行政流程自動(dòng)化操作指南一、適用場(chǎng)景與價(jià)值說(shuō)明本指南適用于企業(yè)內(nèi)部高頻行政流程的自動(dòng)化處理，涵蓋員工請(qǐng)假、辦公用品申領(lǐng)、會(huì)議室預(yù)定、文件用印申請(qǐng)等場(chǎng)景。通過(guò)自動(dòng)化工具替代傳統(tǒng)人工流轉(zhuǎn)，可顯著縮短審批周期（平均提升效率60%以上）、減少人為錯(cuò)誤、實(shí)現(xiàn)流程全程留痕，同時(shí)讓員工與審批人實(shí)時(shí)跟蹤進(jìn)度，提升跨部門(mén)協(xié)作體驗(yàn)。尤其適合規(guī)模50人以上的企業(yè)，或存在多分支機(jī)構(gòu)、需統(tǒng)一管理行政流程的組織。二、分步操作流程（以“員工請(qǐng)假流程”為例）1.發(fā)起申請(qǐng)：登錄系統(tǒng)并填寫(xiě)表單入口：?jiǎn)T工通過(guò)公司OA系統(tǒng)/行政管理系統(tǒng)，“流程中心”-“行政流程”-“請(qǐng)假申請(qǐng)”。操作步驟：（1）選擇請(qǐng)假類(lèi)型：年假/事假/病假/調(diào)休等（系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)員工假期余額，如年假剩余天數(shù)實(shí)時(shí)顯示）。（2）填寫(xiě)基礎(chǔ)信息：請(qǐng)假起止時(shí)間（精確到小時(shí)）、請(qǐng)假事由（不少于10字，避免“有事”等模糊表述）。（3）附件（按需）：病假需醫(yī)院病歷/診斷證明（圖片或PDF，大小不超過(guò)5MB）；年假需注明“已協(xié)調(diào)工作交接人”。（4）選擇審批鏈：系統(tǒng)根據(jù)請(qǐng)假類(lèi)型自動(dòng)匹配審批路徑（如“請(qǐng)假3天以內(nèi)：直屬審批→部門(mén)負(fù)責(zé)人；3天以上：直屬審批→部門(mén)負(fù)責(zé)人→行政部”），員工可手動(dòng)添加抄送人（如項(xiàng)目組同事）。關(guān)鍵點(diǎn)：帶“*”為必填項(xiàng)，時(shí)間選擇需避開(kāi)周末（特殊加班除外），起止時(shí)間需邏輯一致（如開(kāi)始時(shí)間早于結(jié)束時(shí)間）。2.流程審批：審批人在線處理通知方式：申請(qǐng)?zhí)峤缓?，系統(tǒng)通過(guò)企業(yè)/釘釘消息、站內(nèi)信自動(dòng)通知審批人，提醒時(shí)限（如“需在24小時(shí)內(nèi)審批”）。審批操作：（1）審批人登錄系統(tǒng)，“待辦事項(xiàng)”查看申請(qǐng)?jiān)斍?，包含申?qǐng)人信息、請(qǐng)假天數(shù)、附件材料及歷史審批記錄。（2）審批處理：通過(guò)：“同意”，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送結(jié)果通知至申請(qǐng)人，同步更新員工考勤數(shù)據(jù)；駁回：填寫(xiě)駁回理由（如“請(qǐng)假時(shí)間與項(xiàng)目沖突，建議調(diào)整”），申請(qǐng)人將收到駁回通知并修改后重新提交；轉(zhuǎn)辦：如審批人出差，可“轉(zhuǎn)交”至指定代審批人（需提前在系統(tǒng)中設(shè)置代審批權(quán)限）。關(guān)鍵點(diǎn)：審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)處理，超時(shí)未操作將自動(dòng)提交至上一級(jí)審批（或系統(tǒng)默認(rèn)通過(guò)，根據(jù)企業(yè)規(guī)則配置）。3.進(jìn)度跟蹤：全流程可視化查詢申請(qǐng)人操作：在“我的申請(qǐng)”中查看流程當(dāng)前節(jié)點(diǎn)（如“直屬審批中”“行政部審批完成”）、審批人意見(jiàn)及處理時(shí)間，支持導(dǎo)出流程進(jìn)度表（用于后續(xù)考勤核對(duì)）。管理員操作：行政人員在“流程管理”后臺(tái)可查看全公司請(qǐng)假情況，支持按部門(mén)/時(shí)間/請(qǐng)假類(lèi)型篩選數(shù)據(jù)，月度考勤分析報(bào)表（如“各部門(mén)事假率TOP3”）。4.歸檔與統(tǒng)計(jì)：數(shù)據(jù)自動(dòng)留存流程結(jié)束后，系統(tǒng)自動(dòng)將申請(qǐng)表、審批記錄、附件等材料歸檔至“員工檔案-請(qǐng)假記錄”模塊，支持按員工姓名/工號(hào)/日期檢索，無(wú)需人工整理文件夾。月度末，系統(tǒng)自動(dòng)匯總請(qǐng)假數(shù)據(jù)，同步至HR薪酬模塊，作為核算全勤獎(jiǎng)、加班費(fèi)的依據(jù)，減少數(shù)據(jù)重復(fù)錄入。三、請(qǐng)假申請(qǐng)表模板（自動(dòng)化系統(tǒng)表單字段示例）序號(hào)字段名稱(chēng)字段類(lèi)型必填項(xiàng)說(shuō)明1申請(qǐng)人單行文本是自動(dòng)關(guān)聯(lián)登錄員工姓名，不可修改2所屬部門(mén)下拉選擇是從組織架構(gòu)庫(kù)中調(diào)用，支持多級(jí)選擇（如“研發(fā)部-前端組”）3請(qǐng)假類(lèi)型單選按鈕是年假/事假/病假/調(diào)休/婚假/產(chǎn)假等，選擇后自動(dòng)顯示對(duì)應(yīng)需提交附件4請(qǐng)假起止時(shí)間日期時(shí)間選擇器是結(jié)束時(shí)間需晚于開(kāi)始時(shí)間，自動(dòng)計(jì)算請(qǐng)假總時(shí)長(zhǎng)（精確到0.5天）5請(qǐng)假事由多行文本是最少10字符，最多200字符，避免特殊符號(hào)6工作交接人員工工號(hào)選擇是需選擇同部門(mén)同事，系統(tǒng)驗(yàn)證是否在職7附件材料文件否支持jpg/png/pdf/doc/docx，單個(gè)文件≤5MB，總附件≤10MB8審批意見(jiàn)（審批人）多行文本否僅審批人可填寫(xiě)，駁回時(shí)必填四、操作要點(diǎn)與常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避1.信息準(zhǔn)確性保障填寫(xiě)請(qǐng)假時(shí)間時(shí)，需注意與公司考勤制度匹配（如事假需提前3天申請(qǐng)，緊急情況需在請(qǐng)假后2小時(shí)內(nèi)補(bǔ)流程）。部門(mén)/員工信息需與組織架構(gòu)庫(kù)一致，如遇人員調(diào)動(dòng)，需提前在HR系統(tǒng)中更新，避免審批鏈錯(cuò)誤。2.附件規(guī)范管理病假附件需包含醫(yī)院蓋章的診斷證明，截圖需清晰顯示患者姓名、診斷結(jié)果及日期；年假需在事由中注明“已協(xié)調(diào)工作交接人”，避免工作斷層。禁止與請(qǐng)假無(wú)關(guān)的文件（如生活照、非工作文檔），系統(tǒng)將自動(dòng)攔截并提示“附件類(lèi)型不符”。3.審批時(shí)限與溝通審批人需在收到通知后2小時(shí)內(nèi)處理（非工作時(shí)間順延），若因故無(wú)法審批，需提前在系統(tǒng)中設(shè)置“自動(dòng)轉(zhuǎn)辦”規(guī)則或聯(lián)系行政部代操作。申請(qǐng)人對(duì)審批結(jié)果有異議時(shí)，可通過(guò)系統(tǒng)“申訴”功能提交說(shuō)明，行政部在1個(gè)工作日內(nèi)介入?yún)f(xié)調(diào)。4.系統(tǒng)權(quán)限與數(shù)據(jù)安全員工僅可查看本人及本部門(mén)成員的請(qǐng)假記錄（需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人授權(quán)），管理員權(quán)限需