全流程合同管理模板及風(fēng)險控制要點一、適用范圍與管理目標(biāo)二、全流程操作步驟詳解（一）合同準(zhǔn)備階段：明確需求與基礎(chǔ)調(diào)研需求提報與審批業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)目標(biāo)（如采購設(shè)備、合作開發(fā)項目等），填寫《合同需求申請表》，明確合作內(nèi)容、預(yù)算金額、履行期限、核心需求（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間）等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批后提交至合同管理部門。關(guān)鍵動作：需求內(nèi)容需具體、可量化，避免模糊表述（如“盡快交付”“質(zhì)量合格”等需明確量化標(biāo)準(zhǔn)）。合作方主體調(diào)查合同管理部門牽頭，業(yè)務(wù)部門配合，對合作方主體資格、履約能力、信用狀況進(jìn)行調(diào)查，形成《合作方主體調(diào)查表》，內(nèi)容需包括：主體資格：營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書（如行業(yè)許可、ISO認(rèn)證等）；履約能力：注冊資本、財務(wù)報表（近1年）、類似項目業(yè)績（提供合同復(fù)印件或驗收證明）；信用狀況：涉訴記錄（通過中國裁判文書網(wǎng)查詢）、行政處罰信息（通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)查詢）、銀行信用評級。風(fēng)險控制：避免與無獨立法人資格、超越經(jīng)營范圍或存在重大失信記錄的主體合作；涉及特殊行業(yè)（如建筑、醫(yī)療）的，需驗證其行業(yè)資質(zhì)是否在有效期內(nèi)。（二）合同談判與起草階段：條款設(shè)計與文本形成商務(wù)談判業(yè)務(wù)部門與合作方就合同核心條款（如價格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限、違約責(zé)任）進(jìn)行談判，形成《談判紀(jì)要》，明確雙方一致意見及分歧點。談判要點：價格條款需明確含稅價/不含稅價、支付方式（如預(yù)付款比例、進(jìn)度款節(jié)點）；質(zhì)量條款需明確驗收標(biāo)準(zhǔn)（如國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定的技術(shù)參數(shù)）；違約責(zé)任需對等，避免僅約定一方違約責(zé)任。合同文本起草根據(jù)談判結(jié)果，使用單位制定的《合同示范文本》（或參照國家/行業(yè)示范文本）起草合同，文本內(nèi)容需完整覆蓋以下核心條款：合同主體：雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式；標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容：名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)（附技術(shù)附件）；權(quán)利義務(wù)：雙方的主要權(quán)利和義務(wù)（如供貨方需提供質(zhì)量保證書，采購方需按時付款）；履行期限：起始時間、關(guān)鍵節(jié)點（如交付時間、驗收時間）；付款方式：金額、支付條件（如“驗收合格后7個工作日內(nèi)”）、賬戶信息（需核對開戶許可證復(fù)印件）；違約責(zé)任：違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不合格）、違約金計算方式（如“按逾期金額每日萬分之五”）、爭議解決方式（仲裁或訴訟，明確管轄機構(gòu)）；保密條款：保密范圍、期限及違約責(zé)任；不可抗力：定義及處理方式（如延期履行、部分履行或解除合同）。注意事項：避免使用“其他”“另行約定”等模糊表述，如需補充附件，需在合同中注明“附件為本合同組成部分，與本合同具有同等法律效力”。（三）合同評審階段：多維度風(fēng)險審核內(nèi)部評審流程合同文本起草完成后，由合同管理部門發(fā)起《合同評審表》，依次送至以下部門評審：業(yè)務(wù)部門：審核標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容是否符合需求、履行期限是否合理、商務(wù)條款是否達(dá)成一致；法務(wù)部門：審核合同合法性（如條款是否違反法律法規(guī)）、合規(guī)性（如是否符合行業(yè)監(jiān)管規(guī)定）、法律風(fēng)險（如違約責(zé)任是否明確、爭議解決方式是否有效）；財務(wù)部門：審核付款方式是否符合財務(wù)制度、資金安排是否合理、稅務(wù)條款（如發(fā)票類型、稅率）是否明確；風(fēng)控部門（如設(shè)置）：審核合同履約風(fēng)險（如合作方履約能力、項目可行性）、合規(guī)風(fēng)險（如是否符合單位內(nèi)控流程）。評審要求：各評審部門需在2個工作日內(nèi)反饋意見，無修改意見的需簽字確認(rèn)；有修改意見的，需注明具體修改內(nèi)容及理由，合同管理部門匯總后與業(yè)務(wù)部門溝通調(diào)整。最終審批評審?fù)ㄟ^后，根據(jù)合同金額及單位授權(quán)制度，提交至相應(yīng)負(fù)責(zé)人審批（如：10萬元以下由部門負(fù)責(zé)人審批；10萬-50萬元由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；50萬元以上由總經(jīng)理*審批）。審批要點：大額合同（如100萬元以上）需提交單位決策機構(gòu)（如總經(jīng)理辦公會、董事會）審議。（四）合同簽署與用印階段：生效與交付管理簽署方式確認(rèn)根據(jù)合同性質(zhì)及雙方約定，確定簽署方式：紙質(zhì)簽署：雙方簽字并蓋章（公章或合同專用章，需預(yù)留印鑒樣本）；電子簽署：通過合法電子簽名平臺（如e簽寶、法大大）簽署，保證電子簽名符合《電子簽名法》要求（如雙方已實名認(rèn)證、簽署過程留痕）。風(fēng)險控制：嚴(yán)禁在空白合同、空白紙張或未填寫關(guān)鍵條款的合同上蓋章；電子簽署需保存完整的簽署日志（如IP地址、時間戳）。用印管理合同管理部門憑《合同審批表》《評審表》及最終版合同文本，到單位印章管理部門申請用印。用印前需核對：合同文本是否與審批版本一致（防止“陰陽合同”）；合同主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼）是否準(zhǔn)確；簽署日期是否明確（一般用印日期為合同生效日期）。用印后，合同管理部門留存1-2份合同原件（一份歸檔，一份交業(yè)務(wù)部門），其余交合作方。（五）合同履行階段：跟蹤與變更管理履行跟蹤業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責(zé)任人，需建立《合同履行跟蹤表》，定期記錄履行進(jìn)度（如“2024年3月1日設(shè)備交付，3月5日完成驗收”），重點關(guān)注：交付/服務(wù)是否符合合同約定（如質(zhì)量、數(shù)量、時間）；付款節(jié)點是否按時觸發(fā)（如收到發(fā)票后是否及時安排付款）；對方是否出現(xiàn)違約行為（如逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）。異常處理：發(fā)覺對方違約，業(yè)務(wù)部門需及時收集證據(jù)（如驗收報告、溝通記錄），向?qū)Ψ桨l(fā)送《履約催告函》，并報合同管理部門及法務(wù)部門評估是否追究違約責(zé)任。合同變更與解除履行過程中如需變更（如調(diào)整數(shù)量、履行期限）或解除合同，需雙方協(xié)商一致并簽訂《補充協(xié)議》或《解除協(xié)議》，流程參照原合同評審審批流程；變更/解除要點：補充協(xié)議需明確變更內(nèi)容、生效條件（如“經(jīng)雙方簽字蓋章后生效”）；解除協(xié)議需明確解除原因、已履行部分的處理方式、違約責(zé)任承擔(dān)（如因?qū)Ψ皆蚪獬杓s定賠償標(biāo)準(zhǔn)）。（六）合同歸檔階段：資料整理與電子化存儲歸檔資料清單合同履行完畢（或終止）后10個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門需將以下資料整理提交至檔案管理部門歸檔：合同文本（正本+副本，含附件、補充協(xié)議、解除協(xié)議）；審批資料（《合同需求申請表》《談判紀(jì)要》《合同評審表》《審批表》）；履行過程資料（《履行跟蹤表》、驗收報告、付款憑證、溝通函件等）；主體資質(zhì)文件（合作方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書復(fù)印件等）。歸檔要求：資料需完整、清晰，復(fù)印件需注明“與原件核對一致”并加蓋公章；電子檔案需與紙質(zhì)檔案同步存儲，按“年份-合同類型-編號”規(guī)則分類。檔案保管與查閱紙質(zhì)檔案保管期限：一般合同不少于10年，重大合同（如不動產(chǎn)買賣、長期合作）不少于20年，法律、法規(guī)另有規(guī)定的從其規(guī)定；電子檔案保管期限：與紙質(zhì)檔案一致，需定期備份（如每季度1次），防止數(shù)據(jù)丟失；查閱權(quán)限：內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*及檔案管理部門批準(zhǔn)；外部人員（如律師、監(jiān)管部門）查閱，需持單位介紹信及有效證件，由檔案管理部門專人陪同。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)配套表格表1：合作方主體調(diào)查表調(diào)查項目內(nèi)容/要求證明材料（示例）調(diào)查人日期主體名稱與營業(yè)執(zhí)照一致營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件2024-02-01統(tǒng)一社會信用代碼18位代碼，可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”驗證營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件2024-02-01經(jīng)營范圍需包含合作項目相關(guān)內(nèi)容營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件2024-02-01行業(yè)資質(zhì)如建筑資質(zhì)、食品經(jīng)營許可證等（需在有效期內(nèi)）資質(zhì)證書復(fù)印件2024-02-01近1年財務(wù)狀況資產(chǎn)負(fù)債率≤70%，無資不抵債2023年度審計報告2024-02-02類似項目業(yè)績近3年完成3個以上同類項目項目合同復(fù)印件、驗收證明2024-02-03涉訴記錄無重大訴訟（如標(biāo)的額超過100萬元或涉及核心業(yè)務(wù)）中國裁判文書網(wǎng)查詢截圖2024-02-04調(diào)查結(jié)論□通過□有條件通過（需補充______）□不通過調(diào)查人簽字：/2024-02-05表2：合同評審表評審環(huán)節(jié)評審部門評審意見（可附頁）評審人日期業(yè)務(wù)評審采購部標(biāo)的物規(guī)格型號符合需求，交付時間合理，同意按評審版文本簽署。2024-02-10法務(wù)評審法務(wù)部第5.3條違約責(zé)任中“逾期付款違約金”建議調(diào)整為“按LPR的1.5倍計算”，原標(biāo)準(zhǔn)過低；補充“不可抗力需提供公證證明”。趙六2024-02-11財務(wù)評審財務(wù)部付款方式為“3-7-10”（預(yù)付30%、到貨驗收付70%、質(zhì)保期滿付10%），符合財務(wù)制度；約定“提供13%增值稅專用發(fā)票”。孫七2024-02-12風(fēng)控評審風(fēng)控部合作方履約能力評估通過，項目風(fēng)險可控，建議增加“履約保證金條款（合同金額10%）”。周八2024-02-13最終審批總經(jīng)理同意按法務(wù)、風(fēng)控部門修改意見完善文本后簽署。吳九2024-02-14表3：合同履行跟蹤表合同編號-2024-X合同名稱設(shè)備采購合同合作方科技有限公司履行期限2024年3月1日-2024年6月30日履行節(jié)點計劃日期設(shè)備預(yù)付款支付2024-03-05設(shè)備交付2024-05-01驗收2024-05-10質(zhì)保金支付2024-09-30表4：合同歸檔清單歸檔編號合同名稱合同編號簽署日期歸檔日期歸檔部門檔案盒號備注2024-001設(shè)備采購合同-2024-X2024-02-152024-06-01采購部2024-設(shè)備-01含補充協(xié)議1份2024-002軟件服務(wù)合同-2024-X2024-03-102024-07-15信息部2024-服務(wù)-02含驗收報告3份四、風(fēng)險控制核心要點（一）主體風(fēng)險防范嚴(yán)格審查合作方主體資格，避免與“三無企業(yè)”（無營業(yè)執(zhí)照、無資質(zhì)、無實際經(jīng)營）合作；涉及分公司、分支機構(gòu)簽約的，需提供總公司授權(quán)書，并由總公司承擔(dān)連帶責(zé)任；主體信息變更（如名稱、地址、法定代表人）時，需要求合作方提供變更證明并簽訂補充協(xié)議。（二）條款風(fēng)險防范標(biāo)的物條款：明確名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量，避免使用“一批”“若干”等模糊表述；質(zhì)量條款：約定明確的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（國家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）及驗收方法（如現(xiàn)場驗收、第三方檢測）；付款條款：避免“貨到付款”等無明確時間節(jié)點的表述，約定“收到發(fā)票后X個工作日內(nèi)支付”；違約責(zé)任：違約金需合理（一般不超過實際損失的30%），同時約定定金條款（定金不超過主合同標(biāo)的額20%）。（三）履行風(fēng)險防范建立履行臺賬，定期跟