合同簽訂與檔案管理工具指南一、適用工作場景本工具適用于企業(yè)內(nèi)部各類經(jīng)濟合同、服務合同、合作協(xié)議等文件的簽訂流程管理，以及合同簽訂后檔案的系統(tǒng)化歸檔、保管與調(diào)用。具體場景包括：業(yè)務部門發(fā)起合同需求、法務/財務部門審核合同條款、管理層審批簽訂、行政部門歸檔管理，以及后續(xù)合同履行過程中的查閱、變更、到期處理等全流程工作，可幫助企業(yè)規(guī)范合同管理流程，降低法律風險，提升檔案利用效率。二、操作流程指引（一）合同簽訂準備階段需求提出與資料收集業(yè)務部門根據(jù)合作需求，明確合同主體（對方單位名稱、統(tǒng)一社會信用代碼）、合作內(nèi)容、金額、履行期限等核心要素，收集合作方資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照復印件、法定代表人證件號碼明等，加蓋公章）。填寫《合同簽訂審批表》（模板見第三節(jié)），說明合同簽訂背景、必要性及預期效益，附上合作方資質(zhì)材料及合同草案。合同草擬與內(nèi)部初審業(yè)務部門根據(jù)合作內(nèi)容，使用公司標準合同模板草擬合同條款（如無標準模板，需注明原因并重點約定權利義務、違約責任、爭議解決方式等核心條款）。部門負責人對合同的業(yè)務合理性、金額準確性進行初審，簽署意見后提交法務部門審核。（二）合同審核與審批階段法務部門審核法務部門重點審核合同條款的合法性、合規(guī)性，包括：主體資格是否有效、權利義務是否對等、違約責任是否明確、爭議解決方式是否約定清晰等。法務部門審核后出具書面意見，對存在問題的條款提出修改建議，業(yè)務部門根據(jù)意見調(diào)整合同后再次提交。財務部門審核財務部門審核合同中的付款方式、金額、發(fā)票類型、稅務處理等財務相關條款，保證符合公司財務管理制度及稅務法規(guī)。涉及大額資金支付的，需評估對方履約能力，必要時要求提供擔保措施。管理層最終審批根據(jù)合同金額及重要性，提交至對應層級管理層審批（如：10萬元以下由部門總監(jiān)審批；10萬-50萬元由分管副總審批；50萬元以上由總經(jīng)理審批）。審批人需在《合同簽訂審批表》上明確簽署“同意”“不同意”或“需補充材料”的意見，審批通過后方可進入簽訂環(huán)節(jié)。（三）合同簽訂與原件管理合同簽署與用印審批通過后，由業(yè)務部門與合作方最終確認合同文本，雙方需簽字蓋章（企業(yè)需加蓋合同專用章或公章，個人需簽字按手?。：贤皇街辽賰煞荩滓译p方各執(zhí)一份，涉及多方的可根據(jù)需要增加份數(shù)），簽訂完成后及時收回公司留存原件。合同原件核對與登記行政部門（或檔案管理部門）收到合同原件后，與審批流程中的電子版進行核對，保證內(nèi)容一致，無誤后在《合同檔案登記表》（模板見第三節(jié)）中登記合同編號、名稱、簽訂日期、份數(shù)、存放位置等信息，分配唯一檔案編號。（四）合同歸檔與電子化備份檔案整理與入庫行政部門將合同原件及相關附件（如審批表、資質(zhì)文件、補充協(xié)議等）按照“一合同一檔案”原則整理，使用檔案袋或文件夾封裝，標注檔案編號及合同名稱，存入指定檔案柜。檔案存放需遵循“年度-合同類型-編號”的分類規(guī)則，便于后續(xù)檢索。電子檔案備份將合同掃描件（含簽字蓋章頁）、審批流程記錄、相關附件等電子文件整理歸檔，存儲至公司指定服務器或云端檔案系統(tǒng)，電子檔案需與紙質(zhì)檔案同步更新，定期檢查備份完整性。（五）合同履行與檔案調(diào)用履行跟蹤與記錄業(yè)務部門負責跟蹤合同履行情況，及時記錄履行進度、付款憑證、驗收結果等，重要履約文件（如驗收單、發(fā)票復印件）需同步歸入合同檔案。檔案借閱與歸還因工作需要借閱合同檔案的，需填寫《合同借閱申請表》（模板見第三節(jié)），說明借閱事由、借閱期限，經(jīng)部門負責人及檔案管理部門負責人審批后，方可查閱。檔案原則上不得帶出檔案室，確需借出的需明確歸還日期，借閱期間需妥善保管，不得涂改、損壞，歸還時由檔案管理員檢查無誤后入庫。三、常用模板參考表1：合同簽訂審批表項目內(nèi)容合同名稱合同編號（由行政部門按規(guī)則填寫，如“YYYY–X”）甲方（我方）單稱全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人、聯(lián)系方式乙方（對方）單稱全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人、聯(lián)系方式合同金額大寫：____________________小寫：￥_____________履行期限自_年_月_日至_年__月__日主要合作內(nèi)容（簡要描述，可附頁）申請部門申請人部門負責人意見________________（簽字）____年__月__日法務審核意見________________（簽字）____年__月__日財務審核意見________________（簽字）____年__月__日管理層審批意見□同意□不同意（請注明理由）________________（簽字）____年__月__日附件清單1.合作方營業(yè)執(zhí)照復印件2.合同草案3.其他：__________________________表2：合同檔案登記表檔案編號合同名稱簽訂日期合同金額（元）存放位置保管期限借閱記錄備注表3：合同借閱申請表借閱人所在部門借閱事由借閱合同編號及名稱借閱期限歸還狀態(tài)審批人備注至___年_月__日□已歸還□未歸還至___年_月__日□已歸還□未歸還四、關鍵要點提醒信息準確性：合同主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼）、金額、日期等關鍵內(nèi)容必須與審批材料一致，避免因信息錯誤導致法律風險。審批完整性：嚴禁跳過審批流程簽訂合同，涉及特殊事項（如合同變更、解除）需重新履行審批程序。檔案保密性：合同檔案涉及商業(yè)秘密，借閱需嚴格控制權限，嚴禁無關人員查閱，電子檔案需設置訪問密碼。存儲規(guī)范性：紙質(zhì)檔案存放需防潮、防火、防蟲，電子檔案需定期備份（建議每