合同簽訂與管理模板匯編一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本匯編適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織的合同全生命周期管理場(chǎng)景，覆蓋但不限于以下業(yè)務(wù)類型：采購(gòu)與供應(yīng)鏈類：原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)外包（如物流、IT運(yùn)維）等合作合同；業(yè)務(wù)合作類：項(xiàng)目聯(lián)合開發(fā)、市場(chǎng)推廣、渠道代理、委托加工等合作協(xié)議；人力資源類：勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、培訓(xùn)服務(wù)協(xié)議等；資產(chǎn)與權(quán)益類：房屋租賃、設(shè)備租賃、知識(shí)產(chǎn)權(quán)授權(quán)（如商標(biāo)、專利）許可協(xié)議；其他類：贊助協(xié)議、捐贈(zèng)協(xié)議、咨詢服務(wù)合同等。無論合同金額大小、合作周期長(zhǎng)短，均可通過本模板體系規(guī)范簽訂流程，降低履約風(fēng)險(xiǎn)，提升管理效率。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）需求與背景梳理明確合作需求：業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際需求（如采購(gòu)物料、委托服務(wù)）提出合同意向，確定合作目標(biāo)、核心訴求（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、價(jià)格范圍）。調(diào)研合作方背景：通過國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、行業(yè)協(xié)會(huì)或公開渠道核實(shí)合作方主體資格（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)證書），評(píng)估其履約能力（如財(cái)務(wù)狀況、過往業(yè)績(jī)、信譽(yù)記錄）。確定合同類型：根據(jù)合作性質(zhì)（如買賣、服務(wù)、租賃）選擇對(duì)應(yīng)合同模板，明確法律關(guān)系和核心條款框架。（二）合同條款起草基礎(chǔ)信息填寫：按模板要求準(zhǔn)確填寫合同編號(hào)（規(guī)則：年份+部門簡(jiǎn)稱+流水號(hào)，如“2024采-001”）、合同名稱（明確合作類型與標(biāo)的，如“設(shè)備采購(gòu)合同”）、甲乙雙方全稱（與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致）、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人等。核心條款擬定：標(biāo)的條款：清晰描述合作內(nèi)容（如設(shè)備名稱、型號(hào)規(guī)格、服務(wù)范圍），避免模糊表述（如“一批設(shè)備”“相關(guān)服務(wù)”）；權(quán)利義務(wù)條款：明確雙方責(zé)任（如甲方的付款義務(wù)、乙方的交付/服務(wù)義務(wù)），細(xì)化操作要求（如驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)響應(yīng)時(shí)間）；商務(wù)條款：約定合同金額（大小寫一致）、支付方式（如銀行轉(zhuǎn)賬，注明賬戶信息）、開票信息（稅號(hào)、項(xiàng)目名稱）、違約金計(jì)算方式（如逾期付款按日萬分之五支付違約金）；爭(zhēng)議解決條款：約定協(xié)商、仲裁（明確仲裁機(jī)構(gòu)）或訴訟（明確管轄法院，如甲方所在地法院）的解決路徑；生效與終止條款：明確合同生效條件（如雙方法定代表人簽字并蓋章后生效）、有效期（如“自簽訂之日起1年”）及終止情形（如一方違約、不可抗力）。附件準(zhǔn)備：將技術(shù)參數(shù)、圖紙、服務(wù)方案等作為附件，注明附件名稱和份數(shù)，與具有同等法律效力。（三）內(nèi)部審批流程發(fā)起審批：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人在OA系統(tǒng)或?qū)徟ぞ咧刑峤缓贤跋嚓P(guān)附件，填寫《合同審批表》，說明合作背景、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及審批需求。部門審核：業(yè)務(wù)部門：確認(rèn)條款是否符合業(yè)務(wù)需求，標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格等是否準(zhǔn)確；法務(wù)部門：審核法律合規(guī)性，重點(diǎn)排查條款歧義、法律風(fēng)險(xiǎn)（如違約責(zé)任是否明確、爭(zhēng)議解決方式是否有效）；財(cái)務(wù)部門：審核金額合理性、支付方式、資金安排及稅務(wù)影響；管理層：根據(jù)合同金額重要性（如金額超過10萬元需總經(jīng)理審批）最終決策。審批反饋：各環(huán)節(jié)審核通過后，反饋至業(yè)務(wù)部門；若有修改意見，業(yè)務(wù)部門需與合作方溝通調(diào)整后重新發(fā)起審批。（四）對(duì)方確認(rèn)與談判發(fā)送初稿：將審批通過的合同文本發(fā)送至合作方，明確反饋時(shí)限（如“3個(gè)工作日內(nèi)提出修改意見”）。協(xié)商修改：針對(duì)對(duì)方提出的修改意見（如價(jià)格調(diào)整、交付期限變更），由業(yè)務(wù)部門牽頭與對(duì)方談判，法務(wù)部門提供法律支持，保證修改內(nèi)容不損害企業(yè)利益。定稿確認(rèn)：雙方就全部條款達(dá)成一致后，由合作方授權(quán)代表在合同文本上簽字（需提供授權(quán)委托書），并加蓋單位公章（合同專用章優(yōu)先）。（五）合同簽訂與生效簽字蓋章：企業(yè)方由法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋公章或合同專用章（多頁合同需加蓋騎縫章）。原件管理：簽訂后收取合同原件（至少一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份），業(yè)務(wù)部門在1個(gè)工作日內(nèi)將原件移交檔案管理部門，同步掃描存檔電子版。生效確認(rèn)：確認(rèn)合同生效條件滿足（如簽字蓋章完成、附條件生效的需達(dá)到條件后生效），通知相關(guān)部門（如財(cái)務(wù)部門安排付款、倉(cāng)儲(chǔ)部門準(zhǔn)備收貨）。（六）履行與跟蹤履行計(jì)劃制定：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同條款制定履行計(jì)劃（如采購(gòu)合同的交付時(shí)間表、服務(wù)合同的階段性驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)），明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。進(jìn)度監(jiān)控：定期跟蹤履行情況（如每周核查交付進(jìn)度、每月確認(rèn)服務(wù)質(zhì)量），記錄《合同履行跟蹤表》（見模板三），留存履約證據(jù)（如驗(yàn)收單、溝通記錄、付款憑證）。異常處理：若出現(xiàn)履約延遲（如乙方未按時(shí)交付）、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)（如設(shè)備故障率超標(biāo)）等問題，業(yè)務(wù)部門需及時(shí)向?qū)Ψ桨l(fā)出書面催告函，要求限期整改；若對(duì)方嚴(yán)重違約，啟動(dòng)違約責(zé)任追究程序（如扣減違約金、解除合同）。（七）變更與終止變更申請(qǐng)：因業(yè)務(wù)需求變化或不可抗力需變更合同時(shí)由業(yè)務(wù)部門提交《合同變更申請(qǐng)表》，說明變更原因、內(nèi)容及對(duì)雙方的影響，經(jīng)內(nèi)部審批通過后，與合作方簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》（明確變更條款及生效條件）。終止處理：協(xié)商終止：雙方同意終止的，簽訂《合同終止協(xié)議》，明確終止后的權(quán)利義務(wù)（如已履行部分的結(jié)算、保密條款延續(xù)性）；單方終止：符合合同約定的終止情形（如對(duì)方嚴(yán)重違約），發(fā)出書面終止通知，并要求對(duì)方配合辦理交接手續(xù)；法定終止：因不可抗力（如自然災(zāi)害、政策變化）導(dǎo)致合同無法履行的，及時(shí)通知對(duì)方，提供證明材料，依法終止合同。（八）合同歸檔分類整理：檔案管理部門按合同類型（采購(gòu)、服務(wù)等）、簽訂年份進(jìn)行分類，每份合同資料包括：合同正本、審批表、附件、變更/終止協(xié)議、履行記錄（驗(yàn)收單、付款憑證等）。電子備份：將合同掃描件（PDF格式）及電子臺(tái)賬錄入合同管理系統(tǒng)，設(shè)置檢索關(guān)鍵詞（如合同編號(hào)、合作方名稱），便于后續(xù)查詢。借閱管理：建立《合同借閱登記表》，明確借閱人、借閱事由、借閱期限（原則上不超過3個(gè)工作日），歸還時(shí)檢查資料完整性。三、核心工具模板清單模板一：合同基本信息表合同編號(hào)合同名稱甲方信息單位名稱：統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：地址：法定代表人：聯(lián)系方式：乙方信息單位名稱：統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：地址：法定代表人：聯(lián)系方式：合同標(biāo)的（如：型號(hào)辦公設(shè)備采購(gòu)、項(xiàng)目技術(shù)服務(wù)）合同金額大寫：小寫：￥履行期限自年月日起至年月日止支付方式（如：簽訂后3日內(nèi)支付30%預(yù)付款，驗(yàn)收合格后支付70%尾款）生效條件（如：雙方法定代表人簽字并蓋章之日起生效）備注（如：附件清單、特殊約定）模板二：合同審批流程表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人合同名稱合同編號(hào)業(yè)務(wù)部門*設(shè)備采購(gòu)合同2024采-001審批節(jié)點(diǎn)審批人審批意見審批日期業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*YY確認(rèn)采購(gòu)需求及價(jià)格合理2024-03-01法務(wù)部門*ZZ條款合法，違約責(zé)任明確，建議補(bǔ)充“設(shè)備質(zhì)保期2年”2024-03-02財(cái)務(wù)部門*AA金額在預(yù)算內(nèi)，支付方式合規(guī)2024-03-03總經(jīng)理*BB同意簽訂，按修改意見執(zhí)行2024-03-04模板三：合同履行跟蹤表合同編號(hào)履行階段計(jì)劃時(shí)間實(shí)際時(shí)間負(fù)責(zé)人完成情況備注2024采-001交付準(zhǔn)備2024-03-102024-03-10*CC完成乙方已備貨2024采-001物流運(yùn)輸2024-03-122024-03-13*CC延遲1天物流原因，已通知客戶2024采-001驗(yàn)收合格2024-03-152024-03-15*DD完成驗(yàn)收?qǐng)?bào)告編號(hào)：XY2024001模板四：合同變更申請(qǐng)表合同編號(hào)原合同名稱申請(qǐng)部門申請(qǐng)人2024服-005系統(tǒng)開發(fā)服務(wù)協(xié)議技術(shù)部*EE變更原因（如：客戶需求調(diào)整，需增加“數(shù)據(jù)遷移模塊”）變更內(nèi)容原合同第3條“服務(wù)范圍”補(bǔ)充：包含“歷史數(shù)據(jù)遷移服務(wù)，費(fèi)用5萬元”；合同金額由20萬元變更為25萬元。雙方協(xié)商意見乙方同意變更，簽訂補(bǔ)充協(xié)議，支付方式調(diào)整為“簽訂后3日內(nèi)支付5萬元增項(xiàng)款”。審批意見法務(wù)：條款清晰，無法律風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)：增項(xiàng)費(fèi)用在預(yù)算內(nèi)；總經(jīng)理：同意變更。生效日期補(bǔ)充協(xié)議簽訂之日起生效（2024-04-01）模板五：合同歸檔目錄表檔案編號(hào)合同名稱合同編號(hào)歸檔日期保管期限存放位置借閱記錄2024采-001設(shè)備采購(gòu)合同2024采-0012024-03-20長(zhǎng)期A-3-5無2024服-005系統(tǒng)開發(fā)服務(wù)協(xié)議2024服-0052024-04-01長(zhǎng)期A-3-62024-06-01，*FF借閱（事由：審計(jì)）四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示（一）法律合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)合同條款必須符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求，禁止簽訂“陰陽合同”“霸王條款”；涉及特殊行業(yè)（如建筑、醫(yī)療）的，需確認(rèn)合作方具備相應(yīng)資質(zhì)（如施工許可證、執(zhí)業(yè)許可證）。建議重大合同（金額50萬元以上或涉外合同）由法務(wù)部門或外部律師審核，留存書面審核意見。（二）主體資格審查風(fēng)險(xiǎn)簽約前務(wù)必核實(shí)合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件（留存復(fù)印件加蓋公章），確認(rèn)其經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)證書（如ISO9001認(rèn)證）是否與合同內(nèi)容匹配；避免與分公司、分支機(jī)構(gòu)簽約（需提供總公司授權(quán)書），防止因主體不適格導(dǎo)致合同無效。（三）條款嚴(yán)謹(jǐn)性風(fēng)險(xiǎn)避免使用“大概”“左右”“盡量”等模糊詞匯，明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如“交付日期：2024年3月15日前”）、數(shù)量單位（如“辦公桌50張，每張尺寸1200mm*600mm”）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如“符合國(guó)家GB/T3324-2017標(biāo)準(zhǔn)”）；違約責(zé)任需具體化（如“逾期交付每超過1天，按合同總額0.5%支付違約金，最高不超過5%”）。（四）審批流程完整性風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)禁“先簽后批”，所有合同必須完成內(nèi)部審批流程后方可簽訂；審批環(huán)節(jié)需覆蓋業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門，保證風(fēng)險(xiǎn)全面管控；審批記錄需完