)任不對等：企業(yè)違約責(zé)任需與對方違約責(zé)任對等，避免約定“企業(yè)承擔(dān)違約上限，對方無責(zé)任上限”等不公平條款。（三）合同簽訂與用印管理責(zé)任部門：法務(wù)部門（監(jiān)督）、行政部（用印管理）、業(yè)務(wù)需求部門（配合）操作步驟：法務(wù)部門審核通過后，制作正式合同文本（一式X份，根據(jù)簽約主體需求確定份數(shù)），由業(yè)務(wù)部門與對方最終確認文本內(nèi)容。雙方簽訂合同：企業(yè)方簽約代表需為法定代表人或其書面授權(quán)的人員（授權(quán)委托書需作為合同附件）；簽字需親筆簽名，并加蓋企業(yè)公章或合同專用章（公章需在公安機關(guān)備案，嚴禁使用未經(jīng)備案的印章或部門章）。行政部根據(jù)《合同審批表》及用印申請，核對合同文本與審批內(nèi)容一致后，加蓋公章，登記用印記錄（包括用印日期、合同名稱、份數(shù)、用印人、經(jīng)辦人等）。風(fēng)險控制點：越權(quán)簽約：簽約代表需提供有效授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍（如“簽訂合同，合同金額不超過萬元”），超權(quán)限簽約需經(jīng)法定代表人書面審批；用印不規(guī)范：嚴禁在空白合同、空白協(xié)議上加蓋公章，合同文本與審批內(nèi)容不一致時不得用印。（四）合同履行與監(jiān)控責(zé)任部門：業(yè)務(wù)需求部門（主責(zé)）、法務(wù)部門（監(jiān)督）、財務(wù)部門（配合）操作步驟：業(yè)務(wù)部門作為合同履行主責(zé)部門，指定專人跟蹤合同履行進度，建立《合同履行跟蹤表》（見模板二），記錄關(guān)鍵節(jié)點（如交付時間、驗收節(jié)點、付款節(jié)點等）的完成情況。履行過程中，若對方出現(xiàn)違約行為（如延遲交付、質(zhì)量不合格等），業(yè)務(wù)部門需及時收集證據(jù)（如溝通記錄、驗收報告、照片等），書面通知對方限期整改，并同步法務(wù)部門。涉及付款的合同，業(yè)務(wù)部門確認履行進度符合付款條件后，提交付款申請，財務(wù)部門審核無誤后辦理付款。風(fēng)險控制點：履行過程失控：定期（如每月）檢查合同履行狀態(tài)，對逾期未履行或履行不符合約定的合同，及時啟動應(yīng)對措施（如催告、解除合同等）；證據(jù)缺失：履行過程中的重要溝通（如郵件、函件）需書面留存，驗收需簽署書面驗收單，避免口頭約定導(dǎo)致爭議時無據(jù)可查。（五）合同變更與解除責(zé)任部門：業(yè)務(wù)需求部門（發(fā)起）、法務(wù)部門（審核）、高層管理者（審批）操作步驟：因客觀情況變化（如需求變更、政策調(diào)整、對方違約等）需變更或解除合同時業(yè)務(wù)部門填寫《合同變更/解除申請表》（見模板三），說明變更/解除原因、具體內(nèi)容及對雙方的影響。法務(wù)部門審核變更/解除方案的合法性（如是否符合合同約定的變更/解除條件，是否需要承擔(dān)違約責(zé)任），并協(xié)助起草《補充協(xié)議》或《解除協(xié)議》。涉及重大變更（如合同金額增減超30%、履行主體變更等）或解除合同的，需經(jīng)企業(yè)分管負責(zé)人及總經(jīng)理審批；變更/解除協(xié)議需經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。風(fēng)險控制點：口頭變更：合同變更或解除必須采用書面形式（補充協(xié)議/解除協(xié)議），避免僅通過電話等方式溝通導(dǎo)致條款不明確；違約責(zé)任未明確：變更/解除協(xié)議中需明確已履行部分的處理方式、違約責(zé)任的承擔(dān)（若因一方違約導(dǎo)致解除，需明確賠償金額及支付方式）。（六）合同歸檔與查詢責(zé)任部門：行政部（主責(zé)）、法務(wù)部門（配合）、業(yè)務(wù)需求部門（配合）操作步驟：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門將合同文本（正本）、審批材料、履行過程中的證據(jù)（如驗收報告、付款憑證、溝通函件等）整理齊全，提交行政部。行政部對合同材料進行分類編號（按合同類型+簽訂年度+流水號），填寫《合同歸檔登記表》（見模板四），建立電子臺賬與紙質(zhì)檔案庫；電子檔案需備份至企業(yè)服務(wù)器，紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，由專人保管。建立合同查詢機制：企業(yè)內(nèi)部因工作需要查詢合同檔案的，需填寫《合同查詢申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，由行政部提供復(fù)印件（原件不外借），查詢?nèi)诵韬炞执_認。風(fēng)險控制點：檔案丟失：紙質(zhì)檔案需防火、防潮、防蟲，電子檔案需定期備份，避免因保管不當(dāng)導(dǎo)致檔案損毀；信息泄露：合同檔案涉及企業(yè)商業(yè)秘密，查詢?nèi)藛T需簽訂保密協(xié)議，嚴禁泄露合同內(nèi)容及對方信息。三、配套工具表單模板模板一：合同審批表合同名稱編號對方主體名稱簽訂地點合同類型□采購□銷售□服務(wù)□合作開發(fā)□其他合同金額（元）核心內(nèi)容簡述（標(biāo)的、數(shù)量、履行期限等）附件清單□對方資質(zhì)文件□需求說明書□技術(shù)參數(shù)□其他部門審核意見負責(zé)人簽字：日期：法務(wù)審核意見審核人簽字：日期：財務(wù)審核意見審核人簽字：日期：高層審批意見簽字：日期：模板二：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱對方主體履行階段關(guān)鍵節(jié)點計劃完成時間實際完成時間履行狀態(tài)責(zé)任人備注（如逾期原因、整改措施）□交付□驗收□付款□其他□正?！醍惓Ｄ０迦汉贤兏?解除申請表原合同編號原合同名稱對方主體變更/解除類型□變更□解除變更/解除原因具體變更內(nèi)容/解除方案部門意見負責(zé)人簽字：日期：法務(wù)意見審核人簽字：日期：高層審批簽字：日期：模板四：合同歸檔登記表歸檔編號合同名稱合同編號簽訂日期履行期限歸檔日期存放位置（柜號/文件夾）查閱登記（查閱人、日期、用途）四、關(guān)鍵風(fēng)險提示與執(zhí)行要點主體資格審查“三查三看”：查營業(yè)執(zhí)照（看有效期、經(jīng)營范圍），查授權(quán)委托書（看授權(quán)范圍、是否超期），查履約能力（看過往合作記錄、財務(wù)狀況），避免與無資質(zhì)主體簽約。條款審核“四必明確”：標(biāo)的（名稱、型號、規(guī)格）必明確，價款（金額、支付方式、稅費）必明確，履行（時間、地點、方式）必明確，違約（責(zé)任、爭議解決）必明確，杜絕模糊表述。履行監(jiān)控“雙留痕”：過程留痕（定期記錄履行進度，雙方簽字確認）