采購流程規(guī)范表：企業(yè)采購管理標準化工具一、適用范圍與核心價值本規(guī)范表適用于企業(yè)各類采購場景，包括但不限于生產(chǎn)物資采購、辦公用品采購、服務類采購（如咨詢、運維）、固定資產(chǎn)采購等。通過標準化流程設計，可實現(xiàn)采購需求清晰化、供應商選擇合規(guī)化、合同執(zhí)行透明化、成本控制精細化，有效降低采購風險，提升采購效率，保證采購活動與企業(yè)戰(zhàn)略目標一致。二、全流程操作指引（一）需求發(fā)起與提報需求提出：各部門根據(jù)業(yè)務需求或項目計劃，由部門負責人*審核確認后，填寫《采購需求申請表》，明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預算金額、期望交付時間等關(guān)鍵信息。需求初審：采購部門收到需求后，1個工作日內(nèi)完成初審，重點核查需求合理性（如是否重復采購、是否超出預算標準）、參數(shù)完整性。對不符合要求的，退回需求部門補充完善；符合要求的，進入下一環(huán)節(jié)。（二）供應商選擇與確定供應商尋源：公開采購：預算金額≥5萬元（或企業(yè)規(guī)定標準）的采購項目，需通過公開招標、詢比價等方式選擇供應商，至少邀請3家合格供應商參與報價。競爭性談判：技術(shù)復雜或需求不明確的項目，可采用競爭性談判，由采購部門、需求部門、財務部門組成談判小組，與2家以上供應商分別談判后確定最優(yōu)方案。單一來源采購：僅從唯一供應商處采購（如專利產(chǎn)品、緊急零星采購），需經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導*審批，并提供唯一性說明（如授權(quán)書、市場調(diào)研報告）。供應商資質(zhì)審核：優(yōu)先選擇已通過企業(yè)供應商庫審核的單位（需具備營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書、良好商業(yè)信譽等）。對新供應商，需提交《供應商準入申請表》，由采購部門聯(lián)合法務、需求部門進行實地考察或背景調(diào)查，合格后納入供應商庫。確定供應商：根據(jù)性價比、服務能力、履約歷史等綜合評分，由采購部門編制《供應商選擇報告》，附報價單、資質(zhì)文件等，按審批權(quán)限報批（如部門負責人、分管領(lǐng)導、總經(jīng)理*）。審批通過后，向選定供應商發(fā)出《中標通知書》或《成交通知書》。（三）合同簽訂與審批合同擬定：采購部門根據(jù)供應商報價和需求部門要求，擬定采購合同，明確標的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、驗收標準、付款方式、違約責任等條款。合同審核：合同需經(jīng)法務部門（或法務專員）審核法律條款，財務部門審核付款條款與預算一致性，需求部門審核技術(shù)參數(shù)，最終由企業(yè)法定代表人或授權(quán)代表*簽字蓋章。合同簽署與存檔：合同一式三份（采購部門、供應商、財務部門各執(zhí)一份），原件需加蓋企業(yè)公章和合同專用章，電子版同步存檔至企業(yè)合同管理系統(tǒng)。（四）訂單執(zhí)行與交付訂單下達：采購部門根據(jù)審批通過的合同，向供應商下達《采購訂單》，注明訂單編號、交貨地址、聯(lián)系人*及電話、特殊交付要求（如包裝、運輸方式）。進度跟蹤：采購專員需主動跟蹤供應商生產(chǎn)/備貨進度，對定制化或周期較長的項目（如≥30天），每周向需求部門反饋進度，保證按期交付。如遇延期風險，及時協(xié)調(diào)供應商制定補救方案，并報采購部門負責人。交付驗收：到貨通知：供應商交付前24小時通知采購部門及需求部門，確認驗收時間?，F(xiàn)場驗收：需求部門牽頭，采購部門、供應商共同參與，對照合同和訂單進行驗收，重點核查數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、包裝等。驗收合格后，三方簽署《到貨驗收單》；不合格的，當場出具《不合格品通知單》，要求供應商限期整改或退換貨，整改后需重新驗收。（五）付款結(jié)算與歸檔發(fā)票審核：供應商開具合規(guī)增值稅發(fā)票，連同《采購合同》《到貨驗收單》等提交財務部門。財務部門核對發(fā)票信息與合同、訂單、驗收單一致性，確認無誤后入賬。付款申請：采購部門根據(jù)合同約定付款節(jié)點（如預付款、到貨款、質(zhì)保金），填寫《付款申請單》，附發(fā)票、驗收單等證明材料，按審批流程報批（如財務負責人、總經(jīng)理）?？铐椫Ц叮贺攧詹块T審批通過后，通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付款項，同步更新供應商付款記錄。資料歸檔：采購部門將采購全流程資料（需求申請表、供應商報價、合同、驗收單、付款憑證等）整理成冊，編號存檔，保存期限不少于5年（或按企業(yè)檔案管理規(guī)定）。三、采購流程規(guī)范表模板采購基本信息采購編號CG-2024-X（按年份+部門+序號規(guī)則編制）采購名稱（如：2024年Q3辦公用打印機采購）采購類型□物資類□服務類□工程類需求部門（如：行政部）需求提報人*預算金額（元）實際采購金額（元）供應商名稱合同編號HT-2024-X交付日期年月日驗收日期年月日流程節(jié)點操作內(nèi)容需求發(fā)起填寫《采購需求申請表》，部門負責人*審核供應商選擇詢比價/招標、資質(zhì)審核、確定供應商，編制《供應商選擇報告》合同審批擬定合同、法務/財務/需求部門審核、最終審批訂單下達《采購訂單》，發(fā)送供應商交付驗收組織現(xiàn)場驗收，簽署《到貨驗收單》付款結(jié)算提交發(fā)票、申請付款，財務審批并支付資料歸檔整理全流程資料，存檔四、關(guān)鍵風險控制點與執(zhí)行要點需求管理：嚴禁無預算采購或超預算采購，緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即處理的物資）需經(jīng)分管領(lǐng)導*特批后，3個工作日內(nèi)補辦預算手續(xù)。供應商管理：建立供應商動態(tài)評價機制，每年對合作供應商從價格、質(zhì)量、交付、服務等方面進行評分，評分低于70分的暫停合作，連續(xù)兩年優(yōu)秀的納入“戰(zhàn)略供應商”名錄。合同規(guī)范：合同條款不得出現(xiàn)“最終解釋權(quán)歸供應商”等不公平表述，違約責任需明確具體（如逾期交貨按日收取合同金額0.5%的違約金）。驗收把控：需求部門不得“先收后驗”或“代簽驗收單”，對技術(shù)復雜的項目（如大型設備），可邀請第三方機構(gòu)參與驗收，保證驗收結(jié)果客觀公正。付款合規(guī)：嚴禁“提前付款”或“現(xiàn)金支付”，大額付款（≥50萬元）需通過銀行轉(zhuǎn)賬并備注“采購款”，附合同編號，便于財務追溯。檔案管理：采購資料不得遺