費(fèi)用申請(qǐng)及審批標(biāo)準(zhǔn)化流程手冊(cè)前言為規(guī)范公司費(fèi)用管理，明確費(fèi)用申請(qǐng)與審批的權(quán)責(zé)邊界，提高費(fèi)用使用效率，保證費(fèi)用支出的合規(guī)性與合理性，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)適用于公司各部門、全體員工的費(fèi)用申請(qǐng)與審批行為，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程減少溝通成本，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保障公司資源合理配置。一、適用范圍與場(chǎng)景（一）適用部門公司所有部門，包括但不限于行政部、市場(chǎng)部、研發(fā)部、銷售部、人力資源部等。（二）適用費(fèi)用類型日常辦公費(fèi)用：包括辦公用品采購、打印復(fù)印費(fèi)、通訊費(fèi)、快遞費(fèi)等；差旅費(fèi)用：包括員工因公出差的交通費(fèi)、住宿費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、伙食補(bǔ)貼等；業(yè)務(wù)招待費(fèi)用：包括客戶接待、商務(wù)談判等發(fā)生的餐飲費(fèi)、禮品費(fèi)等；會(huì)議與培訓(xùn)費(fèi)用：包括公司內(nèi)部會(huì)議、外部培訓(xùn)的場(chǎng)地租賃費(fèi)、講師費(fèi)、資料費(fèi)等；采購費(fèi)用：包括部門因工作需要采購的固定資產(chǎn)、低值易耗品、服務(wù)類支出等；其他專項(xiàng)費(fèi)用：需經(jīng)特殊審批的項(xiàng)目費(fèi)用（如市場(chǎng)推廣活動(dòng)費(fèi)、研發(fā)項(xiàng)目外包費(fèi)等）。（三）適用人員公司全體正式員工、實(shí)習(xí)生、勞務(wù)派遣人員（需由所在部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)用工性質(zhì)后申請(qǐng)）。二、費(fèi)用申請(qǐng)全流程操作指南（一）流程概述費(fèi)用申請(qǐng)及審批遵循“先申請(qǐng)、后支出，預(yù)算內(nèi)、按級(jí)批，有依據(jù)、可追溯”的原則，核心流程為：發(fā)起申請(qǐng)→填寫表單→提交審批→審批流轉(zhuǎn)→結(jié)果反饋→費(fèi)用報(bào)銷→歸檔備案。（二）分步操作說明1.發(fā)起申請(qǐng)發(fā)起時(shí)機(jī)：費(fèi)用發(fā)生前需完成申請(qǐng)審批（緊急費(fèi)用可先通過電話/口頭向部門負(fù)責(zé)人報(bào)備，24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)全申請(qǐng)流程）；發(fā)起方式：通過公司OA系統(tǒng)“費(fèi)用申請(qǐng)”模塊發(fā)起（優(yōu)先）或填寫紙質(zhì)《費(fèi)用申請(qǐng)表》（系統(tǒng)故障時(shí)使用），注明“緊急”事項(xiàng)需部門負(fù)責(zé)人特別標(biāo)注。2.填寫申請(qǐng)表單基本信息：準(zhǔn)確填寫申請(qǐng)人姓名（*某某）、所屬部門、申請(qǐng)日期、聯(lián)系方式、費(fèi)用歸屬項(xiàng)目（如無項(xiàng)目則填寫“部門日?！保毁M(fèi)用明細(xì)：逐項(xiàng)列明費(fèi)用類型、支出事由、預(yù)算金額（需符合部門年度預(yù)算）、預(yù)估發(fā)生日期，如涉及多項(xiàng)費(fèi)用需分項(xiàng)填寫并匯總；預(yù)算依據(jù)：說明該費(fèi)用對(duì)應(yīng)的預(yù)算來源（如“市場(chǎng)部2024年Q2推廣費(fèi)預(yù)算”“行政部辦公費(fèi)年度預(yù)算”）；附件（OA系統(tǒng)）/附件提交（紙質(zhì)表單）：根據(jù)費(fèi)用類型提供必要支撐材料，包括但不限于：采購類：供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、采購合同（單筆金額≥5000元需提供）；差旅類：出差審批單（注明出差事由、地點(diǎn)、天數(shù)）；招待類：接待對(duì)象單位、人數(shù)、事由說明（單筆金額≥2000元需提前提供《招待費(fèi)預(yù)申請(qǐng)表》）；會(huì)議/培訓(xùn)類：會(huì)議通知、培訓(xùn)方案、參會(huì)人員名單。3.提交審批審批路徑：根據(jù)費(fèi)用金額及類型，按以下層級(jí)逐級(jí)提交（OA系統(tǒng)自動(dòng)路由）：費(fèi)用金額審批路徑5000元以下申請(qǐng)人→部門負(fù)責(zé)人（經(jīng)理）→財(cái)務(wù)專員（會(huì)計(jì)）5000-20000元申請(qǐng)人→部門負(fù)責(zé)人（經(jīng)理）→分管領(lǐng)導(dǎo)（副總）→財(cái)務(wù)專員（*會(huì)計(jì)）20000元以上申請(qǐng)人→部門負(fù)責(zé)人（經(jīng)理）→分管領(lǐng)導(dǎo)（副總）→總經(jīng)理（總）→財(cái)務(wù)專員（會(huì)計(jì)）提交要求：紙質(zhì)表單需申請(qǐng)人簽字確認(rèn)后，交至部門負(fù)責(zé)人處流轉(zhuǎn)；OA系統(tǒng)提交后，申請(qǐng)人需及時(shí)跟蹤審批進(jìn)度，避免因超時(shí)未處理導(dǎo)致延誤。4.審批流轉(zhuǎn)審批人職責(zé)：部門負(fù)責(zé)人：審核費(fèi)用支出的真實(shí)性、必要性、是否符合部門預(yù)算；分管領(lǐng)導(dǎo)：審核費(fèi)用是否符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃、跨部門資源協(xié)調(diào)需求；財(cái)務(wù)專員：審核費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)合規(guī)性（如差旅住宿標(biāo)準(zhǔn)、招待費(fèi)上限）、票據(jù)合規(guī)性（發(fā)票抬頭、稅號(hào)等）、預(yù)算余額充足性；總經(jīng)理：審批大額費(fèi)用（≥20000元）或特殊事項(xiàng)費(fèi)用（如超預(yù)算支出）。審批時(shí)限：每個(gè)審批節(jié)點(diǎn)需在1個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急事項(xiàng)需4小時(shí)內(nèi)反饋），逾期未審批視為通過；審批意見：審批人需明確填寫“同意”“駁回”或“補(bǔ)充說明”，駁回時(shí)需注明具體原因（如“超出預(yù)算”“附件不全”“事由不充分”），申請(qǐng)人根據(jù)意見修改后重新提交。5.結(jié)果反饋通過審批：OA系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送“審批通過”通知，申請(qǐng)人可《費(fèi)用審批單》（紙質(zhì)版需由最后審批人簽字確認(rèn)）；審批駁回：OA系統(tǒng)發(fā)送“駁回”通知，申請(qǐng)人需在1個(gè)工作日內(nèi)完成修改并重新提交，若對(duì)駁回意見有異議，可向上一級(jí)審批人或財(cái)務(wù)部（*會(huì)計(jì)）反饋。6.費(fèi)用報(bào)銷報(bào)銷時(shí)限：審批通過后，需在15個(gè)工作日內(nèi)完成報(bào)銷（逾期需部門負(fù)責(zé)人簽字說明原因）；報(bào)銷材料：審批通過的《費(fèi)用審批單》（紙質(zhì)版/OA系統(tǒng)打印版）；合規(guī)發(fā)票（增值稅普通/專用發(fā)票，需與申請(qǐng)事由一致，抬頭為公司全稱，稅號(hào)準(zhǔn)確）；費(fèi)用支出憑證（如消費(fèi)小票、付款截圖、行程單等，與發(fā)票金額、明細(xì)匹配）；報(bào)銷流程：申請(qǐng)人整理材料→提交至財(cái)務(wù)部（*會(huì)計(jì)）→財(cái)務(wù)審核（3個(gè)工作日內(nèi)）→出納打款（審核通過后2個(gè)工作日內(nèi)）。7.歸檔備案歸檔責(zé)任：財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)每月匯總所有費(fèi)用申請(qǐng)表、報(bào)銷憑證，按部門分類歸檔（電子檔存OA系統(tǒng)，紙質(zhì)檔裝訂成冊(cè)）；保存期限：費(fèi)用檔案保存期限為3年，期滿后按公司檔案管理規(guī)定銷毀。三、費(fèi)用申請(qǐng)表單模板及填寫說明（一）《費(fèi)用申請(qǐng)表》模板費(fèi)用申請(qǐng)表編號(hào)：[年份]-[部門]-[序號(hào)]申請(qǐng)人姓名*某某所屬部門市場(chǎng)部申請(qǐng)日期2024年X月X日費(fèi)用歸屬項(xiàng)目2024年Q3新品推廣活動(dòng)聯(lián)系方式138費(fèi)用明細(xì)序號(hào)費(fèi)用類型1業(yè)務(wù)招待費(fèi)2會(huì)議場(chǎng)地費(fèi)合計(jì)——預(yù)算依據(jù)市場(chǎng)部2024年Q3推廣費(fèi)預(yù)算（預(yù)算編號(hào)：MKT-2024-Q3-005）附件清單（請(qǐng)勾選）□報(bào)價(jià)單□合同□審批單□通知函□其他：客戶邀請(qǐng)函、場(chǎng)地租賃方案申請(qǐng)人簽字_______________審批意見部門負(fù)責(zé)人_______________日期：______分管領(lǐng)導(dǎo)_______________日期：______財(cái)務(wù)專員_______________日期：______總經(jīng)理（≥20000元）_______________日期：______（二）填寫說明編號(hào)規(guī)則：由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一編制，格式為“年份（4位）-部門（2位漢字）-序號(hào)（3位數(shù)字）”，如“2024-市場(chǎng)-001”；費(fèi)用明細(xì)：每項(xiàng)費(fèi)用需單獨(dú)填寫，不得合并填寫（如“招待費(fèi)+場(chǎng)地費(fèi)”需分兩行），合計(jì)金額需與大寫一致（若為紙質(zhì)表單需添加大寫金額欄）；附件清單：根據(jù)實(shí)際附件勾選，并在“其他”欄注明具體名稱，無附件需注明“無”；簽字要求：紙質(zhì)表單需手寫簽字，OA系統(tǒng)提交需使用電子簽名，審批人簽字需清晰可辨。四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見問題（一）核心注意事項(xiàng)預(yù)算優(yōu)先：所有費(fèi)用申請(qǐng)需在部門年度預(yù)算內(nèi)執(zhí)行，超預(yù)算費(fèi)用需提交《超預(yù)算申請(qǐng)說明》，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可發(fā)起；附件合規(guī)：無附件或附件不全的申請(qǐng)，審批人有權(quán)直接駁回（如采購類費(fèi)用無報(bào)價(jià)單、招待費(fèi)無接待對(duì)象說明）；審批層級(jí)：嚴(yán)禁跳級(jí)審批（如申請(qǐng)人直接提交至分管領(lǐng)導(dǎo)），特殊情況需經(jīng)上一級(jí)審批人書面同意；發(fā)票要求：發(fā)票開具日期需在費(fèi)用發(fā)生日期后30天內(nèi)，抬頭、稅號(hào)、項(xiàng)目名稱需與申請(qǐng)內(nèi)容一致，避免出現(xiàn)“辦公用品”等模糊事由（如具體為“A4紙”“文件夾”需列明）。（二）常見問題處理Q：審批過程中發(fā)覺填寫錯(cuò)誤，如何撤回修改？A：OA系統(tǒng)提交后，若審批尚未開始，申請(qǐng)人可自行撤回；若審批已進(jìn)行，需聯(lián)系當(dāng)前審批人駁回后修改。Q：緊急費(fèi)用（如突發(fā)客戶投訴需立即處理）如何申請(qǐng)？A：第一時(shí)間電話告知部門負(fù)責(zé)人（經(jīng)理）及分管領(lǐng)導(dǎo)（副總），說明緊急事由后，24小時(shí)內(nèi)通過OA系統(tǒng)補(bǔ)全申請(qǐng)流程，并在申請(qǐng)表單中標(biāo)注“緊急”字樣。Q：跨部門費(fèi)用（如市場(chǎng)部與研發(fā)部共同承擔(dān)的活動(dòng)費(fèi)）如何申請(qǐng)？A：由主責(zé)部門（如活動(dòng)主要發(fā)起部門）發(fā)起申請(qǐng)，在“費(fèi)用歸屬項(xiàng)目”中注明“項(xiàng)目（市場(chǎng)部+研發(fā)部）”，并附上另一部門負(fù)責(zé)人（*經(jīng)理）的會(huì)簽意見（OA系統(tǒng)內(nèi)“抄送”功能）。Q：報(bào)銷時(shí)發(fā)覺發(fā)票與申請(qǐng)事由不符，如何處理？A：財(cái)務(wù)部審核發(fā)覺不符時(shí)，將駁回報(bào)銷并通知申請(qǐng)